Oproepen samenwerking

Samenwerking wordt geopend, gemotiveerd en afgesloten. In de analyse is gekeken naar het oproepen van samenwerking, de reden tot samenwerking en het afsluiten van de samenwerking. Deze drie onderdelen worden hieronder geconcludeerd.

6.1 Oproepen samenwerking

Wanneer het gaat om het oproepen van samenwerking, dan blijken meer dan de helft van interacties niet officieel te worden geopend. Posters gaan vrijwel gelijk over tot de reden tot samenwerking. Dit heeft te maken met het principe van ‘a continuüm state of incipient talk’ van Schlegloff (1973). Hierbij openen gespreksdeelnemers de gesprekken niet omdat ze in eenzelfde ruimte zitten waarbij (onbewust) constant contact is. Op elk moment kan ‘de stilte’ worden doorbroken met een gesprek waarin direct tot de reden voor contactopname wordt gegaan. Het niet openen van de interacties werkt niet problematisch voor de samenwerking in SharePoint. Dit blijkt uit de reacties die volgen op berichten waarin gelijk wordt overgegaan tot de reden tot samenwerking.

Wanneer er wel een opening werd toegepast wordt er meestal een groetsequentie gedaan, waarna een categorisatie (Beste collega’s) of onbepaald voornaamwoord (Hi allen) volgt. Posters adresseren hiermee de communicatie en geven tevens wat de relatie onderling is (Honeycutt & Herring, 2009). De communicatie in de samenwerkingsruimtes is vaak gericht aan alle collega’s in die ruimte (alle lezers), waarmee ook de kracht van SharePoint wordt weergegeven. SharePoint maakt het mogelijk ook te communiceren met collega’s die wat verder van ze afstaan dan de directe collega’s. Hiermee kunnen mensen ‘over de grenzen van de afdelingen heen' converseren.

Ook wanneer de communicatie wordt geadresseerd aan een specifiek persoon (d.m.v. naamsnoeming), is de intentie van de poster dat zijn bericht bij de gehele groep onder de

aandacht komt. In andere gevallen zal de poster een andere medium gebruiken. Echter, het specifiek adresseren van de initiërende beurt komt in het corpus slechts eenmaal voor. SharePoint blijkt dus echt gebruikt te worden voor samenwerking waarin de gehele projectgroep wordt meegenomen.

6.2 Reden tot samenwerking

Het corpus dat in dit onderzoek wordt geanalyseerd, laat een drietal initiërende beurten zien: de redenen waarom iemand een interactief proces wil starten (dus samenwerking). Deze redenen zijn het delen van informatie, het stellen van vragen en het doen van verzoeken. Hieronder de belangrijkste conclusies.

6.2.1 Delen van informatie

SharePoint wordt vooral ingezet om documenten te delen met collega’s en mededelingen te doen, waarbij het schriftelijke aspect ervoor zorgt dat deze informatie altijd terug te vinden is in SharePoint. In de samenwerkingsruimte worden (links naar) documenten gedeeld of mededelingen gedaan over toekomstige vergaderingen. Daarnaast kan ook iemand een bepaald proces, waarin hij/zij deskundig is (geworden), willen delen met de rest van de groep. Door het delen van documenten, kennis en deskundigheid kunnen collega’s worden geholpen in hun toekomstige werkzaamheden.

In een aantal fragmenten waarin de poster informatie deelt met collega’s blijft een reactie uit. Redenen hiervoor kunnen zijn: het niet adresseren van de uiting aan een specifiek persoon, een uiting in de vorm van een mededeling en/of het afsluiten van een eerste beurt met bijvoorbeeld een eindgroet. Ook kan het natuurlijk zo zijn dat lezers via een andere route reageren of vragen stellen, bijvoorbeeld telefonisch of via een persoonlijke mail.

Wanneer er geen interactie ontstaat betekent dit niet dat er niet wordt samen gewerkt. Dit, door de logische redenatie dat de poster van mening is dat de geplaatste boodschap voor het projectteam interessant is en tevens door de aanname vanuit de interviews dat de uitingen in de samenwerkingsruimte door de overige gebruikers worden gelezen. Gebruikers werken vanuit SharePoint en krijgen bericht wanneer er nieuwe berichten geplaatst zijn.

Naast de een-beurt beurten, zijn binnen deze vorm ook fragmenten gevonden waarna er wel een interactionele activiteit plaatsvindt. Het mooie van SharePoint is dat er gereageerd kan

worden op elke geplaatste boodschap en tevens door iedereen in de projectgroep (en dus niet alleen je directe collega’s). Op deze manier kan gelijk de interactie gestart worden, waar de gehele projectgroep over mee kan ‘praten’: iedereen is op de hoogte, weet wat er speelt en kan op elk moment zijn/haar kennis of opmerkingen plaatsen door de beurt te nemen.

Bij het delen van informatie als reden tot samenwerking, is het opvallend dat de poster vaak een opening in de vorm van een groet + categorisatie / ‘allen’ gebruikt (de uiting is klaarblijkelijk voor iedereen interessant). Tot slot sluit de poster dit type uitingen af met een eindgroet en zijn naam (de poster vraagt tenslotte ook niet om een reactie).

