School onbekend met Stayokay
Gespreksleider: Tessa Ruiter (T)
Aanwezig: Gerard (G), Edwin (E), Luuk (L), Chantal (C), Britt (B).
T: We gaan beginnen met een aantal stellingen, waar jullie het mee eens of oneens zijn. Ik zou jullie willen vragen om het groene bordje, dat voor jullie ligt, te laten zien wanneer jullie het met de stelling eens zijn en het rode bordje wanneer jullie het niet eens zijn met de stelling. Omdat we het belangrijk vinden om een duidelijk beeld te krijgen van het verkenningsproces en het boeken van het schoolkamp, zou ik jullie daarna een aantal vragen willen stellen welke hierop gericht zijn. Als laatste zou ik graag nog een paar tips willen hebben om erachter te komen, hoe we jullie wellicht in de toekomst zouden kunnen helpen met het organiseren van het schoolkamp. Mochten jullie zin hebben om nog een hapje mee te eten na de groepsdiscussie, dan is het mogelijk om nog even langs het buffet te lopen. Ook hebben we een leuke goodiebag die jullie na afloop mee mogen nemen, waar onder andere een gratis overnachting bij Stayokay in zit. Daar gaan we, met de eerste stelling:
"Is het belangrijk om één vaste contactpersoon te hebben?"
T: 4x ja en 1x nee. Luuk, jij hebt nee geantwoord. Kun je jouw antwoord toelichten?
L: Jazeker, ik ben van mening dat het niet haalbaar is om één contactpersoon te hebben. Het kan voorkomen dat jouw contactpersoon niet aanwezig is. En dan? Dan wil je toch alsnog een oplossing. Als je ervoor zorgt dat het snel wordt opgelost en het maakt niet uit wie dat doet van Stayokay, dan is dat toch goed.
T: Gerard, hoe kijk jij hiertegen aan?
G: Een vaste contactpersoon werkt altijd fijn en is efficiënt. Je weet precies wat je aan elkaar hebt en je kan sneller schakelen. Meestal is een contactpersoon al op de hoogte van de informatie.
T: Fijn, dank jullie wel. De volgende stelling:
"Belangrijk aspect tijdens schoolkamp is het samen klaarmaken van avondeten?"
T: 3x nee en 2x ja. Ik ben benieuwd naar de mening van Chantal, want volgens mij twijfelde je een beetje en toch zei je nee?
C: Nou, het zit zo. Het hangt er grotendeels aan met hoeveel personen je dit doet. Ik denk dat het een behoorlijke activiteit is om samen het eten klaar te maken met kinderen. Het is wel leuk, alleen het kan denk ik lang duren, het is een behoorlijk gedoe en levert veel rotzooi op denk ik.
T: Oké, Edwin wil jij wat toelichten?
E: Ik begrijp de mening van Chantal, alleen als de organisatie dit in goede banen leidt, dan kan het niet misgaan. Het is juist goed om de leerlingen samen te laten werken en wat te leren over het bereiden van eten. Zolang de groepsgrootte beperkt is en de organisatie begeleidt dit, dan kan het heel leuk worden.
B: Dat ligt ook aan de groepsgrootte af denk ik en wat voor eten je gaat maken. Mochten de leerlingen de organisatie helpen, verwacht dan ook niet iets hoogstaands.
"Op schoolkamp wil ik een compleet verzorgd pakket inclusief activiteiten?"
T: 5x ja. Jullie zijn het allemaal met elkaar eens.
B: Het is we heel handig dat je van tevoren weet waar je aan toe bent en dat je achteraf niet voor verrassingen komt te staan.
L: Het ligt er wel aan hoe zo’n pakket is samengesteld en hoe het precies tot zijn recht komt. Het lijkt mij leuk om een pakket samen te kunnen stellen. Een pakket die helemaal bij het programma past. Hierbij denk ik aan ontbijt, lunch, diner en activiteiten die je tussendoor kan doen.
