Nederlands 2F. Release Malmberg, s-hertogenbosch

(1)

NEDERLANDS NEDERLANDS Theorie beroepsgerichte modules Theorie beroepsgerichte modules

2F

(2)

Nederlands 2F

Theorie beroepsgerichte modules - generiek

(3)

Inhoud

Hoofdstuk 1 Correspondentie

1 Verzoek om informatie 6

1.1 Opbouw en kenmerken 6

1.2 Verzoek om informatie schrijven 9

2 Klachtenbrief 14

2.2 Klachtenbrief schrijven 15

3 Uitnodiging 20

3.2 Uitnodiging schrijven 23

Hoofdstuk 2 Formulieren, aantekeningen en dergelijke

1 Formulier 28

1.1 Kenmerken 28

1.2 Formulier invullen 30

2 Bericht met een instructie 33

2.1 Kenmerken 33

2.2 Bericht met een instructie schrijven 35

3 Advertentie 37

3.1 Kenmerken 37

3.2 Advertentie opstellen 39

4 Aantekeningen 41

4.1 Kenmerken 41

4.2 Aantekeningen maken 42

Hoofdstuk 3 Functioneren

1 Werkhouding 45

1.1 Kenmerken 45

2 Functioneringsgesprek 46

2.2 Functioneringsgesprek voeren 48

3 Intervisie 51

3.1 Kenmerken 52

3.2 Aan een intervisie deelnemen 52

Hoofdstuk 4 Informatie uitwisselen

1 Zakelijk telefoongesprek 55

1.2 Zakelijk telefoongesprek voeren 57

2 Adviesgesprek 62

2.2 Adviesgesprek voeren 64

Hoofdstuk 5 Monoloog houden

1 Presentatie 69

1.1 Kenmerken en opbouw 69

1.2 Presentatie houden 71

(4)

Hoofdstuk 6 Overleg voeren

1 Werkoverleg 76

2 Vergadering 78

2.2 Aan een vergadering deelnemen 79

Hoofdstuk 7 Solliciteren

1 Voorbereiden op je sollicitatie 83 1.1 Oriënteren op de arbeidsmarkt 83

2 Sollicitatiebrief 84

2.2 Sollicitatiebrief schrijven 89

3 Curriculum vitae 92

3.2 Curriculum vitae opstellen 95 4 Sollicitatiegesprek 97

4.1 Sollicitatiegesprek voeren 99

Hoofdstuk 8 Verslagen, artikelen en dergelijke

1 Verslag 103

1.1 Kenmerken 103

1.2 Verslag schrijven 105

2 Gespreksverslag 108

2.1 Kenmerken 108

2.2 Gespreksverslag schrijven 109 3 Verslag van een werkoverleg 112

3.1 Kenmerken 112

3.2 Verslag van een werkoverleg schrijven 113

4 Artikel 116

4.1 Kenmerken 116

4.2 Artikel schrijven 118

Hoofdstuk 9 Zaken regelen

1 Klachtgesprek 122

1.2 Klachtengesprek voeren 124

2 Conflictgesprek 127

2.2 Conflictgesprek voeren 130

3 Slechtnieuwsgesprek 132

3.2 Slechtnieuwsgesprek voeren 134

(5)

Correspondentie Correspondentie

Theorie:

- Verzoek om informatie - Klachtenbrief

- Uitnodiging

Taalblokken

Taalblokken I Nederlands Nederlands Taalblokken Taalblokken I Nederlands Nederlands

2F 2F

Hoofdstuk 1

Hoofdstuk 1 Hoofdstuk 1 Hoofdstuk 1

(6)

1 Verzoek om informatie

1.1 Opbouw en kenmerken

Als je informatie nodig hebt van een bedrijf, kun je daar schriftelijk om vragen. Bijvoorbeeld:

• je hebt een advertentie gezien van een product en je wilt hier meer technische informatie over hebben;

• je wilt nieuwe producten in je winkel aanbieden en wilt daar eerst meer informatie over hebben;

• je wilt de keuken in je restaurant verbouwen en wilt hiervoor een prijsopgave hebben.

We noemen deze brief een ‘verzoek om informatie’. Hieronder zie je een voorbeeld.

VOORBEELD 1

Martens Kappers Kruisstraat 11 1234 XY DEN BOSCH Kappersproducten BV

T.a.v. de heer L. Slagers Postbus 254 5555 AA LEEUWARDEN

Den Bosch, 18 mei 2014

Betreft: verzoek informatie styling producten

Geachte heer Slagers,

In uw brochure van april 2014 las ik dat u een nieuwe lijn stylingproducten te koop aanbiedt.

In onze kapperszaak gebruiken we het merk XXL. We denken er al een tijd over om over te stappen op een ander merk, omdat we alleen met producten willen werken die niet op dieren getest zijn. Daarom zou ik graag meer informatie ontvangen over het nieuwe merk SML.

Ten eerste wil ik graag weten of SML dierproefvrij is. Verder hoor ik graag iets over de

(7)

Een verzoek om informatie is een formele brief. De brief heeft een inleiding, kern en slot.

Inleiding één alinea:

• korte omschrijving van het onderwerp of product waarover je informatie wilt hebben;

• eventueel een verwijzing naar de website of advertentie op basis waarvan je nadere informatie wilt hebben.

Kern

twee à drie alinea’s:

• waarover je informatie wilt;

• waarom je de informatie wilt hebben;

• wat je precies wilt weten.

Slot één alinea:

• omschrijving van wat je verwacht van het bedrijf.

KENMERKEN VAN DE TEKST:

• gericht op een goede relatie met de lezer;

• objectief en zakelijk;

• beleefd;

• duidelijke beschrijving van wat je van de lezer wilt en waarom;

• korte zinnen.

hoofdstuk

1

(8)

VOORBEELD 2

Martens Kappers Kruisstraat 11 1234 XY DEN BOSCH Kappersproducten BV T.a.v. de heer L. Slagers Postbus 254

5555 AA LEEUWARDEN

Den Bosch, 18 mei 2014

Betreft: verzoek informatie styling producten

Inleiding

Geachte heer Slagers,

In uw brochure van april 2014 las ik dat u een nieuwe lijn stylingproducten te koop aanbiedt.

In onze kapperszaak gebruiken we het merk XXL. We denken er al een tijd ver om over te stappen op een ander merk, omdat we alleen met producten willen werken die niet op dieren getest zijn. Daarom zou ik graag meer informatie ontvangen over het nieuwe merk SML.

Ten eerste wil ik graag weten of SML dierproefvrij is. Verder hoor ik graag iets over de verschillen tussen XXL en SML. Wat zijn de voordelen van SML ten opzichte van XXL?

Tot slot hoor ik graag welke aanbieding u ons als trouwe klant eventueel kunt doen om het nieuwe product uit te proberen.

Ik ontvang de gevraagde informatie graag van u per post op het bovenstaande adres.

Met vriendelijke groet, Kern

Slot

(9)

1.2 Verzoek om informatie schrijven

Het verzoek om informatie schrijf je in drie fasen:

1. voorbereiding 2. uitvoering 3. reflectie

VOORBEREIDING

Voor je begint met schrijven, denk je na over de inhoud van je brief. Je kunt hiervoor gebruikmaken van de vijf W-vragen en één H-vraag: wie, wat, waar, wanneer, waarom, hoe.

Hierna worden deze vragen verder uitgewerkt.

Schrijf de antwoorden op deze vragen in steekwoorden op. Als je de brief gaat schrijven, werk je de antwoorden uit tot een goedlopende tekst.

WIE?

• Aan wie schrijf je de brief?

Zoek uit wie, of welke afdeling, binnen het bedrijf verantwoordelijk is voor de informatie die je nodig hebt.

