6 Verklarende woordenlijst
Bijlage 4: De onderzoeken in referentieverzoeken door Duff en Johnson in het replicatie onderzoek voor het Nationaal Archief in
Hierboven in bijlage 3 werd beschreven op welke wijze de onderzoekers Duff en Johnson organisaties aanschreven. Op deze wijze vergaarden zij e-mails die referentieverzoeken bevatten. Het Nationaal Archief stelde enige tijd geleden een moederbestand beschikbaar86. Het moederbestand omvat 51.079 pagina's. Het opschonen van het moederbestand heeft meer dan twee maanden in beslag genomen. Er is alleen gewerkt in de kopie van het
moederbestand87. Het onderzoeksbestand bestond uit e-mails en hun bijlagen. Enkele noodzakelijke bewerkingen waren al uitgevoerd voordat het onderzoeksbestand werd overgedragen aan de Universiteit van Amsterdam. Een van de bewerkingen bestond uit het versleutelen van de volledige bijlagen. Daarnaast werd in overeenstemming met de wet Bescherming Persoonsgegevens gegevens in de e-mails zelf verwijderd die konden leiden tot nog levende personen.
In Maart 2009 werd door het Nationaal Archief een totaal van 318 e-mails ontvangen. Na het verwijderen van redundante e-mails in het onderzoeksbestand bleven er 314 unieke
exemplaren met referentieverzoeken over. Uit deze e-mails werden 210 e-mails met referentieverzoeken gebruikt voor onderzoek88.
Onderzoek “Categories of Questions”
Het model van type referentieverzoeken dat door Duff en Johnson, zoals beschreven in bijlage 3, werd toegepast voor het onderzoek naar de 314 e-mails met referentieverzoeken gestuurd aan het Nationaal Archief in de periode januari tot en met maart 2009. Na het verwijderen van de e-mails die meer dan eenmaal voorkwamen in het onderzoeksbestand, kwamen 210 e-mails met referentieverzoeken in aanmerking voor het onderzoek. Echter veel e-mails bleken referentieverzoeken te bevatten die niet konden worden geplaatst in een van de acht categorieën die waren ontworpen door Duff en Johnson.
86 Het moederbestand is genoemd “2009.txt”.
87 De kopie van het moederbestand is gebruikt voor het bewerken van de onderzoekspool.
88 Voor een gedetailleerde beschrijving van het bewerkings- en opschoningsproces en onderliggende stappen, zie bijlage “Bewerken en opschonen moederbestand van het Nationaal Archief 2009”.
Coderingsschema voor onderzoek “Categories of Questions”
Duff en Johnson hebben een coderingsschema ontworpen als model en handleiding voor het navolgende onderzoek waarin de gestelde referentieverzoeken in acht categorieën kunnen worden ondergebracht.89
Het gehanteerde coderingsschema is identiek aan het gelijke coderingsschema voor het relevante onderzoek van Duff en Johnson. Het coderingsschema is opgenomen in Bijlage 3. De onderzoeksresultaten zijn geordend naar aantallen referentieverzoeken per categorie. De aantallen referentieverzoeken hebben de onderzoekers niet vermeld in hun weergave van de onderzoeksresultaten. Zij hebben ervoor gekozen om de resultaten als percentages weer te geven. In het schema van de resultaten in harde cijfers worden deze gevolgd door het percentage ten opzichte van de N.90
Duff en Johnson behandelen in hun onderzoeksverslag de door hen geïdentificeerde
categorieën in een vooropgestelde volgorde. Echter voor de weergave van de categorieën in het staafdiagram hanteren zij een andere volgorde. De ordening in het onderzoeksverslag van Duff en Johnson en de ordening die zij hanteerden in hun staafdiagrammen, is beschreven in Bijlage 3.
Opsomming van geïdentificeerde categorieën waarbij N = 141:
1. Administrative / Directional 28 = 20 % van de 141 onderzochte referentieverzoeken 2. Fact Finding 20 = 14 % van de 141 onderzochte referentieverzoeken 3. Material Finding 13 = 9 % van de 141 onderzochte referentieverzoeken 4. Specific Form 12 = 9 % van de 141 onderzochte referentieverzoeken 5. Known Item 13 = 9 % van de 141 onderzochte referentieverzoeken.
