Management en administratie

De functie van zorgcoördinator vergt veel op het vlak van plannen, management en administratie. Volgens Sam is dat één van de belangrijke elementen van de job van zorgcoördinator: “…Wie is de zorgcoördinator… die ze helpt in het papierwerk dus in de administratie… euhm… Die dingen registreert, die dingen bijhoudt… Ja. Vooral dat, denk ik.” (Sam; persoonlijke communicatie, 21 november 2019). Pauline sluit daarbij aan. Ze vertelt ook dat dit de reden is waarom haar oorspronkelijke collega zich heeft teruggetrokken uit de zorg:

Voila, dat is vooral organisatorisch: planningen maken, contact onderhouden met verschillende instanties, gaan zoeken wanneer past het voor iedereen samen te krijgen, want dat is ook één van de redenen dat H.L. destijds gezegd heeft van “Ik ga me terugtrekken uit de zorgcoördinatie want dat is iets dat ik echt niet kan: agenda´s bijhouden en planningen maken, das echt niks voor mij.” Dus… ja… je moet wel een organisatietalent hebben daarvoor, dat is wel.

Ik heb als stagiair ook zelf kunnen ervaren dat deze taken sterk aanwezig zijn in het handelen als zorgcoördinator. Het is dan ook niet verbazend dat zowel Sam als Pauline hun rol als auditeur als een centraal gegeven binnen hun functie zien. In die rol ligt de nadruk namelijk op het management en de administratie van de zorgvoorzieningen, het monitoren van de vooruitgang van leerlingen en het bijhouden van dossiers (Fitzgerald & Radford, 2017). Het grootste deel van de functiebeschrijving is volgens Sam ook daaraan gerelateerd: “Maar uiteindelijk ga je die erbij opnemen, maar dit is eigenlijk… als je sommige, soms is er een functie-omschrijving en zie je het meest denk ik dit er ook wel instaan.” (Sam; persoonlijke communicatie, 13 januari 2020). Een deel daarvan is het analyseren en monitoren, wat mogelijkheden biedt voor instructional leiderschap, maar Sam en Pauline geven ook aan hoe ze vaak gegevens ingeven of verwerken, plannen uitwerken en papierwerk opnemen. Volgens Sam sluiten administratie en analyse ook bij elkaar aan: “… ja.. het valt er eigenlijk… het is een stuk analyse en het is een stuk administratie, ik denk dat je die dan echt wel een slash mag geven eigenlijk.” (Sam; persoonlijke communicatie, 2 december 2019). Pauline geeft ook het belang daarvan weer. Er moet heel wat papierwerk en administratie in orde zijn en als zorgcoördinator neemt ze dan vaak zelf de taak op dit in orde te brengen:

Ja, ja, want dat is echt zorgen dat alle paperassen in orde zijn hé. Ja. Dat is inderdaad de hoofdbrok. Daarin zit er eigenlijk… als dat niet ok is, gaat dat grote gevolgen, of kan dat grote gevolgen hebben voor kinderen of juffen die niet krijgen wat ze nodig hebben. Dat moet echt zeer nauwgezet allemaal opgevolgd worden…

(Pauline; persoonlijke communicatie, 17 januari 2020)

Ook het zorgbeleid uitwerken en bewaken verschijnt sterk als managementtaak. Pauline is de afgelopen twee jaar bezig geweest met het vernieuwen van het zorgbeleid op school en in de praktijk komt dit erop neer dat ze op basis van input van de leerkrachten tijdens een vergadering het beleid uitschrijft en dit voorstelt voor feedback:

Dus ik verzamel informatie, ik maak daar documenten van en dan op personeelsvergaderingen doe ik een uitleg en dan moeten de leerkrachten daar hun eigen mening over aanbrengen of bijvoorbeeld stellingen die ze moeten omkringen […] en dan op basis van dat ga ik dan echt gaan analyseren “In de kleutergroep zijn ze daar content van, in de eerste graad is dat een werkpunt, de derde graad werkt dat zeer goed, moeten we dat zeker borgen…” Het is dus wel vanuit informatie die ik bij alle leerkrachten haal, maar het is ik die effectief het zorgbeleid uitschrijf. Samen met [naam directeur]. hé.

