Veranderde referentieverzoeken in de tijd van online inventarissen

Veranderende referentieverzoeken in de tijd van online

inventarissen;

Gericht op referentieverzoeken per e-mail

Scheffer, M.Y.C.

Studie: Duale master Archiefwetenschap Universiteit van Amsterdam Scriptiebegeleider: dr. ir. J. Kamps

Tweede beoordelaar: drs. M. Lulofs

ECTS: 20 punten

Knowledge is of two kinds. We know a subject or we know where we can find information upon it. Dr. Samual Johnson,

uit “Life of Johnson” door James Boswell 1775

Summary

Two renowned archival scholars, Wendy Duff and Catherine Johnson, conducted

groundbreaking research into reference questions which had been send by clients to eleven archives in Canada. They collected e-mails containing these reference questions dating from January to March 1999. Upon which they ordered these reference questions according to content and defined eight categories of distinct reference questions. Some of these categories were later subjected to further research.

The researcher Sacher-Flaat conducted replication research on ‘het Nationaal Archief’ in 2003, and reported her findings in her research paper titled: “De ontsluiting van archieven en de competentie van de gebruiker” published in 2003.

The research results for Duff and Johnson as well as the research results published by Sacher-Flaat could be compared in trilateral comparison to the research results of ‘het Nationaal Archief’. In addition, the research results for Duff and Johnson were compared comparison to the research results of ‘het Nationaal Archief’.

Results showed that although ten years had passed since Duff and Johnson had published their research results, clients still felt it was difficult to locate and interpret data.

Samenvatting

De archiefwetenschappers Wendy Duff en Catherine Johnson voerden baanbrekend onderzoek uit naar per e-mail gestelde referentieverzoeken door cliënten aan elf

archiefinstellingen in Canada. Hun eerste stap bestond uit het verzamelen van e-mails gericht aan archiefinstellingen over de periode januari 1999 tot en met maart 1999. Zij

onderscheidden de e-mails naar hun referentieverzoeken en zij formuleerden voor hun eerste onderzoek acht categorieën van referentieverzoeken. Een aantal van deze categorieën werden door hen verder onderzocht in vervolgonderzoeken.

In 2003 werden de onderzoeken van Duff en Johnson in Nederland uitgevoerd door Sacher-Flaat op het Nationaal Archief. Zij heeft haar onderzoeksresultaten uitgebreid beschreven in haar onderzoeksverslag genaamd: “De ontsluiting van archieven en de competentie van de gebruiker” gepubliceerd in 2003.

In 2015 werden deze onderzoeken van Duff en Johnson opnieuw uitgevoerd in e-mails met referentieverzoeken die waren gestuurd aan het Nationaal Archief in 2009.

Nadat de onderzoeken van Duff en Johnson opnieuw waren uitgevoerd in de hierboven genoemde e-mails met referentieverzoeken konden de onderzoeksresultaten van Duff en Johnson alsmede Sacher-Flaat in een vergelijking worden vergeleken met de

onderzoeksresultaten voor het Nationaal Archief in 2009.

Deze vergelijkingen toonden onder andere aan dat er in de tien jaar die waren verstreken tussen de onderzoeken en publicatie van de onderzoeksresultaten van Duff en Johnson alsmede Sacher-Flaat en de onderzoeksresultaten voor het Nationaal Archief in 2009 cliënten nog steeds met dezelfde aanvangs- en interpretatieproblemen kampten.

Voorwoord

Tijdens het college “Duale Fase” bestudeerden wij een onderzoeksverslag van Duff en Johnson. Zij beschreven de resultaten van een reeks onderzoeken die zij hadden verricht in 1999. Zij waren op zoek naar antwoord op hun vraag naar welke gegevens cliënten van archiefinstellingen zochten. Ik vond het een intrigerende paper omdat particuliere cliënten van archiefinstellingen en hun referentieverzoeken nog niet aan bod waren geweest. Tot voor dat moment was er in de colleges aandacht was besteed aan archieven, archiveringssystemen, archiefvormers, historici en archivarissen.

Ik spreek mijn dank uit aan dr. Kamps die mij in staat stelde om de onderzoeken van Duff en Johnson uit te voeren in een tekstbestand van het Nationaal Archief met e-mails met

referentieverzoeken. Ook wil ik mijn dankbaarheid uitspreken dat drs. Lulofs bereid was op als tweede lezer mijn scriptie te bestuderen en te beoordelen.

Om de mogelijkheden voor cliënten te kunnen beschrijven om via het internet te zoeken voor en het Nationaal Archief in 2009, werd ik in staat gesteld de heer Oppelaar van het Nationaal Archief te interviewen. Ik wil hem hartelijk bedanken dat hij tijd voor mij heeft vrijgemaakt. Als laatste wil ik Aron Scheffer en Eduard Starrenburg bedanken voor hun voortvarend handelen tijdens enkele technische crises. Zonder hun oplossingen had ik de onderzoeken niet kunnen uitvoeren en was de totstandkoming van deze scriptie niet mogelijk geweest.

Amsterdam, Juni 2017

Inhoudsopgave

1.1 Cliënten, archieven en toegankelijkheid...9

1.2 Digitale toegankelijkheid...11

1.3 Het onderzoek van Duff en Johnson...12

1.4 Vraagstelling en deelvragen...14

1.5 Methode van Onderzoek...14

1.6 Indeling hoofdstukken...16

2 De transitie van niet-digitale toegangen naar digitale toegangen tot archieven...18

2.1 Inleiding...18

2.2 De digitalisering van archieven...18

2.3 De hedendaagse archiefwereld...24

2.4 Samenvatting...27

2.5 Conclusie...28

3 Vergelijking tussen de onderzoeksresultaten van Duff en Johnson, Sacher-Flaat en het Nationaal Archief (2009)...29

3.1 Inleiding...29

3.1.1 Onderzoeksomgeving Duff en Johnson...31

3.1.2 Onderzoeksomgeving voor Sacher-Flaat...36

3.1.3 Onderzoeksomgeving voor het Nationaal Archief (2009)...37

3.1.4 Contact- en Consultatieomgeving voor Duff en Johnson...37

3.1.6 Contact- en consultatieomgeving voor het Nationaal Archief uit 2009...38

3.2 Vergelijking voor het onderzoek “Alle categorieën”...39

3.2.1 Coderingsschema voor het onderzoek “Alle Categorieën”...40

3.2.2 Vergelijking voor het onderzoek “Alle Categorieën”...42

3.3 Vergelijking voor het onderzoek “Wanteds and Givens”...44

3.3.1 Coderingsschema voor het onderzoek “Wanteds and Givens”...44

3.3.2 Vergelijking voor het onderzoek “Wanteds and Givens”...44

3.4 Vergelijking voor het onderzoek “Resource Discovery Questions”...45

3.4.1 Coderingsschema voor het onderzoek “Resource Discovery Questions”...46

3.4.2 Vergelijking voor het onderzoek “Resource Discovery Questions”...47

3.5 Vergelijking voor het onderzoek “Service Requests”...48

3.5.1 Coderingsschema voor het onderzoek “Service Requests”...50

3.5.2 Vergelijking voor het onderzoek “Service Requests”...50

3.6 Vergelijking voor het onderzoek “Consultation”...52

3.6.1 Coderingsschema voor het onderzoek “Consultation”...52

3.6.2 Vergelijking voor het onderzoek “Consultation”...53

3.7 Vergelijking voor het onderzoek “User Education”...55

3.7.1 Coderingsschema voor het onderzoek “User Education”...56

3.7.2 Vergelijkingen voor het onderzoek “User Education”...56

3.8 Samenvatting...57 3.9 Conclusie...59 4 Conclusie...60 5 Verklarende woordenlijst...62 Bibliografie...65 Literatuurbronnen...65 Websites...68

Bijlage 1: Bewerken en opschonen moederbestand van het Nationaal Archief 2009...69 Bijlage 2: Bewerken en opschonen moederbestand van het RHC Vecht en Venen...75 Bijlage 3: De onderzoeken in referentieverzoeken ontworpen en uitgevoerd door Duff en Johnson, daarna gerepliceerd door Sacher-Flaat...77 Bijlage 4: De onderzoeken in referentieverzoeken door Duff en Johnson in het replicatie onderzoek voor het Nationaal Archief in 2009...101 Bijlage 5: De onderzoeken in referentieverzoeken door Duff en Johnson in het replicatie onderzoek voor het RHC Vecht en Venen...114

2 Inleiding

Veel archiefinstellingen, archiefwetenschappers en de overheid houden zich bezig met het onderzoeken en formuleren van wijzen waarop digitale archieven toegankelijk kunnen worden gemaakt. Integraal bij het ontwerpen van nieuwe vormen van toegang zijn, de wijzen waarop het consulteren van archieven en gegevens wordt uitgevoerd.

In mijn scriptie ga ik referentieverzoeken met betrekking tot metadata of gegevenselementen onderzoeken waar cliënten via het internet ten eerste contact zoeken met archiefinstellingen waar deze gegevens zouden kunnen zijn opgeslagen in archieven. De onderzochte

referentieverzoeken in e-mails die door mij zullen worden onderzocht zijn die in 2009 gestuurd zijn aan het Nationaal Archief. Ik verricht deze onderzoeken overeenkomstig de onderzoeken van Wendy Duff en Catherine Johnson1_{. Deze onderzoeken zijn eerder ook} uitgevoerd door Sandra Sacher-Flaat2 _{in haar onderzoek naar referentieverzoeken in 2003. Na} mijn onderzoek zal ik de resultaten ervan, die van van Duff en Johnson en Sacher-Flaat in vergelijkingen tegen elkaar afzetten.