• Namens wie schrijf je de brief?

Schrijf je het verzoek voor jezelf of doe je het namens het bedrijf waarvoor je werkt? Bepaal wat je gebruikt als je over jezelf spreekt: ‘ik’ of ‘wij’. Houd dit de hele brief aan.

• Spreek je de ontvanger formeel of informeel aan?

Een verzoek om informatie is een formele brief, dus je spreekt de lezer formeel aan. Houd de aanspreekvorm de hele brief aan. Wissel ‘u’ dus niet af met ‘je’ en ‘jij’.

WAT?

• Wat is het onderwerp van de brief?

Je wilt informatie ontvangen over een bepaald onderwerp.

• Wat wil je hierover zeggen of vragen?

Geef zo duidelijk mogelijk aan wat je wilt weten, zodat de lezer je vraag goed kan beantwoorden. Bijvoorbeeld: kosten, levertijd, maten, kleur, datum, tijd, plaats, etc.

WAAR?

• Waar heb je over het onderwerp gehoord?

Vertel waar je over het onderwerp hebt gelezen of gehoord of waar je er iemand over hebt gesproken.

hoofdstuk

1

(10)

WANNEER?

• Wanneer heb je over het onderwerp gehoord?

Vertel wanneer je over het onderwerp hebt gelezen of gehoord of wanneer je er iemand over hebt gesproken.

• Wanneer wil je de informatie hebben?

Laat weten wanneer je de informatie verwacht of nodig hebt.

WAAROM?

• Waarom schrijf je de brief? Wat wil je met de informatie?

• Wat wil je bereiken met de brief? Oftewel: wat is je doel?

Je wilt de lezer zover krijgen dat hij jou de informatie geeft die je nodig hebt.

• Waarom zou de lezer de informatie delen?

Als jij de informatie nodig hebt voor je besluit of je een product koopt, is het in het belang van het bedrijf om je de informatie te geven.

HOE?

• Hoe wil je de informatie ontvangen?

Je kunt aangeven of je de informatie liever via een brief of een e-mail krijgt.

• Hoe motiveer je de lezer dat hij je de informatie geeft die je wilt?

Gebruik bijvoorbeeld een formulier dat of vragenlijst die de lezer kan invullen. Gebruik aansporende zinnen.

• Maak duidelijk wat de lezer eraan heeft om jou de informatie te verschaffen.

(11)

UITVOERING

Werk nu de voorgaande punten uit tot een goedlopende en duidelijke brief. Gebruik het tekstmodel hieronder om je brief op de juiste manier op te bouwen.

VOORBEELD 3 - MODELBRIEF

Eigen naam Naam bedrijf Adres

Postcode en plaatsnaam Naam bedrijf

T.a.v. naam Adres

Postcode en plaatsnaam Plaats, datum

Betreft: het onderwerp van je brief

Formele aanhef,

1 alinea: Korte omschrijving van het onderwerp of product waarover je informatie waarover je informatie wilt hebben.

2 à 3 alinea’s:

Waarover wil je informatie?Waarom wil je de informatie hebben?

Wat wil je precies weten?

1 alinea: Omschrijving van wat je verwacht van het bedrijf.

Formele afsluiting, Je handtekening, Je naam

Inleiding

Kern

Slot

hoofdstuk

1

(12)

Hieronder is de uitgewerkte voorbeeldbrief te zien.

Martens Kappers Kruisstraat 11 1234 XY DEN BOSCH

je eigen bedrijfs gegevens en de bedrijfsnaam als je vanuit je bedrijf schrijft

1 witregel Kappersproducten BV

T.a.v. de heer L. Slagers Postbus 254

5555 AA LEEUWARDEN

gegevens van degene aan wie je de brief stuurt

2 witregels

Den Bosch, 18 mei 2014 plaats – komma – datum

1 witregel

Betreft: verzoek informatie styling producten het onderwerp van je brief 2 witregels

Geachte heer Slagers, formele aanhef – komma

1 witregel In uw brochure van april 2014 las ik dat u een nieuwe lijn

stylingproducten te koop aanbiedt.

Inleidende alinea: beschrijf kort de aanleiding van je brief

1 witregel In onze kapperszaak gebruiken we het merk XXL. We

denken er al een tijd over om over te stappen op een ander merk, omdat we alleen met producten willen werken die niet op dieren getest zijn. Daarom zou ik graag meer informatie ontvangen over het nieuwe merk SML.

2 à 3 alinea’s: Licht toe waarover je informatie wilt, waarom je de informatie wilt hebben en wat je precies wilt weten.

1 witregel Ten eerste wil ik graag weten of SML dierproefvrij is. Verder

hoor ik graag iets over de verschillen tussen XXL en SML.

Wat zijn de voordelen van SML ten opzichte van XXL?

1 witregel

Tot slot hoor ik graag welke aanbieding u ons als trouwe Slotalinea: geef aan wat je

(13)

REFLECTIE

Heb je je brief geschreven, dan lees je hem nog een keer door. Je kunt dan nog dingen aanpassen en verbeteren.

Bekijk daarom of de punten in de volgende tabel in je brief terug te vinden zijn.

Inhoud Check

Duidelijk waarover je informatie wilt. Ja / Nee

Duidelijk waarom je informatie wilt. Ja / Nee

Duidelijk welke informatie je wilt. Ja / Nee

Goede en voldoende argumenten om de informatie te krijgen. Ja / Nee

Samenhang

Verbindingswoorden goed gebruikt. Ja / Nee

De tekst bevat een volgorde: inleiding, kern en slot. Ja / Nee

Verschillende alinea’s gemaakt. Ja / Nee

Afstemming op doel

De brief past bij het schrijfdoel. Ja / Nee

Afstemming op publiek

Aanspreekvorm is toegepast op de lezer (u, meneer, mevrouw). Ja / Nee

Toon is toegepast op de lezer (beleefdheidsvorm). Ja / Nee

Woordgebruik en woordenschat

Woordgebruik is gevarieerd. Dus niet steeds dezelfde woorden. Ja / Nee Lay-out

De brief heeft een aantrekkelijke lay-out. Ja / Nee

Alinea’s duidelijk te onderscheiden. Ja / Nee

Adres op de juiste plaats. Ja / Nee

Aanhef en afsluiting op de juiste plaats. Ja / Nee

Spelling, grammatica en leestekens

Woorden goed geschreven. Ja / Nee

Zinnen goed opgebouwd. Ja / Nee

Leestekens gebruikt waar nodig. Ja / Nee

Hoofdletters gebruikt waar nodig. Ja / Nee

Vul de punten aan die nog niet in je brief terug te vinden zijn. Verbeter spelfouten, fouten in leestekens en fouten in zinsopbouw. Na het herschrijven van je brief kijk je nog eens of hij goed is. Je kunt je brief ook nog eens door iemand anders laten lezen.

hoofdstuk

1

(14)

2 Klachtenbrief

2.1 Opbouw en kenmerken

Als je ergens een klacht over hebt, moet je dat vaak schriftelijk doorgeven. Je schrijft dan een klachtenbrief. De klacht kan bijvoorbeeld gaan over een product, een dienst of een

gebeurtenis. Hieronder zie je een voorbeeld van een klachtenbrief.

VOORBEELD 4

M.J. Hageman Hoogstraat 11 1234 XY GRONINGEN Kwaliteitshotels BV Afdeling klantenservice Postbus 111

5555 AA BREDA

Groningen, 18 januari 2014 Betreft: klacht overnachting

Geachte heer, mevrouw,

In de nacht van 12 op 13 januari heb ik met twee collega’s in uw hotel overnacht.

Wij hebben ’s nachts geen oog dicht gedaan, wegens het enorme kabaal in uw hotel.