6. Service Requests 34 = 24 % van de 141 onderzochte referentieverzoeken 7. Consultation 15 = 11 % van de 141 onderzochte referentieverzoeken 8. User Education 6 = 4 % van de 141 onderzochte referentieverzoeken De categorie “Administrative / Directional” betreft niet referentieverzoeken over gegevens die zich in archieven bevinden, maar over algemene informatie over de archieven zelf. De referentieverzoeken gaan bijvoorbeeld over de plaats waar archieven zich bevinden, of over de reglementen van de betreffende locatie.
Voorbeeld:
Ik heb begrepen dat ik bij uw archief terecht kan voor informatie over het verleden van mijn opa. Ik dien een kopie van zijn bidprentje en van mijn paspoort naar jullie te sturen, met een begeleidende brief.
Aan welke afdeling moet ik mijn brief sturen?
89 Zie Bijlage 3.
De categorie “Fact Finding” betreft referentieverzoeken met een gerichte, goed
geformuleerde vraag, die direct door de medewerker beantwoord kan worden. Dit is het enige criterium bij deze categorie.
Voorbeeld:
Ik zoek gegevens van de SS <YYYYYY>, gedurende de periode december<YYYY> of jan <YYYY>tot februari <YYYY>.
Het schip moest toen vanuit Djakarta - Indonesië in januari <YYYY> (of dec<YYYY>) vertrokken zijn.
De reis ging door het Suezkanaal naar Rotterdam – Nederland; aankomst, ik dacht, in de 2e week van februari <YYYY>.
Ik zit met de volgende vragen:
De exacte vertrekdatum uit Djakarta en de exacte aankomstdatum in Rotterdam?
Welke haven en/of pier in Rotterdam we afgemeerd waren?
Hoe en bij wie kan ik een kopie van de passagierslijst en logboekgegevens opvragen?
Kunt u mij tevens vertellen, waar en bij wie, ik meer kom te weten over de historie/geschiedenis van de SS <YYYYYY>?
P.S.: Ik was aan boord van de SS <YYYYYY> tijdens die overtocht van Djakarta naar Rotterdam.
De categorie “Material Finding” omvat referentieverzoeken naar specifieke gegevens. Voorbeeld:
Onderwerp: NICB informatie Lt JC <YYYYYY>
In samenwerking met de Sargeant Momorial Room, Public Library te Norfolk Virginia, USA, ben ik doende informatie in te winnen over een Nederlandse marineofficier die in Norfolk VA. begraven is.
In <YYYYYY> heeft het instructiecorvet de Zr MS "<YYYYYY>" een reis gemaakt naar GB en de USA. Tijdens het verblijf van het corvet in Norfolk VA is buitengewoon Lt. ter zee <YYYYYY> <YYYYYY> <YYYYYY> komen te overlijden, <YY> <YY> <YY> . Deze luitenant is met de nodige egard vanzijde de Amerikaanse Marine en lokale overheid begraven op een begraafplaats in deze stad. Men is daar nu doende te achterhalen waar exact. Vervolgens wil men hier een gedenkteken ( welke vorm is mij niet bekend) laten aanbrengen.
Nu is men uiteraard ook bezig het verhaal van zowel het schip als de betrokken Luitenant <YYYYYY> in kaart te brengen. Via het Ministerie van Defensie, NIMH heb ik naast enige informatie over het schip ook Uw adres gekregen.
Mijn verzoek aan U is of U voor mij enige informatie over deze officier en het schip heeft. Deze zal dan, vertaald, aan betrokken instanties in de USA worden verdergeleid.
Het bovenstaande voorbeeld past bij het eerste criterium van deze categorie. Hieronder vallen alle referentieverzoeken waarbij sprake is van een referentieverzoek over beschikbare
gegevens omtrent personen.
De categorie “Specific Form” bevat referentieverzoeken die niet gericht zijn op het
verkrijgen van specifieke gegevens, maar op een exacte groep gegevens. De cliënt omschrijft precies naar welke type gegevens hij of zij op zoek is. Het volgende voorbeeld voldoet aan het eerste van de twee criteria binnen deze categorie.
Voorbeeld:
Onderwerp: stamboomonderzoek
In verband met een stamboomonderzoek zou ik graag antwoord hebben op de volgende vraag:
<YYYYYY> <YYYYYY>, gedoopt <YYYYYY> <YY> <YY> <YY> woont in <YYYYYY> <YYYYYY> onder <YYYYYY>, bouwman, overleden
<YYYYYY> <YY> <YY> <YYYY>, huwt <YYYYYY> <YY> <YY> <YYYY>. Als ik bij U niet aan het goede adres ben kunt U mij dan door verwijzen naar een ander adres.