Mijn doel is om uitspraken te kunnen formuleren over de overeenkomsten en/of verschillen tussen de onderzoeksresultaten. Komen de onderzoeksresultaten uit 1999, 2003 en 2009 grotendeels statistisch overeen of zijn er opmerkelijke verschillen te duiden? Kunnen er conclusies worden getrokken uit de overeenkomsten en/of verschillen? Welke verklaringen zou ik daarvoor kunnen formuleren?

2.1 Cliënten, archieven en toegankelijkheid

In archiefinstellingen bevinden zich gegevens over het verleden. Deze worden sinds de tweede helft van de vorige eeuw niet alleen meer door historici, bewijs- en rechtzoekenden maar ook door andere onderzoekers opgevraagd. Soms is er interesse in genealogie, soms in gegevens over gebouwen, gebeurtenissen en bezittingen. In de hedendaagse praktijk hebben cliënten diverse methoden om contact met een archiefinstelling te zoeken. Soms kunnen

1 _{Duff, W.M., Johnson, C.A., ‘A Virtual expression of need: An analysis of E-Mail reference questions’, The}

American Archivist, Vol. 64. No. 1, (2001). (http://jstor.org/stable/40294158).

2 _{Sacher-Flaat, S, 'De ontsluiting van archieven en de competentie van de gebruiker', in: Thomassen, Th,} ed., Archiefgebruikers, Consumenten van het verleden (Den Haag 2002-2003).

cliënten de gezochte gegevens niet vinden. In dat geval sturen zij bijvoorbeeld een e-mail met hun referentieverzoek naar de archiefinstelling. Soms hebben zij al gegevens maar willen cliënten vaak aanvullende gegevens hebben. Al deze gegevens zijn noodzakelijk om, wanneer gegevens tot informatie worden verwerkt, kennis van het onderzoeksobject te krijgen.

Gegevens Informatie Kennis

Cliënten zijn voor een zoekvraag over het algemeen niet geïnteresseerd in de wijze waarop het archief toegankelijk is gemaakt. Zij maken doorgaans gebruik van de beschikbaar gestelde inventarissen die veelal de enige toegang vormen op de gegevens in archieven. Hieruit kunnen cliënten uiteindelijk de gegevens selecteren die zij nodig hebben voor hun onderzoek.

Cliënten kunnen gegevens op meerdere wijzen zoeken. Tot op de dag van vandaag gaan sommige cliënten naar de archiefinstelling en bestuderen papieren en digitale inventarissen. Voor zover de betreffende inventaris digitaal beschikbaar is, al dan niet via de eigen website van de archiefinstelling, is het een-op-een kopie van een analoge (papieren) inventaris. Cliënten hebben daardoor de mogelijkheid thuis relevante gegevens te selecteren. Het pakket MAIS-Flexis, dat speciaal voor archiefinstellingen werd ontwikkeld, biedt de mogelijkheid inventarissen digitaal te beheren. Alhoewel veel archiefinstellingen hiervoor nog geen mogelijkheid hebben, is het mogelijk om via MAIS-Flexis3 _{individuele, gedigitaliseerde} archiefstukken alsook nadere toegangen te koppelen aan de inventaris. Dit biedt uiteindelijk voor de cliënt meer mogelijkheden voor onderzoek op afstand. Het is hierdoor echter maar zeer de vraag of het aantal referentieverzoeken van cliënten afnemen. Behalve een bezoek aan een studiezaal of (voor)onderzoek op afstand via het internet, zijn er ook cliënten die de betreffende archiefinstelling een brief sturen of bellen.

3 _{Dit beheerspakket is ontwikkeld door DE REE Archiefsystemen en is in te bedden in een te ontwikkelen} E-depot, een systeem dat gaat over de creatie, opname, beheer en opslag van overheidsarchieven. Zie voor de website van deze software: www.de-ree.nl.

2.2 Digitale toegankelijkheid

Om de digitale toegang tot archieven in de correcte context te kunnen plaatsen is een korte beschrijving van de ontstaansgeschiedenis van het internet op zijn plaats. Het internet is het gevolg van de Koude oorlog tussen de communistische landen en de westerse landen. De strijdkrachten van de Verenigde Staten van America hadden in de jaren ’60 van de vorige eeuw opdracht gegeven voor de bouw van een communicatiesysteem dat berichten veel sneller kon overbrengen dan tot op dat moment mogelijk was via de telefoon, telex of per brief. In 1968 slaagden wetenschappers erin om computers op verschillende locaties via het ARPA-netwerk met elkaar te verbinden. Via dit netwerk konden naast korte berichten ook computerbestanden worden verstuurd. Na succesvolle testen werden ook universiteiten in de VS met elkaar verbonden. Toen bedrijven en particulieren de eerste PC’s gingen gebruiken, werden ook deze aangesloten op dit netwerk, dat inmiddels omgedoopt was tot “het internet”4_. Al snel ontstond de behoefte om berichten te versturen, wat leidde tot de ontwikkeling van e-mail.5 _{Ook archiefwetenschappers vonden deze ontwikkeling bruikbaar voor}

archiefinstellingen. Er werden nieuwe digitale technieken ontwikkeld om cliënten toegang te geven tot archieven, waarvan de standaarden van MARC6 _{een bekend voorbeeld is. In eerste} instantie werden digitale archieven op dezelfde manier als fysieke archieven geordend. Er werd onderzoek verricht naar alternatieve manieren om digitale archieven te ordenen om te kunnen bepalen welke methode het beste werkt voor de cliënt (archiefgebruiker).7

Archiefwetenschappers ontwikkelden ook ideeën om per e-mail interviews, enquêtes en

exit-4 _{Naughton, J., From Gutenberg to Zuckerberg, What You Really Need to Know About the Internet (Great} Britain 2012) 6, 45, 51–59,65, 78, 98, 142, 175–207, 212, en 297–302.; Guldentops, J., Internet en

Geschiedenis, Een historische, methodologische en heuristische benadering (Amersfoort 1996) 25–27, 45.;

Tanenbaum, A.S., Computer Netwerk s(New Jersey, USA 2003) 50–54, 65,68–71, 122.; Meulenbroeks, B.,

Geschiedenis van de Informatica (Rijksuniversiteit Utrecht 2004) 4–10.; Brügger, N., Website history and the website as an object of study (Los Angeles, London, New Delhi, Singapore, Washington 2009) 115–129.;

Derksen, ir. Th. J. G., Crins, drs H. W., Automatisering van de Informatie Verzorging (Schoonhoven 2003 ,) 232 en 265–266.; Lesk, M., Understanding Digital libraries (Amsterdam, Boston, Heidelberg, London, New York, Oxford, Paris, San Diego, San Francisco, Singapore, Sydney, Tokio 2005) 25–28.

5 _{Guldentops, Internet en Geschiedenis, 53– 59, 111 en 119.; Naughton, From Gutenberg to Zuckerberg, 182–} 186.; Tanenbaum, Computer Networks, 588–611, 634–638, 670–673.; Shepherd, E., Yeo, G., Managing

Records, a handbook of principles and practice (London 2003), 21, 69, 101, 113–114, 116, 119–124, 128–

129, 254–256.

6 _{MARC staat voor MAchine Readable Cataloging. De standaarden bestaan uit een set van digitale formaten} om objecten te beschrijven. Lesk, M., Understanding Digital Libraries, 35, 36, 133.

7 _{Zhang, J., Archival Representation in the Digital Age, in: ‘Journal of Archival Organization’ (2012), 45–65.;} Yakel, E., , Shaw, S., Reynolds, P., Creating the Next generation of Archival Finding Aids in: ‘D-Lib

interviews te houden.8 _{Verschillende archiefwetenschappers benadrukten dat het belangrijk is} dat cliënten worden gehoord en dat er onderzoek wordt verricht naar hun ervaringen,

teleurstellingen en wensen.9

Archiefinstellingen reageerden snel op de kansen die het internet hen bood om

referentieverzoeken af te handelen via e-mail. Hoewel ontwikkelingen in de organisatie van archieven eeuwenlang langzaam verliepen, verlopen de ontwikkelingen in het digitale tijdperk in een razend tempo.

2.3 Het onderzoek van Duff en Johnson

Wendy Duff en Catherine Johnson waren archiefwetenschappers die baanbrekend onderzoek uit hadden gevoerd naar per e-mail gestelde referentieverzoeken aan elf archiefinstellingen. Duff en Johnson beschrijven in hun onderzoekspaper “A Virtual Expression of Need” dat de Society of American Archivists in de jaren tachtig en negentig regels opstelden om de

opbouw van archieven te kunnen weergeven. Maar, zo stellen Duff en Johnson, deze

beschrijvingen waren op archivarissen gericht en niet op gebruikers. Ook constateerden zij dat omdat steeds meer mensen het internet gebruikten, er steeds meer cliënten zich meldden die minder kennis hadden van de opbouw en inhoud van archieven. Duff en Johnson vonden dat cliënten met zo min mogelijk hulp van archivarissen of archiefmedewerkers moesten kunnen zoeken in archieven. Om dit te kunnen bewerkstelligen zouden archivarissen moeten weten naar welke gegevens werd gezocht en op welke manier de cliënt hun referentieverzoek verwoordden. De referentieverzoeken die Duff en Johnson hebben onderzocht bevatten elementen die de cliënten als relevant beschouwden in hun zoektocht. Duff en Johnson ontwierpen een reeks categorieën om de type referentieverzoeken te kunnen classificeren.