Volgens uw informatie is uw hotel uitermate geschikt voor zakenmensen. Dat was tijdens ons verblijf absoluut niet het geval!

We verbleven in uw hotel, omdat we die dagen een congres in Breda bezochten.

Omdat het een vermoeiend congres was, was een goede nachtrust voor ons van belang.

We gingen ’s avonds rond tien uur naar het hotel om te slapen. Maar in het hotel vonden tot ’s avonds laat fi lmopnames plaats, waarbij duidelijk geen rekening werd gehouden met het tijdstip van de dag. Er was veel lawaai op de gang door gesleep van attributen en door luid gepraat van mensen.

(15)

Een klachtenbrief is een formele brief. De brief heeft een inleiding, kern en slot.

• korte weergave van je klacht;

• doel van je brief.

Kern

• gedetailleerde klachtomschrijving, inclusief gevolgen van wat er gebeurd is;

• voorstel voor realistische oplossing (waar beide partijen zich in kunnen vinden).

• omschrijving van wat je verwacht van het bedrijf;

• aangeven wanneer je een reactie of oplossing verwacht;

• eventueel de stappen die je overweegt als de klacht niet opgelost wordt binnen de termijn.

• gericht op een goede relatie met de lezer;

• objectief en zakelijk;

• beleefd;

• duidelijke beschrijving van wat je van de lezer wilt en waarom;

• korte zinnen.

Bewaar ook een exemplaar van de brief voor jezelf.

2.2 Klachtenbrief schrijven

De klachtenbrief schrijf je in drie fasen:

VOORBEREIDING

Voor je begint met schrijven, denk je na over de inhoud van je brief. Je kunt hiervoor gebruikmaken van de vijf W-vragen en één H-vraag: wie, wat, waar, wanneer, waarom, hoe.

Schrijf de antwoorden op deze vragen in steekwoorden op. Als je de brief gaat schrijven, werk je de antwoorden uit tot een goedlopende tekst.

WIE?

Zoek uit wie, of welke afdeling, binnen het bedrijf verantwoordelijk is voor klachten.

Schrijf je de klacht vanuit jezelf of doe je dit namens het bedrijf waar je werkt?

• Spreek je de ontvanger formeel of informeel aan? Een klachtenbrief is formeel.

hoofdstuk

1

(16)

WAT, WAAR EN WANNEER?

Waar gaat de klacht over, wat is er fout gegaan?

Leg duidelijk uit wat er gebeurd is. Geef zo veel mogelijk details, zoals tijd, datum, plaats, wie erbij was, etc.

• Wat zal de lezer erover zeggen of vragen?

Bedenk wat hij nodig heeft om je klacht op te kunnen lossen en schrijf al zo veel mogelijk in je brief.

Hij of zijn bedrijf heeft de fout gemaakt. Als het goed is, is hij blij dat je de klacht meldt, omdat hij zo zijn dienst kan verbeteren. Wees wel duidelijk. Als je onbeleefd wordt en gaat schelden, zal hij alleen in de verdediging schieten en je niet tegemoet willen komen.

WAAROM?

• Waarom schrijf je de brief?

Wat wil je bereiken met de brief? Oftewel: wat is je doel?

Wat wil je? Opheldering van een probleem, je gelijk halen, snelle levering van een dienst, een schadevergoeding?

Houd je eisen reëel, zodat het bedrijf er serieus op in kan gaan. Een beetje overvragen mag wel, het is ten slotte een onderhandelingsproces. Maar overdrijf niet.

• Vraag je ook af wat het doel van de lezer is.

De lezer van de brief wil tevreden klanten. Hij wil het probleem dus ook zo goed mogelijk afhandelen.

Als jij aangeeft wanneer je tevreden bent, is het voor hem makkelijker om je klacht af te handelen.

HOE?

• Hoe kan de klacht opgelost worden?

Geef zelf aan wat je tevreden zou stellen, zodat het bedrijf daaraan kan proberen te voldoen.

Geef ook aan wanneer je een reactie verwacht en welke stappen je onderneemt als een reactie uitblijft.

(17)

UITVOERING

Werk nu de voorgaande punten uit tot een goedlopende en duidelijke brief. Gebruik het tekstmodel hieronder om je brief op de juiste manier op te bouwen.

Op de volgende pagina is de uitgewerkte voorbeeldbrief te zien.

T.a.v. naam Adres

Postcode en plaatsnaam Plaats, datum

Formele aanhef,

1 alinea: Korte weergave van je klacht 2 à 3 alinea’s:

Gedetailleerde klachtomschrijving inclusief gevolgen Voorstel voor realistische oplossing

1 alinea: Omschrijving van wat je verwacht van het bedrijf Datum wanneer je een reactie of oplossing verwacht

Eventueel de stappen die je overweegt als de klacht niet opgelost wordt binnen de termijn

Formele afsluiting, Je handtekening, Je naam

Inleiding Kern

Slot

hoofdstuk

1

(18)

M.J. Hageman Hoogstraat 11 1234 XY GRONINGEN

je eigen gegevens en de bedrijfsnaam als je vanuit je bedrijf schrijft

1 witregel Kwaliteitshotels BV

Afdeling klantenservice Postbus 111

5555 AA BREDA

2 witregels

Groningen, 18 januari 2014 plaats – komma – datum

1 witregel

Betreft: klacht overnachting het onderwerp van je brief

2 witregels

Geachte heer, mevrouw, formele aanhef – komma

1 witregel In de nacht van 12 op 13 januari heb ik met twee collega’s

in uw hotel overnacht. Wij hebben ’s nachts geen oog dicht gedaan, wegens het enorme kabaal in uw hotel.

Volgens uw informatie is uw hotel uitermate geschikt voor zakenmensen. Dat was tijdens ons verblijf absoluut niet het geval!

Inleidende alinea: Beschrijf de aanleiding voor de klacht.

1 witregel We verbleven in uw hotel, omdat we die dagen een congres

in Breda bezochten. Omdat het een vermoeiend congres was, was een goede nachtrust voor ons van belang. We gingen ’s avonds rond tien uur naar het hotel om te slapen.

Maar in het hotel vonden tot ’s avonds laat filmopnames plaats, waarbij duidelijk geen rekening werd gehouden met het tijdstip van de dag. Er was veel lawaai op de gang door gesleep van attributen en door luid gepraat van mensen.

2 à 3 alinea’s: Beschrijf wat de klacht precies inhoudt, waardoor de klacht wordt veroorzaakt en wat de gevolgen zijn. Geef zo veel mogelijk informatie over wat er gebeurd is.

1 witregel Daardoor hebben wij de hele nacht geen oog dicht gedaan,

wat ertoe leidde dat het congres een loodzware opgave was.

We hebben onze klacht direct bij de receptie gemeld, maar zij konden niets voor ons doen.

1 witregel Tot slot hoor ik graag welke aanbieding u ons als trouwe

klant kunt doen om het nieuwe product uit te proberen.

1 witregel

Wij zien u graag in onze nieuwe winkel. Meldt u zich van slotalinea: Beschrijf wat je wilt

(19)

REFLECTIE

Heb je je brief geschreven, dan lees je hem nog een keer door. Je kunt dan nog dingen aanpassen en verbeteren.

Bekijk daarom of de punten in de volgende tabel in je brief terug te vinden zijn.

