Dé Winkel Peltweg 11 2349 ZC HOORN
Mevr. G. Smits Hoenstraat 2 2368 BD HOORN
Hoorn, 22 juli 2014
Alstublieft, uw persoonlijke uitnodiging voor de opening van ons nieuwe filiaal
Geachte mevrouw Smits,
Graag nodigen wij u, gewaardeerde klant, uit voor de opening van ons nieuwe filiaal.
U heeft het vast al gezien: vorige week is ons nieuwe filiaal geopend.
Om onze waardering naar u, als vast klant, uit te spreken, bent u van harte welkom om te komen kijken op onze speciale koopavond:
donderdag 31 juli van 18:30 tot 21.00 uur adres: Peltweg 11
Op deze avond krijgt u, op vertoon van deze uitnodiging, 30% korting op het gehele assortiment.
Wij zien u graag in onze nieuwe winkel. Meldt u zich van tevoren via Facebook aan, dan ligt er nog een verrassing voor u klaar.
Met vriendelijke groet, Inleiding
Kern
Slot
3.2 Uitnodiging schrijven
De uitnodiging schrijf je in drie fasen:
1. voorbereiding 2. uitvoering 3. reflectie
VOORBEREIDING
Voor je begint met schrijven, denk je na over de inhoud van je brief. Je kunt hiervoor
gebruikmaken van de 5 W-vragen en 1 H-vraag: wie, wat, waar, wanneer, waarom, hoe? Hierna worden deze vragen verder uitgewerkt.
Schrijf de antwoorden op deze vragen in steekwoorden op. Als je de brief gaat schrijven, werk je deze uit tot een goed lopende tekst.
WIE?
• Aan wie schrijf je de brief?
Wie nodig je uit?
• Namens wie schrijf je de brief?
Stuur je de uitnodiging vanuit je zelf of doe je het namens een bedrijf?
• Spreek je de lezer formeel of informeel aan? Dit is afhankelijk van de doelgroep:
- een commerciële uitnodiging voor klanten (business-to-business): formeel - een uitnodiging aan jonge klanten: een beetje populair, maar heel doordacht en
herkenbaar
- een uitnodiging aan collega’s in het bedrijf: (meestal) informeel, neutraal
WAT, WAAR EN WANNEER?
• Wat is het onderwerp van de brief?
Maak direct duidelijk dat de lezer ergens voor uitgenodigd wordt.
• Wat wil je hierover zeggen of vragen?
Vertel wat de gelegenheid is voor de uitnodiging. Vertel wat de lezer kan verwachten als hij komt.
Zorg ervoor dat de locatie, datum en tijd direct in het oog springen. Bijvoorbeeld door dit puntsgewijs op te noemen, of door het gebruik van kleuren en opvallende letters.
Voeg een routebeschrijving of plattegrond toe.
WAAROM?
• Waarom wordt de lezer uitgenodigd? Wat is jullie relatie?
• Waarom zou de lezer willen komen?
Wat is het belang van de lezer om te komen? Wat heeft hij eraan?
Schrijf een aansprekende kopregel (‘betreft’), zodat de lezer direct geprikkeld wordt. Gebruik eventueel een ‘P.S.’ onderaan de brief met een extra motivatie om te komen.
hoofdstuk
1
HOE?
• Hoe kan de lezer zich aanmelden?
Geef ook aan voor wanneer je een reactie verwacht.
• Hoe is de toon van de brief?
Pas je woordkeuze en aanspreektoon toe op de doelgroep.
UITVOERING
Werk nu de voorgaande punten uit tot een goed lopende en duidelijke brief. Gebruik het tekstmodel hieronder om je brief op de juiste manier op te bouwen.
Op de volgende pagina is de uitgewerkte voorbeeldbrief te zien.
