Die hoofdoel van „n boekhoudingstelsel is om besluitnemers van „n besigheid met die eerste oogopslag „n betroubare beeld van die entiteit se finansiële posisie te gee. Die meeste hand-boekhou stelsels slaag deesdae nie meer daarin om aan hierdie hoofdoel te voldoen nie, aangesien die besigheidsaktiwiteite wat plaasvind so gegroei het en teen so ʼn hoë spoed plaasvind dat rekenaarbystand vereis word. Die vinnige ontwikkeling van die tegnologie het veroorsaak dat die handmetode van boekhouding baie skaars geword het, maar wel nog bestaan. Dit het veroorsaak dat die tradisionele rol van die rekenmeester drasties
aangepas moes word, maar dit spreek die rekenmeester nie vry van die kennis van die dubbelinskrywingsmetode wat in die rekenaar plaasvind nie. Die toekomstige rekenmeester sal meer tyd moet bestee aan die analisering, interpretasie en kommunikasie van die inligting na die besluitnemers toe (Wessels, 2004: 223).
Met die geweldige veranderinge in die gebruik van rekenaars, onder andere die optekening van die finansiële dokumente van ʼn entiteit direk op die rekenaar, moet daar bevestig word wat die kwaliteit van die data is nadat dit deur die rekenaarprogam verwerk is en die resultate weer uit die rekenaar verkry is. Tegnologie is ʼn hulpmiddel wat met seën gebruik kan word, maar nooit sonder gepaardgaande verantwoordelikheid nie (Geertsema, 1985: 54).
Die primêre doel van finansiële rekeningkunde is om essensiële inligting in te samel en te kommunikeer sodat die aktiwiteite van die onderneming verstaan kan word, ongeag of dit „n klein, groot, korporatiewe of nie-korporatiewe, winsmakende of nie-winsmakende, openbare of private besigheid is (Rockley, 1975: 12). Longenecker et al., (2006: 251) stel dit dat goeie finansiële rekeningkundige rekords belangrik is wanneer dit kom by die punt waar die besigheid om een of ander rede verkoop moet word.
Alhoewel rekeningkunde oor „n baie lang periode ontwikkel het, is die dubbelinskrywing-boekhouding-beginsel eers in die 15de eeu vasgelê. Dit is steeds die een enkele beginsel wat vorm gegee het aan die huidige rekeningkundige professie (Wessels, 2004: 220).
Moderne rekenmeesters gebruik steeds Pacioli se volgorde van gebeure en spesiale prosedures soos deur hom aangeteken in 1494. Die basiese verskil tussen die huidige boekhoudingstelsels en wat Pacioli in sy dubbelinskrywings- beginsel te boek gestel het, is verfyning en aanpassings op Pacioli se beskrywings (Wessels, 2004: 220). Pacioli se beginsel moes aangepas word as gevolg van die groterskaalse sakebedrywighede wat deur ons moderne samelewing genoodsaak is en die ontwikkelinge rondom die rekenaartegnologie.
Hoewel die meeste hand-boekhoustelsels deesdae nie meer daarin slaag om aan hierdie hoofdoel te voldoen nie, aangesien die besigheidsaktiwiteite teen so „n hoë spoed groei en plaasvind dat elektroniese bystand vereis word, word die hand-boekhoumetode wel nog gebruik (Wessels, 2004: 221).
Pacioli het reeds in 1494 verklaar dat drie dinge nodig is om „n suksesvolle sakeman te wees: kontant of krediet, goeie boekhouers en „n rekeningkundige stelsel wat die sakeman toelaat om met een oogopslag dadelik „n beeld van sy finansiële posisie te kry. So ver dit die doelstelling van rekeningkunde betref, bly dié nog steeds dieselfde: Rekeningkundige stelsels is en bly gefokus daarop om besluitnemers met die eerste oogopslag „n betroubare beeld van die entiteit se finansiële posisie te gee sodat besigheidsbesluite en –projekte vaartbelynd (alle onderdele in beide horisontale en vertikale balans, teen die regte spoed in die regte rigting - die unieke doelwit daarvan - kan beweeg) (Wessels 2004: 220; Lucouw, 2004: 141).
Soos besighede deur die eeue heen ontwikkel het, het daar „n behoefte ontstaan vir „n verbeterde rekeningkundige stelsel (Ten Have, 1976: 2).
Een van die eerste boeke rakende die rekeningkundige bedrywighede in „n besigheid is in 1896 gepubliseer. Daar word geskryf dat die finansiële sy van „n besigheid slegs op boekhouding gebaseer was. Die somtotaal van rekeningkundige bedrywighede was gefokus op die korrekte opteken van die verloop van sakebedrywighede en geen interpretasie is aan die boeke geheg nie. In identiese omstandighede het die behoefte aan die te boekstelling van die finansiële toedrag van bedryfsake van kultuur tot kultuur en van tyd tot tyd verskil (Ten Have, 1976: 3).
Boekhou is „n tegniese proses van sortering en opskryf van rekords in „n bepaalde plan. Die ontwikkeling na die dubbelinskrywingsmetode het nog steeds hierdie beskrywing gehuldig. Die kern van die dubbelinskrywing lê daarin dat alle komponente van die finansiële stelsel van die besigheid daarin gekombineer is. Daar ontwikkel dus „n sintese van die finansiële bedrywighede in „n kohesiewe
rekeningkundige stelsel met die moontlikheid om op „n gegewe tyd in balans te wees (Ten Have, 1976: 6).
Die dubbelinskrywingsmetode het primêre voordele ingehou (Ten Have, 1976: 7): Brondokumente is meer volledig en georden;
Die dubbelinskrywing is „n outomatiese kontrole op die volledigheid en korrektheid van die werk; en
Die ingeslote grootboek verskaf die inligting om „n wins- en verliesrekening, sowel as die balansstaat te voltooi.
