6 Verklarende woordenlijst
Categorie 3 betrof wat de onderzoekers “Material Finding” noemden Er waren in totaal 67 verzoeken over de vraag of de betreffende archiefinstelling eigenlijk wel archieven had
waarin metadata of gegevenselementen over een bepaald persoon of een plek of een
gebeurtenis konden worden aangetroffen. Deze referentieverzoeken betroffen niet metadata of gegevenselementen in een archief. De referentieverzoekstellers hadden meestal al het idee dat zij aan de medewerkers van de juiste archiefinstelling hun vraag stelden. Vaak waren de cliënten in staat om gerichte metadata of gegevenselementen aan te leveren. Deze metadata of gegevenselementen waren nodig om het zoeken door de medewerkers te kunnen faciliteren. Voorbeeld:
I am doing some historical research on XXXXX-XXXX Community
College. I was wondering if you have any historical information on any of these schools. They opened in Vancouver in 1913 and in Victoria in 1913. They also owned and operated an aviation school in 1928-1930. If you have any info can you please e-mail me or call me. Thank you very much.
De vierde categorie is getiteld “Specific Form”. De onderzoekers hebben onder deze categorie de gerichte referentieverzoeken verzameld. De cliënt weet precies waar hij of zij naar op zoek is. De cliënt kan de referentieverzoek ook nauwkeurig omschrijven. De cliënt wil weten of de metadata of gegevenselementen die worden gezocht zich ook inderdaad in deze bepaalde instelling bevinden. Er wordt bijvoorbeeld gezocht naar metadata of
gegevenselementen over geboorte gezocht. Een ander voorbeeld dat Duff en Johnson vermelden zijn gegevens uit militaire dienst.
Voorbeeld:
Wilt u a.u.b. schrijven wie ik moet benaderen om kopieën aan te vragen van mijn XXXXX XXXXXX gegevens van militaire dienst. Ik heb de XXX. Hij was piloot gedurende de Tweede Wereldoorlog. Vanaf XXX XXXXXXXXX. Bij voorbaat dank.
Categorie 5, “Known Item”, omvat referentieverzoeken waarin de cliënt op zoek is naar een bekend item. De cliënt weet precies waar hij of zij naar op zoek is. Deze
referentieverzoeksteller wil alleen antwoord op de vraag of de gevraagde gegevens zich in een archief in deze instelling bevinden.
Voorbeeld:
Ik ben op zoek naar een exemplaar van een XXXXXXX'X tijdschrift uit 19 XXX 1962. Kunt mij helpen om het tijdschrift te vinden?
Onder categorie 6 “Service Requests” van het originele onderzoek van Duff en Johnson schaarden zij 106 referentieverzoeken. Deze categorie bestond uit verzoeken om een fotokopie of een verwijzing en bestelling van een document dat zich op een andere plaats bevindt. Als element binnen de referentieverzoek hebben de onderzoekers ontdekt dat het verzoek in de referentieverzoek bijna altijd werd geïllustreerd door een titel, een
inventarisnummer of een citaat waardoor het betreffende document en de gevraagde gegevens konden worden geïdentificeerd. In hun beschrijving refereren zij aan “(...) inter-library loan (…). In Nederland kennen wij geen systeem waarbij de bibliotheek gemeenschap ook
verantwoordelijk is voor het verzorgen en ter beschikking stellen van overheidsdocumenten in archieven. In het voorbeeld dat zij presenteren is sprake van “(...) land grants (..). In
Nederland, in tegenstelling tot Angelsaksische landen, vallen deze vergunningen onder het kopje “pacht- of verkoop van landvergunningen”.