De vijfde categorie “Known Item” bevat specifieke referentieverzoeken naar bepaalde gegevens. De cliënt weet dat de gezochte informatie in een bepaald archief in de archiefinstelling bevindt, en dat het gezochte archief zich in de aangeschreven archiefinstelling bevindt. Dit voorbeeld illustreert het eerste criterium.
Voorbeeld:
Bij de rechtbank in Rotterdam heb ik contact gehad met mevr <YYYYYY>- <YYYYYY> van de sector Jeugd en Familie die mij toen der tijd de
archiefstukken ter beschikking heeft gesteld, maar zij heeft aangegeven dat deze stukken in het Nationaal Archief zijn opgenomen.(…)
De categorie “Service Requests” betreft onder andere verzoeken voor scans en/of verwijzingen. Het hiernavolgende voorbeeld is een illustratie van het eerste criterium,
namelijk: “Verzoek om het toezenden van (foto)kopieën, scans of informatiedragers die scans bevatten, of documenten”.
Voorbeeld:
De volgende bestelling is binnen gekomen: Persoonsgegevens Organisatie: <YYYYYY> Contact:---removed--- Geslacht: female Adres:---removed--- Postcode:---removed--- Stad: amsterdam
Email: --removed---@---removed---.org Telefoonnummer: <YYYYYY>
Land: <YYYYYY> Fax: <YYYYYY> Gegevens van bestelling
Foto nummer: http://beeldbank.nationaalarchief.nl/na:col1:dat246687 Afdruk formaat: tot_A3
Opmerkingen:
Het gaat om een spoedopdracht!
De categorie “Consultation” bevat referentieverzoeken die niet gericht zijn op het verkrijgen van gegevens, maar worden gesteld door cliënten die bijvoorbeeld verklarende gegevens zoeken.
Voorbeeld:
Onderwerp: Contact opnemen over vocopvarenden.nationaalarchief.nl Soort bericht: Vraag
Bericht:
Reden uit dienst: schip vergaan. Betekent dit dat de persoon dan ook overleden is?
Dit referentieverzoek is specifiek en gedetailleerd. De cliënt wil de exacte betekenis van een in het archief voorkomend woord weten. Dit is het eerste criterium binnen deze categorie.
De categorie “User Education” richt zich op referentieverzoeken die waren gesteld door cliënten die assistentie vroegen bij het opvragen van gegevens in archiefinstellingen. Zij gaven duidelijk aan dat zij graag bepaalde gegevens wilden verkrijgen maar niet wisten hoe zij te werk moesten gaan. Het volgende voorbeeld sluit aan bij het tweede criterium in deze categorie.
Voorbeeld:
Ik wil een onderzoek starten naar de voorouders van mijn schoonzus. Zij als Hindoestaanse in Suriname is geboren.
Ik heb wat gegevens van haar vader en haar opa maar veel meer niet. Ik heb geprobeerd te vinden waar ik moet beginnen maar kwam er nier echt uit.
Het enige wat ik denk dat juist is, is dat de Burgerlijke Stand van Suriname is te vinden bij het Nationaal Archief in Den Haag. De vader is van 1930 en de opa is van 1910.
Mijn vragen: Zijn er in Nederland persoonskaarten beschikbaar van in Suriname overleden mensen?
Is er bij het NA de mogelijkheid om te zoeken in de BS van Suriname? Oftewel: waar moet ik beginnen?
Deze hiernavolgende grafiek toont de onderzoeksresultaten voor het Nationaal Archief.
N = 141
Figuur Resultaten voor het onderzoek naar alle categorieën in referentieverzoeken gericht aan het Nationaal Archief
Onderzoek “Wanteds and Givens”
Veel van de referentieverzoeken gericht aan het Nationaal Archief betroffen
referentieverzoeken waarbij de cliënten aanvullende gegevens opvroegen, de zogenaamde “Wanteds”. Ter referentie leverde zij de informatie aan die zij al hadden, de zogenaamde “Givens”. Uit de categorie 'Material Finding' wordt het volgende voorbeeld gepresenteerd. Voorbeeld:
Beschikt Uw archief informatie over <YYYYYY YYYYYY>, geboren 10 april <YYYY> in <YYYYYY> en overleden op 14 februari <YYYY> te <YYYYYY>?
De man zou "fout" geweest zijn in de oorlog, daarvoor ook veroordeeld zijn, maar in de NIOD-zoeker is hij niet te vinden. Hij was na de oorlog
jarenlang docent aan de <YYYYYY> in <YYYYYY>; gisteren was er een leerlingenreünie en kwam hij ter sprake, maar niemand weet, wat er nu precies met hem aan de hand is geweest.
