Paragraaf bedrijfsvoering Middelen, bedrijfsvoering en een nieuwe visie

In nog vele van de komende jaren zal de slechte financiële situatie van Beuningen maatgevend zijn voor de mogelijkheden in beleid en uitvoering. De financiële situatie in Beuningen is weliswaar onder controle maar blijft nog lange tijd kwetsbaar en veel beperkingen stellen. De gevolgen voor onze organisatie en de dienstverlening aan onze inwoners worden steeds scherper duidelijk en vragen om een andere aanpak en een andere rol van de gemeente. Beuningen zet in op versterking en verbetering van de samenwerking met burgers, bedrijven en instellingen om een goede samenleving en een goed leefklimaat te kunnen blijven waarborgen. De nieuwe organisatievisie heeft daarom als motto:

“Beuningen maken we Samen”.

Opschaling van bedrijfsvoering is in de afgelopen jaren op veel gemeentelijke terreinen onderwerp van gesprek geweest. Eind 2013 is een bedrijfsplan gericht op Regionale Samenwerking op het terrein van ICT ter besluitvorming aan de gemeenteraden aangeboden en begin 2014 geaccordeerd. Ook op tal van andere terreinen wordt intensief samengewerkt zoals in de voorbereiding op de decentralisaties (Zorg, Jeugd en Werk); in de uitrol van de basisadministraties (BAG, de BGT en het GBA) en dat naast de al langer bestaande gemeenschappelijke regelingen.

Bedrijfsvoering is een fundamenteel proces in elke organisatie. De landelijk opgedragen veranderingen in de bedrijfsvoeringprocessen zijn de afgelopen jaren talrijk geweest en zullen ook de komende jaren nog doorgaan. De ontwikkelcapaciteit van de organisatie staat onder druk door de beperkte financiële en personele middelen. Daarbij is de balans tussen de investeringen in bedrijfsvoering en in

dienstverlening aan de burger ook steeds in het geding.

Dienstverlening

In 2013 is verder gewerkt aan de inrichting van de website. Er is veel tijd nodig geweest voor afstemming met de leverancier. Het gebruik van de website is onderzocht en de uitkomsten van dit onderzoek zullen in 2014 worden vertaald. In 2013 is ook een Klantvraaganalyse uitgevoerd om nog gerichter de dienstverlening van de gemeente te kunnen inrichten op de vragen van onze inwoners. Vanaf 1 januari 2014 gaat de gemeente volledig werken op afspraak. Deze aanpassing is ingezet om zo efficiënt mogelijk om te gaan met mensen en middelen terwijl onze klanten toch optimaal kunnen worden geholpen. Door op afspraak te werken kan de medewerker voorbereid op de vraag van de klant, zijn dienstverlening aanbieden. Inmiddels zijn er alleen maar goede resultaten vastgesteld uit deze nieuwe werkwijze.

In de afgelopen maanden is er gewerkt aan het “lean” maken van enkele van onze processen. Dit heeft grote voordelen voor onze inwoners opgeleverd. We hebben bijvoorbeeld de aanvraag voor een vergunning en een bijstandsuitkering zo vereenvoudigd dat die in heel korte tijd kan worden

toegekend. De “flitsvergunning” bijvoorbeeld nog dezelfde dag en de bijstandsuitkering in 5 werkdagen in plaats van 40. Ook in 2014 zullen we weer enkele processen aanpakken om te vereenvoudigen.

Informatisering

Informatiebeveiliging vraagt steeds meer aandacht. Landelijk is dit een belangrijk onderwerp van maatschappelijke discussie en de problemen op dit vlak lijken in snel tempo groter te worden. Ook overheden moeten steeds harder werken om hun informatie te beveiligen. Een landelijke

Informatiebeveiligingsdienst is in het leven geroepen en in 2013 is ook een landelijke uitgezette audit uitgevoerd in gemeenten naar de beveiliging van DigiD.

Beuningen heeft deze audit succesvol doorlopen maar zal ook de komende jaren moeten blijven investeren in versterking van onze bedrijfsvoering op dit punt. Gelukkig is onze automatisering goed

Overzicht van baten en lasten 2013 Gemeente Beuningen Pagina 108 up-tot-date waardoor we nu bijvoorbeeld geen problemen hebben met de uitfasering van Windows XP. Voor vele collega gemeenten ligt dit anders.

In 2013 is een pilot gestart waarin thuiswerken (meer flexibel werken) als werksoort in onze

bedrijfsvoering is onderzocht. Gekeken is naar de effecten op de medewerkers zelf, op de collega’s en bestuurders. Begin 2014 zullen de resultaten worden gepresenteerd en zullen er besluiten worden genomen hoe we hiermee verder gaan. Ook hier is de betaalbaarheid van dergelijke

doorontwikkelingen een belangrijke randvoorwaarde.