8 _{Pugh, M. J., The Reference process, ‘Providing reference Services for Archival Manuscrips’ (Chicago 2005} 112–147.; Duff, W., Johnson, C. A., Where is the list with All the names? In: ‘American Archivists’ Vol. 66 No 1 (Spring-Summer 2003, 79–95. (http://www.jstor.org/stable/40294218; Powell, C. A., Bradigan, S. P., E-mail Reference Services; Characteristics and Effects on Overall Reference Services at an Academic Health Library, in: ‘Reference and User Services Quarterly’, (Winter 2001) 170-178.; Abels, E.G., The E-mail Reference interview in: ‘American Library Associatio’n Volume 35 No. 3 (Spring 1996) 345-358. (http://www.jstor.org/stable/20862929), 345–358

9 _{Yakel, E., Tibbo,H., Standarized survey tools for assessment in archival and special collections in:}

‘Performance Measurements and Metrics’ Vol. 11 No. 2 (2010) 211-222. ( http://emeraldinsight.com/1467-8047.htm 213–222; Duff, W.M., Yakel, E., Tibbo, H., ‘Archival reference Knowledge’ in : ‘The American

Archivists’ Vol. 76 No.1 (2013) (http://archivists.megapress.com/content/x9792xp27140285g) (2013), 69,

Hun bevindingen, zo ervoeren zij, zouden gevolgen moeten hebben voor het ontwerp van websites en nieuwe information retrieval systemen10_.

Dit was een nieuwe manier van kijken naar het gebruik en de gebruikers (cliënten) van archieven. Allerlei archiefwetenschappers waren geïntrigeerd door deze nieuwe manier van benaderen van archieftoegankelijkheid. Dit leidde er bijvoorbeeld toe dat het onderzoek van Duff en Johnson in 2003 opnieuw werd uitgevoerd door Sacher-Flaat die uitsluitend de Nederlandse situatie onder de loep nam. Net als Duff en Johnson benadrukt zij in haar paper dat alle activiteiten van archivarissen gericht dienen te zijn op de wijze van het gebruik van archieven. Duff en Johnson constateerden dat cliënten een zeer diverse achtergrond en kennis hebben, wat de wijze beïnvloedt hoe cliënten archieven raadplegen. Sacher-Flaat benadrukt het belang van de classificatiemethode van Duff en Johnson waarmee de referentieverzoeken kunnen worden gecategoriseerd naar het soort referentieverzoek en de gebruikte termen. Zowel Duff en Johnson als Sacher-Flaat11 _{benadrukken dat er vervolgonderzoeken nodig zijn.}

Veel particuliere onderzoekers vinden tegenwoordig hun weg naar archieven in

archiefinstellingen door per e-mail assistentie te vragen aan archiefmedewerkers. Voor het digitale tijdperk zouden zij om assistentie hebben gevraagd aan archivarissen op de studiezaal. Door vervolgonderzoek te verrichten wil ik dieper ingaan op deze veranderende problematiek voor archiefinstellingen en archivarissen. Aan de hand dit vervolgonderzoek zal ik

aanbevelingen doen.

10 _{Duff, W.M., Johnson, C.A., ‘A Virtual expression of need: An analysis of E-Mail reference questions’, The}

American Archivist, Vol. 64. No. 1, (2001), 43, 44. (http://jstor.org/stable/40294158)

11 _{Sacher-Flaat, S, 'De ontsluiting van archieven en de competentie van de gebruiker', in: Thomassen, Th, ed.,}

2.4 Vraagstelling en deelvragen

In deze scriptie staat de volgende vraagstelling centraal: “Welke overeenkomsten en/of verschillen kunnen worden geconstateerd in onderzoeksresultaten naar referentieverzoeken uit 1999 en 2003, waarin inventarissen niet digitaal toegankelijk waren, en in 2009 waarin inventarissen digitaal toegankelijk waren?”

Deelvragen

1. Welk theoretisch kader kan worden geschetst met betrekking tot de digitalisering van toegangen tot archieven?

2. Welke opmerkelijke verschillen en overeenkomsten kunnen worden geconstateerd in een vergelijking tussen de onderzoeksresultaten van Duff en Johnson, Sacher-Flaat in 2003 en het Nationaal Archief uit 2009?

2.5 Methode van Onderzoek

Mijn onderzoeksmethode is het uitvoeren van vergelijkend onderzoek dat gebaseerd is op de onderzoeksmethode die Duff en Johnson hebben ontworpen op referentieverzoeken

ingestuurd aan het Nationaal Archief in en deze resultaten te vergelijken met de onderzoeksresultaten van Duff en Johnson en Sacher-Flaat. Waar mogelijk zullen overeenkomsten en verschillen worden geduid.

De aangeleverde gegevens door een archiefinstelling worden hiernavolgend de

gegevensverzameling genoemd. Deze gegevensverzameling wordt onderworpen aan bepaalde criteria, bijvoorbeeld een bepaald tijdsbestek, of eisen waaraan een e-mail moet voldoen om te worden geclassificeerd als bevattende een bruikbaar referentieverzoek. Het resultaat wordt hierna de onderzoekspool genoemd. De bruikbaarheid van een referentieverzoek is

vastgesteld op basis van een vooraf gedefinieerde verzameling kenmerken ten aanzien van de metadata en categorieën. Deze kenmerken zijn ontleen op basis van het onderzoeksverslag van Duff en Johnson.

Het eerste deel van het onderzoek zal bestaan uit onderwerpen van de gegevensverzameling van het Nationaal Archief uit 2009 aan vooraf opgestelde criteria. Dit proces zal ik

beschrijven in bijlage 1. Ook de e-mailpool met referentieverzoeken aan het RHC Vecht en Venen zal worden opgeschoond. Dit proces wordt beschreven in bijlage 2.

In de volgende fase zal ik de methode van onderzoek, ontworpen en toegepast door Duff en Johnson, in e-mailpools van het Nationaal Archief en het RHC Vecht en Venen repliceren. De onderzoeksmethoden en de onderzoeken van Duff en Johnson wordt nauwkeurig

geanalyseerd en beschreven in bijlage 3.

Het experimentele gedeelte van mijn onderzoeken behelst het ontwerpen van coderingsschema’s. De onderzoekers hebben de door hen bepaalde metadata of

gegevenselementen niet in coderingsschema’s opgenomen. Sommige van deze metadata of gegevenselementen werden door Duff en Johnson expliciet in hun paper beschreven. Andere metadata of gegevenselementen, die impliciet kunnen worden geïdentificeerd in de door Duff en Johnson toegevoegde voorbeelden van referentieverzoeken zullen worden toegevoegd aan de coderingsschema's.

De expliciet en impliciet herleide metadata of gegevenselementen zullen worden verwerkt in het coderingsschema in een kwantitatief replicatieonderzoek. De totalen per onderzoek worden afgezet tegen het totaal aantal onderzochte referentieverzoeken per onderzoek. Daarna bereken ik de percentages ten opzichte van het totaal aantal referentieverzoeken per categorie. De verschillende onderzoeksresultaten zullen worden gepresenteerd en vergeleken in tabellen. Voor de statistische bewerkingen, maak ik gebruik van Baarda12_{. Dit onderzoek beperkt zich} tot de e-mails met referentieverzoeken gestuurd naar het Nationaal Archief in maart 2009. Dit replicatieonderzoek wordt beschreven in bijlage 4. Het replicatieonderzoek verricht bij het RHC Vecht en Venen wordt beschreven in bijlage 5.

Ik hoop dat deze methode van onderzoek, namelijk het opstellen van coderingsschema’s, het invoeren van metadata en gegevenselementen in spreadsheets, het statistisch verwerken van 12 _{Baarda en Goede de, Basisboek Methoden en Technieken (Groningen 2006)}

de onderzoeksgegevens en het weergeven van de vergelijkingen van de onderzoeksresultaten in tabellen een basis kunnen vormen voor toekomstige onderzoeken.

Dhr. Kamps, mijn docent, had voorgesteld onderzoek te doen naar referentieverzoeken ingestuurd aan RHV Vecht en Venen, te Breukelen, omdat er interessante verschillen zouden kunnen worden geconstateerd tussen het nationale archief van Nederland en een regionaal archief in het midden van het land. Echter bleek dat de relatief kleine gegevensverzameling van 31 e-mails niet bruikbaar was voor een statistisch verantwoord onderzoek. Desondanks is de hele onderzoeksmethode toegepast op deze gegevensverzameling van het RHC Vecht en Venen. De resultaten van dit onderzoek zijn beschreven in bijlage 5.

2.6 Indeling hoofdstukken

In hoofdstuk 2 beschrijf ik een aantal baanbrekende en veranderende inzichten die hebben geleid tot de ontwikkeling van digitale inventarissen. Daarbij is gebruik gemaakt van het werk van enkele nationale en internationale archiefwetenschappers.

In hoofdstuk 3 worden de onderzoeksresultaten van de onderzoeken van Duff en Johnson uit 1999, de onderzoeksresultaten van Sacher-Flaat voor haar onderzoek in het Nationaal Archief in 2003 en de onderzoeksresultaten voor mijn onderzoek in het Nationaal Archief in 2009 weergegeven, vergeleken en geanalyseerd. Dit hoofdstuk wordt ingeleid met literatuur betreffende inzichten in de gegevensbehoeften van cliënten, gevolgd door de onderzoeks-, consult- en contactomgeving voor Duff en Johnson, Sacher-Flaat en het Nationaal Archief in 2009, beschreven in drie paragrafen.

