Is het zinvol om de aanvraag in te dienen?
Heeft de ontheffingsaanvraag betrekking op een individueel, specifiek geval?*
(Een specifieke toepassingssituatie, specifieke werkzaamheden, een specifiek product, een specifiek bedrijf?)*
[Bolletjes staan voor keuzes]
Ja Nee
Gegevens aanvrager
KvK nummer*
Vestigingsnummer Vestiging opzoeken
Naam bedrijf/instelling*
Naam melder* Voorletters
tussenvoegsel Achternaam
Geslacht* < selecteer >
Postcode + huisnummer* huisnr toevoeging
Straatnaam*
Plaats*
Land* Nederland
Telefoonnummer contactpersoon E-mailadres
Locatie
Vinden de werkzaamheden op een andere locatie plaats dan het adres van de melder?*
Ja Nee
Velden met een * zijn verplicht
Bron: www.meldingen.inspectieszw.nl
hoofdstuk
2
1.2 Formulier invullen
Een formulier invullen doe je in drie fasen: voorbereiding, uitvoering en evaluatie.
VOORBEREIDING
Soms is een formulier zo klein dat je het direct kunt invullen. Bij een langer formulier kun je het beste eerst het formulier doornemen en de vijf W-vragen en één H-vraag beantwoorden:
wie, wat, waar, wanneer, waarom en hoe. De kans dat je verkeerde informatie invult, wordt daardoor kleiner.
WIE?
• Voor wie vul je het formulier in?
Wat voor bedrijf is het? Wat gaat het met je gegevens doen? Wat mag het allemaal van je weten?
• Namens wie vul je het formulier in?
Vul je het formulier in voor jezelf of voor het bedrijf waar je werkt?
WAT?
• Wat is het onderwerp van het formulier?
Is het een bestelling, een enquête, een inschrijfformulier enzovoort?
Als je weet waar het formulier over gaat, weet je ook ongeveer welke informatie er van je gevraagd gaat worden.
• Welke gegevens heb je nodig?
Zoek de benodigde informatie, zoals je IBAN-nummer, van tevoren op. Dan kun je in één keer het formulier invullen.
Denk van tevoren goed na over open vragen. Schrijf desnoods het antwoord eerst op een los vel papier.
Daarmee voorkom je dat je woorden of zinnen moet gaan doorstrepen in het formulier.
Begrijp je een vraag niet, kijk dan eerst in de toelichting, als die er is. Begrijp je de vraag dan nog niet? Dan kun je het bedrijf bellen en om uitleg vragen.
• Wat wil je toevoegen?
Soms wil je iets kwijt, maar is er geen vraag die hiernaar verwijst. Je kunt je opmerking dan vaak aan het eind toevoegen in het vak ‘Opmerkingen’.
WAAR?
WANNEER?
• Wanneer vul je het formulier in?
Sommige formulieren moet je vóór een bepaalde datum inleveren. Zoek dit van tevoren uit.
WAAROM?
• Waarom vul je het formulier in?
Wat is jouw doel? Vul je het formulier in omdat een bedrijf waar je solliciteert, dat van je vraagt? Of vul je een formulier in in een winkel, zodat je in het klantenbestand komt? De zorg waarmee je het formulier invult, hangt samen met het doel.
• Wat is het doel van de maker van het formulier?
Heeft de maker je gegevens nodig om je te kunnen helpen (bijvoorbeeld bij een
bestelformulier of een inschrijfformulier)? Of heeft hij je gegevens alleen nodig om je daarna reclame te kunnen sturen (bijvoorbeeld bij een commercieel onderzoek)? Denk goed na of je wilt dat het bedrijf al je gegevens heeft.
HOE?
• Hoe vul je een papieren formulier in?
Een papieren formulier vul je in met een blauwe of zwarte pen.
Meestal staat bovenaan het formulier wat je bij de antwoordhokjes moet doen: inkleuren of een kruisje zetten. Soms moet je iets doorstrepen of omcirkelen.
Schrijf netjes, zodat je antwoorden goed leesbaar zijn.
Schrijf je antwoorden in de daarvoor bestemde ruimte.
