6.5 DIE TOEPASSING VAN PROJEKBESTUUR OP ‘N KLEIN
6.5.2 Omvang van die projek
Erkenning moet gegee word dat „n bepaalde projek aangepak word.
I Insette
Dit is nodig om te weet of dit „n nuwe entiteit is of nie, aangesien die aanvangssaldo‟s benodig word.
Wie is die belanghebbendes vir verslagdoeningdoeleindes. Die state is nodig vir belastingdoeleindes.
Besigheid word deur „n bankrekening bedryf.
II Benodigdhede
Die finansiële rekeningkunde sal volgens die hand-/elektroniese metode gedoen word.
Die projekleier het wel die nodige kundigheid van AARP, asook die kennis vir die opstel van die state.
Die nodige brondokumente sal aan die projekbestuurder verskaf word.
III Uitsette
Daar moet elke maand „n finansiële rekeningkundige verslag gegee word. Aan die einde van die finansiële jaar word „n samevattende
jaareindbalansstaat vereis.
IV Terugvoer
Is die belanghebbendes tevrede met die reëlings? Is die projekbestuurder ook tevrede met die versoek?
B-beplanning moet duidelik gekommunikeer word indien die aanvanklike beplanning (of ‟n aspek daarvan) deur die mat val.
I Insette
Doel: Om alle beweging van fondse te dokumenteer Doelwitte: 1 Om alle uitgawes te noteer
2 Om alle inkomste te noteer
3 Om alle ander transaksies aan te teken 4 Om op skedule klaar te wees met die projek
II Benodigdhede
Alle aanvangssaldo‟s moet beskikbaar wees.
Alle bewyse van tjek en kontant uitgawes moet gelewer word. Alle bewyse van kwitansies (inkomstes) moet op hande wees.
Alle bewyse van kredietaankope en verkope, asook dokumente van ander skuld of donasies, moet beskikbaar wees.
Alle jaareindaansuiweringe moet bekend wees.
III Uitsette
Opsomming van balanse in „n proefbalans moet maandeliks verskaf word. Jaareindstate moet verskaf word.
Alle transaksies moet so na as moontlik aan die Algemeen Aanvaarde Rekeningkundige Praktyk (AARP)-beginsels hanteer word.
IV Terugvoer
C Definiëring/werksverdeling
I Insette II Benodigdhede III Uitsette
Doel 1Alle transaksies wat vir die spesifieke periode aangegaan is, moet aangeteken word in die joernale en oorgeboek word na die grootboek.
2 Jaareindstate moet voltooi word.
1 Handmetode
2 Verantwoordelike persoon vir die ongebruikte voorraad dokumente.
1 Maandeliks
2 Jaarliks Doelwitte 1 Alle brondokumente, wat in die finansiële afdeling
van die entiteit gebruik gaan word, se nummering en kwaliteit moet geverifieer word.
2 Balansering van state binne „n bepaalde tydperk moet afgehandel word.
3 Alle inskrywings moet voldoen aan AARP-beginsels.
1 Sekuriteit en deursigtigheid 2 Akkuraatheid, betroubaarheid en spoed 1 Deurlopend 2 Maandeliks en jaarliks
Benodigdhede 1 Die aantal transaksies, wat hanteer gaan word, moet gespesifiseer word.
2 Alle brondokumente, wat gebruik is vir die dokumentering van transaksies, moet vir verwerking verskaf word.
1 Beheer oor die werksvolume
2 Nummering van doku- mente is belangrik
Maandeliks
Spesifikasies Die volgende moet vir elke maand voltooi word:
joernaal (KBJ) aan.
