6 Verklarende woordenlijst
Bijlage 1: Bewerken en opschonen moederbestand van het Nationaal Archief
Het Nationaal Archief stelde enige tijd geleden een moederbestand beschikbaar52. Het moederbestand omvat 51.07 9 pagina's. Er is alleen gewerkt in de kopie van het moederbestand53. Het onderzoeksbestand bestond uit e-mails en hun bijlagen. Enkele noodzakelijke bewerkingen werden al uitgevoerd voordat het onderzoeksbestand werd overgedragen aan de Universiteit van Amsterdam. Een van deze bewerkingen die al waren uitgevoerd bestond uit het versleutelen van de volledige bijlagen. Daarnaast werd in overeenstemming met de wet Bescherming Persoonsgegevens gegevens in de e-mails zelf versleuteld die konden leiden tot nog levende personen. De versleuteling was op twee manieren uitgevoerd. De belangrijkste versleuteling bestond uit het verwijderen van gegevens. In het onderstaande voorbeeld is deze actie weergegeven als “removed”. Deze verwijdering was uitgevoerd door de bewerkers van het moederbestand van het Nationaal Archief. De tweede wijze van versleutelen was uitgevoerd op de klassieke manier waarbij alle leestekens een ander symbool werden. Beide versleutelingen zijn in onderstaand voorbeeld weergegeven in de opmaak vet. Niet alle gegevens die konden leiden tot nog levende
personen waren versleuteld. Deze gegevens zijn nu alsnog versleuteld als <YYYYYYY>. Er is gekozen voor <YYYYYY> om te kunnen aangeven dat dat deze versleuteling door
Scheffer is uitgevoerd. De versleuteling in de definitieve onderzoeksversies van de te onderzoeken e-mails zijn versleuteld in navolging van de wijze waarop Duff en Johnson gegevens in de door hen gebruikte e-mails hadden versleuteld zoals getoond in hun
onderzoekspaper. Duff en Johnson gaven de versleuteling die zij hadden toegepast aan met
XXXXXXXXX.
Voorbeeld:
From "MAILER-DAEMON" Mon Mar 2 11:09:34 2009 From:---removed---
Subject: Bemanningslijst To:---removed---
Date: Mon, 02 Mar 2009 10:09:34 +0000
Message-Id: (...)
Content-Type: multipart/mixed;
boundary="--boundary-LibPST-iamunique-612194533_-_-" (...)
----boundary-LibPST-iamunique-612194533_-_- Content-Type: text/plain; charset="windows-1252"
Geachte---removed---
Wilt u voor reproductiebestellingen van overheidspublicaties contact opnemen met een wetenschappelijke bibliotheek, bijvoorbeeld de Koninklijke Bibliotheek www.kb.nl. Het Nationaal Archief maakt alleen reproducties van archiefstukken, niet van publicaties. 52 Het moederbestand is genoemd “2009.txt”.
53 De kopie van het moederbestand is gebruikt voor het bewerken van de onderzoekspool. Het is getiteld “NA_2009_0_Copie_moeder.txt.
Met Vriendelijke groet, ---removed---
---removed--- ---removed---
Reageren op deze mail? Geen nieuwe e-mail sturen maar de antwoordknop gebruiken! Answering this mail? Don't start a new e-mail. Use the reply button!
---Oorspronkelijk bericht--- Van:---removed---
Verzonden: vrijdag---removed--- Aan:---removed---
Onderwerp: e-mailformulier algemeen
Naam:---removed--- Voorletters: J. Geslacht: Man Adres:---removed--- Postcode:---removed--- Woonplaats: <YYY> Land: NL E-mail: j.vander.--removed---@---removed---.nl Bericht: Geachte---removed---
N.a.v. een gevonden lied over het verongelukken van de Zr.Ms. <YYY>54, zoek ik de bemanningslijst hiervan Volgens Dr.A.P.van Vliet, Dir.Ned.Inst. voor Militaire Historie, welke dit lied nog niet eerder is tegengekomen, staat deze lijst; volgens het tijdschrift "Alle Hens"
(juli/aug.(1981?) in de Staatscourant van woensdag---removed--- 162
Ik kom helaas niet verder in het nationaal archief dan enkel het artikel 2.12.34
En daar ik <YYY>55 woon is het voor mij lastig om 'even' langs te komen om in het archief te zoeken.