In hoofdstuk 4 trek ik de belangrijkste conclusies uit mijn onderzoek. Er zijn conclusies getrokken uit de meest opvallende overeenkomsten en verschillen uit de onderzoekresultaten van Duff en Johnson, de onderzoeksresultaten van Sacher-Flaat in het Nationaal Archief in 2003, en mijn onderzoeksresultaten van het Nationaal Archief uit 2009. Daarnaast zijn conclusies getrokken uit andere onderwerpen die aan bod zijn gekomen en worden er aanbevelingen gedaan voor vervolgonderzoek.

3 De transitie van niet-digitale toegangen naar digitale toegangen tot

archieven

3.1 Inleiding

In dit hoofdstuk wordt de deelvraag “Welk theoretisch kader kan worden geschetst met betrekking tot de digitalisering van toegangen tot archieven?” behandeld en beantwoord. In dit hoofdstuk schets ik een theoretisch kader over de digitale toegankelijkheid van

archieven. Dit is nodig om de reeds uitgevoerde onderzoeken van Duff en Johnsen en Sacher-Flaat alsmede mijn eigen vergelijkend onderzoek goed te kunnen plaatsen.

Lulofs beschrijft in haar paper13 _{drie verschillende onderwerpen. Als eerste beschrijft zij} ontwikkelingen in de analoge archiefwereld tot nu toe. Ten tweede behandelt zij de verwarrende overgang naar een hybride toestand waarbij delen van archieven zijn gedigitaliseerd. De meest voorkomende vorm zijn digitale inventarissen waarbij de archiefstukken nog in analoge vorm voorkomen. Ten derde gaat zij in op de nieuwe

mogelijkheden die het gebruik van het internet kunnen bieden aan archivarissen en cliënten. De rol van cliënten is immers aan het eind van de vorige eeuw sterk toegenomen. Ik zal de nadruk vooral leggen op de nieuwe mogelijkheden van het internet en de rol van cliënten.

3.2 De digitalisering van archieven

In de loop van de tweede helft van de 20ste _{eeuw werden bestaande archieven gedigitaliseerd.} Dat wilt zeggen dat papieren archieven werden gekopieerd naar een digitale vorm. Daarnaast ontstonden er ook nieuwe digitale archieven, deze archieven staan bekend als “Digital-born archives”.

Aan het eind van de negentiende en het begin van de twintigste eeuw kwam de wereld van de archieven in professioneel opzicht in beweging. Velen in Europa bogen zich over het

vraagstuk welke wijze van archiveren de juiste was. Naast initiatieven van archivarissen in

13 _{Lulofs, M., Overige wijzen van ontsluiting, Archiefbeheeri n de praktijk, 2010,} http://www.iwabase.nl/iwa-base/index.asp?subject=showdocument&id=1351

verscheidene Europese landen sprong de publicatie van drie Nederlandse archivarissen eruit. Muller, Feith en Fruin publiceerden hun Handleiding voor het ordenen en beschrijven van

Archieven14_{. Zij stelden regels op waaraan het archief en de werkwijze van de archivaris} diende te voldoen15_{. De aard, inhoud en omgang van en met archieven werden erin} beschreven. Zij legden de nadruk op de beschrijving en de indeling van het archief. De Handleiding werd vertaald in verscheidende talen en diende decennia lang als leidraad voor archivarissen.16 _{Hun werk had grote invloed tot ver in de twintigste eeuw. Ook nu nog gelden} hun uitgangspunten veelal voor het opzetten van digitale archieven.

Aan het begin van de twintigste eeuw werkte Zaalberg als gemeentesecretaris van Zaandam. De bestuursomgeving van iedere gemeente werd steeds ingewikkelder. De medewerkers dienden toegangen, zoals indices en klappers, te ontwikkelen en gebruiken om de juiste archiefstukken te kunnen produceren. Zaalberg ontwikkelde een revolutionair nieuwe aanpak en systeem waarin in alle stukken die op één zaak betrekking hadden werden opgeborgen in één dossier. Aan dossiers werd een bepaalde nummering toegekend. In de automatisering die in het bedrijfsleven ontstond werden de administratieve stukken achter elkaar op tape gezet en opgeslagen, en ieder stuk of record had een uniek nummer/toegangscode waarmee de juiste records konden worden geïdentificeerd. Dit een vroege vorm van permanente digitale opslag.

Echter, tijdens de Tweede Wereldoorlog waren veel nieuwe archieven ontstaan waardoor de Angelsaksische archivarissen voor de immense taak stonden om deze archieven te ordenen en een plaats te geven. Jenkinson en zijn collega's kozen ervoor om zich in de eerste plaats te concentreren op het reduceren van de hoeveelheid archieven en zo een poging te ondernemen om de stuwmeer te verkleinen. Dit realiseerden zij door alleen de meest waardevolle

archiefstukken te selecteren, ongeacht of dit analoge of digitale archiefstukken betrof. Decennia later werd deze aanpak populair in o.a. Nederland en werden er RIO’s opgesteld waarin de criteria voor selectie werden opgesteld voor bewaren of vernietigen. De eerste uitvoeringen van deze aanpak werden op overheidsdossiers toegepast. Deze aanpak werd bekend als PIVOT.

14 _{Cook, ‘What is past is Prologue’. 33 – 36; Stapleton, R., ‘Jenkinson and Schellenburg: A Comparison’ in:}

‘Archivaria’ 75–76.

15 _{Lulofs, ‘Overige wijzen van ontsluiting’,6}

Tot in de 20ste _{eeuw waren het bijna altijd de actoren die exclusief toegang hadden tot} archieven, maar in de tweede helft van de 20ste _{eeuw kregen particuliere cliënten beperkte} toegang tot gegevens in archieven. Daarnaast, de opkomst van het internet maakte het mogelijk om digitale archieven te benaderen via het internet. Deze twee ontwikkelingen hebben de toegang tot archieven door particuliere cliënten aanzienlijk laagdrempeliger gemaakt.

Digitale Archieven

Eind twintigste eeuw werd duidelijk dat bijvoorbeeld overheden veel digitale archieven zou willen laten overbrengen naar e-depots. Voor archivarissen betekende deze archieven een nieuwe uitdaging. Tegenwoordig kijkt men naar elektronische records als afzonderlijke files, maar in de jaren zeventig van de vorige eeuw werden elektronische records achter elkaar opgeslagen op tapes. Deze tapes werden opgeslagen in rekencentra wanneer zij niet meer werden gebruikt, en records werden vaak gearchiveerd wanneer het uitkwam. De enkele keer dat een systeem crashte werden de tapes met de verloren records teruggehaald maar vaak kon een volledige reconstructie niet meer worden gemaakt.

Het besef ontbrak in de jaren zeventig van de vorige eeuw dat vanaf de creatie van een digitaal record ook meteen de herkomst/provenance diende mee opgeslagen te worden. Bewerkers en operators dienden ervan doordrongen te worden om deze taak ook uit te voeren. Daarnaast hadden grote organisaties slechts weinig archivarissen in dienst die dit werk konden uitvoeren. Men vond wel dat zij veel meer diende op te treden als “auditors” aan het eind van de levenscyclus van digitale records.

Waar vroeger alleen de archivaris het beschikkingsrecht had op archieven en hun inhoud, tegenwoordig zijn de archivaris en de archiefwetenschappers steeds meer geïnteresseerd in de cliënt, naar waar deze naar op zoek is, en in de wijze waarop cliënten zoeken. Dit deden zij door middel van bijvoorbeeld interviews en enquêtes die veelal zijn gebaseerd op de onderzoeksvoorwaarden geformuleerd in het “Archival Metrics Toolkit initiative”, dat voortkwam uit het initiële onderzoek van Duff en Johnson.17 _{Zolang niet alle archieven zijn}

17 _{Yakel, Shaw, Reynolds, ‘Creating the Nest generation’; Duff, W.M., ‘Archival Mediation in : T. Eastwood} e.a. ed. Libraries unlimited (Denver 2010), aldaar 115–133.; Duff, Yakel, Tibbo, ‘Archival Reference’, 69, 71, 77, 81, 83, 85, 90–92.

gedigitaliseerd en de cliënt niet volledig zelfstandig zal kunnen zoeken, zullen cliënten waarschijnlijk vaak de hulp moeten blijven inroepen van de archivaris of archiefmedewerker.

Hedendaagse archieven

Internet

Met name de opkomst van het internet, websites18 _{en de PC hebben ertoe geleid dat archieven} op andere wijzen ontsloten kunnen worden naast bijvoorbeeld de papieren inventaris19_. Cliënten hoefden niet meer brieven te sturen of telefonisch een referentieverzoek door te geven. Bij het insturen van een referentieverzoek werden cliënten ondersteund door archiefmedewerkers en kregen zij voorlichting indien nodig. Toch bleef er een bepaalde afstand tussen archiefmedewerkers en de gebruiker bestaan. Vanaf het einde van de vorige eeuw gingen veel archiefinstellingen over tot het digitaliseren van archiefinventarissen. Hierdoor konden zij de cliënten goede doorzoek– en leesbare stukken aanbieden. De cliënten konden vanuit elke locatie zoeken op de website van de betreffende archiefinstelling. Op deze wijze konden zij zich voorbereiden op hun referentieverzoeken. De website gaf de cliënt ook andere mogelijkheden om met de archiefinstelling in contact te treden. Via een internet pagina kon de cliënt een keuze maken op welke wijze zij in contact zouden willen treden met de archiefinstelling. Ten eerste kon men net als voorheen bellen naar een informatienummer of brieven sturen. Verder bood de website ook de mogelijkheid om een e-mail te sturen naar een algemeen e-mailadres. Tot op de dag van vandaag maakt men hier veelvuldig gebruik van. De e-mails die door Duff en Johnson werden onderzocht maakten vaak van deze nieuwe

technische mogelijkheden gebruik. Zij waren echter afhankelijk van de medewerking van de aangeschreven instituten en instellingen voor hun onderzoek.

