Projeklewenssiklus

Soos in paragraaf 3.6 omskryf word kan die finansiële state nie as „n projek los van die normale aktiwiteit van die entiteit hanteer word nie, maar dit is afhanklik van die resultate van die groter geheel. Dit kan eers geskied nadat die dokumentasie van „n ekonomiese besigheidstransaksie verkry is. Die projek kan in duidelike fases op ‟n maandelikse basis opgedeel word; die eindsaldo‟s van die rekeninge elke maand word tegnies oorgeplaas as die aanvangssaldo‟s vir die volgende fase of die volgende maand.

In finansiële rekeningkunde word elke fase gekenmerk deur die aanvangssaldo‟s van rekeninge wat op die eerste dag van elke maand bestaan as gevolg van die feit dat besigheid kontinu is en nie „n nul waarde aan die einde van elke maand het nie. Verder vind daar elke maand geldelike in-/uitvloei van fondse in/uit die rekening plaas, wat aandui dat besigheid nog lewendig in daardie omgewing is. Die einde van die maand moet rekeninge betaal word, wat dus veroorsaak dat daar weer „n nuwe saldo aan die einde van elke maand sal wees.

Die proefbalans wat aan die einde van elke maand opgestel moet word, is die kontrole wat plaasvind om een fase van die volgende te onderskei. Om te bevestig dat die vorige maand se syfers wel korrek is, word daar gebruik gemaak

van die proefbalans, wat moet balanseer voordat die fase as afgehandel bestempel kan word. Dit is dus ook duidelik dat elke fase ‟n ander uitkoms sal hê, aangesien besigheidsaktiwiteite finansiële skommelinge veroorsaak.

6.4.4 Belanghebbendes by ‘n projek

Volgens die omskrywing in paragraaf 3.4 rakende die belanghebbendes by ‟n projek, is daar baie individue en organisasies wat of aktief betrokke is by die finansiële rekeningkundige projek, of wie se belang beïnvloed word as gevolg van die uitkoms van die projek. Die volgende belanghebbendes word geïdentifiseer:

Projekbestuurder - gewoonlik die finansieel rekeningkundige beampte wat verantwoordelik is vir die bestuur en finale afhandeling van die projek. Die projekbestuurder stel daarin belang om „n inkomste te verdien.

Kliënt/gebruiker - die persone wat sy rekening moet kom betaal, rekeninge wat betaal moet word, salaristrekker, bank, beleggers, eienaar/s en so meer. Die eienaar van die entiteit se belang is onder andere om inligting te bekom om die onderneming meer effektief te kan bestuur.

Projekspan - die persone wat op een of ander wyse betrokke is by die hantering van die brondokumente en die opstel van die entiteit se finansiële state. Hulle belang is dat hulle „n salaris sal verdien as vergoeding vir hul insette.

Projekbestuurspan - die lede van die projekspan wat verantwoordelik is vir die bestuur van die finansiële projek. Hierdie groep persone is ‟n belangegroep, aangesien hulle verantwoordelik is en moet bepaal of die kwaliteit, tyd, omvang, risiko‟s, koste, kommunikasie, kontrakte, ensovoorts nog op peil is. Indienssteller - die persoon of groep wat die fondse verskaf om die

projekspan mee te betaal. Die indienssteller het ‟n belang in die wins/verlies van die entiteit.

Opponente - gewoonlik mededingers in mark. Hulle belang is in die entiteit omdat hulle probeer om die mark te wen deur mededingende pryse en dienste daar te stel.

Daar mag ander moontlike belanghebbendes wees wat nie hier genoem is nie.

6.4.5 Organisasies se invloed

Die tipe entiteit waarvoor die finansiële rekeningkundige projek gedoen word het nie so ‟n groot invloed op die metode wat gebruik word om die projek te doen nie, maar wel op die grootte van die projek. Die aantal brondokumente, wat hanteer moet word, het ‟n groot effek op die aantal persone wat die projek moet hanteer en dus op die grootte van die projek.

Daar is verskillende metodes waarop ‟n eienaar van ‟n entiteit die finansieel rekeningkundige state kan hanteer, naamlik:

Die projek kan uitgekontrakteer word na ‟n organisasie, wat die projek totaal en al met sy eie werknemers hanteer.

Die projek kan gedeeltelik uitgekontrakteer word. ‟n Gedeelte van die finansiële rekeningkundige proses kan by die onderneming self hanteer word, terwyl die res van die projek uitgekontrakteer word.

Die projek kan totaal as „n interne projek bestuur word.

Daar moet vooraf besluit word op die metode wat gebruik gaan word om die projek te doen, sodat al die nodige beplanning met die aanvang van besigheid in plek is. Elke tipe entiteit sal individueel en volgens sy unieke omstandighede moet oordeel wat die beste metode sal wees om te gebruik. Daar is verskillende faktore wat die besluit beïnvloed, onder andere moet daar besluit word of daar spasie op die perseel is om die werk daar te doen, of die entiteit se personeel oor die kundigheid beskik om dit te doen en wat die koste verbonde aan die projek behoort te wees, hoeveel die onderneming kan bekostig, en nog meer.