In de hoop dat u mij van dienst kunt zijn, hoogachtend, <YYY>56
54 College Bescherming Persoonsgegevens, De Tien Gouden Regels voor Onderzoek & Statistiek en Gegevensbescherming, regels 4 t/m 7 en 9.
College Bescherming Persoonsgegevens, CBP Richtsnoeren Actieve Openbaarmaking van
Persoonsgegevens, Consultatiedocument, p. 4 – 7, p. 9 en 10, paragraaf 1,paragraaf 2.4.2
Gedragscode voor Onderzoek en Statistiek, Gedragscode op basis van artikel 25 Wet bescherming
persoonsgegevens, College Bescherming Persoonsgegevens, hoofdstuk 23, 5 (lid 3), 6 (lid 2-1, 2-4, 3).
Wet bescherming persoonsgegevens, artikel 1, lid a, b, c, h en m. Artikelen 6 en 8, en 31
55 Ibidem 56 Ibidem
Archief liederen en gedichten
----boundary57-LibPST-iamunique-612194533_-_-
(...)
----boundary-LibPST-iamunique-612194533_-_---
Nadat de bijlagen en de gegevens in de e-mails die niet zouden worden gebruikt in deze onderzoeken waren verwijderd, bleek het onderzoeksbestand 2320 pagina's te omvatten.
Alle e-mails in het onderzoeksbestand werden voorzien van een nummer. Het onderzoeksbestand bleek 1866 e-mails met zoekvragen te bevatten.
Voorbeeld:
1528. From "MAILER-DAEMON" Mon Mar 2 11:09:34 2009
From:---removed--- Subject: Bemanningslijst To:---removed---
Date: Mon, 02 Mar 2009 10:09:34 +0000 Message-Id: (...)
Geachte---removed---
Wilt u voor reproductiebestellingen van overheidspublicaties contact opnemen met een wetenschappelijke bibliotheek, bijvoorbeeld de Koninklijke Bibliotheek www.kb.nl. Het Nationaal Archief maakt alleen reproducties van archiefstukken, niet van publicaties. Met Vriendelijke groet,
Reageren op deze mail? Geen nieuwe e-mail sturen maar de antwoordknop gebruiken! Answering this mail? Don't start a new e-mail. Use the reply button!
---Oorspronkelijk bericht--- Van:---removed---
Verzonden: vrijdag---removed--- Aan:---removed---
Onderwerp: e-mailformulier algemeen Naam:---removed--- Voorletters: J. Geslacht: Man Adres:---removed--- Postcode:---removed--- Woonplaats: <YYY> Land: NL
E-mail: j.vander.--removed---@---removed---.nl Bericht: Geachte---removed---
N.a.v. een gevonden lied over het verongelukken van de Zr.Ms. <YYY>58, zoek ik de bemanningslijst hiervan Volgens Dr.A.P.van Vliet, Dir.Ned.Inst. voor Militaire Historie, welke dit lied nog niet eerder is tegengekomen, staat deze lijst; volgens het tijdschrift "Alle Hens"
(juli/aug.(1981?) in de Staatscourant van woensdag---removed--- 162
Ik kom helaas niet verder in het nationaal archief dan enkel het artikel 2.12.34
En daar ik <YYY>59 woon is het voor mij lastig om 'even' langs te komen om in het archief te zoeken.
In de hoop dat u mij van dienst kunt zijn, hoogachtend, <YYY>60
Archief liederen en gedichten
De overgebleven e-mails konden worden ingedeeld in twee groepen. Sommige medewerkers van het Nationaal Archief schreven hun antwoorden op de zoekvragen in de oorspronkelijke e-mail. Deze wijze van werken zorgde ervoor dat deze e-mails ook kunnen worden
onderzocht voor het onderzoek betreffende het wel of niet beantwoorden van de zoekvraag. De tweede groep e-mails omvatte de andere e-mails die niet voldeden aan het
onderzoekscriterium. Sommige e-mails waren bijvoorbeeld niet aangewend om het antwoord op de e-mail te sturen aan de cliënt. Deze e-mails betroffen intern overleg tussen medewerkers van het Nationaal Archief. Andere e-mails bevatten alleen het antwoord op de zoekvraag gesteld door de cliënt. Deze laatste soort e-mails bevinden zich niet in het onderzoeksbestand. Daarnaast bleek het onderzoekbestand een reeks e-mails te bevatten waarin teveel gegevens waren versleuteld dan wel waren gewist. Ook deze e-mails zullen niet worden opgenomen in het onderzoek.
