6 Verklarende woordenlijst
Bijlage 5: De onderzoeken in referentieverzoeken door Duff en Johnson in het replicatie onderzoek voor het RHC Vecht en Venen
In deze bijlage worden de onderzoeken herhaald in de referentieverzoeken in de e-mails in de onderzoekspool over het eerste kwartaal van 2010 van het RHC Vecht en Venen te Breukelen. Daarna wordt verantwoording afgelegd voor de wijze van opschonen van de e-mails. In het navolgende deel worden de onderzoeken van Duff en Johnson die werden uitgevoerd op de referentieverzoeken in de opgeschoonde e-mails besproken. Tevens worden in deze bijlage de referentieverzoeken onderzocht en beschreven die niet onder de categorieën van Duff en Johnson vielen. Er wordt steeds verwezen naar de corresponderende deel in bijlage 3.
Het vooronderzoek
Het was niet mogelijk om het e-mailarchief voor de periode januari t/m maart 2009 te bestuderen. Het e-mailarchief voor 2009 was helaas al vernietigd. De periode januari t/m/ maart 2010 kon wel worden bestudeerd. In dit deel van het e-mailarchief bevinden zich 31 mails.
Onderzoek “Categories of Questions”
Het onderzoek van Duff en Johnson zoals hierboven beschreven werd gebruikt als model voor het onderzoek naar referentieverzoeken volgens het door de onderzoekers ontworpen schema bestaande uit acht categorieën.
Voor het onderzoek is gekeken naar de 31 e-mails gestuurd aan of door het RHC Vecht en Venen in de periode januari tot en met maart 2010. Na het verwijderen van de e-mails die alleen antwoorden bevatten (15 stuks) kwamen 16 e-mails in aanmerking voor het onderzoek. Na het verwijderen van de e-mails met referentieverzoeken die niet geschikt waren voor het onderzoek, bleven 16 e-mails met referentieverzoeken over die wel konden worden
betrokken in het onderzoek.
Als model en handleiding voor het navolgende onderzoek naar de categorieën gestelde referentieverzoeken diende het coderingsschema bestaande uit acht categorieën.94
Coderingsschema voor onderzoek “Categories of Questions”
Het gehanteerde coderingsschema is identiek aan het gelijke coderingsschema voor het relevante onderzoek van Duff en Johnson. Het coderingsschema is opgenomen in bijlage 3. Opsomming van geïdentificeerde categorieën waarbij N = 16:
1. Administrative / Directional 2 = 13 % van de 16 onderzochte referentieverzoeken 2. Fact Finding 3 = 19 % van de 16 onderzochte referentieverzoeken 3. Material Finding 1 = 6 % van de 16 onderzochte referentieverzoeken 4. Specific Form 1 = 6 % van de 16 onderzochte referentieverzoeken 5. Known Item 2 = 13 % van de 16 onderzochte referentieverzoeken 6. Service Requests 2 = 13 % van de 16 onderzochte referentieverzoeken 7. Consultation 4= 25 % van de 16 onderzochte referentieverzoeken 8. User Education 1 = 6 % van de 16 onderzochte referentieverzoeken
Voor iedere categorie werd als wijze van illustratie een voorbeeld van een referentieverzoek opgenomen.
Voorbeeld in de categorie 'Administrative / Directional'
Goedemiddag meneer/mevrouw <YYYYYY>
Welke inventarissen heeft uw archief zoal? Kan ik zelf zoeken naar informatie over <YYYYYY>?
Voorbeeld voor de categorie 'Fact Finding':
(…) dien ik hierbij een verzoek in om een uittreksel uit het geboorteregister. (…) Mijn naam: <YYYYYY> <YYYYYY> , geboren te Wilnes op <YY> <YYYYYY> <YYYY>. Mijn ouders waren <YYYYYY> <YYYYYY> en <YYYYYY> <YYYYYY
Voorbeeld in de categorie 'Material Finding':
Onderwerp: Informatie
Via internet heb ik onderstaande informatie gevonden.
Dit betreft de grootmoeder van mijn vrouw en weten inmiddels dat zij is getrouwd met <YYYYYY> <YYYYYY> geb. <YY>-<YY>-<YY> te <YY YYYYYY>. Ik ben al heel lang op zoek naar de huwelijksdatum/plaats van dit echtpaar alleen tot op heden zonder resultaat.
Kunt u mij helpen?