2 Teken alle kontantinkomstes in die kontantont- vangstejoernaal (KOJ) aan.
3 Teken alle krediettransaksies in die debiteurejoernaal (DJ) of krediteurejoernaal (KJ) aan.
4 Teken alle terugsendings in die debiteure- (DTJ) of krediteureterugsendingsjoernaal (KTJ) aan.
5 Teken alle ander transaksies in die algemene joernaal (AJ) aan.
6 Boek al die joernale aan die einde van die maand oor na die grootboek.
7 Balanseer elke grootboekrekening.
8 Stel „n proefbalans op die laaste dag van die maand (waarop dit moet balanseer) aan.
Die volgende moet vir elke jaar voltooi word:
1 Alle jaareindaansuiweringe moet bekend wees. 2 Jaareindstate moet verskaf word.
3 Alle inskrywings moet voldoen aan AARP-beginsels.
moet voltooi word
Folio-nommer verwysings moet aangebring word vir kruisverwysing
Balansering is belangrik
Balansering is belangrik
IV Terugvoer
Belanghebbendes neem kennis.
D Verifikasie
I Insette
Werkspakkette moet vir al die werknemers, wat aan die projek werk, uitgewerk word.
II Benodigdhede
Die volgende moet vir elke werksdag van elke maand vanaf die brondokumente deur eienaar verskaf in die korrekte joernaal aangeteken word:
Kontantbetalingsjoernaal (KBJ) Kontantontvangstejoernaal (KOJ)
Kredietaankope in die krediteurejoernaal (KJ) Kredietverkope in die debiteurejoernaal (DJ)
Terugsendings ontvang in die debiteure-terugsendingsjoernaal (DTJ) Terugsendings gestuur in die krediteure-terugsendingsjoernaal (KTJ) Ander transaksies in die algemene joernaal (AJ)
III Uitsette
Op die laaste dag van elke maand moet die volgende prosedure plaasvind: Open alle rekeninge wat met saldo‟s afgesluit het in die vorige maand se proefbalans in die nuwe maand se grootboek.
Boek die afgelope maand se transaksies vanaf die joernale na die korrekte rekeninge in die grootboek oor.
Sluit elke grootboekrekening af sodat die einde van die maand se saldo aangetoon word.
Stel „n proefbalans op die laaste dag van die maand op. Die proefbalans moet balanseer.
Aan die einde van die boekjaar moet daar uit die twaalfde proefbalans jaareindstate opgestel word. Dit gebeur soos volg:
Alle aansuiweringe van die entiteit wat net een keer per jaar geldig is, moet in die AJ aangeteken word.
Open alle rekeninge wat met saldo‟s afgesluit het in die vorige maand se proefbalans in die grootboek.
Boek die aansuiweringe uit die AJ oor na korrekte rekeninge in die grootboek.
Sluit elke grootboekrekening af om die aangesuiwerde saldo‟s te toon. Stel „n na-aansuiweringsproefbalans op wat moet balanseer.
Stel „n inkomstestaat op vir die jaar geëindig ... 200X, sodat die wins/verlies bepaal kan word.
Stel „n balansstaat op wat moet balanseer, soos op ... 200X.
IV Terugvoer
Belanghebbendes bevestig dat dit korrek is.
E Kontrole oor veranderinge
I Insette
Moet die brondokumente, wat deur eienaar verskaf word, in datum volgorde wees?
Brondokumente se nummering moet opmekaar volg om te verseker dat daar nie verlore dokumente is nie.
Die aantal brondokumente moet getel word as verwysing.
Die datum van ontvangs van die dokumente moet aangeteken word. State moet betyds voltooi wees.
II Benodigdhede
Ongeordende dokumente impliseer dat „n boete sal betaal word Verlore dokumente vereis „n beëdigde verklaring van die eienaar.
Verskil van meer as „n gemiddelde van x-aantal brondokumente oor die 12 maande na beide kante, sal „n aanpassing op die vergoeding veroorsaak. Indien die brondokumente laat afgelewer word, sal die einddatum van
aflewering van die state ook verskuif.
Indien die state as gevolg van die projekleier se toedoen laat is, sal „n boete betaal word.
III Uitsette
Brondokumente moet geliasseer wees. Beëdigde verklaring moet verskaf word. Vergoeding moet gereeld aangepas word. State moet voltooi wees.
IV Terugvoer
Belanghebbendes is tevrede met die reëlings.
6.5.3 Tydsbepaling van die projek