- Verslag van een werkoverleg - Artikel
1.2 Verslag schrijven
Het verslag schrijf je in drie fasen: voorbereiding, uitvoering en evaluatie.
VOORBEREIDEN
Voor je begint met schrijven, denk je na over de inhoud van je verslag. Je kunt hiervoor gebruikmaken van de 5 W-vragen en 1 H-vraag: wie, wat, waar, wanneer, waarom en hoe?
Hierna worden deze vragen verder uitgewerkt.
WIE?
• Voor wie schrijf je het verslag?
Wie is je doelgroep? Schrijf je tekst op de toon die bij de doelgroep past. Gebruik alleen vaktaal als de lezers ook hiermee bekend zijn.
Wat weten de lezers al van het onderwerp?
• Spreek je de lezers formeel of informeel aan?
Dit is afhankelijk van je doelgroep.
Houd de aanspreekvorm in het hele verslag aan. Wissel ‘u’ dus niet af met ‘je’ en ‘jij’.
WAT?
• Wat is het onderwerp van het verslag?
Over welke gebeurtenis schrijf je?
• Wat wil je hierover zeggen?
Welke informatie maakt je verslag compleet? Je kunt hiervoor gebruikmaken van de 5 W-vragen en 1 H-vraag: wie, wat, waar, wanneer, waarom en hoe?
Welke informatie is nuttig voor de lezers?
• Wat zijn de deelonderwerpen?
Over welke deelonderwerpen wil je iets schrijven?
Zorg voor een duidelijke opbouw.•
• Wat schrijf je boven het verslag?
Bedenk een passende titel, bijvoorbeeld de naam van het evenement.
• Wat schrijf je boven de deelonderwerpen?
Bedenk passende kopjes die aansluiten bij de inhoud van de alinea(‘s).
De lezer weet zo precies waar hij welke informatie kan vinden.
Voor je verslag maak je een schrijfschema. In een schrijfschema schrijf je kort op wat je per deelonderwerp wilt gaan schrijven: je schrijft de informatie in kernwoorden op. Gebruik de antwoorden op bovenstaande vragen om het schrijfschema in te vullen.
hoofdstuk
8
Schrijfschema verslag
Onderdeel Kernwoorden
Inleiding Introductie onderwerp en
aanleiding verslag Zaterdag 27 september open dag, tweede keer deelname aan Landelijke Open Dag Hoveniers, georganiseerd door overkoepelende organisatie van hoveniers, > 100 bezoekers
Opbouw verslag Verloop open dag.
Kern Deelonderwerp 1:
Landelijke Open dag Hoveniers
Vorig jaar voor het eerst, > 80 bedrijven in Nederland, groot succes, laagdrempelig
Deelonderwerp 2:
Advies
Negen hoveniers geven ontwerp- en aanlegadvies, werkwijze opdrachten particulieren in beeld gebracht, mogelijkheden eigen tuin, veel vragen over onderhoud, renovatie en tuinieren Deelonderwerp 3:
Demonstraties en activiteiten
• Twee demonstratierondes: haag knippen/snoeien en aanleggen terras, veel belangstelling
• Tuinontwerpwedstrijd kinderen in tuinhuis, Teun van Vliet, cadeaubon
• Rondleidingen
• Eten: ijsjes, poffertjes, fruit uit eigenboomgaard.
• Wedstrijd volwassenen: stenen raden in bigbag, prijs is een ochtend tuinonderhoud t.w.v. €249, C. Boersma won prijs Deelonderwerp 4:
Reactie bezoekers
Enthousiasme onder buurtbewoners en mensen met plannen voor tuin, inspiratie, diverse afspraken persoonlijk tuinadvies, enthousiasme en trots medewerkers
Slot Conclusie Geslaagd, deelname aan de LODH in veel opzichten belangrijk:
goodwill buurtbewoners, naamsbekendheid, potentiële klanten, medewerkers delen kennis
WAAR?
• Waar plaats je het verslag?
Wie leest het verslag? Je collega’s? Dan kun je het bijvoorbeeld in een personeelsblad plaatsen. Je klanten? Dan kun je het bijvoorbeeld op de website van het bedrijf of in een nieuwsbrief plaatsen.
WANNEER?