Voorbeeld:
Ik was op zoek op uw website naar twee pachtvergunningen. Ik zou graag twee kopieën willen ontvangen. Dit zijn:
XXXXXXX XXXXXX, vol. 17, pagina 242, vergunning no. 788, NB registratie. Datum 1836/06/22; XXXXXX X XXXXXX, vol. 62, pagina 0, vergunning no. 10362, NB registratie. Datum 1862/06/17
Categorie 7, “Consultation” omvat alle consultatie referentieverzoeken. Deze
referentieverzoeken zijn voor een bepaalde archivaris bedoeld. Deze archivarissen stonden er om bekend dat zij gespecialiseerd waren in de inhoud van bepaalde archieven. Ook kon het voorkomen dat deze archivarissen een reputatie hadden dat zij grondige kennis had van een bepaald onderwerp. Als voorbeeld geven de onderzoekers de referentieverzoek van een cliënt of een bepaald archief ook gegevens bevatte over het onderwerp dat deze cliënt onderzocht.
Ook vroeg deze cliënt, indien de archiefinstelling geen archieven betreffende dit onderwerp bevatte, of instelling kon adviseren. Het advies dat werd gezocht betrof welke andere archieven deze gegevens mogelijk wel zouden kunnen bevatten.
Voorbeeld:
Ik ben een Italiaanse student aan de universiteit van XXXXX. Ik heb als onderwerp voor mijn dissertatie: de organisatie voor het sluiten van drinkgelegenheden te XXXXX'X XXXXXXXXX in de jaren 20 tot en met 30. Momenteel verblijf ik in XXXXXX en daar heb ik vele secundaire bronnen en bibliografieën ontdekt. Ik had het plan om te zoeken naar persoonlijke documenten van een activist van het WCTU die nog niet waren bestudeerd of niet volledig waren bestudeerd. Helaas heb ik in de instelling alleen rapporten, notulenboeken, agenda's gevonden en geen dagboeken, brieven enzovoorts.
Kunt u mij vertellen waar ik dit type documenten zou kunnen vinden en waar? Ik weet wel dat er waarschijnlijk materiaal te vinden over XXX XXXXXX in XXXX XXXXXX, en ook dat mevrouw XXXXXX XXXXXX een belangrijke spreekster is geweest. Denk u dat er over haar
gegevens zijn te vinden hier in XXXXXXX, in XXXXXX of in sommige delen van XXXXXX?
Bij voorbaat dank, en a.u.b., Ik blijf in XXXXXXX tot en met 1 XXX. Kunt u mij zo snel mogelijk terugmailen ?
De achtste categorie werd door Duff en Johnson betiteld als “User Education”. Hieronder werden alle referentieverzoeken geordend waaruit bleek dat de cliënt geen goed omschreven beschrijving kon geven van welke gegevens hij of zij zocht. Ook was uit de formulering van de referentieverzoek duidelijk dat de cliënt niet wist in welk archief of archiefinstelling de gegevens zich bevonden. Deze type referentieverzoeken werden door de onderzoekers omschreven als 'Hoe' of 'Op welke manier’ kunnen deze gegevens worden getraceerd. Ook referentieverzoeken waaruit bleek dat de cliënt wilden vernemen van de medewerkers van de archiefinstellingen op welke wijze zij of hij kon gaan zoeken, werden in deze categorie ondergebracht.
Voorbeeld:
Ik zoek informatie over mijn over-overgrootvader, die een ontdekkingsreis ondernam. Ook werkte hij op een boomstammensleep en was hij
betrokken bij de trek naar de goudvelden van XX in de tweede helft van de negentiende eeuw. Ik geloof dat hij degene was die het gebied rond XXXXXXXXXX XXX ontsloot gelegen bij XXXXXXXXX XXXXXX. Ik weet dat XXXX'X XXXX naar hem is vernoemd. Zijn naam is XXXXXXX XXXX
en hij is geboren ergens in de jaren 40 van de negentiende eeuw in XXXXX XXXXXX, XXX. Hij is bekend geworden doordat hij vaak bepaalde uitdrukkingen gebruikte.
Ik zou het zeer waarderen als u meer gegevens over hem kunt vinden. Ik zou ook naar uw instelling kunnen komen en ook zelf onderzoek kunnen uitvoeren.
N = 392
Figuur Resultaten voor het onderzoek in referentieverzoeken uitgevoerd door Duff en Johnson
Sacher-Flaat hanteerde in haar eerste onderzoek de acht categorieën die waren ontworpen door Duff en Johnson. Zij beschreef de categorieën en voegde voorbeelden toe74.