6.2.2 Het doen van verzoeken

Vaak gaat het delen van informatie gepaard met het doen van verzoeken. Het doen van meerdere handelingen in één beurt is kenmerkend voor CMC. Deelnemers verminderen zo het aantal uitwisselingen en op die manier zorgen ze ervoor dat het CMC-gesprek ondanks de asynchrone vorm relatief snel kan verlopen.

6.2.3 Het stellen van vragen

In het eerste paardeel komt het ook voor dat posters een vraag stellen aan de rest van de projectgroep of specifiek aan iemand. Wanneer een spreker een vraag stelt, dan is het doel van de sequentie bereikt als de vraag beantwoord wordt.

Het stellen van vragen aan collega’s is belangrijk bij het samenwerken in teams. In de samenwerkingsruimte blijken vragen gesteld te worden om informatie te verkrijgen. Opmerkelijk is dat in alle vragen de poster zich richt tot de gehele groep door het gebruik van ‘iemand’: Heeft iemand / Weet iemand / Is er iemand, wat aangeeft dat de poster een beroep doet op de gehele groep. In een tweede paardeel kan de lezer zichzelf vervolgens selecteren als spreker.

Het stellen van vragen in de samenwerkingsruimte heeft als voordeel dat de vraag en het antwoord teruggevonden kunnen worden. Wanneer iemand met dezelfde vraag komt te zitten, kan hij dit nalezen in SharePoint. Ook in de interviews wordt dit opgemerkt als een groot voordeel. Een ander voordeel van het stellen van een vraag in de samenwerkingsruimte is dat je niet alleen je directe collega’s bereikt met je vraag. Op deze manier is de kans groter om een antwoord op je vraag te krijgen en wordt er in die zin dus ook gemakkelijker samengewerkt.

6.2.4 Bijzonderheden: verwijzingen

Typerend voor interacties in de samenwerkingsruimtes en wat niet mogelijk is in FTF- en veel andere vormen van communicatie, is het rechtstreeks verwijzen naar andere websites of documenten. Het verwijzen naar documenten blijkt een belangrijk onderdeel te zijn bij het starten van een interactie in de samenwerkingsruimte. Het verwijzen in SharePoint gebeurt door het gebruik van hyperlinks (rechtstreekse verbinding naar het document), maar ook door het simpelweg noemen van het document. Bij het laatste moet de lezer het document zelf vinden in de samenwerkingsruimte. Het rechtstreeks linken van een document in een uiting, vergroot de poster de kans dat de lezers aan wie deze uiting is gericht, het document ook daadwerkelijk gaan bekijken. Het maakt de stap/de moeite kleiner om het document te openen, aangezien de poster de lezer impliciet uitnodigt om het document in te zien. Dit komt de samenwerking ten goede.

6.2.5 Bijzonderheden: beurtwisseling en samenhang

Als het gaat om de technieken waarmee de volgende ‘spreker’ wordt geselecteerd, is zelfselectie in het corpus in deze scriptie veruit de meest gehanteerde techniek om de beurt te krijgen. Elke lezer van de geïnitieerde uiting kan en mag op elk willekeurig moment de beurt nemen en reageren op een initiërend EPD.

Als het om de ‘spreker’ gaat, wordt in de reacties HKV uitgevoerd door personen te noemen. In de samenwerkingsruimte wordt in de regel alleen op basis van HKV nog een tweede of derde beurt genomen. HKV’s zonder nominatie door de andere gespreksdeelnemers – stellingnamen of vragen met of zonder ‘je’ – zijn vrijwel altijd op de vorige (laatste) poster gericht. Dit is opmerkelijk, omdat dit problemen zou kunnen opleveren voor de samenhang van het gesprek (Herring, 1999). De poster weet namelijk niet of er op dat moment iemand anders ook een bericht aan het typen is, waardoor de kans aanwezig is dat zijn uiting boven de zijne wordt geplaatst. In het materiaal zijn echter geen problemen gevonden. Interacties blijken op een dusdanige wijze verlopen dat de geplaatste uitingen van persoon B, als reactie komen op de vorige beurt van persoon A.

Samenwerking vraagt om open communicatie, waarin elk teamlid gelijke inbreng zou moeten kunnen hebben. De beurtwisseling in de samenwerkingsruimtes laat zien dat deelnemers een bijdrage kunnen leveren waar en wanneer ze dat willen. Vooral na een initiërend EPD kunnen deelnemers vrij zichzelf selecteren als volgende poster. Hoewel HKV in reacties vaak wordt gehanteerd lijken deelnemers hun bijdrage te kunnen leveren waar dat nodig is en waar ze dat willen.

Ondanks de meerdere partijen in de samenwerkingsruimte die de mogelijkheid hebben om deel te nemen aan het gesprek en tevens het asynchrone karakter, beïnvloedt dit niet het sequentiële karakter van het gesprek in de samenwerkingsruimte. Aangrenzende paardelen blijken ook daadwerkelijk aangrenzend te zijn. Hierdoor hoeven posters niet altijd namen te noemen in hun reactie, maar kunnen ze zonder nominatie ook duidelijk maken voor wie de uiting bestemd is.