De onderzoeken in referentieverzoeken ontworpen en uitgevoerd door Duff en Johnson, daarna gerepliceerd door Sacher-Flaat

Het vooronderzoek

Duff en Johnson hadden geen richtlijnen verstuurd. Zij wisten niet dus welke soorten referentieverzoeken in e-mails zouden worden ingestuurd. Uiteindelijk reageerden elf instellingen door een of meerdere e-mails met referentieverzoeken in te sturen. Het is

onduidelijk of er overzichten van referentieverzoeken werden opgestuurd. In totaal ontvingen Duff en Johnson 375 referentieverzoeken. Duff en Johnson schrijven in hun

onderzoeksverslag “(...) 375 questions were sent (..)”. Na onderling overleg besloten de onderzoekers om 14 referentieverzoeken af te wijzen voor hun onderzoek. Ook schrijven zij dat de 361 referentieverzoeken een totaal aantal van 392 “queries68_{” of referentieverzoeken} opleverden. Dit werd waarschijnlijk veroorzaakt doordat een aantal referentieverzoeken een of meer gedetailleerde (meervoudige) referentieverzoeken bevatten. De meervoudige referentieverzoeken, queries of “questions” werden niet verder onderzocht.

De vijf universiteiten die reageerden stuurden in totaal 144 e-mails die enkel- of meervoudige referentieverzoeken bevatten in. Er waren twee regionale archiefinstellingen die voor de bulk van de ingezonden e-mails met enkel- of meervoudige referentieverzoeken zorgden: 170 stuks. De drie overgebleven soorten archiefinstellingen waren verantwoordelijk voor een veel kleinere bijdrage aan de onderzoekspool. Een federaal archief droeg 22 e-mails met enkel- of meerdere referentieverzoeken bij aan het onderzoek. Twee gespecialiseerde

archiefinstellingen bleven niet ver achter, zij stuurden 18 e-mails met enkel- of meervoudige referentieverzoeken aan Duff en Johnson. Als laatste vermelden de onderzoeksters de bijdrage van een stadsarchief op 7 e-mails met enkel- of meerdere referentieverzoeken69_.

In tegenstelling tot Duff en Johnson die e-mails met referentieverzoeken ontvingen van elf organisaties worden in deze scriptie onderzoeken naar e-mails van twee Nederlandse archiefinstellingen uitgevoerd. De eerste archiefinstelling is het Nationaal Archief. Het doel van het werk van het Nationaal Archief wordt hierna beschreven. De regionale

archiefinstelling wordt vertegenwoordigd door het Regionaal Historisch Archief Vecht en Venen dat ook in een navolgende bijlage wordt beschreven.

De onderzoeker Sacher-Flaat identificeerde in totaal 116 via e-mail gestelde vragen aan de afdeling Inlichtingen van het Nationaal Archief in de periode van 1 tot 28 maart 2003. Sacher- Flaat onderkende dat slechts weinig e-mails naar “info@nationaalarchief.nl” werden gestuurd, en dat deze vragen werden gestuurd door middel van voor ontworpen formulieren vanaf de website van het Nationaal Archief. Sacher-Flaat beschrijft dat zij geen onderscheid kon

68 _{De term “query” kan worden vertaald met “vraag” of “selectie” in dit geval in een database. Duff en Johnson} gebruiken in hun paper ook termen als “question” en “reference question” voor “referentieverzoek” in een e- mail naar gegevens in een archief. De drie termen worden in de onderzoeksverslag door elkaar gebruikt. 69 _{Duff, Johnson, ‘A Virtual Expression of Need’, 47, 53-54.}

maken tussen beide communicatiemethoden, met als gevolg dat zij had besloten om de vragen van beide in haar onderzoeken mee te nemen70_.

Onderzoek “Categories of Questions”

In hun onderzoeksverslag beschrijven Duff en Johnson de methode van onderzoek die zij hebben gehanteerd. De onderzoekers hebben acht categorieën van referentieverzoeken onderkend. Iedere categorie omvat geïdentificeerde metadata of gegevenselementen71_{. Deze} metadata of gegevenselementen zijn samengebracht in het coderingsschema voor onderzoek “Categories of Questions” (zier hierna)72_.

Dit resulteerde in de groep van categorieën referentieverzoeken zoals opgesomd in paragraaf “Coderingsschema voor onderzoek “Alle categorieën”.

Coderingsschema voor onderzoek “Categories of Questions”

Samengevat kunnen de metadata, zoals onderkend door Duff en Johnson in hun onderzoek, worden ondergebracht in het volgende coderingsschema. Aan de hand van dit schema voor navolgend onderzoek werden dezelfde onderzoeken in de e-mails met referentieverzoeken, gestuurd aan het Nationaal Archief en het RHC Vecht en Venen, uitgevoerd. Echter, in 1999 was er bijvoorbeeld alleen sprake van verzoeken om fotokopieën terwijl in 2009 en 2010 cliënten verzochten om het toezenden van scans (zie categorie 1 Service Requests). Beide gegevensdragers werden opgenomen in het schema voor het onderzoek.

