Afsluiten van samenwerking

Afsluitingen van gesprekken in de samenwerkingsruimtes kunnen door het hele gesprek verweven zijn. Wanneer naar het corpus gekeken wordt, blijkt een vorm van afsluiting na de eerste beurt vooral te volgen na het doen van een mededeling. Daarentegen, worden vragen in een eerste beurt nooit afgesloten met een afsluitingsinitiëring. Door dit aantoonbare verschil, lijkt het voor de hand te liggen te stellen dat posters met een mededeling geen interactie willen creëren, maar wel samenwerking. Bij het stellen van vragen, nodigt de poster de lezer uit te reageren met een bijpassend tweede paardeel: een antwoord. Deze beurten worden daarom niet afgesloten met een afsluitingsvorm.

Wanneer er eenmaal interactie op gang is gekomen, blijken slechts een aantal fragmenten te worden afgesloten met een officiële afsluitingsinitiëring. Het corpus laat verschillende vormen zien. Vaak gebeurt zo’n (gedeeltelijke) afsluiting door middel van een afscheidsgroet. De ontvangers van deze afsluiter geven hier vaak geen reactie op.

Uit de analyses is gebleken dat de samenwerking het vaakst eindigt met een afrond topic, waarbij een afsluitingsinitiëring dus ontbreekt. Gesprekken met een afgerond topic zijn gesprekken waarbij het ernaar uitziet dat er geen extra beurten meer nodig zijn om het topic af te ronden. Feitelijk gezien zijn topics nooit helemaal afgesloten, aangezien het gesprek altijd kan doorgaan in de samenwerkingsruimte: iemand kan nog reageren op iets wat weken terug besproken is. Je weet nooit wie er nog iets wil zeggen omdat je niet weet wie de potentiële gespreksdeelnemers zijn. Uiteindelijk blijkt een bepaalde bijdrage over het topic de laatste te zijn geweest.

Aan de hand de analyses werd duidelijk dat gesprekken met een afgerond topic onproblematisch kunnen worden beëindigd. Ook hier komt weer het door Schlegloff en Sacks (1973) genoemde fenomeen naar voren: acontinuing state of incipient talk. Dit verklaart het feit dat veel gesprekken niet officieel worden afgesloten en zorgt ervoor dat er zo min mogelijk handelingen worden gedaan naast de reden tot samenwerking.

Ook kan het voorkomen dat gesprekken in SharePoint eindigen met een onafgerond topic, waarbij ogenschijnlijk nog extra beurt(en) nodig zijn om het af te sluiten. Het uitblijven van een afsluiting zou problematisch kunnen zijn. In mijn materiaal is dit echter nauwelijks voorgekomen. Wanneer een topic niet is afgerond in de samenwerkingsruimte zou het kunnen zijn dat het gesprek voort is gezet via een ander communicatiemiddel of FTF. Hierdoor is het uitblijven van de gemarkeerde situatie, van het uitblijven van een reactie, voor de deelnemers zelf geen gemarkeerde situatie. Daarnaast zijn deelnemers van de conversaties in SharePoint niet altijd synchroon aanwezig tijdens een gesprek. Er kan een dusdanig tijdsverschil zitten in het plaatsen van een eerste beurt door persoon A en het lezen van datzelfde bericht door persoon B, dat bijvoorbeeld het geplaatste bericht niet meer relevant is.

Tot slot

Tot slot wordt hier nog één keer de onderzoeksvraag naar voren gehaald waar dit onderzoek op gebaseerd is met als doel een samenvattend antwoord te kunnen geven op deze vraag:

“Hoe laat samenwerking zich zien in de communicatie via SharePoint en hoeverre biedt het een goede, succesvolle manier om samen te werken in een organisatie?”

Naar aanleiding van de analyses en de conclusies die daaruit naar voren zijn gekomen kan de onderzoeksvraag samenvattend als volgt worden beantwoord.

SharePoint wil samenwerken mogelijk maken en stimuleren. Voor de communicatie in de samenwerkingsruimtes blijkt SharePoint een aantal grote voordelen aan te reiken. Het bieden van een centrale plek, versiebeheer en het overal ter wereld bij de documenten en informatie te kunnen. Gebruikers zien hierin grote pluspunten ten aanzien van samenwerking.

Wanneer naar interactie-kenmerken wordt gekeken, bewijst SharePoint zich op bovengenoemde punten. Het bieden van een centrale plek doet gebruikers ertoe zetten de samenwerkingsruimte vooral te gebruiken voor het delen van informatie: het op de hoogte stellen van elkaar omtrent relevante zaken in de samenwerking. Door het gemakkelijk kunnen linken naar documenten, het doen van mededelingen en het plaatsen van nieuwtjes, worden alle collega’s in de groep bereikt. Dat dat de bedoeling is van de uitingen komt ook duidelijk naar voren in het oproepen van de samenwerking, waarin categorisaties en onbepaalde voornaamwoorden als collega’s en allen worden gebruikt om de aandacht te krijgen. Naast het delen van informatie, worden vragen gesteld en verzoeken gedaan, waarop iedereen in de ruimte op elk willekeurig moment kan reageren. De interacties laten duidelijk zien dat wanneer lezers problemen opmerken in de interactie van collega’s, zij kunnen inspringen met een oplossing of opmerking, om zo gezamenlijk tot een uitkomst toe te werken. Samenwerking laat zich op deze manier goed zien.

Toch blijkt SharePoint door zijn asynchrone karakter niet geschikt voor een snelle vraag of een persoonlijke. Gebruikers geven aan dan ook andere communicatiemiddelen als de telefoon of FTF-communicatie te gebruiken. Vragen waar een antwoord niet datzelfde moment nodig is, kunnen in de samenwerkingsruimte wel worden gesteld. Voordelen hiervan zijn dat de informatie centraal staat en bewaard wordt. Mocht een collega in de toekomst (of op dat

moment) met de zelfde vraag kampen, kan deze terug worden gevonden in SharePoint, wat vooral met de handige zoekfunctie gemakkelijk terug te vinden is.

De handige tools die SharePoint aanreikt maken samenwerking op een aantal belangrijke punten een goed instrument om samen te werken. Echter blijkt uit de analyses dat de samenwerking tot op een zekere hoogte wordt doorgevoerd. Voor het delen van informatie en documenten, het doen van aansporingen en vragen blijkt SharePoint erg geschikt en kan de samenwerking verrijken: meer mensen is meer kennis. De samenwerkingsruimte wordt daarom ook echt gebruikt wanneer informatie voor het gehele team interessant is of wanneer informatie wordt gezocht bij andere personen dan je directe collega’s. Een systeem als SharePoint kan de afstanden in een organisatie aanzienlijk verkleinen, doordat gebruikers vanaf hun eigen werkplek kunnen samenwerken met hun projectgroep. Hoewel het ook zeker ruimte biedt voor goedlopende interacties, blijkt het niet andere communicatiemiddelen te vervangen.

Het communiceren en samenwerken via systemen als SharePoint blijkt uit deze scriptie een goede basis in een organisatie die voordelen ziet in een centrale opslagplek waar overal ter wereld de medewerkers bij kunnen, versiebeheer en een oplossing zoekt voor het efficiënter werken in teams.