Bijzonderheden: Verwijzingen

Typerend voor interacties in de samenwerkingsruimtes en wat niet mogelijk is in FTF- en veel andere vormen van communicatie, is het rechtstreeks verwijzen naar andere websites of documenten. Waar in e-mails bijvoorbeeld wel kan worden verwezen naar documenten op opslagschijven, wordt in de samenwerkingsruimte verwezen naar documenten die daar ook in zijn geplaatst: zo staat alles bij elkaar.

Het verwijzen naar documenten blijkt een belangrijk onderdeel te zijn bij het starten van een interactie in de samenwerkingsruimte: in 6/14 fragmenten (64,3%) wordt in de eerste beurt verwezen naar een document. Paragraaf 5.2.3 liet zien dat door middel van verwijzingen posters informatie delen, maar ook doen posters naar aanleiding van het delen van deze informatie verzoeken. In deze paragraaf wordt besproken op welke manier het verwijzen naar documenten in de communicatie wordt gedaan en hoe dit zich verhoudt tot samenwerking. SharePoint biedt gebruikers de mogelijkheid om documenten te centraliseren en tevens biedt het systeem versiebeheer: iedereen kan overal bij alle documenten, zonder zich af te vragen of ze de goede versie hebben of niet. In organisaties als Arcadis, het UMC Utrecht en FrieslandCampina zeggen ze dat informatie heel gemakkelijk met elkaar te delen is. Het is “één druk op de knop en iedereen ziet het”. In een interview met een gebruiker in het UMC Utrecht wordt hierover het volgende gezegd:

Interview 15 (UMC Utrecht)

189.Als je informatie toevoegt, dat is heel simpel, dat zijn twee muisklikken dat kan iedereen 190.doen, zelfs ik als vijftig jarige. Ha, ha.

191.Kijk hier maar, dat is „document toevoegen‟, en dan haal je hem van je schijf of waar dan ook 192.af.

193.Maar je kunt natuurlijk ook al gelijk het document gaan maken vanuit SharePoint. Als je hem 194.dan opslaat, dan staat hij gelijk bij de projectgroep waarin je op „een nieuw document‟ hebt 195.geklikt.

In de samenwerkingsruimtes staan alle documenten, bestanden en overige informatie (van bijvoorbeeld de teamleden) bij elkaar. Wanneer mensen aan een document willen gaan werken, kan dit vanuit de samenwerkingsruimte. SharePoint zorgt er dan vervolgens voor dat de laatste versie altijd bovenaan staat. Versiebeheer is vooral handig wanneer meerdere mensen aan een project werken, of als gegevens meerdere ontwikkelings- en controlefasen doorlopen. Figuur 4 laat zien hoe dit wordt weergegeven in SharePoint. Elke versie krijgt een nummer, waarachter wordt genoteerd wanneer deze versie is aangemaakt en door wie.

Figuur 4: Versiebeheer in SharePoint

Wanneer documenten eenmaal in SharePoint zijn toegevoegd, kan er in de samenwerkingsruimte ook worden verwezen naar deze documenten. Dit kan eenvoudig door het benoemen van het document in je uiting, maar in CMC kan er ook een directe link naar het document worden aangemaakt. In fragment 1 hieronder verwijst de poster naar een document door middel van zo’n hyperlink. Hyperlinks zijn technologische functies die het mogelijk maken om een specifieke website of webpagina aan een andere te linken:

Using hyperlinks, people are able to have bilateral communication and coordination that crosses and/or strengthens off-line boundaries within and between organizations. In a hyperlink system, they can be linked together, exchange information, and maintain cooperative relationships by means of hyperlinks around a common background, interest, or project. - (Park, 2003: 49)

Een bepaald woord in een tekst kan dan de link zijn naar een andere pagina in de samenwerkingsruimte. In fragment 21 zit deze link achter het woord ‘hier’; dat zie je aan de blauwe kleur van het woord. De plaatsbepaling wordt hier gebruikt om aan te duiden dat het document is aangehecht/gelinkt. ‘Hier’ is dus een bepaalde virtuele plaats, waardoor niet naar het document wordt verwezen, maar naar de vindplaats. Door het rechtstreeks linken van de vindplaats van een document in een uiting in de samenwerkingsruimte, vergroot de poster de kans dat de lezers aan wie deze uiting is gericht, het document ook daadwerkelijk gaan bekijken. Het maakt de stap/de moeite kleiner om het document te openen, aangezien de poster de lezer impliciet uitnodigt om het document in te zien. Dit komt de samenwerking ten goede.

Fragment 21

Collega’s, hier vinden jullie het nieuwe overzicht van secretaresses en leidinggevenden en omgekeerd. De bedoeling is dat jullie pp dit hoogstpersoonlijk bijwerken voor jezelf en dus voor de hele divisie! Groet, X

Niet in alle interacties verwijst de poster in zijn/haar uiting rechtstreeks naar het document. Zie bijvoorbeeld fragment 22. Door het niet rechtstreeks linken naar het document in de uiting, loopt de poster het risico dat de lezer het genoemde document niet kan vinden of dat de lezer het document pas later gaat bekijken, omdat het hem op dat moment bijvoorbeeld te veel tijd kost om het document op te zoeken. Echter, het woord ‘toegevoegd’ benadrukt hier dat de poster met deze uiting verwijst naar een bestand, een Wordbestand, in de samenwerkingsruimte. X1 post de uiting omdat hij aan ‘allen’, alle leden van de projectgroep, kenbaar wil maken dat in het genoemde bestand gewerkt kan worden tot dinsdag. X1 zou de samenwerking mogelijk hebben versneld, wanneer hij achter het woord ‘X policy’ of ‘Wordbestand’ bijvoorbeeld een hyperlink geplaatst had. Echter, fragment 22 laat zien door de reactie van X2 (en ook X3) dat er geen problemen zijn ondervonden in het vinden van het document waarnaar X1 verwijst in zijn eerste beurt.

Fragment 22

X1: Hi allen, k heb de nieuwe opzet voor de X policy toegevoegd als Wordbestand. Jullie kunnen er vanaf nu in, maar let wel dat komende dinsdag de PDF versie af is. Thx!

X2: Is deze policy rechtstreeks vertaald? X1: Waar doel je op?

X2: Het Nederlands leest niet lekker.

X1: X, zie jij kans om dit na te lopen? Hij moet er dinsdag uit. X3: Ik heb hem aangepast.

In de vorige paragrafen heb ik laten zien dat posters vaak een interactie in SharePoint beginnen met het delen van informatie door het verwijzen naar documenten. Dit verwijzen kan door middel van hyperlinks, waarbij de poster de vindplaats van het document rechtstreeks linkt (door het gebruik van het woord ‘hier’). Door het aanbrengen van hyperlinks naar het elektronische document is met een enkele muisklik direct het materiaal te bekijken, wat de communicatie versnelt (Park, 2003). Ook wordt er in de samenwerkingsruimte verwezen naar documenten zonder een directe link aan te maken. Hieronder geef ik in een overzicht weer hoe het verwijzen naar documenten in de samenwerkingsruimtes gebeurt:

Frequentie: %: Verwijzing: Verwijzen naar documenten (9/14) 64,3% D.m.v hyperlinks: 4/9 Geen hyperlinks: 5/9