Maar deze nieuwe toegangen veroorzaakte allerlei nieuwe problemen. Een van de ontstaande problemen was het ontbreken van archivistische regels die wel door eerdere archivarissen werden gehanteerd. Zo kon bijvoorbeeld de provenance van een record ontbreken, waardoor een archiefrecord een verweesd element werd.

18 _{Lulofs, ‘Overige wijzen van ontsluiting’, 9, 12, 13} 19 _{Lulofs, ‘Overige wijzen van ontsluiting’, 3,}

Iedere archiefinstelling had haar eigen ideeën over het uiterlijk en de mogelijkheden van de website om aan te bieden aan cliënten. Eind vorige eeuw werd duidelijk dat een zo groot mogelijke uniformiteit niet alleen de diverse archiefinstellingen ten goede zou komen maar zeker ook de cliënt. Een organisatie in Nederland, de Ree, zette een hiërarchische structuur op waarin ieder niveau van de gedigitaliseerde inventaris kon worden opgenomen. Het ontwerp was top-down, en de naam of titel van de inventaris stond vermeld. Ook was er ruimte voor een toelichting of inleiding die vaak werd gebruikt om het archief te plaatsen in tijd en plaats. Soms worden de velden voorzien van commentaar, wat veelal verwijzingen betrof. Deze wijze van werken werd door veel archiefinstellingen als zeer aansprekend ervaren en veel regionale archiefinstellingen zijn op dit systeem overgegaan. Een voorbeeld is het RHC Vecht en Venen dat in de inleiding werd aangestipt. Ook grote archiefinstellingen als het Nationaal Archief hebben besloten MAIS-Flexis te gaan gebruiken als nieuw collectiebeheersysteem20_.

Sommige archieven zijn niet echt geschikt voor deze vorm van gedigitaliseerde opening. Een voorbeeld zijn de DTB boeken. Deze kunnen worden gepresenteerd op de website door iedere pagina te digitaliseren.

Databases

Een ander gevolg van de digitalisering is het ontwikkelen van databases. Deze

gegevensmodellen stammen uit de automatisering uit de jaren tachtig. De structuur wordt opgebouwd uit velden met gegevens. Deze worden in een bestand geordend, de database. Het kunnen bevragen van een database wordt verzorgd door SQL verzoeken. Een bestand of archief dat een consistente, vaste opbouw heeft is uitermate geschikt om in een database te worden verwerkt. Ieder voorgedrukt veld in een archiefstuk kan worden ingelezen en worden opgeslagen in het corresponderende veld in de database. Door voorwaarden op te sommen kunnen er dwarsverbanden worden gelegd tussen velden. Een nadeel van het gebruik van databases is dat zij een vaste structuur hebben waarbij ieder veld een maximale omvang heeft. Lulofs geeft nog twee voorbeelden voor een goede en maximale toepassing van databases. Zij beschrijft dat archiefoverzichten zowel als depotlijsten opgenomen worden in een database21_.

20 _{DE REE Archiefsystemen, www.de ree-nl.nl} 21 _{Lulofs, ‘Overige wijzen van ontsluiting’, 11.}

Daarnaast is het mogelijk om de inhoud van velden te doorzoeken met behulp van een full-tekst search22_.

HYPERLINKS

Op Internet worden ‘hyperlinks’ gebruikt om te verwijzen naar andere webpagina’s. Dit lijkt een aantrekkelijke en dynamische wijze van het koppelen van archiefinstellingen,

archiefoverzichten en archieven die zich waar ook ter wereld bevinden. Vooral voor het verbinden van bijvoorbeeld toelichtingen op microniveau zullen archiefinstellingen en

archivarissen in de verleiding komen hyperlinks te gebruiken. Aan het gebruik van hyperlinks kleeft een ernstig nadeel. Hyperlinks worden niet automatisch aangepast als de pagina

waarnaar het verwijst wordt verplaatst, of als de pagina waar de link naar verwijst niet meer bestaat.

Client participatie

Open Archives

Een van de trends in de archiefwereld is het actief inschakelen van cliënten bij het beschrijven van archieven. Deze werkwijze wordt bijvoorbeeld toegepast voor het verzorgen van analoge archieven in diverse landen. Deze werkwijze is bekend onder de naam “Open archives” of “Community archives”. Bij deze archiefbewerkingen worden cliënten of amateur genealogen ingeschakeld die het archief bestuderen en beschrijven. Ook komt het vaak voor dat

archivarissen de gemeenschap ingaan en alles noteren wat de gemeenschapsleden kunnen vertellen en zich herinneren. Deze wijze van het noteren van het verleden van een

gemeenschap is vooral geschikt voor gemeenschappen waar de geschiedenis oraal wordt doorgegeven aan de volgende generaties. Kleinschalige projecten kunnen worden gevonden onder o.a. Aboriginals in Australië, Inuit en volkeren in het Amazone gebied. De

beschrijvingen van de inhoud van archiefstukken kan worden gedaan in XML (EAD). Een voorbeeld van deze nieuwe vorm van digitaal beschrijven is de “Polar Bear Expedition Digital Collections”. Sommige archiefinstellingen hebben deze aanpak overgenomen waarbij

particulieren worden ingeschakeld om de metadata van een archiefdocument in of aan te vullen. Zij nodigen hun bezoekers uit om gegevens maar ook foto's toe te voegen. Een project

van het Stadsarchief Amsterdam in de jaren ‘10 van deze eeuw lokte particulieren vanuit Nederland maar ook uit het buitenland. Zij konden gegevens en verhalen toevoegen aan de tentoongestelde foto's.

TAGS

Waar tot dit stadium de cliënt geen bijdrage leverde aan het beschrijven van metadata in een archief wordt nu wel de mogelijkheid gegeven doordat de cliënt een ‘tag’ kan toevoegen aan een digitaal document. Het fenomeen ‘tag’ is geen nieuwe mogelijkheid voor de gebruiker, het is een andere naam voor een ‘trefwoord’ dat wordt toegevoegd of verbonden met metadata, woord of term. Soms kunnen cliënten zelfstandig gegevens of toelichting aan metadata in digitale archieven toevoegen. Lulofs benoemt deze tags metatoegangen en beschrijft in haar paper dat deze vrije trefwoorden op elk niveau van ontsluiting op meerdere momenten kunnen worden toegevoegd23_.

3.3 De hedendaagse archiefwereld

Op dit moment zijn er veel verschillende zienswijzen omtrent de efficiëntste manier om gegevens uit archieven te halen. Jenkinson zou huiveren van het idee dat cliënten toegang zouden krijgen tot archieven. Schellenburg zou wel geneigd zijn om toegang te verlenen onder strikte voorwaarden aan historici die onderzoek doen. Het zijn vaak jongere archiefwetenschappers die juist wel open staan voor de mogelijkheid om leken en gemeenschappen onderzoek te laten verrichtten. Wereldwijd zijn er bewegingen waar de cliënt niet alleen als gebruiker wordt gezien maar ook als een curator van archief.

Als deze laatste ontwikkeling voortzet dan vraag ik mij af wat dan de rol van de archivaris zal worden. Toch nemen veel mensen in de archiefwereld een andere positie in. Zij vinden dat de kerntaak van de archivaris het opstellen van inventarissen en het maken van beschrijvingen is. Daarnaast vinden zij dat de archivarissen de onderzoekers moeten begeleiden om zelfstandig onderzoek te kunnen doen.

Ik denk dat de kerntaak van de archivaris ook in de toekomst zal bestaan uit het inventariseren en beschrijven van archieven. Daarnaast denk ik dat de archivaris zich zal moeten toeleggen op het begeleiden van de cliënt zodat deze onderzoek kan verrichten. Meer en meer mensen beseffen inmiddels dat er nieuwe zoeksystemen nodig zijn omdat de vigerende techniek om te zoeken niet meer voldoet. Voor de toegang tot digitale archieven zullen metadata een cruciale rol gaan vervullen24_{. Metadata voor digitale archieven is een stap op weg naar de meer} non-custodiale toegang tot archieven.

De zoeksystemen moeten begrijpelijk en overzichtelijk genoeg zijn om de cliënt te helpen zonder tussenkomst van een archivaris of archiefmedewerker. De gebruikte metadata is niet universeel identiek. Het levert problemen op wanneer een Nederlandstalig archiefinventaris en/of archief wordt geraadpleegd door een anderstalige cliënt. In zo’n voorkomen dient de cliënt altijd de archivaris te raadplagen. Het voordeel van digitale archiefomgevingen is juist of zou juist moeten zijn dat er een vertaalslag kan worden gemaakt. Om dit te kunnen

bewerkstelligen dient er ook een universeel zoeksysteem te worden ontwikkeld maar vooral wereldwijd te worden geaccepteerd.

In Nederland is er een grote stap gezet. Het door de Ree geïntroduceerde MAIS-Flexis werd de afgelopen jaren geïmplementeerd door grote en kleine archiefinstellingen. Voor de archiefinventarissen van deze archiefinstellingen is er nu een duidelijke en veelgebruikte standaard voor de cliënt beschikbaar. Cliënten met ervaring met een inventaris gebaseerd op MAIS-Flexis zullen gemakkelijker gebruik kunnen maken van inventarissen van andere archiefinstellingen die ook gebaseerd zijn op MAIS-Flexis. MAIS-Flexis heeft een grote impuls gekregen toen het Nationaal Archief besloot het te gaan gebruiken.