De afhankelijkheid van automatisering in gemeenten wordt met dit alles steeds groter. De complexiteit neemt toe, de hoeveelheden data nemen sterk toe, de afhankelijkheid van leveranciers en ook de risico’s. Wij hopen met het besluit tot opschaling naar een regionale ICT dienst de noodzakelijke professionaliteit te kunnen garanderen. Daar zal in de regie op deze organisatie op worden ingezet.

Human Resource Management

De nieuwe organisatievisie “Beuningen maken we Samen” is eind 2013 in de organisatie gepresenteerd en breed omarmt. Het sluit aan bij de nieuwe verhoudingen en realiteit in de samenleving. De

gemeente ziet zichzelf hierbij vooral als samenwerkingspartner tussen burgers, bedrijven en instellingen in die alleen nog daar dienstverlening levert waar de overheid ook echt nodig is. De makkelijke, vette jaren zijn voorbij waarin de klant koning was en de dienstverlening excellent moest zijn.

De nieuwe visie zal leidend zijn voor de organisatie en haar manier van werken voor de komende jaren. We geven nieuwe vormen aan ambtelijke professionaliteit, resultaatgericht werken en het leiderschap dat daarbij hoort. Ook de organisatiestructuur zal in dit licht opnieuw worden vormgegeven. Een nieuw en spannend traject voor leidinggevenden en medewerkers. Eind 2014 zal de uitkomst hiervan bekend zijn.

In 2013 zijn ook weer enkele nieuwe instrumenten gepresenteerd voor een modern personeelsbeleid. We zetten breed in op flexibiliteit en mobiliteit van ons personeel, daarvoor is een breed

instrumentarium voor de medewerkers beschikbaar waarop ook niet wordt bezuinigd. Het gaat dan om opleidingen, EVP en EVC trajecten waarin mensen hun werk en denkniveau kunnen objectiveren, de invoering van generieke functiebeschrijvingen door het landelijke systeem HR21, een nieuwe

tussenschaal 10 A om een betere opbouw van ons functiegebouw en beloningsgebouw te verkrijgen; en zo zijn er nog vele onderwerpen te noemen.

Ook samenwerking op personeelsgebied staat volop op de rol. De Interne arbeidsmarkt die we hebben gevormd met negen regiogemeenten werkt goed en regelmatig wordt er personeel onderling

uitgeleend. Wissel Uit is een nieuw project voor uitwisseling van personeel op het terrein van Ruimtelijke ordening waarmee we eind 2013 zijn gestart. De ambitie ligt er om dit op meer vakgebieden te gaan doen.

Interne controle

Het begrip rechtmatigheid is de laatste jaren steeds belangrijker geworden en is, sinds 2004, tevens onderdeel van de accountantscontrole. Als gevolg van deze verbreding van de accountantscontrole worden er hoge eisen gesteld aan de interne controle binnen de organisatie. De accountant dient een oordeel te geven over de getrouwheid en rechtmatigheid van de exploitatierekening en balansmutaties. Hij moet hierbij kunnen steunen op een goede opzet van de administratieve organisatie en de werking daarvan bij de uitvoering van onze taken. Het uitvoeren van interne controles is daarbij een

voorwaarde.

In juni 2013 is door het college van B&W het interne controleplan 2013 vastgesteld. Hierin staan de activiteiten op het gebied van interne controle beschreven voor het jaar 2013. De interne controle heeft als doel om onvolkomenheden in de uitvoering van werkzaamheden op te sporen en, indien mogelijk, te corrigeren. De uitkomsten van de interne controle geven een beeld over de financiële rechtmatigheid van de gemeente. Daarnaast worden aanbevelingen gedaan om onvolkomenheden in de toekomst te voorkomen en de kwaliteit van de bedrijfsvoering te verbeteren.

Overzicht van baten en lasten 2013 Gemeente Beuningen Pagina 109 De totale uitgaven in de primaire begroting van 2013 bedragen ca. € 53 miljoen. Op basis van de begroting 2013 van de gemeente betekenen dat een totaalbedrag aan fouten in de jaarrekening van circa € 530.000,-- en een totaal van onzekerheden van circa € 1.590.000,-- de goedkeurende strekking van de accountantsverklaring niet zullen aantasten.

Alle fouten en onzekerheden geëxtrapoleerd naar de massa, naar aanleiding van de IC onderzoeken in 2013 bij elkaar genomen, geeft de volgende uitkomst. Het totaalbedrag aan fouten (€ 395.426,15) en onzekerheden (€ 1.134,60) blijft binnen de goedkeuringstoleranties uit het controleprotocol.

Overzicht van baten en lasten 2013 Gemeente Beuningen Pagina 110 Balanstotaal € 14.795 Totaal exploitatie € 67.886 % deelname Beuningen 8,07% Gemeentelijke bijdrage € 3.516 Inventarisatie risico´s € 7.800 Weerstandsvermogen € 3.700

Risico tekort Beuningen € 331