Vergelijkingen voor het onderzoek “User Education”

Voor het onderzoek “User Education” zijn de onderzoeksresultaten voor het Nationaal Archief in 2003 en in 2009 met elkaar vergeleken. De onderzoeksresultaten kunnen op de door Duff en Johnson beschreven metadata worden beoordeeld. Helaas hebben Duff en Johnson geen onderzoeksresultaten en geen staafdiagram opgenomen in hun

onderzoeksverslag. User Education DJ SF NA Naam 91% 67% Datum 82% 50% Plaats 64% 33% Gebeurtenis 64% 67%

Tabel 3.6 Onderzoeksresultaten voor het onderzoek “User Education”

Opvallend is dat cliënten van het Nationaal Archief in 2009 gegevens als ‘Naam’, ‘Datum’ en ‘Plaats’ al op voorhand kenden. Toch heeft 33% tot 67% nog steeds hulp nodig bij het zoeken van gegevens. Er kan worden geconcludeerd dat cliënten gemiddeld gezien niet in staat zijn om hun referentieverzoek op een wijze te verwoorden dat zij met de aanwijzingen van de archivaris zelfstandig verder kunnen zoeken.

Veel e-mails konden niet worden verwerkt in de onderzoeken. Deze e-mails bleken alleen antwoorden te bevatten, en omdat de referentieverzoeken ontbraken of onvolledig waren, konden deze niet worden geplaatst in een van de acht categorieën ontworpen door Duff en Johnson. Voorbeelden van afgewezen referentieverzoeken zijn: e-mails die alleen het antwoord bevatten op mondeling, schriftelijk dan wel telefonisch gestelde

referentieverzoeken. Een ander voorbeeld van een afgewezen referentieverzoek betrof het verzoek om een gewijzigd adres op te nemen. Ook al kon uit de antwoorden redelijkerwijze

worden afgeleid wat de inhoud en formulering van het betreffende referentieverzoek zou zijn geweest, zijn deze referentieverzoeken niet verwerkt in de onderzoeken van Duff en Johnson. Het is onmogelijk om duidelijke conclusies te trekken tussen de onderzoeksresultaten van het Nationaal Archief in 2003 enerzijds en Duff en Johnson in 1999 en het Nationaal Archief in 2009 anderzijds. In verschillende categorieën (“Specific Form”, “Service Requests” en “Consultation”) vertonen de onderzoeksresultaten van Sacher-Flaat opmerkelijke verschillen met die van Duff en Johnson in 1999 en het Nationaal Archief in 2009. Dit zou te wijten kunnen zijn aan het feit dat Sacher-Flaat andere selectiemethodes aanhield, of omdat ze niet in staat was om de e-formulieren te onderzoeken. Deze en andere problemen die zij ondervond, heeft zij beschreven in haar onderzoekspaper. Het is daarom zeer lovenswaardig dat zij toch de uitdaging van het repliceren van een aantal van de onderzoeken van Duff en Johnson heeft uitgevoerd.

4.8 Samenvatting

In dit hoofdstuk zijn de onderzoeksresultaten vergeleken in een vergelijking tussen de onderzoeksresultaten van Duff en Johnson, Sacher-Flaat in 2003 en het Nationaal Archief in 2009. Uit de vergelijking voor het onderzoek “Alle Categorieën” blijkt dat cliënten in 2009 aan het Nationaal Archief de minste referentieverzoeken omtrent het vinden van bronnen stelden. Het lijkt erop dat cliënten in 2009 grotere kennis en vaardigheden op de computer hebben. Het lijkt er daarnaast op dat er meer gedigitaliseerde inventarissen aanwezig zijn dan in 2003. Uit de onderzoeksresultaten voor de categorie “Known Item” komt een beeld naar voren dat cliënten in de loop der jaren minder vaak zelf op zoek gaan naar mogelijke

archiefinstellingen waar de door hen gezochte archieven zich bevinden. In categorie 8 “User Education” werden 13% referentieverzoeken onderkend door zowel Duff en Johnson als door Sacher-Flaat terwijl slechts 4% bij het Nationaal Archief in 2009 advies en hulp zochten. De cliënten van het Nationaal Archief in 2009 hadden veel minder assistentie van

archiefmedewerkers nodig, waarschijnlijk omdat zij veel beter op de hoogte waren op welke wijze zij met de gedigitaliseerde inventaris moesten omgaan.

Uit de vergelijkingen voor de onderzoeksresultaten van Duff en Johnson, Sacher-Flaat en het Nationaal Archief blijkt steeds opnieuw er in één van de onderzoeksresultaten er een

significant verschil is met de andere onderzoeksresultaten.

Uit de onderzoeksresultaten van het onderzoek “Resource Discovery Questions” is een opvallende stijging op te merken in de metadata tussen 1999 en 2009, met uitzondering van de metadata “Vorm”. Uit de metadata “Vorm” blijken cliënten voor het Nationaal Archief 2009 juist niet zeker of hun gegevens betreffende een onderwerp eigenlijk wel correct waren, hetgeen zij dan ook schreven in hun referentieverzoek.