Het voorbeeld bevat de volgende metadata of gegevens elementen:
Deelreferentieverzoek 1:
Gevraagde gegevens (Wanteds) Aangeleverde gegevens (Givens)
Persoonlijke informatie NAW
Beroep
Geboortedatum Plaats
Sterftedatum Plaats
Type referentieverzoek: Material Finding
Deelreferentieverzoek 2:
Gevraagde gegevens (Wanteds) Aangeleverde gegevens (Givens)
Bibliografische vermelding NAW
Form, oorlogsverleden Form, naoorlogse berechting
Onderzoek “Resource Discovery Questions”
De door Duff en Johnson opgestelde categorieën zijn door hen nader onderzocht. In deze categorie, door hen “Resource Discovery” genoemd, werd aan de hand van de door de cliënt opgegeven metadata of gegevenselementen onderzocht naar welke gegevens de cliënt zocht. Deze gevraagde gegevens zijn ingedeeld in drie groepen. Sommige cliënten zochten algemene
informatie. Anderen waren op zoek naar gegevens van biografische aard. Tijdens mijn onderzoek bleek dat in de Resource Discovery referentieverzoeken gericht aan het Nationaal Archief nog enkele andere metadata of gegevenselementen konden worden onderkend. Deze nieuwe metadata of gegevenselementen zijn weergegeven in cursief in onderstaand schema. Coderingsschema voor onderzoek “Resource Discovery Questions”
Het gehanteerde coderingsschema is identiek aan het gelijke coderingsschema voor het relevante onderzoek van Duff en Johnson. Het coderingsschema is opgenomen in Bijlage 3.
N = 38
Figuur Resultaten voor het onderzoek in referentieverzoeken in de categorie “Resource Discovery Questions”
In de categorie ‘Form’ werd vaak gevraagd naar foto’s, bouwtekeningen en vergunningen. In de categorie ‘Onderwerp’ werd meestal biografische gegevens opgevraagd. In het
referentieverzoek werd vermeld bij welke oorlogshandelingen of strafrechtelijke processen de persoon of personen betrokken was geweest wiens gegevens waren opgegeven. Cliënten omschreven uitgebreid dat zij op zoek waren naar het antwoord op de vraag waar veel discussie of onzekerheid over was.
In de categorie ‘Gebeurtenis’ beschreven cliënten uitgebreid de context waarbinnen zich de gebeurtenis had afgespeeld. Sommige cliënten schreven dat zij gegevens zochten om een beter begrip van de gebeurtenis te krijgen. Ook waren er enkele cliënten die uitgebreid uitlegden dat zij een scriptie of een boek wilden schrijven over de gebeurtenis.
De categorie ‘Plaats’ had als opvallend onderzoeksresultaat het ontbreken van het opgeven van een plaatsnaam. In plaats daarvan gaven cliënten bijvoorbeeld de naam van het regiment op. Ook een aantal maal werd er gevraagd naar de naam van het schip terwijl de cliënten wel de plaats van vertrek en/of aankomst wisten te vermelden.
Wanneer cliënten de ‘Gebeurtenis’ opgaven, vermelden zij vaak op welke datum de gebeurtenis had plaatsgevonden. Deze cliënten waren veelal op zoek naar een foto of filmopname ervan.
Cliënten vermelden in hun verzoek vaak de naam van de persoon van wie zij andere gegevens zochten. Maar in 6% van deze drie groepen referentieverzoeken bevonden zich ook
referentieverzoeken van cliënten die de naam van de persoon wiens gegevens zij opvroegen niet vermelden. Het is onduidelijk of deze namen niet werden vermeld omdat de cliënten deze gegevens niet hadden.
Onderzoek “Service Request”
Onder de categorie “Service Requests” plaatsten Duff en Johnson alle verzoeken betreffende een fotokopie van het archiefstuk dat de door de cliënt opgevraagde gegevenselementen bevatte. Tien jaar later hadden cliënten van het Nationaal Archief de mogelijkheid om de archiefstukken die de gevraagde gegevens bevatte toegezonden te krijgen op een cd-rom. De referentieverzoeken omtrent het lenen van boeken, tijdschriften die werden onderzocht door de onderzoekers waren niet relevant voor het onderzoek in de e-mails met referentieverzoeken gestuurd aan het Nationaal Archief.91
Het coderingsschema voor het onderzoek “Service Requests”
Het gehanteerde coderingsschema is identiek aan het gelijke coderingsschema voor het relevante onderzoek van Duff en Johnson. Het coderingsschema is opgenomen in Bijlage 3.