Sacher-Flaat gaf de onderzoeksresultaten weer in de volgende tabel: “Overzicht 1
---
Vraagcategorieën N=116
--- Categorie Aantal Relatief Onderzoek Duff en Johnson
Administrative/ 34 29% 11% Directional Material finding 19 16% 17% Consultation 19 16% 10% User education 15 13% 13% Service requests 9 8% 27% Fact finding 8 7% 10% Known item 7 6% 4% Specific form 5 4% 8%”75
Een aantal onderzoeksresultaten, zo constateert Sacher-Flaat, verschillen slechts weinig met de onderzoekresultaten van Duff en Johnson. Daarentegen, de onderzoeksresultaten van drie categorieën, Service Requests, Consultation en Administrative/Directional, verschillen significant met de onderzoekresultaten van Duff en Johnson. Sacher-Flaat beschrijft dat zij twee verklaringen kan opsommen. De eerste is de subjectieve beoordeling die werd toegepast bij het beoordelen van de referentieverzoeken. De tweede verklaring is dat er meer van dit type referentieverzoeken bij het Nationaal Archief waren ontvangen. Het bepalen van het aantal Service requests leverde een onoverkomelijk probleem op doordat formulieren etc. niet waren getotaliseerd en bewaard. Sacher-Flaat concludeerde dat ook de andere
onderzoeksresultaten op losse schroeven zijn komen te staan76.
Onderzoek “Wanteds and Givens”
Vervolgens analyseerden Duff en Johnson twee groepen gegevens. De eerste groep bestond uit de “Wanteds”, dat wil zeggen de gegevens die de cliënten zochten. Om de door hen verlangde gegevens te kunnen opvragen, diende de cliënt ook alle gegevens op te geven die
75 Ibidem, 187.
zij/hij reeds tot zijn beschikking had. Deze elementen noemde zij de “Givens”77. Dit onderzoek wordt in het hiernavolgende hoofdstuk beschreven en uitgevoerd.
De onderzoekers maakten gebruik van een deel van hun vorige onderzoek. De metadata of gegevens die de cliënten reeds hadden verzameld zoals een naam en een geboortedatum of een sterftedatum en die de cliënten konden produceren, werden door Duff en Johnson de “Wanteds”, de gezochte metadata of gegevens, genoemd. De cliënten hadden ook beschreven naar welke additionele gegevens zij nog op zoek waren. Daarnaast hadden cliënten
beschreven naar welke gegevens zij op zoek waren, de “Givens”. Uit eerder onderzoek was al naar voren gekomen dat referentieverzoeken met hun opgesomde metadata of gegevens en de gevraagde metadata of gegevens konden worden ondergebracht in groepen. Soortgelijke referentieverzoeken kunnen vervolgens volgens eenzelfde protocol worden beantwoord. Naast het categoriseren van metadata of gegevens in twee groepen, noteerden Duff en Johnson ook het soort referentieverzoek. De referentieverzoeken werden in voorafgaand onderzoek geordend en behandeld. Als voorbeeld werd een referentieverzoek uit de categorie “Material-Finding” gebruikt:
77 Het is, mijn inziens, begrijpelijker voor de lezer om niet steeds de vertaalslag te hoeven maken tussen de Engelse term zoals gebruikt door Duff en Johnson, en de Nederlandse vertaling van de betreffende term. De Engelse termen worden derhalve steeds gebruikt. Het gebruik van Nederlandse termen zou nog meer verwarring scheppen daar de onderzoekers Duff en Johnson voor één begrip ook vaak meerdere Engelse termen gebruikten. Een voorbeeld is het begrip 'Reference Question' dat op andere plaatsen in hun onderzoeksverslag ook 'Query', 'Request' of 'Question' wordt genoemd.
Onder de categorie 'Wanteds ' en 'Givens' vallen de volgende groepen metadata of gegevens: Type referentieverzoek: Material-Finding
Wanteds Givens
Persoonlijke gegevens Naam
Beroep Datum Plaats
Omdat het door hen gebruikte referentieverzoek meer dan een referentieverzoek bevatte, ontwierpen de onderzoeksters nog een tweede 'Gevraagd' en 'Aangeleverde metadata of gegevens'. Dit betrof metadata of gegevens die niet kunnen worden gerangschikt onder de vorige groep. Het betreft metadata of gegevens die iets vertellen over het leven en werk dat , in dit geval, de persoon heeft geleid.