Soms staan er al gegevens voorgedrukt, zoals je naam en adres. Controleer dan of deze gegevens kloppen.
Soms hoef je gedeelten van een formulier niet in te vullen. Iemand anders vult deze gedeelten later in. Let op dat je in deze gedeelten niet schrijft. Je kunt ze herkennen aan een andere kleur of aan een kader.
Meestal moet je onderaan het formulier je handtekening zetten. Als je dit niet doet, is het formulier niet geldig.
• Hoe vul je een digitaal formulier in?
Vóór meerkeuzevragen staat een hokje of een bolletje. Bij het antwoord dat je kiest, klik je dit hokje of bolletje aan.
Soms krijg je een pop-upscherm, waarbij je uit verschillende antwoorden kunt kiezen.
Er zijn vaak verplichte en niet-verplichte velden. Als je de verplichte velden niet invult, kun je niet verder naar de volgende vraag of kun je het formulier niet insturen. Je krijgt dan een foutmelding, waarin de verplichte velden meestal rood worden.
Vaak moet je aan het eind een code overtypen. Er staan dan een paar cijfers en letters die een computerprogramma niet kan lezen. Zo wordt gecontroleerd of het formulier echt door iemand is ingevuld.
Vaak kun je ergens een account aanmaken. De volgende keer kun je dan met deze account inloggen. Je hoeft dan niet al je gegevens opnieuw in te voeren.
Soms moet je het formulier binnen een bepaalde tijd invullen. Als je er langer over doet, gaan je gegevens verloren en moet je opnieuw beginnen.
hoofdstuk
2
De volgende punten gelden voor papieren én digitale formulieren.
• Soms staat er een sterretje achter een vraag (*). Onderaan de vraag of onderaan het formulier staat dan nog een sterretje, met daarachter extra uitleg over deze vraag.
• Bij een datum staat vaak ‘(dd-mm-jjjj)’. Dat betekent dat je de dag en de maand in twee cijfers moet invullen en het jaar in vier cijfers. De datum ‘2 november 2016’ wordt dan
‘02-11-2016’. Bij een digitaal formulier komt er soms een pop-up met een kalender, waarin je de juiste datum kunt zoeken en aanklikken.
• Soms staat er naast ‘huisnummer’ ook nog ‘toevoeging’. Als je bijvoorbeeld op huisnummer 3B woont, vul je de B in bij ‘toevoeging’. Als je huisnummer geen toevoeging heeft, laat je dat vakje of die regel leeg.
UITVOERING
Als je alle gegevens bij elkaar hebt gezocht en hebt nagedacht over je antwoorden, kun je het formulier invullen.
EVALUATIE
Controleer na afloop altijd of je alles hebt ingevuld. Bij een digitaal formulier wordt meestal met rood aangegeven of je iets vergeten bent. Bij een papieren formulier moet je het zelf controleren.
2 Bericht met een instructie
2.1 Kenmerken
Een bericht met een instructie schrijf je bijvoorbeeld als je iets wilt uitleggen aan een collega die niet aanwezig is. In het bericht schrijf je dan wat je collega moet doen en op welke manier.
Zorg voor een kort en bondig bericht. Het moet direct duidelijk zijn wat de bedoeling is.
Voorbeelden zijn:
• je stuurt een bericht naar een vrijwilliger die mee gaat werken aan een evenement. In het bericht zet je hoe hij zich kan aanmelden.
• je voelt je niet lekker en gaat naar huis, maar je werk is nog niet klaar. Je vraagt je collega of hij wat taken van je kan overnemen. In je bericht leg je uit wat hij moet doen.
• er is een nieuwe koffiemachine geïnstalleerd en die werkt wat anders dan de vorige.
Je hangt een briefje op met uitleg, zodat je collega’s weten hoe ze koffie kunnen zetten.
Je kunt het bericht met de instructie op papier schrijven, maar je kunt het bijvoorbeeld ook per e-mail versturen. Hier zie je van allebei een voorbeeld.
Je kunt het bericht met de instructie op papier schrijven, maar je kunt het bijvoorbeeld ook per e-mail versturen. Hier zie je van allebei een voorbeeld.
VOORBEELD 3