G: Kan het ook zo zijn dat activiteiten verschilt per locatie? Ik kan mij voorstellen dat je juist gebruik moet maken van de omgeving van de Stayokay.
E: Je bedoelt wanneer een Stayokay in de Veluwe staat, juist iets moet doen in het bos? G Ja, inderdaad. Goed voorbeeld.
C: Dan dien je ook nog rekening met de groepsgrootte te houden. Want dat kan enorm schelen bij een activiteit.
B: Ja, daar ben ik het met je eens. En dat kan je ook van tevoren melden op bijvoorbeeld op de website. Zolang je goed informeert en men kan zelf een pakket samenstellen die
gebaseerd is op de groepsgrootte, werkt het alleen maar fijn.
"Het is belangrijk dat begeleiders een eigen kamer hebben?"
T: Wederom 5x ja en daar ben ik niet verbaasd over. Wie wil zijn mening toelichten? L: Lijkt mij logisch. Je bent de hele dag al druk met de leerlingen en dan heb je toch een
moment rust en ja even tot jezelf komen.
E: Inderdaad. Daarnaast kan je ook voorbereidingen treffen voor de volgende dag zonder dat je gestoord wordt door anderen.
T: En met hoeveel docenten zouden jullie maximaal op een kamer willen?
C: Nou, dat ligt er grotendeels aan of je goed kan opschieten met je mededocenten natuurlijk, haha. Het zijn toch je collega’s. Persoonlijk zeg ik drie docenten.
G: Mij maakt het niet uit. Ik slaap toch wel en mocht ik nog wat uit moeten werken dan lukt het mij ook wel. Het lijkt mij trouwens wel gezellig met drie andere docenten.
T: Oké, dan gaan we naar de volgende stelling:
"Tijdens een introductieweek vind ik educatie belangrijk?"
T: 3x nee en 2x ja.
E: Toen ik nog leerling was en ik had een introductieweek dan had ik er weinig zin in om nog educatie te krijgen. In zo’n week is het meer om je medeleerlingen weer te zien of te ontmoeten.
B: Het ligt er ook aan wat je verstaat onder educatie. In een introductie week vind ik het belangrijk om plezier te hebben en om gemotiveerd te raken voor het komend schooljaar. Educatie kan wel, maar dan moet het wel leuk zijn. Vandaar mijn ja.
C: Dan kan je educatie toch samenvoegen met een activiteit. Je kan het zo leuk en gek maken zoals je dat zelf wilt. Het hangt er alleen af wat je wilt bereiken en wat je wilt doen. Om een voorbeeld te geven, je kan bijvoorbeeld als activiteit varen. Als educatiefs kan er tegenover staan dat je op speurtocht bent en je moet kompas lezen of raadsels oplossen of zo.
G: Bij mij gaat het om plezier dus educatie hoeft voor mij niet. Dat staat het jaar al voor de boeg en als je het aan het einde van het jaar is dan heb ik het wel verdiend om plezier te hebben.
"Het programma tijdens het schoolkamp wisselt jaarlijks?"
B: Ligt een beetje aan het weer denk ik, alleen ik ben van mening dat het programma hetzelfde moeten blijven en dat je de activiteiten moet doen die bij de omgeving van de Stayokay past.
E: In grote lijnen moet het programma blijven bestaan. Het kan wel voorkomen dat het soms iets kan veranderen, zolang de basis maar blijft staan. En dan bedoel ik door bijvoorbeeld andere spelletjes te doen. Een bonte avond kan bijvoorbeeld ook toneelstukjes zijn of en film kijken met veel chips en popcorn.
T: Gerard, waarom heb jij voor ja gekozen.
B: Ik begrijp de mening van de anderen, alleen ik denk dat het goed is om te veranderen. Zo laat je zien als Stayokay, dat je initiatiefrijk bent en je weet goed om te gaan met de bijvoorbeeld nieuwe trends. Stel je voor dat er in de buurt van een Stayokay een nieuwe crossbaan is aangelegd. Dan maak je daar toch gebruik van als Stayokay.
