Onderzoeksomgeving Duff en Johnson

Duff en Johnson richtten hun verzoek om e-mails in te zenden aan universiteiten, regionale archiefinstellingen maar ook aan een stadsarchief en twee gespecialiseerde

archiefinstellingen. Zij waren geïnteresseerd in de manier waarop cliënten die geen kennis hadden van de verschillende manieren waarop metadata of gegevens in archieven waren geordend, op zoek gingen naar antwoorden. Vóór 1999, het jaar van het onderzoek van Duff en Johnson, waren door andere onderzoekers aspecten onderzocht over de wijze waarop cliënten zochten. Enkele van deze papers behandelden vragen die waren gesteld aan

medewerkers van bibliotheken. Maar juist dit vraagstuk was nog niet eerder onderzocht. De extra stap die de onderzoekers verrichtten bestond uit het onderzoeken van de wijzen waarop cliënten gegevens zoeken. Daarnaast onderzochten zij welke metadata of gegevenselementen cliënten vermelden in hun poging nieuwe gegevens te verkrijgen. Voor hun onderzoeken concentreerden zij zich alleen op referentieverzoeken die per e-mail waren verstuurd aan archiefinstellingen.

De onderzoekers Duff en Johnson waren niet de eerste onderzoekers die zich verdiepten in de soorten gegevens die cliënten zochten. Zij analyseerden op hun beurt welke type

referentieverzoeken werden gesteld door cliënten. Dat deden zij door uit de

referentieverzoeken die werden gesteld in hun onderzoek drie elementen te selecteren. Het eerste element was het soort referentieverzoek dat was beschreven in de e-mails. Daarna wilden zij onderzoeken uit welke elementen de referentieverzoeken waren opgebouwd. Deze onderzoeken worden in dit hoofdstuk beschreven25_.

Drie26 _{van de door Duff en Johnson bestudeerde papers (twee onderzoeksverslagen en een} boek) worden hierna nader besproken. De onderzoekers Duff en Johnson hebben veel inspiratie gehaald uit deze onderzoeken.

Het oudste onderzoeksverslag van deze vier is van David Bearman. Hij publiceerde “User

Representation Language in Archives” in 1989. Zijn paper vangt aan met een vraag die ook

door andere archiefwetenschappers werd gesteld: “It has become painfully clear to me that

25 _{De onderzoeken werden ook uitgevoerd voor de referentieverzoeken in e-mails gestuurd aan het Nationaal} Archief (zie betreffende bijlage) en het RHC Vecht en Venen (zie betreffende bijlage).

one of the problems we are having in designing archives and museum information systems, is that we are not very sure of the use to which such systems are actually put.27_{”. Nadat Bearman} een oproep had gedaan, en 18 instellingen hadden toegezegd om mee te werken, zette hij een vragenlijst uit. Een deel van de vragen betrof de manieren waarop cliënten zochten. 36% van de enquêtevragen betroffen procedures en diensten. Deze vragen behandelden bijvoorbeeld de vestigingsplaats, openingstijden, faciliteiten en welke apparaten konden worden gebruikt door cliënten. Andere enquêtevragen betroffen vragen over gegevens die de cliënten zochten. Bearman deelde de referentieverzoeken op in drie groepen. De eerste groep werd gevormd door vragen die niet metadata of gegevens betroffen maar waren geconcentreerd rond de organisatie. Enkele voorbeelden zijn reglementen, service, toestemming voor onderzoek maar ook vragen aangaande roddels28_{. Deze vragen betroffen gegevens die geen deel uitmaakten} van de archieven zelf (“Organisatorische vragen”). De tweede groep werd gevormd door vragen aangaande procedures en dienstverlening29 _{(“Procedures en dienstverlening”). De} derde groep, bijna de helft van alle ingestuurde referentieverzoeken betroffen vragen omtrent gegevens. Te denken valt aan NAW, archiefnamen of -codes maar ook betreffende de media waarop gegevens waren opgeslagen30 _{(“Archieven”).}