Duidelijk wat je klacht is. Ja / Nee

Duidelijk wat er precies gebeurd is. Ja / Nee

Duidelijk welke oplossing je voor ogen hebt. Ja / Nee

Goede argumenten voor wat je wilt. Ja / Nee

Duidelijk wat je verwacht van de lezer. Ja / Nee

Samenhang

Spelling, grammatica en leestekens

Hoofdletters gebruikt waar nodig. Ja / Nee

Vul de punten aan die nog niet in je brief terug te vinden zijn. Verbeter spelfouten, fouten in leestekens en fouten in zinsopbouw. Na het herschrijven van je brief kijk je nog eens of hij goed is. Je kunt je brief ook nog eens door iemand anders laten lezen.

hoofdstuk

1

(20)

3 Uitnodiging

3.1 Opbouw en kenmerken

Een uitnodiging verstuur je aan mensen die je ergens bij wilt hebben. Een zakelijke uitnodiging stuur je bijvoorbeeld naar:

• zakelijke relaties (seminar, evenement, jubileum, productpresentatie, opening)

• intern/collega’s (personeelsuitje, teambuildingsdag)

• sollicitanten

Hieronder zie je een voorbeeld van een uitnodiging aan een zakelijke relatie. De toon is positief, want er is goed nieuws

VOORBEELD 6

Dé Winkel Peltweg 11 2349 ZC HOORN Mevr. G. Smits Hoenstraat 2 2368 BD HOORN

Hoorn, 22 juli 2014

Alstublieft, uw persoonlijke uitnodiging voor de opening van ons nieuwe fi liaal

Geachte mevrouw Smits,

Graag nodigen wij u, gewaardeerde klant, uit voor de opening van ons nieuwe filiaal.

U heeft het vast al gezien: vorige week is ons nieuwe filiaal geopend. Om onze waardering naar u, als vast klant, uit te spreken, bent u van harte welkom om te komen kijken op onze speciale koopavond:

donderdag 31 juli van 18:30 tot 21.00 uur

(21)

Een uitnodiging is een formele brief. De brief heeft een inleiding, kern en slot.

• korte weergave van het evenement

• aansprekende inleiding Kern

• beschrijving van het evenement

• gelegenheid

• locatie

• datum en tijd

• wat kun je verwachten?

• omschrijving van wat je verwacht van de lezer

• waar en hoe kan hij zich aanmelden?

• voor wanneer moet hij zich aanmelden?

• eventueel met een antwoordkaart

• een extra motivatie om te komen, bijvoorbeeld door een cadeautje in het vooruitzicht te stellen

• origineel

• korte zinnen

• beleefd, duidelijk en helder

• kleur, afbeeldingen, onderstreepte en dikgedrukte woorden

• overtuigend

• de toon mag enthousiast zijn of zelfs vleiend, want je wilt graag dat de lezer komt

hoofdstuk

1

(22)

Dé Winkel Peltweg 11 2349 ZC HOORN

Mevr. G. Smits Hoenstraat 2 2368 BD HOORN

Hoorn, 22 juli 2014

Alstublieft, uw persoonlijke uitnodiging voor de opening van ons nieuwe filiaal

Geachte mevrouw Smits,

Graag nodigen wij u, gewaardeerde klant, uit voor de opening van ons nieuwe filiaal.

U heeft het vast al gezien: vorige week is ons nieuwe filiaal geopend.

Om onze waardering naar u, als vast klant, uit te spreken, bent u van harte welkom om te komen kijken op onze speciale koopavond:

donderdag 31 juli van 18:30 tot 21.00 uur adres: Peltweg 11

Op deze avond krijgt u, op vertoon van deze uitnodiging, 30% korting op het gehele assortiment.

Wij zien u graag in onze nieuwe winkel. Meldt u zich van tevoren via Facebook aan, dan ligt er nog een verrassing voor u klaar.

Met vriendelijke groet, Inleiding

Kern

Slot

(23)

3.2 Uitnodiging schrijven

De uitnodiging schrijf je in drie fasen:

VOORBEREIDING

Voor je begint met schrijven, denk je na over de inhoud van je brief. Je kunt hiervoor

gebruikmaken van de 5 W-vragen en 1 H-vraag: wie, wat, waar, wanneer, waarom, hoe? Hierna worden deze vragen verder uitgewerkt.

Schrijf de antwoorden op deze vragen in steekwoorden op. Als je de brief gaat schrijven, werk je deze uit tot een goed lopende tekst.

WIE?

Wie nodig je uit?

Stuur je de uitnodiging vanuit je zelf of doe je het namens een bedrijf?

• Spreek je de lezer formeel of informeel aan? Dit is afhankelijk van de doelgroep:

- een commerciële uitnodiging voor klanten (business-to-business): formeel - een uitnodiging aan jonge klanten: een beetje populair, maar heel doordacht en

herkenbaar

- een uitnodiging aan collega’s in het bedrijf: (meestal) informeel, neutraal

WAT, WAAR EN WANNEER?

Maak direct duidelijk dat de lezer ergens voor uitgenodigd wordt.

Vertel wat de gelegenheid is voor de uitnodiging. Vertel wat de lezer kan verwachten als hij komt.

Zorg ervoor dat de locatie, datum en tijd direct in het oog springen. Bijvoorbeeld door dit puntsgewijs op te noemen, of door het gebruik van kleuren en opvallende letters.

Voeg een routebeschrijving of plattegrond toe.

WAAROM?

• Waarom wordt de lezer uitgenodigd? Wat is jullie relatie?

• Waarom zou de lezer willen komen?

Wat is het belang van de lezer om te komen? Wat heeft hij eraan?

Schrijf een aansprekende kopregel (‘betreft’), zodat de lezer direct geprikkeld wordt. Gebruik eventueel een ‘P.S.’ onderaan de brief met een extra motivatie om te komen.

hoofdstuk

1

(24)

HOE?

• Hoe kan de lezer zich aanmelden?

Geef ook aan voor wanneer je een reactie verwacht.

• Hoe is de toon van de brief?

Pas je woordkeuze en aanspreektoon toe op de doelgroep.

UITVOERING

Werk nu de voorgaande punten uit tot een goed lopende en duidelijke brief. Gebruik het tekstmodel hieronder om je brief op de juiste manier op te bouwen.

Op de volgende pagina is de uitgewerkte voorbeeldbrief te zien.

VOORBEELD 8

T.a.v. naam Adres

Postcode en plaatsnaam

Plaats, datum

Formele aanhef,

1 alinea: korte beschrijving waarvoor de lezer wordt uitgenodigd 2 à 3 alinea’s:

Toelichting op de gelegenheid voor de uitnodiging Informatie over tijd, plaats en datum

Inleiding Kern

(25)

VOORBEELD 9

Dé Winkel Peltweg 11 2349 ZC HOORN

je eigen gegevens en de bedrijfsnaam als je vanuit je bedrijf schrijft

1 witregel Mevr. G. Smits

Hoenstraat 2 2368 BD HOORN

2 witregels

Hoorn, 22 juli 2014 plaats – komma – datum

1 witregel Alstublieft, uw persoonlijke uitnodiging voor de opening van

ons nieuwe filiaal

het onderwerp van je brief

2 witregels

Geachte mevrouw Smits, formele aanhef – komma

1 witregel Graag nodigen wij u, gewaardeerde klant, uit voor de

opening van ons nieuwe filiaal.

Inleidende alinea: Beschrijf de aanleiding voor de klacht.

1 witregel U heeft het vast al gezien: vorige week is ons nieuwe filiaal

geopend. Om onze waardering naar u, als vast klant, uit te spreken, bent u van harte welkom om te komen kijken op onze speciale koopavond:

2 à 3 alinea’s: Beschrijf wat de klacht precies inhoudt, waardoor de klacht wordt veroorzaakt en wat de gevolgen zijn. Geef zo veel mogelijk informatie over wat er gebeurd is.

1 witregel donderdag 31 juli

van 18:30 tot 21.00 uur adres: Peltweg 11

1 witregel Op deze avond krijgt u, op vertoon van deze uitnodiging,

30% korting op het gehele assortiment.