Er bestonden voor de introductie van MAIS-Flexis twee algemeen geaccepteerde standaarden voor analoge archiefinventarissen: ISAD(G) en ISAAR(CPF). Beide standaarden zijn door internationale organisaties zoals UNESCO en ICA geaccepteerd, en beide standaarden vullen elkaar aan. Echter blijken beide standaarden moeilijk te implementeren in een digitale

omgeving. Om de vraag te kunnen voldoen naar een universeel metadatastandaard dat

geschikt is voor de digitale omgeving is EAD ontwikkeld. EAD bestaat uit XML opdrachten. Tussen de opdrachten kunnen de metadatagegevens worden geplaatst. Met deze wijze van gegevensopslag zijn gegevens opvraagbaar door middel van het XML systeem. Een nadeel

van EAD en vooral het invoegen van de XML–codes is dat het tijdrovend werk is. Misschien is het mogelijk in de toekomst om vanuit organisaties zoals UNESCO en ICA een

wereldwijde samenwerking te ontwikkelen waardoor een universeel zoeksysteem en metadata taal kan worden ontwikkeld.

Naast de methodes van toegang tot archieven, waren er in de vorige eeuw een aantal archiefwetenschappers zoals Duranti die constateerden dat in de loop van de tijd de relatie tussen het archief en de archiefvormer(s) was vervaagd of helemaal was verdwenen. Zij vonden dat de relatie tussen de archieven en de archiefvormer(s) van cruciaal belang is zodat archieven in een veel bredere, historische context kunnen worden geplaatst. Vrijwel iedere archivaris is van deze mening doordrongen.

FACEBOOK FAMILIE EN TOPIC GROEPEN

Op het Internet is er een alternatief voor cliënten die geïnteresseerd zijn in bijvoorbeeld hun vooroudergeschiedenis. Zij kunnen een ‘familie’ Facebook pagina opzetten. Aan de hand van de metadata op deze pagina kunnen nieuwe deelnemers hun metadata toevoegen. Echter, ook in navolging van de Community Archives kan deze vorm van digitaal voorouderonderzoek worden uitgevoerd. Facebook pagina’s die door gemeenschappen zijn opgezet kunnen ook ‘topic Facebook’ pagina’s worden genoemd. Via hyperlinks kunnen de archiefinstellingen waar de metadata is gevonden worden gelinkt aan de betreffende ‘familie’ Facebook pagina. Voor veel particulieren is Facebook veel bekender en laagdrempeliger dan onderzoek doen bij een archiefinstelling of een Community archive. Door middel van hyperlinks kunnen

Facebookgebruikers gewezen worden naar relevante delen van het Community archive. Archiefinstellingen kunnen ook vanaf hun eigen Facebook pagina zoeken op topic Facebook pagina’s van particulieren. Dit kan worden gezien als een vorm van datamining.

De kracht van Facebook wordt al langer toegepast door veel archiefinstellingen in het Westen. Facebook is voor veel cliënten makkelijker te begrijpen dan bijvoorbeeld een RSS toepassing. Een opvallende overeenstemming in de archiefwereld is dat we toe moeten naar een situatie waarin de archivaris niet meer op de stoel van de cliënt hoeft te gaan zitten. Vanwege het feit

dat er verschillende ideeën en initiatieven zijn om archieven digitaal toegankelijk te maken is men er nog niet in geslaagd om internationaal een eenduidige aanpak te ontwerpen.

3.4 Samenvatting

Dit hoofdstuk betreft het onderwerp digitale toegankelijkheid. Uit het onderzoek komt naar voren dat er meerdere ontwikkelingen te duiden zijn.

Lulofs beschrijft in haar paper dat bij de digitale transitie er twee vormen zijn ontstaan. De eerste is een hybride vorm waarbij de inventaris gedigitaliseerd is, maar de archiefstukken enkel in analoge vorm te raadplegen zijn. De tweede vorm is een archief waarin de inventaris en de archiefstukken digitaal zijn. Daarnaast beschrijft zij nieuwe mogelijkheden die het gebruik van het internet kunnen bieden aan archivarissen en cliënten.

Waar vroeger alleen de archivaris het beschikkingsrecht had op archieven en hun inhoud, tegenwoordig zijn de archivaris en de archiefwetenschappers steeds meer geïnteresseerd in de cliënt, naar waar deze naar op zoek is, en in de wijze waarop cliënten zoeken. De gebruikers van archieven zijn langzaam maar zeker centraal komen te staan.

In Nederland is er in de afgelopen jaren MAIS-Flexis geïmplementeerd door grote en kleine archiefinstellingen.

Het gebruik van Facebook door miljoenen mensen wereldwijd gaf cliënten een alternatief om informatie te vinden over bijvoorbeeld hun vooroudergeschiedenis. In combinatie met

bijvoorbeeld community archives kunnen gebruikers laagdrempeliger onderzoek doen. Archiefinstellingen kunnen Facebook en andere moderne ontwikkelingen gebruiken voor bijvoorbeeld datamining.

In dit hoofdstuk is de eerste deelvraag onderzocht: “Welk theoretisch kader kan worden geschetst met betrekking tot de digitalisering van toegangen tot archieven?”

Deze deelvraag betreft het onderwerp toegankelijkheid. Uit het onderzoek komt naar voren dat er meerdere ontwikkelingen te duiden zijn waarbij de volgende conclusies getrokken kunnen worden:

1) Er is een trend van analoge inventarissen naar digitale inventarissen, voornamelijk door middel van MAIS-Flexis.

2) De rol van de archivaris wordt een andere. Waar hij vroeger de monopoly had over de kennis bevat in archieven, heeft hij nu een adviserende en ondersteunende rol.

3) Cliënten kunnen veel meer dan vroeger worden betrokken bij en actief deelnemen aan het beheer van archieven, het toevoegen van gegevens, het in contact treden met gelijkgezinden en zelfstandig in gedigitaliseerde archieven en inventarissen hun weg vinden.

4 Vergelijking tussen de onderzoeksresultaten van Duff en Johnson,

Sacher-Flaat en het Nationaal Archief (2009)

4.1 Inleiding

In dit hoofdstuk zal de tweede deelvraag: “Welke opmerkelijke verschillen en overeenkomsten kunnen worden geconstateerd in een vergelijking tussen de

onderzoeksresultaten van Duff en Johnson, Sacher-Flaat in 2003 en het Nationaal Archief uit 2009?”.

In dit hoofdstuk worden de onderzoeksresultaten vergeleken in een vergelijking tussen de onderzoeksresultaten van Duff en Johnson, Sacher-Flaat in 2003 en het Nationaal Archief in 2009. De onderzoeksresultaten van Duff en Johnson worden beschreven in bijlage 3, en de uitgebreide onderzoeksresultaten en bijbehorende verantwoording van het Nationaal Archief in 2009 worden beschreven in bijlage 4. De gegevensverzameling die tot mijn beschikking werd gesteld bestond uit alle e-mails gestuurd aan het Nationaal Archief in 2009. Deze

hoeveelheid e-mails bedroeg meer dan 1800. Uit deze gegevensverzameling is een tijdsbestek gekozen van de eerste week van maart 2009. Uit deze selectie kwamen 210 e-mails. Dit tijdsbestek is bewust gekozen opdat er ongeveer dezelfde hoeveelheid e-mails konden worden onderzocht als Duff en Johnson hadden onderzocht. De veronderstelling was dat een

vergelijkbaar aantal e-mails in de onderzoekspool een voorwaarde is voor een goed

vergelijkingsonderzoek. Deze steekproef is een selectieve steekproef omdat van te voren is bepaald hoeveel e-mails er dienden te worden onderzocht. Daarnaast werd verondersteld dat een willekeurig geselecteerde week een weerspiegeling zou zijn van andere weken in 2009. De criteria waar een referentieverzoek aan moet voldoen om geschikt te worden geacht om te worden opgenomen in de onderzoekspool is dat het referentieverzoek moet kunnen worden geplaatst in de categorieën en bijbehorende metadata die werden onderzocht in de

onderzoeken van Duff en Johnson, en Sacher-Flaat. Van de 210 e-mails geselecteerd uit de eerste week van maart voldeden er 69 niet aan de criteria, waardoor er 141 bruikbare e-mails met referentieverzoeken ten opzichte van de e-mails die niet voldeden aan de criteria 67,14% bedroeg.

Daarnaast komen ook vragen aan bod zoals: “In welke gegevens zijn cliënten

kennis en zoekvaardigheid in archieven en toegangen die op websites zijn geplaatst?” en “Kunnen cliënten op de website de archieven vinden die zij zoeken en kunnen zij in het betreffende archief de gegevens vinden?”

Duff en Johnson hebben in hun onderzoek de referentieverzoeken in vier categorieën geplaatst die zij “Queries”, “Requests”, “Questions” of “Categories” hebben genoemd. Een aantal van deze onderzoeken hebben zij nader onderzocht. Voor de volledigheid zullen deze vier termen van Duff en Johnson worden aangeduid met de term “Onderzoek” of

“Onderzoeken”.