Voorbeeld:
1624. From "MAILER-DAEMON" Wed Mar 4 09:36:40 2009
From:---removed--- Subject:
To:---removed---
Date: Wed, 04 Mar 2009 08:36:40 +0000
Message-Id: <--removed---@---removed---.nationaalarchief.lan>
X-libpst-forensic-sender: /O=NATIONAAL ARCHIEF/OU=FIRST ADMINISTRATIVE GROUP/CN=RECIPIENTS/CN=INLICHTINGEN MIME-Version: 1.0 Content-Type: multipart/mixed; 58 Ibidem 59 Ibidem 60 Ibidem
boundary="--boundary-LibPST-iamunique-182052103_-_-" ----boundary-LibPST-iamunique-182052103_-_-
Content-Type: text/plain; charset="windows-1252"
Andere e-mails waren niet aan het Nationaal Archief gericht met zoekvragen omtrent gegevens in de archieven die onder het Nationaal Archief berusten. Deze e-mails betroffen vragen om objecten als gratis boeken of aanbiedingen. Het hierna getoonde voorbeeld betreft een verzoek om winkelwagenmuntjes.
Voorbeeld:
1573. From "MAILER-DAEMON" Tue Mar 3 13:50:25 2009
From:---removed--- Subject: FW: <YYY>61 To:---removed---
Date: Tue, 03 Mar 2009 12:50:25 +0000
Message-Id: <--removed---@---removed---.nationaalarchief.lan> Beste---removed---
Helaas, wij kunnen u niet aan het gevraagde materiaal helpen. Met Vriendelijke groet,
---removed--- Van:---removed--- Verzonden: maandag---removed--- Aan:---removed--- Onderwerp: <YYY>62 <YYY>63 <YYY>64 <YYY>65 Mijnheer, mevrouw
Ruim meer dan 25 jaar ben ik reeds werkzaam op een gemeentehuis Sinds een aantal jaren ben ik mij gaan toeleggen op het bezig zijn met mijn hobby te weten het verzamelen van metalen reclame paperclips zoals markclips en promoclips en het verzamelen van metalen winkelwagenmunten. Het liefste uiteraard van organisaties die direkt danwel indirekt bij de overheid en semie-overheid betrokken zijn.
Uw organisatie heeft wellicht ook zo´n reclame paperclip of winkelwagenmunt en misschien liggen er in een bureaulade een paar van deze fraaie dingen welke u zou kunnen missen. Ook reclameclipjes 61 Ibidem
62 Ibidem 63 Ibidem 64 Ibidem 65 Ibidem
van andere bedrijven zijn uiteraard van harte welkom.
Nu is mijn verzoek aan u of het wellicht mogelijk is dat u mij aub kunt helpen bij het uitbreiden van mijn verzameling.
Ik dank u bij voorbaat hartelijk voor uw medewerking. Met Vriendelijke groet,
---removed---
<YYY>66
Tijdens het nummeren van de onderzoeksbestand bleken e-mails meer dan eenmaal voor te komen.
Nadat de kopieën met elkaar waren vergeleken werden het tweede en verdere exemplaren verwijderd.
Voorbeeld:
1745. From "MAILER-DAEMON" Wed Mar 4 10:17:43 2009
From:---removed---
Subject: FW: NICB Lijst van archieven van kamerleden 1873-1879
De e-mails, nummers 1221, 1396 en 1745 waren identiek aan bovenstaande e-mail. Over de maand Maart 2009 werd door het Nationaal Archief een totaal van 318 e-mails ontvangen.
Na het verwijderen van dubbele e-mails in het onderzoeksbestand bleken er 314 unieke exemplaren met zoekvragen over te blijven. Uit deze e-mails werden 210 e-mails met
zoekvragen gebruikt voor onderzoek. De onderzoeksters hebben zes onderzoeken uitgevoerd in hun onderzoekspool. Deze zes onderzoeken van Duff en Johnson worden herhaald maar nu voor de onderzoekspools van het Nationaal Archief en het RHC Vecht en Venen.