• Wanneer plaats je het verslag?
Houd je aan de gemaakte afspraken.
HOE?
• Hoe verzamel je de informatie voor het verslag?
Je kunt aantekeningen maken, foto’s nemen of filmopnamen maken tijdens de gebeurtenis.
Vervolgens bekijk je de informatie die je hebt verzameld en kies je welke informatie belangrijk is voor je verslag. Deze informatie gebruik je om het verslag te maken.
• Hoe zorg je ervoor dat je verslag er aantrekkelijk uitziet?
Bedenk een titel die de lezer aanspreekt.
Zorg voor een duidelijke indeling in inleiding, kern en slot.
Deel de tekst op in alinea’s. In elke alinea behandel je een nieuw onderwerp.
Plaats kopjes boven de deelonderwerpen die je behandelt.
• Hoe zorg je voor een goede samenhang in het verslag?
Gebruik signaalwoorden als ‘omdat’, ‘zodat’, ‘hieronder’ en ‘daarna’.
Uitgebreide informatie over signaalwoorden vind je in hoofdstuk 4 van je leerwerkboek.
• Hoe zorg je voor een tekst zonder grammaticale fouten en spelfouten?
Bij alle schrijfproducten besteed je ook zorg aan grammatica en spelling.
Uitgebreide informatie hierover vind je in hoofdstuk 10 en 11 van je leerwerkboek.
UITVOERING
Als je je verslag hebt voorbereid, kun je het uitwerken. Dit doe je als volgt.
• Vraag je af wat het doel is van het verslag en voor wie je schrijft.
• Maak een schrijfschema.
• Vul het schrijfschema in.
• Werk het schema uit tot een verslag.
• Bedenk een titel.
• Voeg eventueel foto’s of tekeningen toe.
EVALUATIE
Na afloop evalueer je je verslag. Is het goed gegaan? Heb je je doel bereikt?
Wat zou je de volgende keer anders/beter doen?
hoofdstuk
8
2 Gesprekverslag
2.1 Kenmerken
Een gespreksverslag schrijf je na afloop van een formeel gesprek, bijvoorbeeld een
functioneringsgesprek of een klachtengesprek. Je schrijft het verslag om terug te kunnen lezen wat er besproken is en om te zorgen dat afspraken vastliggen.
Vaak wordt er in een bedrijf gebruikgemaakt van formulieren die je kunt invullen. Bovenaan zo’n formulier staat een kop. Hier vul je alle vaste gegevens in. Daarna is er ruimte voor een samenvatting van het gesprek. Ten slotte noteer je eventuele afspraken of besluiten die zijn genomen. Onderaan is er ook ruimte voor eventuele opmerkingen. Hier kun je informatie kwijt die je verder nergens kwijt kunt.
Hieronder zie je een voorbeeld van een verslag van een klachtengesprek in een winkel waar mobiele telefoon worden verkocht.
VOORBEELD 2
Verslag klantengesprek met klant C. Bourma Onderwerp: kapotte mobiele telefoon Datum: 4 augustus
Plaats: Myphone, Middelburg
Aanwezig: C. Bourma (klant), H. Kornaat (medewerker klantenservice Myphone), C. Vermeer (storemanager Myphone)
Verslag: H. Kornaat Aanleiding
Meneer Bourma kwam in de winkel en was erg boos over de service van onze winkel.
Klachtbeschrijving
De door de heer Bourma gekochte telefoon werkt niet naar behoren. Op 1 juli kocht
Afspraken
• De heer Bourma is aangeboden de telefoon nog eenmaal ter reparatie naar de fabrikant te sturen. Als de telefoon dan nog steeds niet werkt, krijgt de klant zijn geld terug.
De klant ging hiermee akkoord.
• Met de klant is afgesproken dat hij gebeld wordt, zodra de telefoon terug is in de winkel.
• De heer Bourma heeft dan twee maanden de tijd om de telefoon terug te brengen, als deze niet werkt.
Aanvullende aantekeningen
Meneer Bourma was erg boos bij binnenkomst. De klant is koffie aangeboden. Door het gesprek en de gemaakte afspraken kalmeerde hij. Hij was tevreden met het resultaat.
Bijlage: reparatiebon 30 juli