Coderingsschema voor onderzoek “Categories of Questions”:

3. Adminstrative / Directional

 Locatie van de archiefinstellingen en/of dependances;  Openingstijden;

 Kosten van het scannen van diverse objecten;

 De reglementen die in de betreffende archiefinstellingen gelden;

 De procedures die werden gehanteerd tijdens het proces vanaf de ontvangst van de e- mail met de referentieverzoek tot het kunnen presenteren van de gezochte metadata of gegevenselementen.

4. Fact Finding

 Het referentieverzoek van de cliënt voor een gericht antwoord op een gerichte, goed geformuleerde vraag, zonder dat de cliënt zelf wil zoeken naar de metadata of gegevenselementen

5. Material Finding

70 _{Sacher-Flaat, S., ‘De ontsluiting van archieven en de competentie van de gebruiker’ in: Thomassen, Th.,ed.,} Archiefgebruikers Consumenten van het verleden (Den Haag 2002-2003) 4-243 aldaar 180, 184.

71 _{Duff en Johnson, ‘A Virtual Expression of Need’ 48–51, 54–55.}

72 _{Dit coderingsschema werd ook gebruikt en verder verfijnd om de e-mails met referentieverzoeken van het}

 Bron(nen) betreffende personen;  Bron(nen) met gegevens over plaatsen;  Bron(nen) over bepaalde gebeurtenissen.

6. Specific Form

 De cliënt kan de type metadata of gegevenselementen exact omschrijven / opgeven;  De cliënt is zoek naar kleine, exacte groepen metadata of gegevenselementen.

7. Known Item

 Het referentieverzoek is gericht op metadata of gegevenselementen waarvan bekend is dat zij zich in een of meerdere archieven bevinden van de archiefinstelling aan wie de referentieverzoek is gericht.

8. Service Requests

 Verzoek om het toezenden van (foto)kopieën, in 2009 om het toezenden van scans of cd-roms die scans bevatten, van documenten;

 Verzoek om verwijzing naar het document of inventarisnummer;  Bestelling van een gewenst document.

9. Consultations

 De referentieverzoek is gedetailleerd en specifiek;

 De referentieverzoek is gericht aan een specifieke archivaris;

 De referentieverzoek is gericht op metadata of gegevenselementen uit een nader genoemd archief.

10. User Education

 Hulp van de medewerkers om de zoektocht te kunnen starten;

 Advies over de wijze van zoeken in de archieven van de archiefinstelling dan wel het zoeken in het archief dat de gezochte metadata of gegevenselementen zou kunnen bevatten.

Per categorie vermeldden Duff en Johnson een voorbeeld73_.

Categorie 1, de “Administrative / Directional questions”, betroffen referentieverzoeken om procedurele informatie. De verzoeken betreffen dus niet referentieverzoeken over metadata of gegevenselementen die zich in archieven bevinden. De referentieverzoeken gaan daarentegen over de plaats waar archieven zich bevinden. Daarnaast stellen cliënten vragen over de kosten van fotokopieën, openingstijden en telefoonnummers waarop de instelling bereikbaar is. Ook vragen over reglementen komen aan de orde. In dit voorbeeld is de cliënt niet alleen

geïnteresseerd in de voorwaarden voor het gebruik van een exemplaar van foto's maar stelt de cliënt ook een impliciete vraag over copyright.

Voorbeeld:

73 _{Deze wijze van illustreren van de onderzoeksresultaten werd overgenomen voor het beschrijven van het}

onderzoek in de referentieverzoeken die per e-mail werden gestuurd aan het Nationaal Archief en het RHC Vecht en Venen.

I would like more information on the photographs that the archives hold in Store [.] [C]an they be copied by someone visiting the archives? Can they be placed on someone's history and genealogy pages? With or without the Archives' permission as long as mention of the XXX is on the page?

De tweede categorie “Fact Finding” bevat verzoeken gerichte vragen voor metadata of gegevenselementen. De cliënten verzochten om een duidelijk antwoord op een specifieke vraag. Zij waren niet zelf bereid om onderzoek te verrichten. Ook verwachtten zij van de medewerkers van de instelling dat zij de gevraagde metadata of gegevenselementen, in wezen een antwoord, zouden kunnen presenteren.

Voorbeeld:

Kunt u voor mij het diploma opzoeken dat XXX XXXXXXX behaalde aan de Universiteit van XXXXXXXXXXXX in 1923? En daarnaast zou ik graag willen weten of hij in 1923 een XXXXXXX voor Rhodes was geweest? Hartelijk dank.

Categorie 3 betrof wat de onderzoekers “Material Finding” noemden. Er waren in totaal 67