Tijdens en na dit onderzoek is keer op keer gebleken dat de methode, techniek en ontwikkelde categorieën ontwikkeld door Duff en Johnson een goede basis vormen voor onderzoek naar de digitale toegang tot archieven. Desondanks moet er worden geconstateerd dat een grote hoeveelheid e-mails, al dan niet met referentieverzoeken, niet binnen de gedefinieerde categorieën thuishoorden, en dus uit de onderzoekspool zijn gefilterd. Nader onderzoek is vereist om te bepalen of er nieuwe categorieën kunnen en zouden moeten worden

gedefinieerd waar de betreffende e-mails onder zouden kunnen vallen.

De onderzoeksresultaten van de referentieverzoeken van Duff en Johnson, Sacher-Flaat en voor het Nationaal Archief uit 2009 worden getoond in tabellen. Voor de leesbaarheid is in sommige tabellen de namen “Duff en Johnson”, “Sacher-Flaat” en “het Nationaal Archief” afgekort tot respectievelijk “DJ”, “SF” en “NA09”. De onderzoeksresultaten zullen per onderzoek met elkaar worden vergeleken en relevante conclusies over verschillen en overeenkomsten zullen worden geduid.

De drie onderzoeken die aan bod komen in dit hoofdstuk werden in drie tijdsperioden

uitgevoerd (1999, 2003 en 2009) in een tijd waarin er snelle ontwikkelingen plaatsvonden op het gebied van digitaliteit. In de paragrafen 3.1.1-3.1.6 zullen de omstandigheden waaronder de onderzoeken plaatsvonden worden geschetst. Daarnaast zullen de toegangsmogelijkheden tot internet en websites kort worden beschreven.

De onderzoeker Sacher-Flaat heeft slechts vier van de onderzoeken van Duff en Johnson uitgevoerd en de onderzoeksresultaten beschreven in haar onderzoeksverslag. Daarom zullen voor de resterende onderzoeken alleen de onderzoeksresultaten van Duff en Johnson worden vergeleken met die van het Nationaal Archief in 2009.

4.1.1 Onderzoeksomgeving Duff en Johnson

Duff en Johnson richtten hun verzoek om e-mails in te zenden aan universiteiten, regionale archiefinstellingen maar ook aan een stadsarchief en twee gespecialiseerde

archiefinstellingen. Zij waren geïnteresseerd in de manier waarop cliënten die geen kennis hadden van de verschillende manieren waarop metadata of gegevens in archieven waren geordend, op zoek gingen naar antwoorden. Vóór 1999, het jaar van het onderzoek van Duff en Johnson, waren door andere onderzoekers aspecten onderzocht over de wijze waarop cliënten zochten. Enkele van deze papers behandelden vragen die waren gesteld aan

medewerkers van bibliotheken. Maar juist dit vraagstuk was nog niet eerder onderzocht. De extra stap die de onderzoekers verrichtten bestond uit het onderzoeken van de wijzen waarop cliënten gegevens zoeken. Daarnaast onderzochten zij welke metadata of gegevenselementen cliënten vermelden in hun poging nieuwe gegevens te verkrijgen. Voor hun onderzoeken concentreerden zij zich alleen op referentieverzoeken die per e-mail waren verstuurd aan archiefinstellingen.

De onderzoekers Duff en Johnson waren niet de eerste onderzoekers die zich verdiepten in de soorten gegevens die cliënten zochten. Zij analyseerden op hun beurt welke type

referentieverzoeken werden gesteld door cliënten. Dat deden zij door uit de

referentieverzoeken die werden gesteld in hun onderzoek drie elementen te selecteren. Het eerste element was het soort referentieverzoek dat was beschreven in de e-mails. Daarna wilden zij onderzoeken uit welke elementen de referentieverzoeken waren opgebouwd. Deze onderzoeken worden in dit hoofdstuk beschreven25_.

Drie26 _{van de door Duff en Johnson bestudeerde papers (twee onderzoeksverslagen en een} boek) worden hierna nader besproken. De onderzoekers Duff en Johnson hebben veel inspiratie gehaald uit deze onderzoeken.

Het oudste onderzoeksverslag van deze vier is van David Bearman. Hij publiceerde “User

Representation Language in Archives” in 1989. Zijn paper vangt aan met een vraag die ook

door andere archiefwetenschappers werd gesteld: “It has become painfully clear to me that

25 _{De onderzoeken werden ook uitgevoerd voor de referentieverzoeken in e-mails gestuurd aan het Nationaal} Archief (zie betreffende bijlage) en het RHC Vecht en Venen (zie betreffende bijlage).

one of the problems we are having in designing archives and museum information systems, is that we are not very sure of the use to which such systems are actually put.27_{”. Nadat Bearman} een oproep had gedaan, en 18 instellingen hadden toegezegd om mee te werken, zette hij een vragenlijst uit. Een deel van de vragen betrof de manieren waarop cliënten zochten. 36% van de enquêtevragen betroffen procedures en diensten. Deze vragen behandelden bijvoorbeeld de vestigingsplaats, openingstijden, faciliteiten en welke apparaten konden worden gebruikt door cliënten. Andere enquêtevragen betroffen vragen over gegevens die de cliënten zochten. Bearman deelde de referentieverzoeken op in drie groepen. De eerste groep werd gevormd door vragen die niet metadata of gegevens betroffen maar waren geconcentreerd rond de organisatie. Enkele voorbeelden zijn reglementen, service, toestemming voor onderzoek maar ook vragen aangaande roddels28_{. Deze vragen betroffen gegevens die geen deel uitmaakten} van de archieven zelf (“Organisatorische vragen”). De tweede groep werd gevormd door vragen aangaande procedures en dienstverlening29 _{(“Procedures en dienstverlening”). De} derde groep, bijna de helft van alle ingestuurde referentieverzoeken betroffen vragen omtrent gegevens. Te denken valt aan NAW, archiefnamen of -codes maar ook betreffende de media waarop gegevens waren opgeslagen30 _{(“Archieven”).}

Het volgende door Duff en Johnson bestudeerde werk, dat hier nader wordt besproken, is van D. Grogan. Hij had de jaren voorafgaande aan de periode waarin Duff en Johnson hun

onderzoeken uitvoerden veel onderzoeken betreffende cliënten, archivarissen en hun interactie onderzocht.. Dit resulteerde in schema's waarin hij behelsde een indeling voor “reference enquiries” die waren gesteld door bezoekers van bibliotheken. Ook al was het schema voor het categoriseren van referentieverzoeken ontworpen voor de bibliotheek omgeving, de geformuleerde categorieën waren desondanks toch goed bruikbaar als inspiratiebron en toepassing voor het onderzoek in een archiefomgeving.

Duff en Johnson stippen aan in hun onderzoeksverslag dat zij al vlug tot de ontdekking kwamen dat de groepen referentieverzoeken van Grogan toch niet voldeden aan de soort referentieverzoeken die zij hadden gedistilleerd uit de door archiefinstellingen ingestuurde

e-27 _{Bearman, D., ‘User Presentation Language’, Archives & Museum Informatics, Vol. 3, No. 4 (1989-1990)} aldaar 3-7.

28_{Bearman, User Presentation Language, 4.} 29_{Ibidem, 5.}

mails met referentieverzoeken. Een aantal van de categorieën zoals ontworpen door Grogan waren, zo concludeerden zij, ontoereikend om referentieverzoeken, gesteld aan

archiefinstellingen, een plaats in hun onderzoek te kunnen geven. Ook bleek dat vele referentieverzoeken niet in het schema van typen referentieverzoeken van Grogan konden worden geplaatst. Duff en Johnson vervingen daarop een aantal categorieën van Grogan door groepen die zij hadden ontworpen. Hun eerste groep omvatte nu referentieverzoeken van het type ”Administrative / Directive”, “Fact-Finding”, “Material-Finding” in navolging van Grogan. Categorieën als “Specific Form”, “Known Item”, “Service Request” en “User Education” waren nieuwe categorieën in hun onderzoek. Dit zijn de eerste vier categorieën die in het eerste onderzoek van Duff en Johnson aan bod kwamen en door hen werden gepresenteerd in hun onderzoeksverslag. De categorie “Fact Finding” die door Duff en Johnson meteen na de categorie “Administrative / Directional” werd gepresenteerd, is door hen verder uitgebreid. Deze categorie omvat gerichte referentieverzoeken omtrent

genealogische- of objectgegevens van de cliënt. De door Grogan geïdentificeerde categorie van “Research Enquiries” werd door Duff en Johnson “Consultation” genoemd. Een van de categorieën van Grogan, de “Mutable questions” en de “Residual Questions” werden door Duff en Johnson samengevoegd tot de laatste, achtste categorie genaamd “User Education”. Het laatste onderzoek, dat nader werd bestudeerd, werd uitgevoerd door Louise Gangon-Arguin. Zij en enkele anderen gingen ervan uit dat wanneer archieven waren beschreven in een standaard zoals ISAD(G)31 _{dat de cliënten zelfstandig konden zoeken naar gegevens in} archieven. Tot hun verbazing bleek dit niet waar te zijn, hetgeen bleek uit het verwerken van onder andere enquêtes. Het bleek dat de gegevens die cliënten als antwoord vonden, sterk afhingen van de kwaliteit van de inventarissen. Veel cliënten hadden daarna de hulp van medewerkers van de instelling nodig om de door hen gezochte gegevens te kunnen

verkrijgen32_{. Voordat zij een model voor onderzoek kon opstellen, heeft Gagnon-Arguin werk} van een aantal andere wetenschappers bestudeerd. Een van hen was Bearman. Zij onderzocht ongeveer 500 referentieverzoeken. Het eerste onderzoek betrof de behoeften van cliënten33 _en de hulp die zij vragen van medewerkers van een instelling.