Het volgende door Duff en Johnson bestudeerde werk, dat hier nader wordt besproken, is van D. Grogan. Hij had de jaren voorafgaande aan de periode waarin Duff en Johnson hun

onderzoeken uitvoerden veel onderzoeken betreffende cliënten, archivarissen en hun interactie onderzocht.. Dit resulteerde in schema's waarin hij behelsde een indeling voor “reference enquiries” die waren gesteld door bezoekers van bibliotheken. Ook al was het schema voor het categoriseren van referentieverzoeken ontworpen voor de bibliotheek omgeving, de geformuleerde categorieën waren desondanks toch goed bruikbaar als inspiratiebron en toepassing voor het onderzoek in een archiefomgeving.

Duff en Johnson stippen aan in hun onderzoeksverslag dat zij al vlug tot de ontdekking kwamen dat de groepen referentieverzoeken van Grogan toch niet voldeden aan de soort referentieverzoeken die zij hadden gedistilleerd uit de door archiefinstellingen ingestuurde e-

27 _{Bearman, D., ‘User Presentation Language’, Archives & Museum Informatics, Vol. 3, No. 4 (1989-1990)} aldaar 3-7.

28_{Bearman, User Presentation Language, 4.} 29_{Ibidem, 5.}

mails met referentieverzoeken. Een aantal van de categorieën zoals ontworpen door Grogan waren, zo concludeerden zij, ontoereikend om referentieverzoeken, gesteld aan

archiefinstellingen, een plaats in hun onderzoek te kunnen geven. Ook bleek dat vele referentieverzoeken niet in het schema van typen referentieverzoeken van Grogan konden worden geplaatst. Duff en Johnson vervingen daarop een aantal categorieën van Grogan door groepen die zij hadden ontworpen. Hun eerste groep omvatte nu referentieverzoeken van het type ”Administrative / Directive”, “Fact-Finding”, “Material-Finding” in navolging van Grogan. Categorieën als “Specific Form”, “Known Item”, “Service Request” en “User Education” waren nieuwe categorieën in hun onderzoek. Dit zijn de eerste vier categorieën die in het eerste onderzoek van Duff en Johnson aan bod kwamen en door hen werden gepresenteerd in hun onderzoeksverslag. De categorie “Fact Finding” die door Duff en Johnson meteen na de categorie “Administrative / Directional” werd gepresenteerd, is door hen verder uitgebreid. Deze categorie omvat gerichte referentieverzoeken omtrent

genealogische- of objectgegevens van de cliënt. De door Grogan geïdentificeerde categorie van “Research Enquiries” werd door Duff en Johnson “Consultation” genoemd. Een van de categorieën van Grogan, de “Mutable questions” en de “Residual Questions” werden door Duff en Johnson samengevoegd tot de laatste, achtste categorie genaamd “User Education”. Het laatste onderzoek, dat nader werd bestudeerd, werd uitgevoerd door Louise Gangon- Arguin. Zij en enkele anderen gingen ervan uit dat wanneer archieven waren beschreven in een standaard zoals ISAD(G)31 _{dat de cliënten zelfstandig konden zoeken naar gegevens in} archieven. Tot hun verbazing bleek dit niet waar te zijn, hetgeen bleek uit het verwerken van onder andere enquêtes. Het bleek dat de gegevens die cliënten als antwoord vonden, sterk afhingen van de kwaliteit van de inventarissen. Veel cliënten hadden daarna de hulp van medewerkers van de instelling nodig om de door hen gezochte gegevens te kunnen

verkrijgen32_{. Voordat zij een model voor onderzoek kon opstellen, heeft Gagnon-Arguin werk} van een aantal andere wetenschappers bestudeerd. Een van hen was Bearman. Zij onderzocht ongeveer 500 referentieverzoeken. Het eerste onderzoek betrof de behoeften van cliënten33 _en de hulp die zij vragen van medewerkers van een instelling.