1 witregel Wij zien u graag in onze nieuwe winkel. Meldt u zich van

tevoren via Facebook aan, dan ligt er nog een verrassing voor u klaar.

slotalinea: Beschrijf wat je wilt dat er met de klacht wordt gedaan, door wie en op welk termijn.

2 witregels

Met vriendelijke groet, formele afsluiting – komma,

je handtekening

hoofdstuk

1

(26)

REFLECTIE

Heb je je brief geschreven, dan lees je hem nog een keer door. Je kunt dan dingen aanpassen en verbeteren.

Kijk of de punten in de volgende tabel in je brief terug te vinden zijn.

Duidelijk wat de gebeurtenis is Ja / Nee

Duidelijk waarom de lezer uitgenodigd wordt. Ja / Nee

Duidelijk wat de lezer eraan heeft om te komen. Ja / Nee

Samenhang

Je ziet meteen dat het om een uitnodiging gaat Ja / Nee

Informatie over locatie, datum en tijd is in één oogopslag te zien. Ja / Nee Spelling, grammatica en leestekens

(27)

Formulieren, Formulieren,

aantekeningen en aantekeningen en dergelijke

dergelijke

Theorie:

- Formulier

- Bericht met een instructie - Advertentie

- Aantekeningen

Taalblokken

Taalblokken I Nederlands Nederlands

2F 2F

Hoofdstuk 2

(28)

1 Formulier

1.1 Kenmerken

Binnen een bedrijf of organisatie worden vaak formulieren gebruikt. Door middel van een formulier kun je heel gericht naar bepaalde informatie vragen. Degene die het formulier invult, kan zo precies die informatie noteren die nodig is. Dat kan bijvoorbeeld door een vakje aan te vinken of door woorden in te vullen.

Voorbeelden van formulieren zijn:

• een bestelformulier om onderdelen te bestellen;

• een formulier om vakantie aan te vragen;

• een formulier voor een functioneringsgesprek.

Sommige formulieren staan op papier en moet je met een pen invullen. Andere formulieren zijn digitaal en moet je online invullen. Hier zie je van allebei een voorbeeld.

VOORBEELD 1

Bestelformulier

Datum Naam cliënt Tel. Cliënt Adres Plaats E-mail cliënt

In te vullen door winkel:

Vestiging Naam verkoper

Prijs Eur

Betaald ja / nee Product binnen ja / nee

[Bolletjes staan voor keuzes]

1 Product

o Filterz Gehoor bescherming >

2 Uitvoering >

o soft siliconen*

3 Opties >

o geen aanpak*

4 Kleur materiaal >

o transparant*

5 Filterkeuze Toepassing:

(29)

VOORBEELD 2

1. Melder

2. Reden en Omschrijving 3. Werkzaamheden 4. Motivatie

5. Overzicht en Verzending

6. Ontvangstbevestiging kennisgeving

Ontheffing VOS

Is het zinvol om de aanvraag in te dienen?

Heeft de ontheffingsaanvraag betrekking op een individueel, specifiek geval?*

(Een specifieke toepassingssituatie, specifieke werkzaamheden, een specifiek product, een specifiek bedrijf?)*

[Bolletjes staan voor keuzes]

Ja Nee

Gegevens aanvrager

KvK nummer*

Vestigingsnummer Vestiging opzoeken

Naam bedrijf/instelling*

Naam melder* Voorletters

tussenvoegsel Achternaam

Geslacht* < selecteer >

Postcode + huisnummer* huisnr toevoeging

Straatnaam*

Plaats*

Land* Nederland

Telefoonnummer contactpersoon E-mailadres

Locatie

Vinden de werkzaamheden op een andere locatie plaats dan het adres van de melder?*

Ja Nee

Velden met een * zijn verplicht

Bron: www.meldingen.inspectieszw.nl

hoofdstuk

2

(30)

1.2 Formulier invullen

Een formulier invullen doe je in drie fasen: voorbereiding, uitvoering en evaluatie.

VOORBEREIDING

Soms is een formulier zo klein dat je het direct kunt invullen. Bij een langer formulier kun je het beste eerst het formulier doornemen en de vijf W-vragen en één H-vraag beantwoorden:

wie, wat, waar, wanneer, waarom en hoe. De kans dat je verkeerde informatie invult, wordt daardoor kleiner.

WIE?

• Voor wie vul je het formulier in?

Wat voor bedrijf is het? Wat gaat het met je gegevens doen? Wat mag het allemaal van je weten?

• Namens wie vul je het formulier in?

Vul je het formulier in voor jezelf of voor het bedrijf waar je werkt?

WAT?

• Wat is het onderwerp van het formulier?

Is het een bestelling, een enquête, een inschrijfformulier enzovoort?

Als je weet waar het formulier over gaat, weet je ook ongeveer welke informatie er van je gevraagd gaat worden.

• Welke gegevens heb je nodig?

Zoek de benodigde informatie, zoals je IBAN-nummer, van tevoren op. Dan kun je in één keer het formulier invullen.

Denk van tevoren goed na over open vragen. Schrijf desnoods het antwoord eerst op een los vel papier.

Daarmee voorkom je dat je woorden of zinnen moet gaan doorstrepen in het formulier.

Begrijp je een vraag niet, kijk dan eerst in de toelichting, als die er is. Begrijp je de vraag dan nog niet? Dan kun je het bedrijf bellen en om uitleg vragen.

• Wat wil je toevoegen?

Soms wil je iets kwijt, maar is er geen vraag die hiernaar verwijst. Je kunt je opmerking dan vaak aan het eind toevoegen in het vak ‘Opmerkingen’.

WAAR?

(31)

WANNEER?

• Wanneer vul je het formulier in?

Sommige formulieren moet je vóór een bepaalde datum inleveren. Zoek dit van tevoren uit.

WAAROM?

• Waarom vul je het formulier in?

Wat is jouw doel? Vul je het formulier in omdat een bedrijf waar je solliciteert, dat van je vraagt? Of vul je een formulier in in een winkel, zodat je in het klantenbestand komt? De zorg waarmee je het formulier invult, hangt samen met het doel.

• Wat is het doel van de maker van het formulier?

Heeft de maker je gegevens nodig om je te kunnen helpen (bijvoorbeeld bij een

bestelformulier of een inschrijfformulier)? Of heeft hij je gegevens alleen nodig om je daarna reclame te kunnen sturen (bijvoorbeeld bij een commercieel onderzoek)? Denk goed na of je wilt dat het bedrijf al je gegevens heeft.

HOE?

• Hoe vul je een papieren formulier in?

Een papieren formulier vul je in met een blauwe of zwarte pen.

Meestal staat bovenaan het formulier wat je bij de antwoordhokjes moet doen: inkleuren of een kruisje zetten. Soms moet je iets doorstrepen of omcirkelen.

Schrijf netjes, zodat je antwoorden goed leesbaar zijn.

Schrijf je antwoorden in de daarvoor bestemde ruimte.

Soms staan er al gegevens voorgedrukt, zoals je naam en adres. Controleer dan of deze gegevens kloppen.

Soms hoef je gedeelten van een formulier niet in te vullen. Iemand anders vult deze gedeelten later in. Let op dat je in deze gedeelten niet schrijft. Je kunt ze herkennen aan een andere kleur of aan een kader.

Meestal moet je onderaan het formulier je handtekening zetten. Als je dit niet doet, is het formulier niet geldig.

• Hoe vul je een digitaal formulier in?

Vóór meerkeuzevragen staat een hokje of een bolletje. Bij het antwoord dat je kiest, klik je dit hokje of bolletje aan.

Soms krijg je een pop-upscherm, waarbij je uit verschillende antwoorden kunt kiezen.

Er zijn vaak verplichte en niet-verplichte velden. Als je de verplichte velden niet invult, kun je niet verder naar de volgende vraag of kun je het formulier niet insturen. Je krijgt dan een foutmelding, waarin de verplichte velden meestal rood worden.