31 _{ISAD (G) staat voor 'General International Standard Archival Description', 1994, 1999. Het omvatte onder} andere algemene regels voor archivistische beschrijvingen en bestond uit zesentwintig elementen. ISAD (G) Algemene Internationale Norm voor Archivistisch Beschrijven, www.ica.org

32 _{Gagnon-Arguin, L., ‘Les questions de recherche comme materiau de études des usages en vue du traitement} des archives’ Archivaria 26 (1997) aldaar 87–88.

33 _{Dit onderzoek is niet de scope van deze scriptie. Het zou echter een basis kunnen vormen voor nader} onderzoek onder cliënten.

Het tweede onderzoek betrof het onderbrengen van de referentieverzoeken in elf categorieën. Daarnaast onderzocht Gagnon-Arguin de referentieverzoeken op een dieper niveau. Ook enkele van deze gegevenselementen werden door Duff en Johnson onderzocht. Deze worden in de onderstaande vergelijkingstabel vergeleken met de acht groepen van Duff en Johnson in onderstaande tabel 3.1. Het derde onderzoek van de onderzoeker betrof het onderzoeken van de relatie tussen het soort referentieverzoeken en op welke plaats de gevraagde gegevens konden worden gevonden. Hiervoor werden de gegevenselementen vergeleken met inventarissen. Dat wil zeggen op het niveau van het archief, de serie, het dossier of het archiefstuk.34

Duff, Johnson Bearman _Grogan Gagnon-Arguin Administrative / Directional Organisatorische vragen; Proces en Dienstverlening Administrative /Directional 3.

Fact-Finding Archieven Fact-Finding Plaats, datum, tweede onderwerp, jurisprudentie, gebeurtenis Material-Finding Archieven 4. 5.

Specific Form Specific item 6. 7.

Known Item _8. Research

Inquiries Onderwerp, _{thema, plaats,} datum,

jurisprudentie, gebeurtenis Service Request Organisatorische

vragen

9. 10.

Consultation 11. 12. 13.

User Education Organisatorische vragen

Multable Enquiry Questions 14.

Tabel 3.1 Inventarisatie van bronnen toegepast door Duff en Johnson

Duff en Johnson beschreven in samenwerking met andere wetenschappers in twee verschillende papers welke vervolgonderzoeken konden worden uitgevoerd35_{. Deze} vervolgonderzoeken concentreren zich enerzijds op welke wijze studenten die archieven raadplegen, en anderzijds op archivarissen en historici door middel van het uitzetten van enquêtes. Het doel van Duff en Johnson was om aan de hand van de onderzoeksdata uit deze

35 _{Duff, Johnson, ‘Where is the List with All the names?’, Duff, Graig, Cherry, ‘Historians’ Use of} Archival Sources: Promises and Pitfals of the Digital Age’.

enquêtes conclusies te kunnen trekken hoe cliënten met diverse achtergronden en belangen, daadwerkelijk zoeken.

In de internationale archiefwereld en -wetenschap zijn de onderzoeken en de

onderzoeksresultaten van Duff en Johnson met grote interesse ontvangen en gevolgd. In Nederland paste de onderzoeker Sacher-Flaat de onderzoeksmethode van Duff en Johnson toe op referentieverzoeken die waren gericht aan het Nationaal Archief in 2003. Van de zes onderzoeken van Duff en Johnson heeft Sacher-Flaat er vijf uitgevoerd. Drie onderzoeken heeft zij geïllustreerd aan de hand van “Overzichten”. Voor een onderzoek heeft zij resultaatpercentages opgenomen in de tekst. Deze zijn verwerkt in de bijbehorende tabel. Voor het tweede onderzoek “Wanteds” en “Givens” zijn geen berekeningen uitgevoerd door Duff en Johnson en zo ook niet door Sacher-Flaat en in het onderzoek naar het Nationaal Archief in 2009.

4.1.2 Onderzoeksomgeving voor Sacher-Flaat

Oorspronkelijk had Sacher-Flaat een andere onderzoeksdoel afgesproken met het Nationaal Archief. Het oorspronkelijke onderzoeksdoel was om de communicatiefaciliteiten van de website van het Nationaal Archief te beoordelen aan de hand van de onderzoeken van Duff en Johnson. Zij realiseerde zich dat de tijd die zij had gekregen voor de onderzoeken te kort zou zijn om verantwoord deze onderzoeksopdracht van het Nationaal Archief uit te voeren. Om deze reden heeft zij nieuwe onderzoek uitgevoerd in 116 “via e-mail gestelde vragen (…)”. Zij ervoer dat het aantal onderzochte e-mails te klein was om statistisch verantwoorde conclusies te kunnen trekken36_.

4.1.3 Onderzoeksomgeving voor het Nationaal Archief (2009)

De onderzoeksmethode van Duff en Johnson werd gebruikt voor referentieverzoeken gesteld per e-mail aan medewerkers van het Nationaal Archief in de eerste week van maart 2009. Na het bestuderen van e-mails met referentieverzoeken, bleken 141 e-mails geschikt te zijn voor de onderzoeksmethode van Duff en Johnson.

4.1.4 Contact- en Consultatieomgeving voor Duff en Johnson

Duff en Johnson beschrijven in hun onderzoeksverslag uitgebreid welke stappen zij hadden ondernomen om het materiaal te vinden dat zij zouden gebruiken ten grondslag voor hun onderzoek37_{. Zij hadden een reeks instellingen benaderd met het verzoek om specifiek} referentieverzoeken in te sturen die aan de instellingen waren verstuurd per e-mail. Hun doel was om onderzoek te verrichtten naar de inhoud van referentieverzoeken die niet mondeling of schriftelijk waren gesteld. De referentieverzoeken dienden ook niet zijn gesteld voor intern onderzoek van instellingen. Duff en Johnson waren van mening dat referentieverzoeken die per e-mail waren gestuurd twee voordelen hadden boven mondeling gestelde

referentieverzoeken. Ten eerste moesten cliënten zoveel mogelijk gegevens vermelden om de medewerkers van de instelling de handvatten te bieden om een antwoord te kunnen geven op het referentieverzoek. Ten tweede, cliënten werden niet beïnvloed door vaktermen of

omschrijvingen die waren geherformuleerd door medewerkers van de instelling. Cliënten moesten hun referentieverzoek formuleren in hun eigen taal. Deze in eigen woorden geformuleerde referentieverzoeken vormden de basis van hun onderzoeken. Deze referentieverzoeken waren ideaal om te kunnen onderzoeken welke woorden, termen of gegevens cliënten gebruikten om hun verzoek te onderbouwen. Daarnaast konden Duff en Johnson onderzoeken welke woorden, metadata of termen cliënten gebruikten om metadata of gegevensvelden op te vragen. Duff en Johnson hadden hun verzoek geplaatst op de

internetsites van de desbetreffende instellingen. Helaas werden de deelnemende instellingen niet opgesomd in hun onderzoeksverslag. Hierdoor was het niet mogelijk om de omgevingen

37 _{Duff, Johnson, ‘A Virtual expression of Need: An Analysis of E-Mail Reference Questions’, aldaar 47–48,} 53–54.

te bestuderen. Als gevolg was het niet mogelijk om onderzoek te doen naar de mogelijkheden die de internetsites boden om vragen per e-mail te stellen, door middel van archiefwebsites zoals de 'archive.org' en de 'Wayback machine'.

4.1.5 Contact- en Consultatieomgeving voor Sacher-Flaat

In haar onderzoeksverslag werpt Sacher-Flaat geen licht op de oorsprong van de e-mails met referentieverzoeken. Ook wordt er niet beschreven hoe referentieverzoeken waren opgesteld. Sacher-Flaat beschrijft wel dat zij zeven e-mails uitsloot van onderzoek omdat deze “(…) omdat er geen sprake was van een vraagstelling, maar van een mededeling (3x), omdat er onzin werd vermeld (1x) (..)”38_.

4.1.6 Contact- en consultatieomgeving voor het Nationaal Archief uit 2009

Op de website “webarchive.org”, ontstaan naar een initiatief van een van de organisaties van de Verenigde Naties, genaamd UNESCO39_{, wordt de geïnteresseerde in staat gesteld om} snapshots te bestuderen die werden gemaakt van een of meerdere webpagina’s. Deze snapshots waren geplaatst voor latere bestudering door derden. Uit bestudering van de snapshots van het Nationaal Archief in 2009 blijkt dat cliënten twee belangrijke

mogelijkheden hadden om met het Nationaal Archief in contact te treden. Zij konden direct een e-mail sturen met hun referentieverzoek, of zij konden het e-mailformulier invullen op de website. De mogelijkheid voor cliënten om een e-mail te sturen gaf de cliënt aanzienlijke vrijheid, en de cliënt kon de e-mail schrijven alsof het een brief was. Het e-mailformulier daarentegen leidde de cliënt door een reeks van onderwerpen of kopjes. Ieder kopje bood de cliënt houvast zodat de belangrijkste metadata niet door hen konden worden vergeten te vermelden. De aangeboden kopjes waren: Naam, Postadres, Postcode, Woonplaats, E-mail, Telefoon, Land, Naam archief, Toegangsnummer, Inventarisnummers, Specificatie,

Omschrijving, Scan afgedrukt formaat, Reproductievorm, Scan Cd-Rom formaat,

Gebruiksvergoeding, Omschrijving overig gebruik en Opmerkingen. Onder het laatste kopje

38 _{Sacher-Flaat, ‘De ontsluiting van archieven en de competentie van de gebruiker’, 174.} 39 _{UNESCO staat voor 'United Nations Educational, Scientific and Cultural Organization'.}