31 _{ISAD (G) staat voor 'General International Standard Archival Description', 1994, 1999. Het omvatte onder} andere algemene regels voor archivistische beschrijvingen en bestond uit zesentwintig elementen. ISAD (G) Algemene Internationale Norm voor Archivistisch Beschrijven, www.ica.org

32 _{Gagnon-Arguin, L., ‘Les questions de recherche comme materiau de études des usages en vue du traitement} des archives’ Archivaria 26 (1997) aldaar 87–88.

33 _{Dit onderzoek is niet de scope van deze scriptie. Het zou echter een basis kunnen vormen voor nader} onderzoek onder cliënten.

Het tweede onderzoek betrof het onderbrengen van de referentieverzoeken in elf categorieën. Daarnaast onderzocht Gagnon-Arguin de referentieverzoeken op een dieper niveau. Ook enkele van deze gegevenselementen werden door Duff en Johnson onderzocht. Deze worden in de onderstaande vergelijkingstabel vergeleken met de acht groepen van Duff en Johnson in onderstaande tabel 3.1. Het derde onderzoek van de onderzoeker betrof het onderzoeken van de relatie tussen het soort referentieverzoeken en op welke plaats de gevraagde gegevens konden worden gevonden. Hiervoor werden de gegevenselementen vergeleken met inventarissen. Dat wil zeggen op het niveau van het archief, de serie, het dossier of het archiefstuk.34

Duff, Johnson Bearman _{Grogan Gagnon-} Arguin Administrative / Directional Organisatorische vragen; Proces en Dienstverlening Administrative /Directional 3.

Fact-Finding Archieven Fact-Finding Plaats, datum, tweede onderwerp, jurisprudentie, gebeurtenis Material- Finding Archieven 4. 5.

Specific Form Specific item 6. 7.

Known Item _8. Research

Inquiries Onderwerp, _{thema, plaats,} datum,

jurisprudentie, gebeurtenis Service Request Organisatorische

vragen

9. 10.

Consultation 11. 12. 13.

User Education Organisatorische vragen

Multable Enquiry Questions 14.

Tabel 3.1 Inventarisatie van bronnen toegepast door Duff en Johnson

Duff en Johnson beschreven in samenwerking met andere wetenschappers in twee verschillende papers welke vervolgonderzoeken konden worden uitgevoerd35_{. Deze} vervolgonderzoeken concentreren zich enerzijds op welke wijze studenten die archieven raadplegen, en anderzijds op archivarissen en historici door middel van het uitzetten van enquêtes. Het doel van Duff en Johnson was om aan de hand van de onderzoeksdata uit deze

35 _{Duff, Johnson, ‘Where is the List with All the names?’, Duff, Graig, Cherry, ‘Historians’ Use of} Archival Sources: Promises and Pitfals of the Digital Age’.

enquêtes conclusies te kunnen trekken hoe cliënten met diverse achtergronden en belangen, daadwerkelijk zoeken.

In de internationale archiefwereld en -wetenschap zijn de onderzoeken en de

onderzoeksresultaten van Duff en Johnson met grote interesse ontvangen en gevolgd. In Nederland paste de onderzoeker Sacher-Flaat de onderzoeksmethode van Duff en Johnson toe op referentieverzoeken die waren gericht aan het Nationaal Archief in 2003. Van de zes onderzoeken van Duff en Johnson heeft Sacher-Flaat er vijf uitgevoerd. Drie onderzoeken heeft zij geïllustreerd aan de hand van “Overzichten”. Voor een onderzoek heeft zij resultaatpercentages opgenomen in de tekst. Deze zijn verwerkt in de bijbehorende tabel. Voor het tweede onderzoek “Wanteds” en “Givens” zijn geen berekeningen uitgevoerd door Duff en Johnson en zo ook niet door Sacher-Flaat en in het onderzoek naar het Nationaal Archief in 2009.