6.4.6 Die projekbestuursproses

Volgens die omskrywing van die projekbestuurproses (soos uiteengesit in paragraaf 3.7 en aangewend in die finansiële rekeningkundige omgewing) is die aanwending van kennis, aanleg, gereedskap en tegnieke op die projekaktiwiteite om die projekbehoeftes te bevredig hier relevant. Die projekbestuurproses word vervolmaak deur gebruik te maak van projekbestuurskennis, wat brondokumente ontvang en dan finansiële state genereer.

Indien ‟n projek suksesvol wil wees, moet die projekspan die volgende in ag neem:

Finansiële rekeningkundige prosesse binne die projekbestuurs-prosesgroep moet gekies word om die finale state bevredigend te voltooi.

Al die belanghebbendes moet tevrede wees.

„n Balans moet behou word tussen omvang, tyd, koste, kwaliteit, bronne en risiko om die finale state volgens die vereiste standaarde te ontwikkel.

Die AARP-benadering tot die finale state moet gevolg word, sodat voldoen sal word aan die produk en projekbehoeftes.

Dit word ten sterkste aanbeveel dat ‟n standaardinligtingsdokument opgestel moet word, wat die stappe van aanvang, beplanning, uitvoering, monitering, kontrolering en die afsluiting van die projek omskryf word sodat die AARP- prosesse voortdurend geïdentifiseer en uitgewys kan word.

In die finansiële rekeningkundige omgewing lei die uitkoms van die een prosesgroep gewoonlik tot die inset na die volgende prosesgroep en dit is waar vir elke fase van die projek.

Die toepassing van die bestuursproses sal vervolgens toegepas word.

6.4.7 Projekbestuurkennisareas

Die volgende raamwerk vir die implementering van die nege areas van projekbestuur wat volgens die Projekbestuur Instituut (PMI) geïdentifiseer as die belangrikste areas in die finansiële rekeningkundige omgewing:

6.4.7.1 Omvangbestuur

In hierdie area moet die omvang van die werk wat voltooi moet word omskryf word. Al die sigbare en beskikbare inligting wat benodig word om die stel finansiële state op te stel, moet duidelik uiteengesit word, sodat behoorlike beplanning gedoen kan word.

6.4.7.2 Tydbestuur

‟n Tydskedule van die finansiële projek gaan neem moet volledig gegee word, sodat die partye die omvang en lewering nie later bevraagteken nie. Indien daar later probleme opduik, behoort almal bewus te wees van die oorsaak van die verandering en die effek daarvan op die aktiwiteite en tydsbestuur.

6.4.7.3 Kostebestuur

Dit beskryf die prosesse wat betrokke is in die beplanning, skatting, begroting en kontrolering van die koste, sodat die finansiële projek binne die vereiste, goedgekeurde begroting voltooi sal wees.

6.4.7.4 Kwaliteitbestuur

Dit beskryf die prosesse wat daarby betrokke is om te verseker dat AARP in die projek gebruik word.

6.4.7.5 Menslike hulpbronne bestuur

In hierdie area moet die beplanning rondom die aantal persone en hulle take in detail omskryf word, sodat elke persoon wat deel is van die finansiële rekeningkundige projek presies weet wat sy/haar taak is.

6.4.7.6 Kommunikasiebestuur

Daar moet op ‟n duidelike beskrywing ooreengekom word van hoe en wanneer die kommunikasie na die werknemers en die werkgewers in die finansiële rekeningkundige projek sal plaasvind. Dit sluit in ‟n beskrywing van die prosesse wat betrokke is by die tydelike en doeltreffende weergawe, insameling, verspreiding, berging en hantering van projekinligting in.

6.4.7.7 Risikobestuur

Alle moontlike risiko‟s, wat in die proses van die finansiële rekeningkundige projek mag voorkom, moet bespreek word en die moontlike hantering daarvan moet aangeteken word.

6.4.7.8 Kontraktebestuur

Alle kontrakte, wat gesluit word om die finansiële rekeningkundige projek te doen, moet duidelik aangeteken word.

6.4.7.9 Integrasiebestuur

Die metode van integrasie van al die areas van die finansiële rekeningkundige projek moet beskryf word.

In elke area moet die voorafbepaling van die moontlike verloop van die finansiële rekeningkundige projek aangeteken word. So sal byvoorbeeld al die moontlik beplande koste stap vir stap uiteengesit word, ook waar take koste moet deel. Die tydsberekening van die een stap na die volgende moet noukeurig bereken word, sodat een stap nie opgehou word as gevolg van „n ander stap wat nie betyds voltooi gaan wees nie.

In die lig van die motivering dat finansiële state as „n klein projek gesien kan word, gaan projekbestuur se kennisareas volledig op die projek toegepas word.

6.5 DIE TOEPASSING VAN PROJEKBESTUUR OP ‘N KLEIN PROJEK