Vaak moet je aan het eind een code overtypen. Er staan dan een paar cijfers en letters die een computerprogramma niet kan lezen. Zo wordt gecontroleerd of het formulier echt door iemand is ingevuld.

Vaak kun je ergens een account aanmaken. De volgende keer kun je dan met deze account inloggen. Je hoeft dan niet al je gegevens opnieuw in te voeren.

Soms moet je het formulier binnen een bepaalde tijd invullen. Als je er langer over doet, gaan je gegevens verloren en moet je opnieuw beginnen.

hoofdstuk

2

(32)

De volgende punten gelden voor papieren én digitale formulieren.

• Soms staat er een sterretje achter een vraag (*). Onderaan de vraag of onderaan het formulier staat dan nog een sterretje, met daarachter extra uitleg over deze vraag.

• Bij een datum staat vaak ‘(dd-mm-jjjj)’. Dat betekent dat je de dag en de maand in twee cijfers moet invullen en het jaar in vier cijfers. De datum ‘2 november 2016’ wordt dan

‘02-11-2016’. Bij een digitaal formulier komt er soms een pop-up met een kalender, waarin je de juiste datum kunt zoeken en aanklikken.

• Soms staat er naast ‘huisnummer’ ook nog ‘toevoeging’. Als je bijvoorbeeld op huisnummer 3B woont, vul je de B in bij ‘toevoeging’. Als je huisnummer geen toevoeging heeft, laat je dat vakje of die regel leeg.

UITVOERING

Als je alle gegevens bij elkaar hebt gezocht en hebt nagedacht over je antwoorden, kun je het formulier invullen.

EVALUATIE

Controleer na afloop altijd of je alles hebt ingevuld. Bij een digitaal formulier wordt meestal met rood aangegeven of je iets vergeten bent. Bij een papieren formulier moet je het zelf controleren.

(33)

2 Bericht met een instructie

2.1 Kenmerken

Een bericht met een instructie schrijf je bijvoorbeeld als je iets wilt uitleggen aan een collega die niet aanwezig is. In het bericht schrijf je dan wat je collega moet doen en op welke manier.

Zorg voor een kort en bondig bericht. Het moet direct duidelijk zijn wat de bedoeling is.

Voorbeelden zijn:

• je stuurt een bericht naar een vrijwilliger die mee gaat werken aan een evenement. In het bericht zet je hoe hij zich kan aanmelden.

• je voelt je niet lekker en gaat naar huis, maar je werk is nog niet klaar. Je vraagt je collega of hij wat taken van je kan overnemen. In je bericht leg je uit wat hij moet doen.

• er is een nieuwe koffiemachine geïnstalleerd en die werkt wat anders dan de vorige.

Je hangt een briefje op met uitleg, zodat je collega’s weten hoe ze koffie kunnen zetten.

Je kunt het bericht met de instructie op papier schrijven, maar je kunt het bijvoorbeeld ook per e-mail versturen. Hier zie je van allebei een voorbeeld.

VOORBEELD 3

Hoi Sharon,

Jantien belde om een afspraak te maken.

Graag haar even terug bellen op 06 – 54 32 12 34 vóór 16.30 uur.

Groet, Imke

(34)

VOORBEELD 4

Van samirka@kantoor.nl Aan collega’s@kantoor.nl Onderwerp vakantie aanvragen

Beste collega’s,

Vanaf volgende maand kunnen jullie je vakantie aanvragen via een nieuw systeem.

Onderaan deze -mail staat een link naar het systeem. De eerste keer kun je inloggen met je e-mailadres en het wachtwoord ‘welkom’. Je moet eerst direct je wachtwoord veranderen. Daarna kun je je vakantie aanvragen.

Het werkt als volgt.

• Log in met je e-mailadres en wachtwoord.

• Links bovenaan zie je hoeveel vakantiedagen je dit jaar nog hebt en hoeveel je er al opgenomen hebt. Daaronder zie je een kalender.

– Klik de datum aan waarop je vrij wilt nemen en klik op ‘Volgende’

– Vul in wat de reden is (vakantie, huisarts enzovoort) en klik weer op ‘Volgende’

– Controleer je gegevens en klik op ‘Indienen’.

• Je manager krijgt een melding dat je een vakantieverzoek hebt ingediend.

Hij moet dit binnen drie dagen goed- of afkeuren

• Je krijgt een melding waarin staat of je vakantiedagen zijn goedgekeurd.

• Op de kalender hebben de dagen waarop je vrij bent, de kleur groen.

De aangevraagde dagen die nog niet goedgekeurd zijn door je manager, zijn blauw. De aanvragen die zijn afgekeurd, zijn rood.

Heb je nog vragen? Bel of mail me, of kom even langs.

Link: www.vakantieverzoek.nl/kantoor.

Groeten, Samira

(35)

2.2 Bericht met een instructie schrijven

Een bericht met een instructie schrijf je in drie fasen: voorbereiding, uitvoering en evaluatie.

VOORBEREIDING

Voordat je begint met schrijven, denk je na over de inhoud van je bericht. Je kunt hiervoor gebruikmaken van de vijf W-vragen en één H-vraag: wie, wat, waar, wanneer, waarom en hoe.

WIE?

• Voor wie is het bericht bedoeld?

Het bericht is meestal voor een collega.

• Namens wie schrijf je het bericht?

Schrijf je namens jezelf of uit naam van je bedrijf of afdeling?

• Spreek je de lezer formeel of informeel aan?

Je collega’s spreek je meestal informeel aan.

WAT?

• Wat is het onderwerp van je bericht?

Als je een e-mailbericht schrijft, zet je het onderwerp in de onderwerpregel.

Welke informatie heeft de lezer nodig?

Wat weet de lezer al van het onderwerp af?

Wat zijn de stappen van de instructie? Wat is een logische volgorde?

Wanneer is de instructie compleet?

Wanneer moet de taak af zijn?

WAAR EN WANNEER?

• Waar laat je het bericht?

Verstuur je het per e-mail of hang je een vergroot exemplaar op, bijvoorbeeld in een gemeenschappelijke ruimte?

• Wanneer schrijf je het bericht?

Zorg ervoor dat de lezer voldoende tijd heeft om de instructie uit te voeren.

WAAROM?

• Waarom schrijf je het bericht?

Je wilt dat iemand iets voor je doet of je wilt een boodschap doorgeven.

• Wat is het doel van je bericht?

Je geeft instructies, zodat de lezer weet wat hij moet doen.

hoofdstuk

2

(36)

HOE?

• Hoe is de toon van je bericht?

Je wilt graag dat iemand iets voor je doet. Laat zien dat je het waardeert.

• Hoe verstuur je je bericht?

Stuur je bijvoorbeeld een e-mailbericht, laat je een briefje op een bureau achter of hang je een brief op het prikbord?

• Hoe ziet je bericht eruit?

Een instructie is het duidelijkst met (een of meer van) de volgende kenmerken.

- Je gebruikt één stijl, bijvoorbeeld: ‘Loop …’ of ‘Je loopt …’

- Je voegt, indien nodig, ter ondersteuning een illustratie bij.

- Je gebruikt opsommingstekens.

UITVOERING

Je werkt de punten uit de voorbereiding uit tot een kort en helder bericht.

EVALUATIE

Heb je je bericht geschreven, dan lees je het nog een keer door. Je kunt dan dingen aanpassen en verbeteren.

(37)

3 Advertentie

3.1 Kenmerken

Als je als bedrijf je product of dienst onder de aandacht wilt brengen, kun je een advertentie opstellen. Met je advertentie probeer je klanten te verleiden om jouw product te kopen of om mee te doen aan jouw actie. De advertentie moet er aantrekkelijk uitzien, zodat ze de aandacht van de lezer trekt.

