Rekeningkunde is „n taal op sy eie en dit is derhalwe nodig om die volgende terminologie te bespreek.
Boekjaar
Die kalenderjaar verskil in die meeste gevalle van die boekjaar. Wanneer daar van die boekjaar gepraat word, is dit die twaalf maande van die jaar waarin die onderneming sy wins bepaal. Meeste van die entiteite se boekjaar strek saam met die belastingjaar en dit is van 1 Maart tot en met 28/9 Februarie die volgende jaar. Dit is egter nie ‟n wetlike vereiste dat die finansiële jaar saam met die belastingjaar val nie. Indien die boekjaar eindig op 28 Februarie 2010, word algemeen na die 2010 boekjaar verwys .
Boekhou
Boekhou is „n tegniese proses van sortering en opskryf van rekords volgens „n bepaalde plan.
Rekeningkundige beampte
‟n Rekeningkundige beampte is die persoon wat oor die aanleg en kwalifikasie beskik om rekord te hou van „n besigheid se finansiële omstandighede. Dit is nie slegs die tegniese versorging van die brondokumente nie, maar die persoon moet ook daartoe instaat wees om die ander aanvullende dienste aan te bied wanneer daar ‟n behoefte is. Dit beteken nie noodwendig dat daar van die dienste gebruik gemaak moet word nie.
Dubbelinskrywing
Die ontwikkeling na die dubbelinskrywingsmetode is ook „n tegniese proses van sortering en opskryf van rekords in „n bepaalde plan, maar die kern van die dubbelinskrywing lê daarin dat alle komponente van die finansiële stelsel van die besigheid daarin gekombineer is. Daar ontwikkel dus „n sintese van die finansiële bedrywighede in „n samehangende rekeningkundige stelsel met die moontlikheid om op „n gegewe tyd in balans te wees (Ten Have, 1976: 6).
Die belangrikheid van finansiële rekeningkundige besonderhede
Finansiële rekeningkundige inligting het dit ten doel om inligting te verskaf vir die opstel van finansiële state. Dit is die primêre doel van finansiële state om inligting aan die gebruikers daarvan te verskaf om besluite te neem. In die internasionale
rekeningkundige standpunt IAS 1 word die doel van finansiële state in paragraaf nege soos volg gestel:
“Die doel van finansiële state is om inligting aangaande die finansiële stand, prestasie en kontantvloei van ‟n entiteit aan ‟n wye reeks van gebruikers beskikbaar te stel wat nuttig is in die neem van ekonomiese besluite.”
Rekeningkundige inligting gaan dus in die eerste plek oor besluitneming, maar kan ook vir ander doeleindes soos die invul van belasting- en ander statutêre opgawes gebruik word.
Die finansiële rekeningkundige besonderhede van „n onderneming moet voldoende wees om die verantwoordelike belastingpligtige in staat te stel om die belastingopgawes te kan voltooi. Die boeke en rekords mag deur die Ontvanger van Inkomste vereis word vir „n ondersoek indien dit nodig blyk te wees. In so ‟n geval moet dit beskikbaar en kontroleerbaar wees. Bepaalde tydsvereistes ten opsigte van die bewaring van die relevante dokumente geld en word in die volgende tabel opgesom:
Tabel 5.3: Tydsvereistes ten opsigte van bewaring van dokumente
Stigtingsdokumente van maatskappy, beslote korporasie en vennootskappe. Notuleboeke
Onbeperk Finansiële state, rekeningkundige rekords en boeke insluitend
stawende bylaes
15 jaar
Betaalde tjeks 6 jaar
Belastingopgawes en -aanslae, salaris- en loonregisters, verkoop- en aankoopfakture, bankstate, voorraadlyste, BTW- rekords en ander stawende bewysstukke
5 jaar
(Kroon, 1999: 230)
Uit die vorige paragrawe kan dit duidelik gesien word dat daar drie vorme is waarop belasting bereken word, naamlik:
Eenmansaak: Die wins wat deur die entiteit gemaak word, word op die individu se individuele belastingvorm aangedui en die eienaar word volgens die wet op individue daarop belas.
Vennootskap: Die wins wat in hierdie onderneming gemaak is, word aan die belastingdienste gerapporteer. Die entiteit word egter nie as sulks belas nie. Die winste word volgens die winsdelingsooreenkoms verdeel en aan die verskillende vennote uitbetaal. Elke vennoot se winsdeling word dan afsonderlik in hulle individuele belastingvorm aangedui en elke vennoot word volgens die wet op individue daarop belas.
Beslote korporasie en maatskappye: Die wins wat in hierdie onderneming gemaak is, word aan die belastingdienste gerapporteer en die entiteit word daarop belas. Die dividende wat deur die entiteite aan die elke aandeelhouer uitbetaal is word dan afsonderlik in hulle individuele belastingvorm aangedui en elke vennoot word volgens die wet op individue daarop belas. Die verklaarde dividende word dus twee keer belas, in die entiteit as wins en dan weer in die hande van die individuele aandeelhouer.
Dit is dus duidelik dat dit belangrik is om die opteken van besigheidsdokumente in „n ernstige lig te beskou. Die proses is nodig vir die gebruik van die resultate in interne en eksterne besluitneming. Nie slegs alleen het die bestuur van „n onderneming die finansiële samevatting nodig nie, maar die inligting word ook verlang indien dit nodig sou wees om finansiering te reël.
Daar word beweer dat ‟n tipiese entrepreneur in die verlede sy boekhoudingstelsel begin het met die skoendoosstelsel, maar dit gebeur egter nog steeds. Die pro-aktiewe entrepreneur sal eerder begin met ‟n besoek aan ‟n boekhouer of ‟n rekeningkundige beampte, sodat hy/sy instaat is om gekwalifiseerde inligting te kan verskaf aan enige persoon wat om een of ander rede belang het in die besigheid. Dit is baie belangrik om akkurate finansiële inligting voortdurend beskikbaar te hê, sodat jy jou vingers op die pols van die besigheid kan hou. Deur gebruik te maak van die verskillende finansiële verslae en vooruitskattingstegnieke, kan daar vinnig beter besluite geneem word. In die besigheidsomgewing moet flink op die mark gereageer word om sukses te verseker en daarvoor het jy die regte inligting nodig (Burke, 2006: 98, 99).
Finansiële rekeningkunde word onder andere gebruik om te verseker dat kliënte betaal vir wat hulle gekoop het, betaling aan diegene wat goedere of dienste aan die onderneming verskaf het geskied en belasting regverdig toegedeel word. Skematies kan die volgende voorstelling gemaak word van wat die finansiële rekeningkundige proses omsluit (Hartley, 2000: 2). Alle beweging buite om die tregter moet finansieel rekeningkundig opgeteken word.
Figuur 5.4: Finansiële rekeningkundige proses (Hartley, 2000: 3)
Verskaffer verskaf materiaal Arbeid verskaf mense Lenings en Kapitaal verskaf geld en masjiene Wins
Alles gaan in die produksieproses in om
verwerk te word
Belasting
Voltooide produkte wat verskaf word
aan kliënte
5.7 DIE OMVANG EN SKEDULERING VAN FINANSIËLE