Type referentieverzoek: Material-Finding
Wanteds Givens
Bibliografische citering Naam
Form afbeelding Form boek
De uitkomsten van hun methode van onderzoek illustreerden zij aan de hand van de volgende referentieverzoek.
Voorbeeld:
I would like some information on XXXX XXXXXXXX. A
photographer, a painter and a writer born in 1906. She lived in the XXXXXXX. I would like to know if you have any information concerning het life story, het photographs, paintings or any books that were published.
Het coderingsschema voor onderzoek “Wanteds and Givens”
De hierboven geschetste gegevenselementen, zoals onderkend door Duff en Johnson in hun onderzoek, werden uitgebreid in het volgende coderingsschema. Aan de hand van dit schema is onderzoek verricht in de e-mails met referentieverzoeken die waren gestuurd aan
medewerkers van het Nationaal Archief en het RHC Vecht en Venen. Type referentieverzoek: Material Finding
Gevraagde gegevens (Wanteds) Aangeleverde gegevens (Givens)
Persoonlijke informatie NAW
Beroep Datum Geboortedatum Plaats Trouwdatum Plaats Sterftedatum Plaats
Type referentieverzoek: Material Finding
Gevraagde gegevens (Wanteds) Aangeleverde gegevens (Givens)
Bibliografische informatie NAW
Form, gepubliceerde boektitels Form, (auto)biografieën Form, foto's
Form, films
Form, gepubliceerde artikelen Form, oorlogsverleden
In haar onderzoeksverslag beschrijft Sacher-Flaat de problemen die zij ondervond bij het verwerken van metadata in een database. Daarop besloot zij om metadata samen te voegen tot “verzameltermen”. Voorbeeld: Naam Persoon / personen Verenigingen Stichtingen Vennootschappen Overheidsorganisaties Beroep Bibliografische informatie Geboorte Voorouders Stamboom Emigratie / immigratie Oorlogsverleden Archiefstukken Publicatie Reproductie Datum Onderwerp en gebeurtenis Advies
In haar onderzoeksverslag schrijft Sacher-Flaat dat zij deze verzameltermen heeft gebruikt om de Wanteds te kunnen identificeren. Daarna beoordeelde zij deze verzameltermen op
frequentie. Alleen de vier meest voorkomende verzameltermen resulterende in de Givens, die zij heeft weergegeven in de hiernavolgende “Overzichten” per onderzoek78. Sacher-Flaat heeft geen voorbeelden van de door haar geïdentificeerde “Wanteds” en “Givens” toegevoegd. Derhalve kunnen de onderzoeksresultaten voor het tweede onderzoek van Duff en Johnson niet worden vergeleken met de onderzoeksresultaten van Sacher-Flaat.
Onderzoek “Resource Discovery Questions”
Het derde onderzoek van Duff en Johnson is een vervolg op onderzoek “Wanteds and Givens”. Nu werden referentieverzoeken geordend naar het type referentieverzoek. Aan de hand van de inventarisatie in onderzoek “Wanteds and Givens” kon in een verdeling worden gemaakt in de typen gegevens die cliënten zochten. In onderzoek “Resource Discovery
Questions”, werden de gegevenselementen in de referentieverzoeken onderzocht op welke
gegevens de cliënten reeds hadden verzameld en naar welke gegevens zij op zoek waren. In dit onderzoek werden zowel de opgegeven gegevens in kaart gebracht (Givens). Daarnaast werd door de onderzoeksters geanalyseerd welke gegevens werden gevraagd door de cliënten (Wanteds).De door cliënten vermelde gegevens werden nu gerelateerd aan de soort gegevens die zij opvroegen.