Voorbeelden van advertenties zijn:

• een advertentie voor een product;

• een advertentie voor een evenement;

• een advertentie voor een spaaractie.

Een advertentie kan op verschillende manieren verspreid worden: in een landelijke krant, in een lokale krant, in een tijdschrift, in een folder, op internet, in een gratis app.

De tekst die in de advertentie staat, is meestal niet volgens de indeling van een formele brief opgesteld. Het is namelijk vooral belangrijk dat de advertentie origineel is en de aandacht van de lezer trekt. De indeling kan daarbij wisselen, zolang de inhoud maar compleet is.

Een goede advertentie heeft de volgende kenmerken:

• origineel;

• trekt de aandacht;

• kort maar krachtig;

• eerlijk;

• duidelijk en helder;

• overtuigend.

(38)

VOORBEELD 5

Willem

de Kaasboer

Vers! Witte Meikaas Bij aankoop van 1 kilo kaas een potje

mosterd GRATIS!

Kernhem

200 gram €2,75

Acties alleen geldig tegen inlevering

 van deze advertentie  Volg Willem de Kaasboer nu ook

op twitter (@Wdekaasboer) Iedere dinsdag Markt Leyweg

Iedere woensdag

Martk Wateringen “Vliethof’

Ma. Woe. Vrij. & Zat. Op de Haagse Markt www.willemdekaasboer.nl

Bron: www.willemdekaasboer.nl

(39)

3.2 Advertentie opstellen

Een advertentie opstellen doe je in drie fasen: voorbereiding, uitvoering en evaluatie.

VOORBEREIDING

Voordat je begint met schrijven, denk je na over de inhoud van je advertentie. Je kunt hiervoor gebruikmaken van de vijf W-vragen en één H-vraag: wie, wat, waar, wanneer, waarom en hoe.

WIE?

• Voor wie is de advertentie bedoeld?

Richt je op de doelgroep. Een advertentie die op ouderen is gericht heeft een ander uiterlijk en een andere toon dan een advertentie die op jongeren is gericht.

• Voor wat voor bedrijf of organisatie maak je de advertentie?

De advertentie moet het bedrijf vertegenwoordigen. Een advertentie voor een

uitvaartonderneming is sober en heeft weinig kleur. Een advertentie voor een dance-event zal een vrolijke en actieve uitstraling hebben.

• Spreek je de lezer formeel of informeel aan?

Dit is afhankelijk van de doelgroep en van het bedrijf of de organisatie.

WAT?

• Wat is het onderwerp van de advertentie?

Wil je iets verkopen, wil je een actie aankondigen, zoek je personeel? Dit moet direct duidelijk zijn als je de advertentie ziet.

De volgende informatie moet in de advertentie staan:

- naam van het product of de actie;

- omschrijving van het product of de actie;

- prijs van het product of de actie, of de mogelijkheid om te bieden;

- verkooppunt(en) van het product;

- datum en locatie van de actie;

- hoe de levering van het product werkt;

- contactgegevens voor meer informatie.

WAAR?

• Waar plaats je de advertentie?

Je kunt de advertentie plaatsen in een landelijke krant, een regionale krant, een tijdschrift, op internet, in een app. Bedenk daarbij hoe je het beste jouw doelgroep kunt bereiken.

Houd ook rekening met de grootte van de advertentieruimte. En met de kosten!

hoofdstuk

2

(40)

WANNEER?

• Wanneer plaats je de advertentie?

Een advertentie voor een evenement moet je niet te lang van tevoren plaatsen, want dan vergeten mensen het. Maar ook niet te kort van tevoren, want dan hebben mensen misschien al andere plannen.

WAAROM?

• Waarom maak je de advertentie?

Je wilt een product, dienst of gebeurtenis onder de aandacht brengen.

• Wat is het doel van de advertentie?

De lezer informeren over je product, dienst of actie.

De lezer overtuigen om je product aan te schaffen, van je actie gebruik te maken of naar je evenement te komen.

• Wat is het doel van de lezer?

Verplaats je in de lezers. Wat zouden zij willen weten over het product? Wanneer zouden zij het kopen? Waarom zouden ze het product nodig hebben? Waarom worden ze er blij van?

HOE?

• Hoe trek je de aandacht met je advertentie?

Gebruik koppen of vetgedrukte woorden.

Gebruik eventueel afbeeldingen en/of kleuren.

UITVOERING

Werk nu de punten uit de voorbereiding uit tot een aantrekkelijke en aansprekende advertentie.

EVALUATIE

Als je de advertentie hebt gemaakt, dan bekijk je deze nog een keer. Je kunt dan nog dingen aanpassen en verbeteren.

(41)

4 Aantekeningen

4.1 Kenmerken

Als je tijdens een gesprek, een vergadering of een presentatie veel moet onthouden, is het handig om aantekeningen te maken. Je schrijft tijdens het luisteren de belangrijkste zaken op. Die aantekeningen kun je later uitwerken tot een samenvatting, als dat nodig is. Je kunt aantekeningen op papier maken of op je laptop of tablet.

De voordelen van papier zijn:

• je kunt makkelijk werken met pijlen, symbolen en tekeningen;

• je kunt belangrijke punten met een stift markeren.

De voordelen van laptop of tablet zijn:

• als je blind kunt typen, gaat dit veel sneller dan schrijven;

• je kunt de kleur van letters veranderen om ze te markeren;

• je kunt je aantekeningen georganiseerd opslaan in mappen.

VOORBEELD 6

Bijeenkomst kinderopvang 2 november

2 problemen:

- wachtlijsten; te veel kinderen hebben opvang nodig à oplossing:

ouders vaker thuiswerken = minder opvang nodig

- werkdruk en salaris; te weinig mensen willen in opvang werken, veel werken parttime  opl: hoger salaris!

Dus: * proberen wachtlijsten weg te werken en meer beleid(st)ers aan te nemen

* overheid: regels maken ouders makkelijker thuiswerken

* salaris en afspraken in opvang beter  meer personeel

(42)

4.2 Aantekeningen maken

Aantekeningen maken doe je in drie fasen: voorbereiding, uitvoering en evaluatie.

VOORBEREIDING

Als je je voorbereidt op het onderwerp waarnaar je gaat luisteren, kun je beter en gerichter aantekeningen maken. Je kunt van tevoren de vijf W-vragen en H-vraag beantwoorden: wie, wat, waar, wanneer, waarom en hoe. Hierna worden deze vragen verder uitgewerkt.

WIE?

• Voor wie maak je aantekeningen?

Aantekeningen maak je meestal voor jezelf. Zolang ze voor jezelf duidelijk zijn, is het goed.

Heeft iemand anders de informatie nodig? Dan werk je de aantekeningen uit tot bijvoorbeeld een lopende tekst of een schema.

WAT?

• Wat is het onderwerp van je aantekeningen?

Schrijf dit bovenaan, zodat je makkelijk terug kunt zien waar het over gaat. Schrijf hier ook de datum bij.

• Wat weet je al over het onderwerp?

Denk van tevoren na over het onderwerp. Dingen die je al weet, hoef je niet meer op te schrijven.

• Wat wil je weten over het onderwerp?

Schrijf van tevoren vragen op. Tijdens het spreken zullen veel vragen al beantwoord worden.

Als je nog meer vragen hebt, kun je ze tijdens de bijeenkomst stellen.

• Wat noteer je in elk geval?

Noteer in elk geval het onderwerp van de aantekeningen en de datum waarop je de aantekeningen maakt. Plaats boven elk onderwerp een kopje.

WAAR?

• Waar maak je aantekeningen?

Zorg dat je op een plaats zit waar je alles goed kunt volgen. Je moet ook ruimte hebben om te schrijven.