T: Oké, we gaan naar de volgende stelling.
"Budget voor het schoolkamp wordt elk jaar minder?"
T: 3x ja en 2x nee. Toch zie ik 2 twijfels bij ja.
L: Dat kan ik begrijpen. Sinds de crisis heeft iedereen toch een hand op de knip. Als ik een
school was, dan zou ik eerder investeren in educatie dan in een schoolkamp. G: Ja inderdaad, alles wordt tegenwoordig duurder. Zo’n schoolkamp kan dan inderdaad in de
kosten lopen. Je kan aan de ouders van de leerlingen vragen om meer geld, alleen ik denk ook niet dat zij daar op zitten te wachten. Ongeacht of ze het wel of niet begrijpen. C: Als school zijnde denk ik dat je slim met het budget om moet gaan. Je hoeft toch niet per
se op schoolkamp tijdens een introductie week. Gebruik dan dat budget om een schoolkamp te organiseren aan het einde van het jaar.
E: Inderdaad, daar sluit ik mij helemaal bij aan.
"Het is voor ons interessant om in een andere periode tegen een lagere prijs te verblijven"
T: 4x ja en 1x nee. Britt..
B: Het hangt af van de keuze van de school. Wat willen zij doen en wanneer. Denk dat het lastig te verklaren is als een schoolkamp goedkoper is in september dan bijvoorbeeld in mei. Dan zou ik gewoon bij dezelfde prijzen en bijvoorbeeld gebruik maken van vroeg boek korting of een last minute.
E: Niet mee eens. Juist gebruik maken van de kansen die er zijn in de omgeving van de Stayokay. Als een activiteit in een bepaalde periode van het seizoen goedkoper is, dan kan je daar juist gebruik van maken als Stayokay. Zo creëer je een win-win situatie.
G: Ja inderdaad, iedereen begrijpt ook wel dat indoorskiën in de winter duurder is in Nederland dan in de zomer.
T: Omdat we graag zouden willen weten hoe jullie zoeken naar een geschikte locatie voor het schoolkamp, zou ik jullie nog een aantal vragen willen stellen. Want wanneer beginnen jullie met oriënteren en waarom?
C: Lijkt mij verstandig dat het minimaal een half jaar van tevoren geboekt wordt. Zo heb je al wat informatie en kan je je oriënteren en boeken.
L: Het is inderdaad handig om de basis te weten van wat je wilt gaan doen. Ook al komen de periodes en aantal kinderen vaak overeen met het jaar daarvoor.
T: Zou het interessant zijn om een soort van jaren contract te hebben, zodat jullie de komende jaren op die datum een locatie gehuurd hebben?
G: Lijkt mij wel handig, dan weet je ook van te voren waar je aan toe bent en zijn de hoofdlijnen al bekend. Werkt wel en je hebt de datum al verkocht voor de komende periode.
E: Zeker handig, alleen dan wel goed afstemmen met de organisatie van wat zij precies willen. Het zou somber zijn als het eerste jaar veel geld oplevert en de jaren daarop steeds minder. Zeker minder als er een andere school heeft gevraagd voor dezelfde data, die met meer leerlingen zouden komen en meet geld op zou leveren. Ik denk dat er dus wel wat haken en ogen aanzit als je een jaren contract aangaat.
C: Dan is het bijvoorbeeld goed om een minimum bedrag af te spreken waar beide partijen tevreden mee zijn.
T: En als jullie gaan zoeken naar een locatie waar kijk je dan? Welke kanalen gebruik je dan?
B: Meest logische lijkt mij om naar collega’s te gaan. Ben dan wel benieuwd hoe het in het verleden is gegaan en anders zoek ik op internet.
L: Wat ook kan helpen is om het te vragen aan een andere school, tijdens bijvoorbeeld schoolkamp. Daarnaast is internet natuurlijk de beste plek om te zoeken.
T: En bijvoorbeeld beurzen? Zoals het NOT?
