6.5 DIE TOEPASSING VAN PROJEKBESTUUR OP ‘N KLEIN
6.5.9 Kontrakte
A Beplanning
I Insette
Min werknemers is nodig om die projek te voltooi.
II Benodigdhede
III Uitsette
Werknemers, wat die rekeningkundige taal verstaan en opgelei is om die te boekstelling van die gebruikte dokumente te dokumenteer, word ingespan.
IV Terugvoer
Hierdie area van die projek is nie omvangryk nie en het dus nie baie bespreking nodig nie. Daar werk slegs „n paar gekwalifiseerde persone aan die projek.
B Aansoekbeplanning
I Insette
„n Kontrak moet opgestel word.
II Benodigdhede
„n Standaardkontrak vir die voltooiing van die werk is nodig.
III Uitsette
„n Kontrak moet so opgestel word dat dit aandring daarop dat die AARP- standaarde gehuldig word.
IV Terugvoer
„n Standaardkontrak word benodig.
C Aansoeke
I Insette
Aansoek van voornemende persoon moet deur indienssteller verkry word.
II Metode en metodologie
„n CV en gewaarmerkte afskrifte van die kwalifikasie van die persoon wat die projek gaan doen, moet geliasseer word.
III Uitsette
IV Terugvoer
Deur hierdie proses te volg, word die aanstellingsproses se kwaliteit verseker.
D Keuse van verskaffer
I Insette
Persone wat gekwalifiseerd is en bereid is om die werk teen ‟n vasgestelde vergoeding te doen.
II Benodigdhede:
Vriende, familie of kontakte wat aan die vereistes voldoen.
III Uitsette
Persone wat die rekeningkundige taal verstaan, die werk kan doen en vriende is.
IV Terugvoer
Bevredigende kontrak.
E Kontrakadministrasie
I Insette
„n Kontrak moet opgestel word.
II Benodigdhede
In die kontrak moet gespesifiseer word dat:
o die proefbalans op die elfde dag van die maand gelewer word, en o die balansstaat op 31 Maart 200Y klaar sal wees.
Die boete vir die laat verskaffing van die state moet ook in die kontrak gespesifiseer word.
III Uitsette
Professionele finansieel rekeningkundiges, wat maandeliks betyds die proefbalans sal lewer en ook die balansstaat op 31 Maart 200Y sal klaar hê.
IV Terugvoer
Dit is vir beide partye altyd beter om „n kontrak te hê.
F Afsluiting
I Insette
Die kontrak met alle ander dokumente moet geliasseer word.
II Benodigdhede
Daar moet verseker word dat alle dokumentasie wel aangeheg is.
III Uitsette
Die persoon wat die kontrak kry en aanvaar, moet „n dokument van aanvaarding van die kontrak teken.
IV Terugvoer
Daar moet verseker word dat die kontrak veilig bewaar word indien dit dalk later benodig word.
6.6 SAMEVATTEND
In hierdie hoofstuk is daar „n volledige teoretiese toepassing van projekbestuur op „n klein entiteit se finansiële state gedoen. Dit is duidelik dat die werk verbonde aan die boekhoudingsproses as bestuursmodel suksesvol in projekbestuur inpas.
Die rekeningkundige dissiplines kan opsommend omskryf word in die projekbestuurareas (soos in tabel 6.1 gesien kan word).
Tabel 6.1: Projekbestuursareas en die rekeningkundige dissiplines
Projekbe-
stuursareas Rekeningkundige omgewing
Brondokument Klassifisering Joernale Grootboek Balansering
Omvang
Alle brondokumente wat betrekking het op die entiteit se werksaamhede word maandeliks benodig vir die projek, maar dit moet geklassifiseer wees. Dan word dit in die joernale opgeteken, oorgeboek grootboekrekeninge toe en „n proefbalans opgestel. Jaarliks word jaareindstate opgestel waarin die wins of verlies vir die jaar bereken word.
Tyd
Tyd moet goed bestuur word, want tyd is geld. Die bewaring en sortering van brondokumente kan baie tyd neem indien dit nie na behore bestuur word nie. Die inskrywing van die brondokumente in die joernale, oorboeking na die grootboek, opstel van die proefbalans en die opstel van die jaareindstate neem tyd, wat beplan en beheer moet word.
Koste
Onkoste word bepaal na aanleiding van die tyd wat geneem word. Indien die rekeningkundige beampte die brondokumente moet sorteer, moet tyd daarvoor begroot word, wat dan „n koste-effek het. Indien daar noukeurig gewerk is, sal die state balanseer, wat onnodige koste uitskakel; maar indien die state nie balanseer nie, neem dit meer tyd in beslag om die probleem te soek.
Kontrak
Dit is belangrik om te verseker dat daar wel „n kontrak bestaan wat die projek toeken. In die kontrak moet gestipuleer word wie verantwoordelik is vir die versameling, sortering en bewaring van die brondokumente. Die kontrak moet stipuleer dat die boeke maandeliks opgestel moet word, die datum waarop dit elke maand afgehandel moet wees en ook bevestig indien die jaareindstate gedoen moet word.
Risiko
Moontlike risiko‟s wat bestuur kan word is: Verlore brondokumente, kontant en krediettransaksies wat verwar word, tegnologiese probleme en werk wat nie noukeurig gedoen is nie lei tot state wat nie balanseer nie. Onbeheerde risiko‟s kan verhoogde onkoste veroorsaak.
Menslike hulpbronne
Die persoon wat die brondokumente versamel en sorteer moet die erns van die taak besef. Die rekeningkundige beampte moet die nodige kennis van die rekeningkundige standaarde ken.
Kommuni- kasie
Die persoon wat verantwoordelik is vir die sortering van die brondokumente moet aanteken indien daar „n brondokument ontbreek en daarvoor sorg dat die rede daarvoor bekend is en dat dit op die afgespreekte tyd en plek beskikbaar sal wees. Alle moontlike inligting i.v.m. die hantering van die finansiële state moet gekommunikeer word tussen die rekeningkundige beampte en die bestuurder/eienaar.
Kwaliteit
Omdat daar rekeningkundige standaarde is waaraan voldoen moet word, moet kwaliteitkontrole daarvolgens gedoen word. Dit is dus belangrik dat die rekeningkundige beampte seker maak van die volledigheid en korrektheid van die projek, asook om seker te maak dat daar aan al die rekeningkundige standaarde voldoen word.
Integrasie
Die brondokumente moet volledig, voltooid en korrek gesorteer wees van die aanvang van die projek af. Die joernale is die kern waarop die rekeningkundige projek gebou is. ʼn Rekeningkundige beampte se doel moet wees om al die stappe van die projek so te bestuur dat koste, insluitend tyd, geminimaliseer word sodat winste gemaksimaal kan word.
In die volgende hoofstukke sal daar nou met behulp van „n empiriese studie gepoog word om te bepaal hoeveel van die kennissareas van projekbestuur in elk geval gebruik word deur die rekenmeesters.
HOOFSTUK SEWE
EMPIRIESE NAVORSING EN DIE ONTLEDING VAN DIE
VRAELYS
7