Voorbeeld voor de categorie 'Specific Form'
(…) verkrijgen van een kopie van een bouwvergunning van een kleine houten woning aan de <YYYYYY> te <YYYYYY>. Bouwjaar <YYYY>. Eigenaar/opdrachtgever dhr. <YYYYYY>. Het kadastrale numeer in <YYYY> was sectie <Y> nummer <YYYY>.
Voorbeeld in de categorie 'Known Item'
(…) naar het overlijden van mijn grootvader <YYYYYY> <YYY> <YYYYYY>. Hij is geboren in Waverveen op <YY>-<YY>-<YY> en hij trouwde op <YY>-<YY>-<YY> met <YYYYYY> <YYYYYY>
De categorie 'Service Requests' betreft scans en verwijzingen. Het hiernavolgende voorbeeld is een illustratie van het eerste criterium van de eerste categorie.
Voorbeeld:
Goede morgen,
graag wil ik tekeningen en overige informatie van <YYYYYY> 6
<YYYYYY> <YYYYYY>
Met vr. groet: <YYYY><YYYYYY> <YYYYYYYYYYY>
Voorbeeld in de categorie 'Consultations':
Beste <YYYYYY>,
Ik ben op zoek naar oude kaarten van <YY> <YYYYYY> <YYYYYY> (en <YYYYYY> van voor de oorlog, bij voorkeur zelfs uit de 19e eeuw. (…) graag wil ik bij je informeren welke kaarten uit welke jaren en op welke schaal beschikbaar zijn.
Voorbeeld voor de categorie 'User Education'
Ik ben op zoek naar het volgende
in de lijst van de tentoonstelling Op de Kaart <YYYYYY> komt een kaart voor (…) leek het mij leuk op deze kaart als illustratie te gebruiken. Is dit mogelijk?
Wat voor beeldmateriaal wordt er bewaard? (…) Misschien is ook iets anders, typisch <YYYYYY>, dat ik kan vermelden?
> <YYYYYY>.
De hiernavolgende diagram als wijze van illustratie van de onderzoeksresultaten werd overgenomen van het onderzoek van Duff en Johnson.
Deze wijze van illustreren van de onderzoeksresultaten werd uitgevoerd maar nu voor de categorieën referentieverzoeken gesteld in e-mails gestuurd aan de medewerkers van het RHC Vecht en Venen.
N=15
Figuur Resultaten voor het onderzoek naar alle categorieën in referentieverzoeken gericht aan het RHC
Onderzoek “Wanteds and Givens”
Ook aan het RHC Vecht en Venen werden e-mails met referentieverzoeken gestuurd waaruit blijkt dat de cliënten slechts weinig gegevens kenden, de “Givens”. Doordat allerlei metadata of gegevens betreffende een persoon of personen dan wel objecten niet bekend zijn, blijven cliënten zich allerlei vragen stellen. Het hiernavolgende voorbeeld betreft een
referentieverzoek omtrent gegevens die de cliënt al heel lang zocht, de “Wanteds”.
Gevraagde gegevens (Wanteds) Aangeleverde gegevens (Givens)
Persoonlijke informatie NAW
Geboortedatum Geboorteplaats Trouwdatum Trouwplaats
Ik ben nog steeds op zoek naar het overlijden van mijn voorvader <YYYYYY YYYYYY>. Hij is geboren in <YYYYYY> op <YY> <YY> <YYYY> en hij trouwde op <YY> <YY> <YYYY> met <YYYYYY YYYYYY>. Later trouwde hij op <YY> <YY> <YYYY> met <YYYYYY YYYYYY>.
Toen <YYYYYY> overleed op <YY> <YY> <YYYY> in
<YYYYYY> was <YYYYYY> er nog. Vermoedelijk is hij bij een van zijn kinderen gaan wonen en daar overleden.
Ik hoop dat u mij verder kunt helpen.
Deze referentieverzoek bevatte alleen een verzoek om persoonlijke metadata of gegevens. De cliënt was niet op zoek naar het beroep van de persoon wiens metadata of gegevens werden gezocht. De tweede groep referentieverzoekenbetreffende 'Bibliografische informatie' vermelding is hier niet van toepassing.
Onderzoek “Resource Discovery Questions”
Het onderzoek in de gericht aan het RHC Vecht en Venen werd ook nu weer uitgevoerd volgens de elementen die waren opgenomen in het coderingsschema voor het derde onderzoek. De cliënten waren op zoek naar aanvullende gegevens. Deze aanvullende
gegevens zouden zich in de archieven bevinden die worden verzorgd door het RHC Vecht en Venen. Een beschrijving van de archieven die zich op het RHC bevinden, werd aan het begin van deze bijlage en in paragraaf 4.1.6 gegeven. Gegevens die cliënten opvroegen, betroffen regionale archieven.