E: Wij gaan eigenlijk nooit naar beurzen, althans niet om op zoek te gaan naar locaties voor schoolkamp. Zou het ook een beetje gek vinden als we jullie op het NOT tegenkomen en jullie daar schoolkampen promoten. Doen jullie of andere organisaties dat wel? T: Momenteel staat Stayokay niet op beurzen, maar dit hebben we wel in het verleden
gedaan. Vandaar dat er afgevraagd werd of Stayokay dit weer moest doen, maar zo te horen wordt dat niet op prijs gesteld.
E: Nee, ik denk niet dat dat de juiste plek is.
L: Daar ben ik het mee eens, ik denk dat docenten toch eerste op internet gaan zoeken.
T: En waar wordt op gelet tijdens het zoeken en het boeken?
G: Ik kijk altijd naar de inhoud van het schoolkamp, de activiteiten die er mogelijk zijn in de buurt van de locaties en de prijs.
B: Ik denk dat prijs het belangrijkst is bij het zoeken naar een locatie.
C: Duurzaamheid is tegenwoordig ook een trend alleen ik denk niet dat dat doorslaggevend is voor het boeken van een accommodatie.
T: In hoeverre is het van belang dat de locaties worden bezocht voorafgaand aan het maken van de keuze?
L: Ik vind het heel belangrijk want je wilt toch wel weten wat je boekt. Zeker als het gaat om grote groepen. Als ik voor mezelf ga boeken, dan is informatie en foto’s op internet voor mij al voldoende.
E: Ja, het is wel belangrijk om te zien. Het lijkt mij ook belangrijk om te onderzoeken hoe de omgeving is. Zeker voor een introductiekamp.
T: En dan maak je pas de beslissing? E: Ja, daarna wel!
T: En stel je voor, je oriënteert je en er zijn zes locaties waarvan er drie de voorkeur hebben. Is het dan ook zo dat je die alle drie gaat bezoeken of er één waarbij je al een goed gevoel hebt en die dan alleen gaat bekijken?
B: Ik denk als wij een nieuwe locatie moeten boeken, we dan wel eerst meerdere opties gaan bekijken. Internet zegt niet altijd alles en de foto’s en verhalen kunnen nog zo mooi zijn het is altijd beter om zelf te kijken. Je beleeft toch weer wat meer en het geeft wat extra’s.
T: En in hoeverre is een persoonlijk gesprek met iemand van Stayokay tijdens keuzemoment wenselijk en waarom?
G: Het lijkt mij wel heel fijn, want de persoon van Stayokay kan je net even over de drempel tillen of iets extra’s toelichten wat je net niet wist.
L: Voor mij moet het niet zoveel uitmaken. Als ik ben geweest moet dat voor mij
doorslaggevend zijn. Voor mij hoeven de verkooppraatjes van iemand van Stayokay niet. T: En vinden jullie het bijvoorbeeld ook belangrijk na het verblijf dat er nog iemand bij jullie
op school langskomt bijvoorbeeld om te vragen hoe het is geweest, wat kan er beter? Een soort evaluatiemoment.
All: Absoluut.
B: Dat is goed voor beide kanten en zeker als je een meerjarig contract hebt.
T: Stel je voor Edwin, jij hebt goed contact met de hostelmanager maar loopt toch tegen dingen aan. Je bespreekt dat met de hostelmanager maar wordt daarna gebeld door Nanda. Wekt dat dan een irritatie op?
E: Ja, in eerste instantie wel. Ik heb dit al besproken met de hostelmanager en nu is de kans groot dat ik weer alles kan vertellen. Of Nanda moet correct ingelicht zijn en meteen met een oplossing komen.
T: Jullie zijn natuurlijk de boekers, maar mogen jullie ook beslisse?
C: Ja, de directeur neemt uiteindelijk wel de beslissing. Al gaat hij wel af op onze voorkeur en informatie.
T: Oké, de directeur heeft veel vertrouwen in jullie?
G: Ja. Zolang het past in het budget en het is leuk is het vaak goed.