N = 34
Figuur Resultaten voor het onderzoek in de categorie “Service Requests”
Ondanks de duidelijke gegevens die op de website van het Nationaal Archief in 2009 stonden vermeld, waren cliënten waarschijnlijk onzeker over de reproductie mogelijkheden die het Nationaal Archief aanbood. De cliënten die contact zochten per e-mail vroegen bijna altijd specifiek naar mogelijkheden om de door hen gevraagde gegevens te kunnen ontvangen bijvoorbeeld in de vorm van een fotokopie. Ook aangaande de kosten die waren gemoeid met het reproduceren van gegevens, hadden velen nog vragen. Daarentegen stelden de cliënten die gebruik maakten van het e-formulier geen vragen omtrent de mogelijkheden tot reproductie daar zij op het e-formulier een invulregel kregen waarin duidelijk werd vermeld dat alle kopieën werden opgestuurd op een cd-rom.
Het valt op dat de cliënten vooral de ‘Naam’ vermelde in hun referentieverzoek. Ook bleken de gedigitaliseerde inventarissen goed te zijn bestudeerd door hen. Naast de metadata ‘Naam’ werden deze gegevenselementen het meest vermeld. De metadata 'Datum', 'Vermelding' en 'Vorm' werden ongeveer even vaak opgegeven.
Onderzoek “Consultation”
Deze categorie referentieverzoeken betrof geen specifieke archieven of archiefstukken. De onderzoekers hebben deze referentieverzoeken in hun onderzoek samengebracht onder de noemer “Consultation”. Cliënten hadden uit de opsomming van archieven op de website van het Nationaal Archief niet het juiste archief kunnen vinden. Daarnaast waren sommige
cliënten ook onzeker of zij wel het juiste archief hadden gevonden. Ook vroegen enkele cliënten of het Nationaal Archief wel de juiste archiefinstelling was om deze
referentieverzoek te stellen.92 Deze categorie beslaat geen referentieverzoeken omtrent gegevens maar veelal verzoeken van cliënten die zich onzeker voelen bij welke
archiefinstellingen zij terechtkonden voor het antwoord op hun referentieverzoek. Daarnaast schrijven enkele cliënten dat zij geen kennis hebben van de wijze waarop archieven zijn gevormd.
Coderingsschema voor het onderzoek “Consultation”
Het gehanteerde coderingsschema is identiek aan het gelijke coderingsschema voor het relevante onderzoek van Duff en Johnson. Het coderingsschema is opgenomen in Bijlage 3.
N=15
Figuur Resultaten voor het onderzoek in de categorie” Consultation”
Het valt op dat de referentieverzoeken vooral een vraag om een 'Aanbeveling' bevatten. Vooral gegevens over het 'Onderwerp' van de betreffende referentieverzoeken worden het meest gevraagd. Referentieverzoeken omtrent 'Algemene informatie' komen veel minder
voor. Gegevens die worden gevraagd betreffende 'Gebeurtenissen', 'Plaats', 'Onderwerp' en 'Naam' worden in 33% van de referentieverzoeken gesteld.
Onderzoek “User Education”
Deze laatste categorie “User Education” betrof zes e-mails met referentieverzoeken. Sommige e-mails met referentieverzoeken die waren gestuurd aan het Nationaal Archief bevatten vage 'Givens' en 'Wanteds'. De cliënten konden niet duidelijk omschrijven welke metadata of gegevenselementen zij reeds kenden en ook niet welke gegevens zij zochten. Zes ingediende referentieverzoeken kregen in hun antwoord voorlichting van medewerkers van het Nationaal Archief. Soms werd het referentieverzoek ook intern doorgestuurd aan een andere medewerker.93
Het coderingsschema voor onderzoek “User Education”
Het gehanteerde coderingsschema is identiek aan het gelijke coderingsschema voor het relevante onderzoek van Duff en Johnson. Het coderingsschema is opgenomen in Bijlage 3.
N=6
Figuur Resultaten voor het onderzoek in de categorie “User Education”
Van de zes referentieverzoeken vielen er drie onder de 'Onduidelijke referentieverzoeken' en de andere drie onder de 'Algemene referentieverzoeken'. In de afwikkeling van deze
referentieverzoeken deden de medewerkers voorstellen waardoor zij hun referentieverzoek konden verbeteren.