Vergelijking voor het onderzoek “Service Requests”

Onder deze categorie plaatsten Duff en Johnson alle referentieverzoeken betreffende een fotokopie van het archiefstuk dat de door de cliënt opgevraagde gegevens bevatte. Sacher- Flaat formuleerde in haar onderzoeksverslag dat zij een aantal bezwaren had geformuleerd tegen de aannames van Duff en Johnson. Deze bezwaren betroffen vooral de door Duff en Johnson geïdentificeerde metadata en de indeling in groepen van deze metadata. 47 _{In 2009}

45 _{Sacher-Flaat, ‘De ontsluiting van archieven en de competentie van de gebruiker’, 187 –188.} 46 _{Sacher-Flaat, ‘De ontsluiting van archieven en de competentie van de gebruiker’, 187}

47 _{Sacher-Flaat, ‘De ontsluiting van archieven en de competentie van de gebruiker’, 184. Zie ook bijlage 4} voor een gedetailleerde beschrijving.

kregen cliënten van het Nationaal Archief de mogelijkheid om de archiefstukken die de door hen opgevraagde gegevens bevatten toegezonden te krijgen op een cd-rom. De

referentieverzoeken omtrent het lenen van boeken en/of tijdschriften die werden onderzocht in 2009 waren niet relevant voor het onderzoek in de e-mails met referentieverzoeken gestuurd aan het Nationaal Archief.

Wanneer een instelling een website had waarmee cliënten konden zoeken naar gegevens in archieven en/of in contact konden treden met archiefmedewerkers of archivarissen, werd de drempel voor cliënten om zelfstandig te zoeken in archieven significant verlaagd. Cliënten hoefden niet meer naar de studiezalen van de betreffende instellingen af te reizen. Cliënten konden vanuit elke locatie op elk gewenst moment de op de betreffende website

gepresenteerde archieven en inventarissen bestuderen. Aan de hand van dit vooronderzoek, waren cliënten vervolgens in staat om hun zoekvragen in te sturen. Ook in 1999 werd veelvuldig van deze mogelijkheid gebruik gemaakt. In deze tijd wordt correspondentie via e- mail, Twitter, Whatsapp etc. als volkomen normaal beschouwd. Veel van ons kunnen zich niet voorstellen dat deze communicatiemiddelen recentelijk zijn ontstaan. Duff en Johnson onderzochten in hun onderzoek welke acties of diensten de cliënten vroegen van de

medewerkers van een instelling. Zij waren dan ook van mening dat dit onderzoek niet echt in de rij van onderzoeken naar referentieverzoeken thuishoorde.

In de door hen onderzochte referentieverzoeken onderkenden de onderzoekers een reeks criteria of gegevenselementen. Zes van deze metadata of gegevenselementen kwamen in iedere referentieverzoek voor en namen zij op in hun onderzoek.

Een aantal metadata werden slechts zelden vermeld in de referentieverzoeken. Voorbeelden zijn plaats, archieven, onderwerp en de plaats of het archief waar het citaat uit het archiefstuk was gevonden. Dit was in slechts 10% van de onderzochte referentieverzoeken het geval. Ook concludeerden zij dat veel van de referentieverzoeken nauw samenhingen met de mate waarin de betreffende archiefinstelling een overzicht van aanwezige of beschikbare

archieven48 _{op hun website hadden geplaatst.}

48 _{In hun onderzoeksverslag gebruiken Duff en Johnson de term “index”. In de “A Glossary of Archival &} Records Terminology” samengesteld door Pearce-Moses wordt 'index' omschreven als: “1. An ordered list of headings that points to relevant information in materials that are organized in a different order (...)”. De onderzoekers specificeren niet met een voorbeeld of zo'n 'index' bestaat uit een opsomming van de titels van archieven. Ook schreven zij niet of de betreffende archiefinstelling een opsomming van inventarissen op hun website toonden. Gezien de tijd die is verstreken tussen hun onderzoek en de twee recente onderzoeken is het

4.5.1 Coderingsschema voor het onderzoek “Service Requests”

Het coderingsschema voor dit onderzoek van Duff en Johnson omvatte de zes meest frequent voorkomende metadata. Andere metadata die slechts zelden voorkwamen in de

referentieverzoeken uit deze categorie, werden niet meegenomen in hun onderzoek. De metadata zijn: – Datum; – Naam; – Vermelding; – Vorm; – Titel; – Inventarisnummer;

De referentieverzoeken gestuurd in 1999, 2003 en 2009 werden onderzocht op drie nieuwe metadata, ‘Vermelding’, ‘Titel’ en ‘Inventarisnummer’.

4.5.2 Vergelijking voor het onderzoek “Service Requests”

Eerder in dit hoofdstuk werd beschreven dat de onderzoeker Sacher-Flaat een reeks bezwaren had geformuleerd tegen dit onderzoek van Duff en Johnson. Een aantal bezwaren betrof het onderzoek “Service Requests”, haar onderzoeksresultaten ontbreken dan ook in de

navolgende tabel.49 Duff en Johnson Sacher-Flaat Het Nationaal Archief Datum 21% 44% Naam 26% 79% Vermelding 50% 41% Vorm 66% 68% Titel 100% 44% Inventarisnummer 100% 53%

Tabel 3.4 Onderzoeksresultaten voor het onderzoek “Service Requests”

niet mogelijk de toenmalige situatie of referentieverzoeken te reconstrueren.

Bij de onderzoeksresultaten voor de metadata “Datum” valt op dat cliënten van het Nationaal Archief meer dan twee keer zo vaak op zoek waren naar dit gegeven dan de cliënten in de tijd van Duff en Johnson. Ook in het geval van de referentieverzoeken die waren ingestuurd door cliënten aan het Nationaal Archief blijkt dat deze wel gegevens konden vermelden maar dat deze gegevens vooral van secundair belang waren. Sommige cliënten kenden geen primaire gegevens zoals “Naam”. Een ander opvallend verschil in de onderzoeksresultaten is dat veel referentieverzoeken gericht aan het Nationaal Archief bijna drie keer zo vaak werd gevraagd om de naam ten opzichte van de onderzoeksresultaten van Duff en Johnson. Een ander opvallend verschil in de onderzoeksresultaten kan worden geconstateerd voor de metadata “Inventarisnummer” waaruit blijkt dat cliënten van het Nationaal Archief slechts in de helft van de referentieverzoeken op zoek waren naar een inventaris. Dankzij de vermelding van de titels van archieven op de website van het Nationaal Archief konden cliënten deze ook vermelden.

De cliënten van het Nationaal Archief lijken veel beter op de hoogte van waar een archiefstuk zich bevindt. Dit wordt waarschijnlijk veroorzaakt doordat op de website van het Nationaal Archief zich de gedigitaliseerde inventarissen bevinden.