Met die dubbelinskrywingmetode kan sommige transaksies op ‟n verskeidenheid van maniere teboekgestel word. Dit kan foute veroorsaak of bedrog verberg. Dit was dus nodig dat ‟n standaard waaraan voldoen moet word, ontwikkel moes word. Die sogenaamde AARP (Algemeen Aanvaarde Rekeningkundige Praktyk) stel „n standaardbenadering en terminologie vir die rekeningkunde daar. Die voordeel van so „n standaardisering is dat die uitbuiting van dubbelsinnigheid aan bande gelê word. Die onderwerp van openbaarmaking en die balans tussen vertroulikheid, handhawing van mededingende voordeel en die behoeftes van beleggers raak wel deeglik die terrein van bestuursetiek (Geertsema, 1985: 58). Volgens GAAP moet alle inligting geopenbaar word in die jaareindstate. Navorsing het bewys dat entiteite wat inligting so openbaar dat dit inligtinggewend is, toon „n toename in grootte, hoër groei en „n beter balans. Verder word aangetoon dat indien „n entiteit sensitiewe inligting openbaar maak, dit „n positiewe invloed het op die winsgewendheid van die onderneming. Die implementering van internasionale finansiële rapporterings standaarde verhoog die kwaliteit en vergelykbaarheid van finansiële state en dit bevorder op sy beurt die konsekwentheid en betroubaarheid van die finansiële verslagdoening wat entiteite fasiliteer om internationale kapitaal in te bekom (Iatridis, 2008: 219). Die besluite wat in ondernemings geneem word, berus op gegewens wat aan bestuurders voorgelê word of wat hulle self genereer. Die feitlike gegewens in „n voorlegging kan „n besluit direk beïnvloed. Doelbewuste manipulering van feite,
die skewe voorstelling daarvan of die weglating van gegewens wat van belang is vir „n besluit kan die resultaat van die besluitneming in „n voorafbestemde rigting dwing. Wanneer sodanige voorlegging dus gemaak word, is eerlikheid en objektiwiteit etiese vereistes wat aan die insamelaar van die gegewens gestel word. Die besluitnemers het egter ook die etiese plig om hulle van alle tersaaklike feite te vergewis (Geertsema, 1985: 52).
In die aanstelling van „n rekeningkundige beampte moet verseker word dat die persoon nie konflik van belange het nie. Indien die rekenpligtige beampte enige eienaarskap, wat vir die persoon winsvoordele inhou, vir die besigheid aanvaar, kan dit konflik in die persoon se oordeel hê. Dit kan ook gebeur dat die persoon met verloop van tyd beïnvloed kan word deur „n ander party. Dit is dus van belang dat die rekenpligtige beampte, indien hy self by die onderneming betrokke is, sy betrokkenheid verklaar alvorens hy die werk as rekenpligtige beampte aanvaar (Geertsema, 1985: 51). Dit is ook verkieslik dat die rekeningkundige beampte in sy verslag tot die finansiële state sy betrokkenheid openbaar.
Die rekenaartoepassingstegnologie om die nodige, relevante kennis te bekom is soms nie binne die vermoë van die eienaar van „n besigheid nie. Dié leemte in kennis en/of vaardighede behoort dan van buite die besigheid per konsultasie oorgedra te word. Sodoende word die spanwydte van kundigheid verbreed (Pretorius, 1993: 17).
In operasionele bestuur kan die volgende inligting vanaf die inligtingstelsels verwag word (Pretorius, 1993: 14):
Gereelde interne verslae,
Gedetailleerde transaksieverslae, Intydse en historiese data.
Gereelde, tydige en akkurate finansiële state is dus van die uiterste belang om bestuur by te staan in die taak van besluitneming. Die belangrikste state is:
Die staat van omvattende inkomste (inkomstestaat) – tipeer die finansiële toestand van die besigheid, en
Die staat van finansiële posisie (balansstaat) - tipeer die finansiële resultaat van die besigheid.
Hierdie state moet aan die einde van elke finansiële periode geanaliseer word om die toestand van die onderneming te bepaal (Pretorius, 1993: 78).
„n Wins- en verliesrekening, waarvan die staat van omvattende inkomste opgestel word, som die lys van inkomstes en uitgawes oor die verloop van „n spesifieke periode, soos aangedui in die opskrif van die wins- en verliesrekening op. Twee belangrike eienskappe van die wins- en verliesrekening is:
Belasting: Die dag tot dag verloop van die besigheid en „n vergelyking van die belasting op insette teenoor die belasting op uitsette is relevant.
Inkomstes en uitgawes: „n Vergelyking van die koste van insette teenoor die koste van uitsette (Rockley, 1975: 85).
Die wins- en verliesrekening vorm die koppeling tussen twee agtereenvolgende balansstate en boekstaaf die verloop van die operasionele bedrywighede (Rockley, 1975: 4).
Die staat van finansiële posisie (balansstaat) is „n finansiële staat wat inligting aangaande die onderneming se finansiële posisie in terme van wat dit besit en wat dit skuld reflekteer. Die feite is slegs relevant tot die presiese dag en datum wat in die titel bo-aan die balansstaat verskyn. Die balansstaat verrig twee funksies, naamlik:
Dit boekstaaf die status van die entiteit se bates en laste aan die einde van „n spesifieke handelsperiode; en
Dit vorm „n beginpunt vir die volgende handelsperiode (Rockley, 1975: 4 & 1983: 3)).
5.6 FINANSIËLE REKENINGKUNDIGE BESONDERHEDE