Het is opvallend dat de referentieverzoeken onderzocht door Duff en Johnson meestal gepaard gingen met een verzoek voor een kopie van het archiefdocument. Daarentegen zag bijna de helft van de cliënten van het Nationaal Archief in 2009 af van de mogelijkheid een cd-rom met een kopie van het archiefdocument te ontvangen.

In de onderzoeksresultaten is een trend waarneembaar waarin cliënten in 2009 veel vaker om “Biografische Informatie” vroegen, met uitzondering van de metadata ‘Naam’. Daarentegen, de cliënten van Duff en Johnson waren vaker op zoek naar “Algemene Informatie” dan de cliënten van het Nationaal Archief.

De cliënten van het Nationaal Archief lijken veel beter op de hoogte van waar een archiefstuk zich bevindt. Dit wordt waarschijnlijk veroorzaakt doordat op de website van het Nationaal Archief zich de gedigitaliseerde inventarissen bevinden.

Uit de onderzochte referentieverzoeken gericht aan het Nationaal Archief in 2009 bleek dat cliënten twee keer zo vaak om een “Aanbeveling” vroegen en niet om “Algemene

Informatie”.

In het onderzoek “User Education” valt op dat cliënten van het Nationaal Archief in 2009 veel gegevens al op voorhand kenden. Toch heeft 33% tot 67% nog steeds hulp nodig bij het zoeken van gegevens.

4.9 Conclusie

worden geconstateerd in een vergelijking tussen de onderzoeksresultaten van Duff en Johnson, Sacher-Flaat in 2003 en het Nationaal Archief uit 2009?”

Om deze deelvraag te beantwoorden kan uit dit hoofdstuk een conclusie worden getrokken: 1) Het online beschikbaar stellen van de digitale inventaris heeft de toegang tot archieven

voor cliënten aantoonbaar verbeterd.

Cliënten kunnen in 2009 veel beter zelfstandig zoeken in digitale archieven in vergelijking met cliënten in 1999 en 2003. Dit blijkt uit het onderzoek naar “Alle Categorieën”,

voornamelijk de categorie “User Education”. In 2009 hadden cliënten van het Nationaal Archief minder vragen over aanwezige archiefstukken, waarschijnlijk omdat ze van te voren in de digitale inventaris hebben gezocht. Dit wordt ondersteund door het feit dat cliënten in 2009 veel vaker referentieverzoeken ingestuurd hadden blijkende uit het onderzoek “Resource Discovery Questions” in de groep “Biografische Informatie” alsmede in het onderzoek “Consultation” in de groep “Aanbevelingen”. Verder wordt dit ondersteund door de onderzoeksresultaten in het onderzoek “Consultation” in de groep “Algemene Informatie” waarin cliënten in 2009 overwegend minder referentieverzoeken hadden ingestuurd.

5 Conclusie

Centraal in mijn scriptie staat de vraagstelling: “Welke overeenkomsten en/of verschillen kunnen worden geconstateerd in replicatieonderzoeken voor referentieverzoeken 1999 en 2003, waarin inventarissen niet digitaal toegankelijk waren, en in 2009 waarin inventarissen digitaal toegankelijk waren?”

Om deze hoofdvraag te beantwoorden kan met behulp van hoofdstuk 3 een eindconclusie worden getrokken:

1) Het online beschikbaar stellen van de digitale inventaris heeft de toegang tot archieven voor cliënten aantoonbaar verbeterd.

Cliënten kunnen in 2009 veel beter zelfstandig zoeken in digitale archieven in vergelijking met cliënten in 1999 en 2003. Dit blijkt uit het onderzoek in hoofdstuk 3 naar “Alle

Categorieën”, voornamelijk de categorie “User Education”. In 2009 hadden cliënten van het Nationaal Archief minder vragen over aanwezige archiefstukken, waarschijnlijk omdat ze van te voren in de digitale inventaris hebben gezocht. Dit wordt ondersteund door het feit dat cliënten in 2009 veel vaker referentieverzoeken ingestuurd hadden blijkende uit het onderzoek “Resource Discovery Questions” in de groep “Biografische Informatie” alsmede in het

onderzoek “Consultation” in de groep “Aanbevelingen”. Verder wordt dit ondersteund door de onderzoeksresultaten in het onderzoek in hoofdstuk 3 “Consultation” in de groep

“Algemene Informatie” waarin cliënten in 2009 overwegend minder referentieverzoeken hadden ingestuurd.

Aanbevelingen

1) De methode en techniek ontwikkeld door Duff en Johnson zou als basis moeten dienen voor vervolgonderzoek naar referentieverzoeken.

2) Er zou onderzoek moeten worden verricht naar de verschillen en overeenkomsten tussen de referentieverzoeken gestuurd aan een nationaal archief en een regionaal archief aan de hand van de methode en categorieën ontwikkeld door Duff en Johnson.

3) Toegangen tot archiefinventarissen en archiefdocumenten dienen zodanig te worden georganiseerd dat de cliënt zelfstandig zijn beoogde informatie kan vinden. De archiefstukken/documenten zouden door middel van OCR doorzoekbaar moeten zijn gemaakt.

4) Nederlandse archiefinstellingen zouden samenwerkingsverbanden moeten opzetten met archiefinstellingen in België en Groot-Brittannië om te komen tot een uniform zoeksysteem van archiefstructuur.