Duff en Johnson stellen dat per type referentieverzoek cliënten andersoortige gegevens opgeven (Givens). Hun referentieverzoek is dan ook een verzoek om andere gegevens (Wanteds). De onderzoeksters formuleerden zes categorieën van bij de cliënten bekende gegevens. Veelal waren cliënten geïnteresseerd in genealogische gegevens. Cliënten vermeldden namen, data, plaatsen en gebeurtenissen. Andere gegevens in sommige
referentieverzoeken behoren tot de groepen van algemene onderwerpen en form. De al eerder geïdentificeerde 'Wanteds' werden verder ingedeeld in drie categorieën. De eerste categorie 'Form' omvat alle gegevens betreffende het werkzame leven van de persoon wiens gegevens werden gevraagd. Onder de categorie 'Onderwerp' werden gevraagde gegevens geschaard als geschiedkundige perioden, landverhuizingen en juridische procedures. 'Gebeurtenis' omvatte onder andere benoemingen en openingen. Een omvangrijke categorie werd gevormd door referentieverzoeken naar datums. Voorbeelden zijn DTP gegevens, openingsdatums en afbraakdatums. De categorie 'Plaats' is een belangrijk gegeven (Givens) om de medewerker van de archiefinstellingen houvast te geven in welk(e) archieven of archief er dient te worden gezocht. De grootste categorie omvat de opgegeven gegevens omtrent de naam van het individu waar de cliënten verdere aanvullende gegevens over zoeken.
Duff en Johnson concludeerden uit hun onderzoek dat de 'Naam' in 99% van de
referentieverzoeken werd opgegeven door de cliënten. Terwijl cliënten wel bijna in ieder geval een naam opgaven, ontbraken de datums die relevant zouden kunnen zijn in een derde van de referentieverzoeken. Het viel de onderzoekers op dat in de referentieverzoeken uit hun onderzoeksbestand zelden werd gevraagd om gegevens over onderwerpen. Het was ook duidelijk dat in hun referentieverzoeken dat wanneer cliënten op zoek waren naar publicaties, foto’s van het gezochte onderwerp of andere afbeeldingen zij de gebeurtenissen omschreven. Echter wanneer cliënten op zoek waren naar meer biografische gegeven van een persoon, zij nooit naar gegevens over onderwerpen op zich vroegen. Cliënten die gegevens opvroegen over specifieke onderwerpen vermelden wel altijd naar welke form zij op zoek waren.79
Coderingsschema voor onderzoek “Resource Discovery Questions”
Duff en Johnson hadden de hiernavolgende metadata voor het derde onderzoek gehanteerd.
Vorm – Publicaties; – Afbeelding; – Geboortebewijs; – Pachtvergunning; Onderwerp – Geschiedkundige periode(n); – Landverhuizingen; Gebeurtenissen – Benoemingen; – Openingen. Plaats – Woonplaats;
– Plaats van geboorte; – Plaats van trouwen; Datum – Geboortedatum – Sterftedatum; – Publicatiedatum; Naam – Achternaam; – Voorna(a)m(en); – Instituutsnaam;
N = 110
Figuur “Resource Discovery Questions” zoals onderscheiden door Duff en Johnson
Sacher-Flaat tekent in haar onderzoeksverslag op dat zij “(…) twee subcategorieën namelijk waarin de vraagstellers vroegen om respectievelijk archiefstukken en biografische informatie. (…) mensen zochten het meest de termen, naam, datum, plaats en gebeurtenis. Deze givens kwamen elk 7 van de 9 keer voor. In iedere vraag kwam minimaal 1 van de givens voor. (…) Duff en Johnson hebben bij deze subcategorie zowel bij wanted als bij givens de term form (bij mij archiefstuk vermeld en vervolgens een te verwachten 100% score bij gevonden (…) In 10 van de 12 vraagstellingen werd naar een specifiek document of naar specifieke
documenttypen gevraagd.80”
De resultatentabel is als volgt: “Overzicht 2
---
Vraagcategorieën : Resource Discovery Questions (n= 31) Wanted: archiefstukken N=12
--- Giventerm Aantal Relatief
Naam 11 92%
Datum 8 67%
Onderwerp 5 42%
Gebeurtenis 3 25%”
Sacher-Flaat heeft twee soorten gegevens, “Form” en “General information” wel onderzocht maar niet beschreven dan we weergegeven in haar overzicht omdat haar onderzoeksresultaten overeenkwamen met die van Duff en Johnson. Uit de onderzoeksresultaten van Duff en Johnson blijkt dat veel cliënten alleen op zoek waren naar bijvoorbeeld een of meerdere namen en niet naar het bijbehorende archiefdocument. Hierdoor kunnen slechts vier van de zes metadata uit de onderzoeksresultaten van Duff en Johnson met elkaar worden vergeleken. Wanteds Duff en Johnson Sandra Sacher-Flaat
--- Name 99% 92% Date 60% 67% Subject 37% 42% Event 8% 25% Tabel 3.1
De percentages van drie van de vier metadata ontlopen elkaar niet significant. Alleen voor de metadata “Event” identificeerden Duff en Johnson beduidend minder voorkomens in de referentieverzoeken.
