5.7.1 Maandeliks
Die volgende finansiële verslae moet maandeliks voltooi word:
5.7.1.1 Teken alle kontantuitgawes in die kontantbetalingsjoernaal (KBJ) aan
Alle tjeks of kontant wat gebruik is om die besigheid te bedryf moet aangeteken word. Dit maak nie saak hoe klein of groot die bedrag is nie, die fondse moet aan die einde van die maand balanseer. Indien daar van „n kleinkas gebruik gemaak word, moet die strokies ook deeglik bewaar word.
5.7.1.2 Teken alle kontantinkomstes in die kontantontvangstejoernaal (KOJ) aan
Van alle geld wat deur die loop van die maand ontvang word, moet rekord en bewyse gehou word. Kwitansies word gewoonlik uitgereik met die ontvangs van geld, die oorspronklike word aan die verskaffer gegee en die afskrif word vir amptelike gebruik bewaar.
5.7.1.3 Teken alle krediettransaksies aan kliënte in die debiteurejoernaal (DJ) aan
Debiteure is die kliënte waaraan daar goedere of dienste verskaf is. Die kliënte belowe om in die toekoms te betaal en dit moet dus behoorlik aangeteken en bestuur word. Indien dit nie maandeliks korrek hanteer en opgevolg word nie, kan die onderneming „n kontantvloeiprobleem ontwikkel. Alle verkope word op „n faktuur aangeteken, waarvan die oorspronklike aan die aankoper gegee word en die afskrif vir amptelike doeleindes gebruik word.
5.7.1.4 Teken alle krediettransaksies van kliënte in die krediteurejoernaal (KJ) aan
Krediteure is die kliënte vanaf wie voorraad, goedere of dienste aangekoop word. Daar word belowe om in die toekoms te betaal en dit moet dus behoorlik
aangeteken en bestuur word sodat rente nie daarop gehef word nie. Indien dit nie maandeliks moniteer, hanteer en beheer word nie, kan dit onnodige onkoste veroorsaak en ook „n probleem met die verhouding met die kliënte/verskaffer ontwikkel. Dit kan groot skade vir die onderneming beteken. In hierdie geval word die oorspronklike faktuur as amptelike brondokument vir aantekening in die boeke vereis.
5.7.1.5 Teken alle goedere vanaf kliënte terugontvang in die debiteure- afslagjoernaal (DAJ) aan
Indien kliënte ontevrede is oor „n produk kan dit teruggebring word, waarop krediet dan toegelaat moet word. Die afskrif van die kredietnota word as bewys gebruik om die rekeninge te herstel.
5.7.1.6 Teken alle terugsendings aan kliënte in die krediteure- afslagjoernaal (KAJ) aan
Indien „n produk nie bevredigend is nie, kan dit teruggeneem word na die verskaffer, waarop daar afslag op die rekening gegee moet word. In hierdie geval word die oorspronklike kredietafslagbewys vereis om die nodige boekstawing van die transaksie te regverdig.
5.7.1.7 Teken alle ander transaksies in die algemene joernaal (AJ) aan
„n Algemene joernaal is beskikbaar vir die opteken van transaksies wat in geen van die bogenoemde joernale tuishoort nie. In ‟n algemene joernaal word aktiwiteite soos die afskryf van ‟n kliënt se skuld as oninvorderbaar, wat in geen van die ander (genoemde) joernale „n tuiste kan vind nie, opgeteken. Sulke transaksies moet nie alleen getoon word nie, maar moet ook bevestig word met die nodige brondokument om die geldigheid van so „n transaksie te staaf.
5.7.1.8 Boek al die joernale aan die einde van die maand oor na die grootboek
Om die individuele rekeninge te voltooi, word alle joernaaltransaksies aan die einde van elke maand oorgeboek na die verskillende rekeninge toe. Die
beweging van fondse wat die afgelope maand in elke rekening plaasgevind het, kan dan met een oogopslag waargeneem word.
5.7.1.9 Balanseer elke grootboekrekening
Elke rekening word op die laaste dag van die maand gebalanseer om te toon wat die stand van sake op die laaste dag van die maand is. Folionommers word gebruik as kruisverwysing om te bevestig vanwaar die brondokument verkry kan word.
5.7.1.10 Stel ‘n proefbalans op die laaste dag van die maand op wat moet balanseer
Al die saldo‟s van die gebalanseerde rekeninge word op die laaste dag van die maand in een opsommende tabel saamgevoeg. Die voordelige saldo‟s in een kolom en die nadelige saldo‟s in „n tweede kolom. Die twee kolomme se totale moet dan dieselfde wees, met ander woorde die proefbalans moet balanseer.
5.7.2 Jaarliks
Die volgende moet vir elke jaar voltooi word:
5.7.2.1 Alle jaareindaansuiweringe moet bekend wees
Aan die einde van elke boekjaar is daar sekere veranderinge wat toelaatbaar is op die saldo‟s van sekere rekeninge. Daar kan onder andere waardevermindering afgeskryf word op alle bates. Die tipe aansuiweringe moet duidelik uiteengesit word sodat dit in berekening gebring kan word voordat die finale state vir die jaar opgestel word. Op die laaste maand aan die einde van die boekjaar word „n voor-aansuiweringsproefbalans opgestel en nadat die aansuiweringe in berekening gebring is, moet daar weer „n na- aansuiweringsproefbalans opgestel word.
5.7.2.2 Jaareindstate moet verskaf word
Aan die einde van die boekjaar word „n inkomstestaat vir die jaar wat verby is opgestel. „n Balansstaat reflekteer die stand van sake soos op die laaste dag van die finansiële boekjaar. In hierdie dokumente word die wins/verlies vir die jaar
bepaal. Die wins/verlies word na die eienaar/s verdeel volgens die bepalings wat geld vir die entiteit wat geregistreer is. Op grond hiervan word belasting bereken, betaal en verhaal.
5.7.3 Algemeen
Selfs indien ‟n entiteit nie „n maatskappy is nie, is dit wenslik dat alle inskrywings so na as moontlik aan AARP-standaarde moet voldoen. In die geval van „n maatskappy is dit „n wetlike vereiste dat daar voldoen moet word aan die standaarde.
In die vorige paragraaf word gebruik gemaak van die DAJ en die KAJ. Daar is ook ander metodes wat hierdie twee joernale kan vervang. Dit is egter die eienaar/s se keuse hoe hierdie terugsendings hanteer moet word.