Coderingsschema voor onderzoek “Resource Discovery Questions”
Het gehanteerde coderingsschema is identiek aan het gelijke coderingsschema voor het relevante onderzoek van Duff en Johnson. Het coderingsschema is opgenomen in bijlage 3.
N = 4
Figuur Resource Discovery Questions zoals onderscheiden in het onderzoeksbestand van het RHC Vecht en Venen
In het onderzoek naar de categorie ‘Form’ gaven enkele cliënten gegevens op met het verzoek om aanvullende gegevens. Zij vroegen echter niet om een fotokopie van de archiefstukken zelf.
Ook nu weer beschreven cliënten de reden(en) voor hun vraag naar additionele gegevens. Vaak werd het ‘Onderwerp’ al vermeld voor de eigenlijke referentieverzoek werd opgegeven. In de categorie ‘Gebeurtenis’ valt op dat cliënten geen gegevens vroegen over gebeurtenissen die hadden plaatsgevonden in de fusiegemeenten. Enkele cliënten waren op zoek naar
gegevens over gebeurtenissen die betrekking hadden op familie evenementen.
De ‘Plaats’ werd altijd vermeld. Waarschijnlijk vermelden cliënten de plaatsnamen omdat zij op voorhand wisten dat de plaatsen in het verleden vaak zijn gefuseerd en de oude
plaatsnamen niet meer bestaan.
Omdat er door de cliënten geen gegevens werden gevraagd die meer licht konden kunnen werpen op gebeurtenissen, waren er ook geen referentieverzoeken voor datums.
Uit het onderzoek naar de gevraagde ‘Naam’ in de referentieverzoeken bleek dat cliënten altijd de naam konden vermelden in de opgegeven gegevens. Een enkele keer schreven zij dat de namen bekend waren door vooronderzoek.
Onder deze categorie de “Service Requests” plaatsten Duff en Johnson alle
referentieverzoeken betreffende een fotokopie van het archiefstuk dat de door de cliënt opgevraagde gegevenselementen bevatte. Het RHC verstuurde de gevraagde gegevens als fotokopie aan de cliënt. Daarnaast werden de gevraagde gegevens ook vaak vermeld in de antwoord e-mail.
Het coderingsschema voor het onderzoek “Service Requests”
Het gehanteerde coderingsschema is identiek aan het gelijke coderingsschema voor het relevante onderzoek van Duff en Johnson. Het coderingsschema is opgenomen in bijlage 3.
N = 2
Figuur Resultaten voor het onderzoek in referentieverzoeken in de categorie Service Requests
Cliënten waren in alle gevallen in staat om de naam te vermelden van de persoon wiens gegevens zij zochten. Sommige referentieverzoeken bevatten echter geen exacte data. Zij waren niet in staat deze te vermelden. Ook over de plaats waar personen hadden gewoond waren cliënten onzeker.
Onderzoek “Consultation”
Het eerste dat opvalt is dat de onderzoekers in hun onderzoeksverslag schrijven dat deze groep referentieverzoeken, de “Consultation”, juist niet een verzoek om gegevens bevatten. Veelal zijn cliënten onzeker of zij eigenlijk wel de archiefinstelling hebben gemaild waar het archief waar zij naar op zoek zijn zich bevindt.95
Het coderingsschema voor onderzoek “Consultation”
Het gehanteerde coderingsschema is identiek aan het gelijke coderingsschema voor het relevante onderzoek van Duff en Johnson. Het coderingsschema is opgenomen in bijlage 3.
N = 4
Figuur Resultaten voor het onderzoek in de categorie Consultation
Cliënten verzoeken meer om een 'Aanbeveling' dan om 'Algemene informatie'. De door hen gevraagde gegevens betroffen vooral referentieverzoeken omtrent de archiefinstelling waar zij gegevens kunnen opvragen betreffende 'Plaats', 'Onderwerp' en 'Datum' . In tegenstelling tot de onderzoeksresultaten van Duff en Johnson werden geen referentieverzoeken ingestuurd waarin een cliënt gegevens vroeg over een naam.
Onderzoek “User Education”
Over de laatste categorie “User Education” schreven de onderzoeksters dat de referentieverzoeken onbegrijpelijk waren geformuleerd. Deze e-mails met
referentieverzoeken die waren gestuurd aan het RHC bevatten verslagen van de cliënten over alle moeite die zij hadden moeten verrichtten om gegevens te vinden. Uit hun toelichting blijkt dat zij steeds werden doorverwezen. De meeste cliënten konden meestal precies omschrijven welke metadata of gegevenselementen zij reeds kenden en soms zelfs welke gegevens waar zij niet naar op zoek waren.