Onderzoek “Service Request Questions”
Nadat Duff en Johnson in hun voorafgaande onderzoeken eerst de type referentieverzoeken hadden geïnventariseerd in acht categorieën van referentieverzoeken, werden
referentieverzoeken uit drie van deze acht dieper geanalyseerd. In hun vervolgonderzoek onderscheidden de onderzoeksters twee soorten gegevens.
In dit vijfde onderzoek brengen Duff en Johnson in kaart welke gegevens cliënten opvroegen. Deze referentieverzoeken konden, hun inziens, worden gerelateerd aan de nieuwe
mogelijkheden van het internet. Deze “Service Requests Queries81” of ”– Questions”
betroffen referentieverzoeken van cliënten naar archiefstukken en of het mogelijk was voor de betreffende archiefinstelling om een fotokopie op te sturen.
Wanneer een instelling een website kon presenteren aan haar cliënten, dan vereenvoudigden de mogelijkheden voor de cliënt in hoge mate. Via de website konden cliënten immers zoeken naar de archieven die instellingen verzorgden. Cliënten hoefden niet meer naar de studiezalen van de betreffende instellingen af te reizen. Cliënten konden vanuit hun eigen omgeving de op de betreffende website gepresenteerde archieven en inventarissen bestuderen. Aan de hand van dit vooronderzoek, waren cliënten vervolgens in staat om hun zoekvragen in te sturen. Ook in 1999 werd grif van deze mogelijkheid gebruik gemaakt. In onze tijd wordt
correspondentie via e-mail, Whatsapp etc. als volkomen normaal beschouwd. Veel van ons kunnen zich niet voorstellen dat deze communicatiemiddelen recentelijk zijn ontstaan. Duff en Johnson onderzochten in hun vijfde onderzoek welke acties of diensten de cliënten vroegen van de medewerkers van een instelling. Zij waren dan ook van mening dat dit onderzoek niet echt in de rij van onderzoeken naar referentieverzoeken thuishoorde.
In de door hen onderzochte referentieverzoeken onderkenden de onderzoekers een reeks criteria of gegevenselementen. Zes van deze metadata of gegevenselementen kwamen in iedere referentieverzoek voor en namen zij op in hun onderzoek.
Een aantal metadata werden slechts zelden vermeld in de referentieverzoeken. Voorbeelden zijn plaats, archieven, onderwerp en de plaats of het archief waar het citaat uit het archiefstuk was gevonden. Dit was in slechts 10% van de onderzochte referentieverzoeken het geval. Ook concludeerden zij dat veel van de referentieverzoeken nauw samenhingen met de mate waarin de betreffende archiefinstelling een overzicht van aanwezige of beschikbare
archieven82 op hun website hadden geplaatst.
81 Service Request Questions kan worden vertaald met 'Dienstverlening met betrekking tot archiefstukken'. Het vragen naar bijvoorbeeld openingstijden, dat in wezen ook een vorm van dienstverlening is, werd door Duff en Johnson geschaard onder het laatste onderzoek “User Education”.
82 In hun onderzoeksverslag gebruiken Duff en Johnson de term “index”. In de “ A Glossary of Archival &