VOORBEELD 8
Eigen naam Naam bedrijf Adres
Postcode en plaatsnaam Naam bedrijf
T.a.v. naam Adres
Postcode en plaatsnaam
Plaats, datum
Betreft: het onderwerp van je brief
Formele aanhef,
1 alinea: korte beschrijving waarvoor de lezer wordt uitgenodigd 2 à 3 alinea’s:
Toelichting op de gelegenheid voor de uitnodiging Informatie over tijd, plaats en datum
Inleiding Kern
VOORBEELD 9
Dé Winkel Peltweg 11 2349 ZC HOORN
je eigen gegevens en de bedrijfsnaam als je vanuit je bedrijf schrijft
1 witregel Mevr. G. Smits
Hoenstraat 2 2368 BD HOORN
gegevens van degene aan wie je de brief stuurt
2 witregels
Hoorn, 22 juli 2014 plaats – komma – datum
1 witregel Alstublieft, uw persoonlijke uitnodiging voor de opening van
ons nieuwe filiaal
het onderwerp van je brief
2 witregels
Geachte mevrouw Smits, formele aanhef – komma
1 witregel Graag nodigen wij u, gewaardeerde klant, uit voor de
opening van ons nieuwe filiaal.
Inleidende alinea: Beschrijf de aanleiding voor de klacht.
1 witregel U heeft het vast al gezien: vorige week is ons nieuwe filiaal
geopend. Om onze waardering naar u, als vast klant, uit te spreken, bent u van harte welkom om te komen kijken op onze speciale koopavond:
2 à 3 alinea’s: Beschrijf wat de klacht precies inhoudt, waardoor de klacht wordt veroorzaakt en wat de gevolgen zijn. Geef zo veel mogelijk informatie over wat er gebeurd is.
1 witregel donderdag 31 juli
van 18:30 tot 21.00 uur adres: Peltweg 11
1 witregel Op deze avond krijgt u, op vertoon van deze uitnodiging,
30% korting op het gehele assortiment.
1 witregel Wij zien u graag in onze nieuwe winkel. Meldt u zich van
tevoren via Facebook aan, dan ligt er nog een verrassing voor u klaar.
slotalinea: Beschrijf wat je wilt dat er met de klacht wordt gedaan, door wie en op welk termijn.
2 witregels
Met vriendelijke groet, formele afsluiting – komma,
je handtekening
hoofdstuk
1
REFLECTIE
Heb je je brief geschreven, dan lees je hem nog een keer door. Je kunt dan dingen aanpassen en verbeteren.
Kijk of de punten in de volgende tabel in je brief terug te vinden zijn.
Inhoud Check
Duidelijk wat de gebeurtenis is Ja / Nee
Duidelijk waarom de lezer uitgenodigd wordt. Ja / Nee
Duidelijk wat de lezer eraan heeft om te komen. Ja / Nee
Samenhang
Verbindingswoorden goed gebruikt. Ja / Nee
De tekst bevat een volgorde: inleiding, kern en slot. Ja / Nee
Verschillende alinea’s gemaakt. Ja / Nee
Afstemming op doel
De brief past bij het schrijfdoel. Ja / Nee
Je ziet meteen dat het om een uitnodiging gaat Ja / Nee
Afstemming op publiek
Aanspreekvorm is toegepast op de lezer (u, meneer, mevrouw). Ja / Nee
Toon is toegepast op de lezer (beleefdheidsvorm). Ja / Nee
Woordgebruik en woordenschat
Woordgebruik is gevarieerd. Dus niet steeds dezelfde woorden. Ja / Nee Lay-out
De brief heeft een aantrekkelijke lay-out. Ja / Nee
Alinea’s duidelijk te onderscheiden. Ja / Nee
Adres op de juiste plaats. Ja / Nee
Aanhef en afsluiting op de juiste plaats. Ja / Nee
Informatie over locatie, datum en tijd is in één oogopslag te zien. Ja / Nee Spelling, grammatica en leestekens
Woorden goed geschreven. Ja / Nee
Zinnen goed opgebouwd. Ja / Nee
Leestekens gebruikt waar nodig. Ja / Nee