Het coderingsschema voor onderzoek “User Education”
Het gehanteerde coderingsschema is identiek aan het gelijke coderingsschema voor het relevante onderzoek van Duff en Johnson. Het coderingsschema is opgenomen in bijlage 3.
N = 2
Figuur Resultaten voor het onderzoek in de categorie User Education
Vooral cliënten die in het buitenland wonen, ondervinden problemen met het aanschrijven van de juiste archiefinstelling. Een voorbeeld is een cliënt die op zoek was naar de
'huwelijksdatum/plaats” van een familielid. De enige gegevens dat hij kon vermelden betroffen de geboortedatum en geboorteplaats van dit familielid. Ook de naam van het familielid liet hij na om te vermelden in zijn referentieverzoek.
Extra onderzoek “Overigen”
Op verzoek werden alle referentieonderzoeken die niet konden worden geïdentificeerd als zijnde behorende tot de acht categorieën van Duff en Johnson nader onderzocht. De resultaten van dit onderzoek zijn geplaatst onder de buiten categorie “Overigen”.
Enkele referentieverzoeken aan de medewerksters van het RHC zijn e-mails waarin de
referentieverzoeken niet meer voorkwamen. Cliënten zochten gegevens over tentoonstellingen die zouden worden gehouden op het RHC of op andere plekken in gemeenten. Een ander referentieverzoek betrof een landgoed in de omgeving. Echter de meeste referentieverzoeken betroffen gratis producten of objecten zoals het gratis kunnen verkrijgen van eerdere
publicaties, archiefstukken of hele dossiers van het RHC. Ook werden e-mails aangetroffen waarin wel de antwoorden van de medewerkers waren vermeld maar waar de
referentieverzoeken zelf ontbraken.
Het onderzoek naar de referentieverzoeken en andere verzoeken in de e-mails die werden gestuurd aan het RHC Vecht en Venen, en die niet konden worden geïdentificeerd in een van de categorieën die Duff en Johnson hadden opgesteld, zijn nader onderzocht. Deze verzoeken kunnen worden ondergebracht in de volgende rubrieken.
5.
Collegiale intervisie Intercollegiaal; Roddel.6.
Verzoeken van cliënten Sollicitaties; Vrijwilligerswerk;
Bezoekersnummers voor nieuwe bezoekers;
Aanbiedingen van producten anders dan scans van data; Voorbereiding allerhande teksten;
Financiële vragen;
Materiaal of opnamen voor opname in tijdschriften.
7.
Klachten van cliënten Geen antwoord op e-mail(s);
Websites of databases onbereikbaar; Vertraging spoedbestellingen.
8.
Internationale contacten Uitnodigingen conferenties; Indienen van papers;
Felicitaties.
9.
Geen referentieverzoek Inhoud onleesbaar, wel technische data.
10.
Overige Verhuisbericht;
Kennisgeving aan het Nationaal Archief over interessante website; Aanbod boek(en).
N = 16
Figuur Resultaten voor het onderzoek in referentieverzoeken in de categorie Overigen
Vele e-mails konden niet worden verwerkt in de onderzoeken. Deze e-mails bleken alleen antwoorden te bevatten die dus niet konden worden geplaatst in een van de acht categorieën ontworpen door Duff en Johnson.
Voorbeelden van referentieverzoeken aan de medewerk(st)ers van het RHC Vecht en Venen die niet relevant waren voor de onderzoeken zijn:
E-mails waarin de referentieverzoeken niet voorkwamen, alleen antwoorden op persoonlijk gestelde dan wel telefonisch gestelde referentieverzoeken voorkwamen. Ook de referentieverzoeken gesteld per brief vallen onder deze uitzonderingsgrond E-mails waarin wel de antwoorden van de medewerkers waren vermeld maar waar de
referentieverzoeken zelf ontbraken.
Zij bevatten geen referentieverzoeken maar de gegevens die door de medewerkers van het RHC waren gevonden in een archief. Ook al kon uit de antwoorden worden afgeleid wat de inhoud en formulering van het betreffende referentieverzoek was geweest, zijn deze
referentieverzoeken niet verwerkt in de onderzoeken van Duff en Johnson. Een ander referentieverzoek betrof het verzoek om een gewijzigd adres op te nemen.