(Pauline; persoonlijke communicatie, 20 november 2019)

Het zorgbeleid lijkt daarbij eerder wat levenloos, een product, eerder dan een proces. Het wordt uitgewerkt en dan is het er, maar het is niet in beweging. Bij Pauline op school was er zelfs lang geen zorgbeleid, of het stelde toch weinig voor: “Nee, een vodje, dat er niemand ooit gezien had. Nee, maar het zorgbeleid, dat was met… euh… ik zou het ergens kunnen vinden… […] Maar niemand wist van het bestaan, niemand kende de inhoud… maar het was er, maar…” (Pauline; persoonlijke communicatie, 18 december 2019). Sam is nieuw op haar school en heeft eigenlijk geen zicht op het zorgbeleid ervan. Het is geschreven voor ze er was en nu wordt het wat als een afgewerkte taak gezien, die niet meer op Sam haar schouders valt: “Schrijven, monitoren, implementeren van een schoolbreed zorgbeleid… eigenlijk is dat allemaal al voor mij gedaan toen… Heb ik nu niet zo heel veel mee van doen.” (Sam;

persoonlijke communicatie, 13 januari 2020). Dit wijst er ook op dat het als een afgewerkt en formeel gegeven gezien wordt.

Naast het management en de administratie gerelateerd aan de zorg, neemt Pauline nog andere administratieve taken op zich die eigenlijk niet met zorg te maken hebben. Zo heeft ze cijfermateriaal verzameld en bijgehouden rond het dragen van fluo-hesjes bij de leerlingen en stelt ze ook klasprofielen op waarin de methodieken en didactische principes binnen een klas worden opgelijst:

Dat ben ik nu bijvoorbeeld ook: goed de verschillende strategieën die gebruikt worden in verschillende vakken aan het oplijsten, zodanig dat de leerkrachten ook goed weten “In welk leerjaar wordt dat aangebracht en op welke manier” dat ze kunnen terugkoppelen, beter dat ze kunnen zeggen van “Weet je dat niet meer, vorig jaar heb je dat zo gedaan, en nu is het gewoon op dezelfde manier, maar met grotere getallen”.

(Pauline; persoonlijke communicatie, 18 december 2019)

Daarin valt de didactische rol van de zorgcoördinator terug te vinden. Ook neemt ze eigenlijk een taak van de leerkrachten over, iets wat vaker naar voor komt. Ze biedt vooral vaak administratieve ondersteuning aan leerkrachten:

Vooral administratieve ondersteuning. Als er moet een aanmelding gebeuren bij één of andere instantie moet ik informatie uit hen krijgen en moet ik hun dossier gaan op punt stellen, bijvoorbeeld bij een ondersteuningsaanvraag moet je dan documenten opmaken, aanpassingen die je doet in fase 0 en 1, de onderwijsbehoeften, de ondersteuningsnoden… […] … in het begin dat je dat moet doen, vergt dat ongelofelijk veel tijd. En leerkrachten kunnen dat er niet bijhebben. Ik doe het waarschijnlijk in een derde van de tijd die zij ervoor nodig zouden hebben. Dus, probeer ik dan daar hen administratief in te verlichten.

(Pauline; persoonlijke communicatie, 13 december 2019)

Ze doet dit om de werklast van de leerkrachten te verlagen en neemt zo eigenlijk ook zorg op ten aanzien van haar collega’s. Het is een bijna natuurlijke reflex (Van de Putte, 2013). Ze wilt hen administratief ondersteunen, zodat ze zich kunnen focussen op het lesgeven, omdat ze vanuit haar eigen ervaring weet dat dat extra werk voor de leerkrachten vaak zwaar is. Daarom gaat ze ook zelf vaak vragen of ze iets kan overnemen. Deze reflex komt ook bij Sam naar voor, wanneer ze leerkrachten vraagt of ze bepaalde taken op zich kan nemen om hen te ondersteunen:

Ik denk dat je vooral ondersteunend bent naar de leerkracht toe, dus en hun steun om vragen te stellen euhm… maar ook de leerkracht steunt in de klas… euhm… normaal gezien is dat meer mijn rol natuurlijk. Euhm… Ja door ze te helpen, door ook dat hun iets tegen jou, jou een taak mogen geven van… ga eens aan de slag met dit of ga eens aan de slag met dat of kan je dat voor me doen. Ik denk dat je daar ondersteunend voor bent voor de leerkracht

(Sam; persoonlijke communicatie, 2 december 2019)

Bij deze administratieve taken komt er echter geen leiderschap naar voor. Pauline geeft dat ook zelf aan en verklaart ook waarom: “Ik zie dat minder als leiderschap, omdat dat meer praktische zaken zijn. Omdat dat minder met mensen werken is.” (Pauline; persoonlijke communicatie, 27 november 2019). Het verschil tussen management en leiderschap komt hierin naar voor, waarbij ze verwijst naar het gegeven dat leiderschap steeds relaties met anderen inhoudt (Oldham & Radford, 2011). Volgens Sam

zijn dat bovendien zaken die soms ook wel door administratief personeel zouden kunnen opgenomen worden: “Wie dat doet maakt ook niet zoveel uit… euhm… en de allergielijsten etcetera, dat kan ook door het secretariaat denk ik gebeuren. Dus dat stuk administratie is niet altijd noodzakelijk denk ik. Maar…” (Sam; persoonlijke communicatie, 2 december 2019).