Vergelijking voor het onderzoek “Resource Discovery Questions”

De door Duff en Johnson opgestelde categorieën zijn door hen nader onderzocht. In deze categorie, door hen “Resource Discovery Questions” genoemd, werd aan de hand van de door de cliënt opgegeven metadata of gegevenselementen onderzocht naar welke gegevens de cliënt zocht. Deze gevraagde gegevens zijn ingedeeld onder drie groepshoofden. Sommige cliënten zochten algemene informatie. Anderen waren op zoek naar gegevens van

biografische aard. Daarnaast vroegen cliënten om kopieën van het archiefdocument dat de door hen gezochte gegevens bevatte. Deze groep werd door Duff en Johnson “Form” genoemd, dat in het Nederlands is vertaald naar “Vorm”.

Dit onderzoek is een samenvoeging van drie van de acht categorieën die hierboven werden behandeld. 43 _{De categorie “Material Finding”, betroffen referentieverzoeken omtrent} gegevens over personen etc.. De verzoeken betroffen referentieverzoeken over metadata of gegevenselementen die zich in archieven bevinden. Onder de categorie “Specific Form” werden gerichte referentieverzoeken verzameld. De cliënt weet precies waar hij of zij naar op zoek is. De cliënt kan het referentieverzoek ook nauwkeurig omschrijven. De cliënt wil weten of de metadata of gegevenselementen die worden gezocht zich ook inderdaad in deze

bepaalde archiefinstelling bevinden. Er wordt bijvoorbeeld gezocht naar metadata of

gegevenselementen over geboorte. Een ander voorbeeld dat Duff en Johnson vermelden zijn referentieverzoeken betreffende gegevens over personen uit militaire dienst. Categorie 5, “Known Item”, omvat referentieverzoeken waarin de cliënt op zoek is naar een bekend item. De cliënt weet precies waar hij of zij naar op zoek is. Deze cliënt wilt alleen antwoord op de vraag of de gevraagde gegevens zich in een archief in deze archiefinstelling bevinden. Het onderzoek werd uitgevoerd in de referentieverzoeken van cliënten die beschreven welke gegevens zij reeds hadden verzameld en naar welke gegevens zij op zoek waren. In dit onderzoek werden zowel de opgegeven gegevens (‘Givens’) vermeld. Daarnaast werd geanalyseerd welke gegevens werden gevraagd (‘Wanteds’). Cliënten verzochten niet om dezelfde type gegevens. De gevraagde gegevens werden ondergebracht in zes groepen metadata. De meeste cliënten waren geïnteresseerd in genealogische gegevens. Anderen

zochten naar gegevens over algemene onderwerpen en naar archiefstukken. De zes groepen en bijbehorende metadata zijn weergegeven in het coderingsschema.

4.4.1 Coderingsschema voor het onderzoek “Resource Discovery Questions”

Tijdens mijn onderzoek bleek dat in de Resource Discovery referentieverzoeken gericht aan het Nationaal Archief nog enkele andere metadata konden worden onderkend. Deze zijn toegevoegd aan onderstaand coderingsschema:

Vorm – Publicaties; – Afbeelding; – Geboortebewijs; – Pachtvergunning; Onderwerp – Geschiedkundige periode(n); – Landverhuizingen; Gebeurtenissen – Benoemingen; – Openingen. Plaats – Woonplaats;

– Plaats van geboorte; – Plaats van trouwen; Datum

– Geboortedatum – Sterftedatum; – Publicatiedatum; Naam

– Achternaam; – Voorna(a)m(en); – Instituutsnaam;

4.4.2 Vergelijking voor het onderzoek “Resource Discovery Questions”

De vergelijking voor dit onderzoek kon slechts gedeeltelijk worden uitgevoerd. Sacher-Flaat heeft slechts vier metadata uit de derde groep ‘Vorm’ onderzocht. Alleen de gegevens ‘Onderwerp’, Gebeurtenis’, ‘Datum’ en ‘Naam’ werden door haar beschreven in haar onderzoeksverslag44_{. De referentieverzoeken werden eerst ingedeeld in drie groepen,}

‘Biografische informatie’, ‘Algemene informatie’ en ‘Vorm’. Voor iedere groep zijn dezelfde metadata onderzocht.

Biografische

Informatie Algemene Informatie Vorm

DJ SF NA DJ SF NA DJ SF NA Vorm 17% 33% 19% 22% 100% 44% Onderwerp 37% 79% 37% 31% 21% 42% 83% Gebeurtenis 8% 44% 37% 11% 25% 25% 50% Plaats 51% 67% 45% 19% 38% 83% Datum 60% 81% 44% 25% 53% 67% 72% Naam 99% 94% 52% 19% 69% 92% 78%

Tabel 3.3 Onderzoeksresultaten voor het onderzoek “Resource Discovery Questions”

Uit de onderzoeksresultaten naar alle onderzochte metadata is een opvallende stijging op te merken tussen 1999 en 2009, met uitzondering van de metadata “Vorm”. Uit de metadata “Vorm” blijken cliënten voor het Nationaal Archief 2009 juist niet zeker of hun gegevens betreffende een onderwerp eigenlijk wel correct waren, hetgeen zij dan ook schreven in hun referentieverzoek. De onderzoeksresultaten van Duff en Johnson en Sacher-Flaat voor de metadata “Gebeurtenis” komen overeen, maar de onderzoeksresultaten voor het Nationaal Archief in 2009 laten juist een verdubbeling zien. Cliënten hadden beperkte gegevens en verzochten juist wel om extra gegevens. Bij de metadata “Datum” is een stijgende trend waarneembaar om informatie te verkrijgen. De metadata “Naam” laten opmerkelijke verschillen zien tussen de onderzoeksresultaten van Duff en Johnson, Sacher-Flaat en het Nationaal Archief.

Het is opvallend dat de referentieverzoeken onderzocht door Duff en Johnson meestal gepaard gingen met een verzoek voor een kopie van het archiefdocument. De cliënten van het

Nationaal Archief konden in het e-mail formulier opgeven dat zij een cd-rom met een kopie van het archiefdocument wilden ontvangen. In tegenstelling tot de referentieverzoeken

onderzocht door Duff en Johnson zag bijna de helft van de cliënten van het Nationaal Archief af van de mogelijkheid een kopie van het archiefdocument te ontvangen. In de

onderzoeksresultaten is een trend waarneembaar waarin cliënten in 2009 veel vaker om biografische informatie vroegen, met uitzondering van de metadata ‘Naam’. Daarentegen, de cliënten van Duff en Johnson waren vaker op zoek naar “Algemene Informatie” dan de cliënten van het Nationaal Archief.

Het onderzoek “Resource Discovery Questions” werd door Sacher-Flaat bewerkt en aangepast aan haar bezwaren en voorkeuren.45

Sacher-Flaat tekent in haar onderzoeksverslag op dat zij “(…) twee subcategorieën namelijk waarin de vraagstellers vroegen om respectievelijk archiefstukken en biografische informatie. (…) mensen zochten het meest de termen, naam, datum, plaats en gebeurtenis. Deze givens kwamen elk 7 van de 9 keer voor. In iedere vraag kwam minimaal 1 van de givens voor. (…) Duff en Johnson hebben bij deze subcategorie zowel bij wanted als bij givens de term form (bij mij archiefstuk vermeld en vervolgens een te verwachten 100% score bij gevonden (…) In 10 van de 12 vraagstellingen werd naar een specifiek document of naar specifieke

documenttypen gevraagd.”46