(43)

WAAROM?

• Waarom maak je aantekeningen?

Om de belangrijkste informatie van een overleg, presentatie of gesprek te onthouden.

• Wat is je doel?

Welke informatie je precies opschrijft, hangt af van je doel.

Wil je weten hoe je een machine moet bedienen? Dan schrijf je de stappen van de instructie op.

Wil je een presentatie navertellen aan je collega? Dan schrijf je de belangrijkste zaken op.

Wil je een presentatie beoordelen? Dan schrijf je op wat goed gaat en wat niet, en wat je opvalt.

HOE?

• Hoe zorg je ervoor dat je het tempo van de verteller kunt bijhouden?

Schrijf alleen de hoofdzaken op.

Noteer alleen kernwoorden, anders heb je te weinig tijd om alle hoofdzaken op te schrijven.

De spreker praat namelijk door.

• Hoe zien aantekeningen eruit?

Tussen elk onderwerp laat je een regel leeg.

Je maakt gebruik van symbolen, bijvoorbeeld een pijl om een verband aan te geven of een dubbele punt als een definitie begint.

Je gebruikt afkortingen.

Je onderstreept of markeert belangrijke woorden.

Je maakt gebruik van schema’s of rijtjes.

UITVOERING

Luister en maak aantekeningen.

EVALUATIE

Lees na afloop meteen je aantekeningen door en kijk of je alles begrijpt. Als je vragen hebt, kun je ze nu nog stellen.

hoofdstuk

2

(44)

Functioneren Functioneren

Theorie:

- Werkhouding

- Functioneringsgesprek - Intervisie

Taalblokken

Taalblokken I Nederlands Nederlands

2F 2F

Hoofdstuk 3

(45)

Taalblokken

Taalblokken I Nederlands Nederlands

2F 2F

Hoofdstuk 3 Hoofdstuk 3

1 Werkhouding

1.1 Kenmerkern

Een werkhouding is het gedrag dat een werknemer of stagiair vertoont tijdens het uitvoeren van een taak. Werkhouding zegt iets over jouw motivatie, focus, productiviteit en houding ten aanzien van het werk. Het kan voorkomen dat het eens niet zo lekker gaat. In de tabel lees je wat je dan beste kunt doen.

Situaties Wat doe je? Wat zeg je bijvoorbeeld?

Je bent ziek. Zodra je weet dat je niet kunt werken bel je met degene bij wie je je ziek moet melden. Doe dat zo tijdig mogelijk.

Je leidinggevende kan dan zo nodig nog iets regelen voor vervanging. Op de tweede of derde dag van je ziekte, bel je met je leidinggevende. Je kunt dan vertellen hoe lang je verwacht niet te kunnen werken.

Ik kan vandaag niet komen werken omdat ik ziek ben. Ik denk dat ik griep heb / ik ga vanmorgen naar de dokter.

Je komt te laat. Als je merkt dat je niet op tijd zult zijn voor je werk, bel je naar je werk om dat te melden of je stuurt een app of sms. Je geeft dan aan wanneer je op je werk kunt zijn. Dat doe je bij de collega met wie je die dag samenwerkt of bij je leidinggevende.

Goedemorgen…, ik ben wat later, omdat ik…

Goedemorgen met…, wil je doorgeven aan… dat ik een half uur later ben.

Er is…

Hoeveelheid werk is te groot. Je krijgt het vandaag niet af.

Je gaat na met wie je dat het beste kunt bespreken. Met een collega of met je leidinggevende. Geef ook een suggestie om het probleem op te lossen.

Het is nu half drie en ik verwacht dat ik het werk niet voor vijf uur af krijg.

Wat zal ik doen? Is er werk dat prioriteit heeft, dan doe ik dat het eerste. Of is er een collega die even kan bijspringen?

Collega schuift werkzaamheden op jou af.

Je spreekt je collega daar op aan. Je vraagt naar een reden en probeert samen tot een oplossing te komen. Als dat niet lukt, kun jet het probleem voorleggen aan je leidinggevende.

Ik heb het gevoel dat ik ook een deel van jouw werk aan het doen ben. Zie jij dat ook?

Zullen we bekijken hoe we het werk het beste kunnen verdelen?

Collega heeft kritiek op jouw werk.

Je gaat eerst voor jezelf na of de kritiek terecht is. Goede feedback helpt je om beter te worden in je werk. Als je het niet eens bent met de kritiek, bespreek je dat met je collega. Je vertel waarom je het er niet mee eens bent. Houd je reactie bij jezelf.

Blijf rustig. Reageer niet met het geven van kritiek op werk van de collega.

Dank je wel voor je feedback. Ik ga er zeker iets mee doen. Dank je, hoe zou jij het aanpakken? Hoe zou ik het beter kunnen doen?

Ik vind jouw kritiek niet terecht, want…

Jij hebt kritiek op het werk van een collega.

Beschrijf duidelijk welk gedrag je vervelend vindt. Val je collega niet op zijn persoon aan. Vertel welk effect dat gedrag op jou heeft. Doe een voorstel voor een verandering.

Het is me opgevallen dat je heel erg de tijd neemt voor je werk. Daardoor krijgen we het werk niet op tijd af. Ik heb het gevoeld dat ik daardoor harder moet werken en krijg hierdoor stress.

Zullen we het werk eerlijk verdelen?

Persoonlijk telefoongesprek voeren tijdens werktijd.

Voer geen persoonlijke gesprekken tijdens werktijd. Als je een privé telefoongesprek moet voeren door omstandigheden, doe dat dan bij voorkeur in een pauze. Als dat niet kan, leg je collega of leidinggevende dan uit waarom je dit gesprek moet voeren.

Houd het gesprek zo kort mogelijk.

Het spijt me, maar ik moet even privé bellen. Degene die ik moet bellen is alleen onder kantoortijden bereikbaar.

(46)

2 Functioneringsgesprek

2.1 Opbouw en kenmerken

Een functioneringsgesprek is een gesprek tussen een leidinggevende en een werknemer.

Het vindt doorgaans een keer per jaar plaats. In een functioneringsgesprek bespreken leidinggevende en werknemer hoe de werknemer functioneert: hoe gaat het nu en hoe kan hij in de toekomst nog beter presteren? Er worden afspraken gemaakt en oplossingen voor eventuele problemen gezocht. Het gesprek is tweerichtingsverkeer; leidinggevende en werknemer krijgen allebei de gelegenheid om hun mening te geven en suggesties aan te dragen.

In het gesprek kan gaan over:

• de functie en het niveau van de werkzaamheden;

• de samenwerking met collega's;

• de toekomstplannen van de werknemer.

Voorafgaand aan het gesprek vullen beide partijen vaak een formulier in met punten die zij ter sprake willen brengen. Na afloop van het gesprek wordt een verslag van het gesprek gemaakt. Leidinggevende en werknemer zetten hier hun handtekening onder als ze het ermee eens zijn. Het verslag wordt opgenomen in het personeelsdossier. Bij het volgende functioneringsgesprek wordt het er weer bij gepakt. Er wordt dan bekeken welke afspraken zijn nagekomen.

Voorbeeld van een formulier dat gebruikt wordt ter voorbereiding van een functionerings

gesprek.

VOORBEELD 1

Gespreksfase Onderdeel Leidinggevende Werknemer Vragen/voorbeeldzinnen Inleiding Opening van

het gesprek

Stelt de ander op

zijn gemak. L: Neem plaats … Hoe gaat het?

Kan ik iets te drinken aanbieden? Koffie/thee?

Doel van het gesprek

Benoemt doel van het gesprek.

L: Tijdens dit gesprek wordt er teruggeblikt op het afgelopen jaar. Van daaruit formuleren we