T: Omdat jullie nog nooit bij Stayokay geboekt hebben zullen jullie Stay4all niet kennen, vandaar dat ik graag hier iets over wil vertellen om vervolgens te horen of dit doorslaggevend kan zijn in het boekingsproces.
T: Een aantal jaar geleden is Stayokay het initiatief Stay4all gestart, omdat ze steeds vaker merkten dat sommige ouders niet de bijdrage voor het schoolkamp konden betalen. En nu is het zo dat we in Stayokay ook vergadergroepen ontvangen en wanneer zij dus een vergaderarrangement boeken dan gaat er één euro van dat bedrag naar het Stay4All-potje en zo kunnen we dus kinderen helpen om ook mee te gaan op schoolkamp. En de docent mag dat bij ons aanvragen. Er zijn natuurlijk ook andere initiatieven, sommige gemeentes die geld daarvoor geven alleen dan moet de ouder dat aanvragen.
L: Oke, klinkt als een goed initiatief.
E: Klinkt zeker goed, scheelt ons ook om geld te moeten inleggen vanuit een potje van school. T: Want hoe zit het nu bij jullie als ouders het niet kunnen betalen?
B: De kinderen gaan allemaal. Wij hebben ook een soort potje en anders subsidie van de gemeente, alleen we merken dat ouders dat lastig vinden om er naar te vragen. E: Wij verplichten ze ook mee te gaan en tot nu toe is dat altijd nog gelukt.
C: Het zou denk ik niet bepalend zijn om voor Stayokay te kiezen, maar ik denk wel dat dit mee kan spelen in een keuze voor jullie.
B: Nou ja, ik weet niet hoe andere organisaties het doen, maar ik kan me voorstellen dat dit wel een pluspunt is.
T: Oké, dank jullie wel. We gaan dit onderwerp afsluiten, want ik wil jullie eigenlijk nog een paar korte vragen stellen die wij hebben bedacht om nog meer inzicht te krijgen in hoe het schoolkamp nog beter geslaagd kan worden.
T: Want, wanneer is een schoolkamp voor jullie geslaagd?
E: Als iedereen weer gezond en wel thuis is, dan vind ik het een succes. En dat de leerlingen plezier hebben gehad en ook de collega’s, dus dat we als team naar huis gaat.
B: Inderdaad, er gebeurd natuurlijk wel heel veel. Dan geeft het wel een fijn gevoel als het voorbij en iedereen heeft plezier gehad.
G: Ja, inderdaad. T: Oké.
T: Oké, en wat zou gedaan kunnen worden om het werk van de boeker nog makkelijker te maken?
L: Ik moet toegeven dat een initiatief als Stay4all erg interessant kan zijn, aangezien het veel papierwerk en rompslomp scheelt. Klinkt echt heel goed.
C: Misschien ook inzichtelijk te krijgen hoe docenten dit aan kunnen vragen en duidelijk laten zien wat de prijzen zijn van een schoolkamp in een bepaalde periode. Op de website van de organisatie waar we momenteel bij boeken kun je heel gemakkelijk zien wat je kwijt bent voor het schoolkamp. Door een paar simpele stappen door te lopen.
T: Zien jullie nog toekomst in de schoolkampen?
L: Ja, tuurlijk. Docenten en leerlingen vinden het gewoon te leuk om ermee te stoppen. Er wordt altijd wel een oplossing bedacht om toch het schoolkamp te organiseren. E: Hoe je het went of keert. Het is en blijft belangrijk. Wellicht dat de scholen snijden in het
aantal schoolkampen of de tijdsduur van het schoolkamp als er geen budget meer is, maar het zal blijven bestaan.
T: Nog een vraag over Stay4all, want hebben jullie een idee hoe we dit onder de aandacht van de docenten kunnen krijgen?
B: Ja, dat misschien door middel van een nieuwsbrief naar jullie relaties of op de website vermelden?
C: Ja goed, met allerlei informatie. Misschien bij scholen langsgaan, telefonisch contact