In hoofdstuk 3.2 werden de onderzochte organisaties in deze scriptie reeds aangehaald. Hieronder worden deze organisaties beschreven. In bijlage 3 worden de verschillen tussen de organisaties benoemd en uitgewerkt door ook oordelen van de gebruikers aan te halen.
ETTU
ETTU is een Microsoft SharePoint-specialist, die ervaren is in het ontwikkelen en implementeren van gebruiksvriendelijke SharePoint-portalen, -oplossingen en –webonderdelen voor diverse branches (www.ettu.nl). Dit bedrijf heeft onder andere de implementatie in het UMC Utrecht en Arcadis verzorgd. Binnen ETTU zelf wordt natuurlijk voor, maar ook met en in SharePoint gewerkt.
ETTU is een kleine organisatie met rond de 70 medewerkers en kent 1 vestiging. Binnen de organisatie wordt veel met elkaar samengewerkt. Er zijn teams met o.a. technici, sales-, communicatie- en HR-medewerkers. Sinds dat ETTU is opgericht wordt er gewerkt met SharePoint en dus ook intern gecommuniceerd via deze portalen: nieuws, aankondigingen, documenten, personeelshandboeken, urenbriefjes, projecten, discussies, fora, het interne magazine enzovoorts. De informatievoorziening verloopt dus eigenlijk geheel digitaal via de portalen en mensen benaderen elkaar onderling ook via het portaal of via bedrijfs-msn. Het persoonlijke face-to-face-contact binnen ETTU gaat voornamelijk over de informatie die op de portalen staat, waardoor SharePoint binnen dit bedrijf de spil is van het communicatiesysteem. Het UMC Utrecht
Het UMC Utrecht bestaat uit drie grote organisaties: het Academisch Ziekenhuis, het Wilhelmina Kinderziekenhuis en de Medische Faculteit, met in totaal bijna 11.000 medewerkers. Binnen deze organisaties bestaan weer twaalf divisies, welke decentraal worden gemanaged en dus tot op zekere hoogte hun eigen beleid voeren, ook op het gebied van communicatie. Door deze divisiestructuur binnen de organisatie ontstaat een eilandjescultuur en zijn de communicatiestromen complex. Ook blijkt uit verschillende onderzoeken dat het decentrale
besturingsmodel ervoor zorgt dat divisieoverstijgende thema’s binnen het UMC niet adequaat kunnen worden gecommuniceerd (Bron: UMC Utrecht Medewerkersbetrokkenheids- en tevredenheidsonderzoek, 2011; www.umcutrecht.nl).
Het UMC Utrecht kent een grote hoeveelheid interne post, telefoontjes en een druk e-mailverkeer. Met de komst van SharePoint 2010 is het mogelijk om op totaal andere wijze intern te communiceren, namelijk door middel van bijvoorbeeld de samenwerkingsruimtes. In het Julius Centrum is de start gemaakt met SharePoint. Het Julius Centrum is één van de 11 divisies binnen het UMC Utrecht en kent ±500 medewerkers.
Het Zeeuws Archief
In het Zeeuws Archief zijn ±40 mensen werkzaam en ongeveer evenveel vrijwilligers. Binnen de organisatie leefde de opvatting dat er meer interactief kennis en informatie gedeeld moest worden en dat ook het Zeeuws Archief met de tijd mee moest en meer met bijvoorbeeld social media moest gaan doen. Ook het intranet moest vernieuwd worden, waardoor ze na verschillende gesprekken in zee zijn gegaan met een nieuwe manier van communiceren via SharePoint.
Doordat de organisatie niet veel medewerkers kent is de structuur en opbouw van het Zeeuws Archief goed zichtbaar. Voordat met SharePoint werd gewerkt was de e-mail en het persoonlijke contact de voornaamste manieren om elkaar te bereiken. Het nieuws werd deels via de oude intranetpagina’s aangeboden en deels via papieren brieven. De organisatie kent een informele cultuur, maar waarin mensen vaak zelfstandig te werk gaan: in teams wordt niet vaak gewerkt. FrieslandCampina
De multinationale zuivelonderneming FrieslandCampina bestaat wereldwijd uit 19.000 werknemers en is in 2008 gefuseerd vanuit Friesland Foods en Campina (www.frieslandcampina.com). Vanuit Nederland wordt er nauw samengewerkt met vestigingen in Duitsland en België, en met dit als één van de vele argumenten om SharePoint te gebruiken, was er de wil om het intranet meer te laten zijn dan slechts een informatiebron.
Omdat FrieslandCampina een grote organisatie is met veel medewerkers, is het persoonlijke contact intern vaak formeel van aard. Mensen kennen elkaar niet en het vinden van de juiste personen binnen de organisatie is niet altijd gemakkelijk. SharePoint draagt met de personen-zoekfunctie daar een oplossing voor aan. De organisatie is gelaagd en kent ook weer voor elke discipline binnen het bedrijf een eigen stukje beleid, dus ook op het gebied van communicatie.
Binnen FrieslandCampina zorgt dit voor een eilandjescultuur die met SharePoint al een stuk meer naar de achtergrond is getreden. Ook de communicatie met andere vestigingen en onder andere in het buitenland is niet altijd even gemakkelijk. Taalproblemen en problemen met het vinden van de juiste persoon was vaak erg lastig en veroorzaakte belemmeringen in de dagelijkse werkzaamheden.
Arcadis
Arcadis is een design-, advies- en ingenieursbureau die diensten levert aan bedrijven in binnen- en buitenland (www.arcadis.nl). De organisatie kent zo’n 21.000 medewerkers, waarbij interne communicatie van belang is, met name de opslag van documenten en informatie. Vanuit de overheid wordt geëist dat een bedrijf als deze aan versiebeheer doet. SharePoint2010 bleek daar een uitermate geschikte mogelijkheid voor. Ook het vinden van de juiste personen bleek voor SharePoint een erg tijdrovende taak, omdat de organisatie zo groot is en omdat vaak ook samengewerkt moet worden met andere vestigingen. De cultuur die heerst binnen Arcadis is formeel en mensen hebben weinig persoonlijk contact met mensen van buiten hun eigen afdeling. Toch moet ook met deze mensen worden samengewerkt.
Het e-mailverkeer binnen de organisatie is erg druk en er werd vaak over de gebruiksonvriendelijke werkwijzen geklaagd van het oude IT-systeem. Bij het zoeken van bestanden en projecten was men veel tijd kwijt. SharePoint wordt binnen Arcadis gezien als een oplossing voor het zoeken van mensen en een gebruiksvriendelijke methode, waarbij alles centraal gevonden kan worden.