Waar gaat het over? Een eerste stap 5.1 Het ontwikkelen van software
6.3 Gedistribueerde scrum in de praktijk: interviews
6.3.3 Kritische factoren in de randvoorwaardelijke sfeer van het scrumteam
Wat zijn de kritische factoren, waar de scrumteamleden in de randvoorwaardelijke sfeer tegen aan-lopen in het werken in een gedistribueerd scrumteam, en waarin ze afhankelijk zijn van de facilitering vanuit de organisatie. Een aantal factoren komen in bijna alle gesprekken terug. Het gaat dan om factoren als het hebben van een duidelijk plan (6.3.3.1), de samenstelling van het team (6.3.3.2), fy-sieke bijeenkomsten en face-to-face contact (6.3.3.3) en technische middelen (6.3.3.4). Ik zal iedere factor apart toelichten en deze toelichting ondersteunen door fragmenten uit de gesprekken.
6.3.3.1 Het hebben van een duidelijk plan
Tijdens 8 van de 18 gesprekken kaarten mensen het belang aan van duidelijkheid ten aanzien van de inhoud, van het te bouwen product. Een kritisch punt is in het bijzonder als er bij de product-owner
Development teamlid: ”Because you built it one way… and if you change your mind… takes a lot of time to build it again and you don’t get the same structure…, the PO has to know what he wants. Management is very important.”
Product-owner: “Ja dat je besluitvaardig moet zijn. Als je een ontzettende twijfelkont hebt als product-owner dan schrijf het project maar op je buik want dan gaat het mis!”
Teamleider: “They say there is no target, they don’t know exactly the amount of work. They know they have to finish in May but they don’t know exactly what to do. This is, in a project, even if it is waterfall or Scrum you need to have a plan. They say there is no plan. It is like nobody can answer the question ‘are we were we should be now? Are we on track?’ There is really a big confusion also on their side but they don’t admit it. The tester is confused, the consultant is confused, two guys on that side, developers, they say: ‘It is okay!’ (…) Specifications should be clear! Yeah, it should be a plan, it should be a picture for everybody. I mean in any kind of software development, even if it is in house or remote, or whatever, developers want to know what they are doing. Not just get some tasks and do something and they don’t know what it is needed for. So they need to understand the scope and also have the details clarify or at least have a person to ask and that can say: ‘Okay this is what we do and this is how we can do it!’ Not change it like from one day to another. So clear specifications, that is a critical factor in any kind of project.”
6.3.3.2 De samenstelling van het team
Bij het samenstellen van een gedistribueerd scrumteam is het van belang om rekening te houden met drie kritische factoren. Ten eerste de motivatie en ‘er plezier in hebben’. De motivatie hebben om te werken in een gedistribueerd team. Het leuk vinden om te werken met mensen uit andere landen. Drive en enthousiasme voor het product wat je maakt, hoort daar ook bij. Gedistribueerd samenwerken, vraagt extra inzet. Ten tweede geven gesprekspartners aan dat er wel wat eisen ge-steld worden aan de persoon die op afstand moet gaan samenwerken. Eisen in de zin van vaardighe-den en persoonseigenschappen. Enkele fragmenten van beide factoren:
Development teamlid: “For me it is very important not to feel that work is like I need to be drugged coming to work and that I can’t wait to go home. No you have to feel that you like what you do and you like the environment. For me that is very important.”
Development teamlid: “Well, he is always trying to help, he is…, he seems to enjoy it, so he puts in a lot of passion. I like those people. (…) But from my experience with Holland they are very enthusiastic so that helps a lot. Well, I like it!”
Development teamlid: “En ehm…, ja natuurlijk…, met de Roemenen vind ik interessant en leuk. Ja, hoe moet ik dat zeggen…, ik vind internationaal werken wel leuk”
Product-owner: “Ja, wat je bij ons wel sterk ziet is dat eh…, men vindt het natuurlijk ook interessant, werken met de Roemenen, dat is natuurlijk minder saai dan werken met allerlei mensen die hier al jaren-lang rondlopen en die je van haver tot gort kent en dat je denkt ‘Oh, nou daar gaat Pietje weer!’ Dus dat is natuurlijk ook voor de mensen hier denk ik verfrissend om weer eens met wat andere mensen te werken, die daar natuurlijk een hele open blik in hebben.”
En even later: “Het is natuurlijk ook een product wat eh…, ja…, wat bijvoorbeeld ook op de ICT beurs op heel veel enthousiasme kon rekenen. Leuke applicatie, performed goed, ziet er goed uit. Ja, mensen werken er gewoon met plezier aan. Ehm…, dus dat maakt ook dat het leuk is!”
En nog later in het gesprek: “Ik wil ook dat ze enthousiast zijn en dat ze een stapje extra willen zetten. Ik denk dat ze het fijn vinden om voor dit specifieke project en product te werken. Vind ik wel belangrijk.” Development teamlid: “Ik denk niet dat het alles te maken heeft met dat het ver van elkaar zitten is. Nee, ik denk het niet. Ik denk toch vooral de persoonlijkheid.”
Development teamlid: “Nou je moet wel een beetje doorzettingsvermogen hebben, want je moet wel door een barrière heen en je moet er niet zoveel moeite mee hebben om gewoon met mensen te praten. Dat hoeft niet heel ver te gaan en dat hoeft ook niet over zware zaken te gaan, maar gewoon over het weer is al voldoende.”
En ook zegt hij: “Eh…, en ja…, je moet niet zo snel van je stuk gebracht worden. Eh…, en geen binnenvetter zijn! Dat is echt killing!”
Scrummaster: “Maybe more on the people personality. If there are communicative. I mean if they can express themselves freely with anybody then it should not be an issue, the distance and the location of the other members. But if it is someone well, as you already said, if they don’t feel comfortable talking in English or something… (onverstaanbaar, IV)… if they are more introvert type, this might be an issue. I don’t think the distance might be an issue, just I mean their personality is an issue, but the distance.”
Product-owner: “Ik denk dat introverte type toch meer moeite zullen hebben om in zo’n sessie dan toch ook vragen te stellen. Ik denk dat dat wel uitmaakt! Ik denk dat dat wel uitmaakt ja.”
6.3.3.3 Fysieke bijeenkomsten en face-to-face contact
Zoals al eerder aangegeven (zie paragraaf 6.3.2.1) is het van belang om een relatie op te bouwen. Daarvoor is het fysiek samenkomen, elkaar face-to-face ontmoeten van belang. Elkaar ontmoeten en samen zijn is belangrijk om een completer beeld te krijgen van de ander. Hieronder weer enkele fragmenten:
Development teamlid: “Het allereerste wat je moet doen, en dat doen niet alle teams, is zo snel mogelijk mensen hierheen halen.”
Development teamlid: “Yeah, it was very nice to have them here because we got the chance to getting to know each other and I think it was a moment that marked our communication level, you know. Because now, we can speak…, I mean it is different from how it was before their arrival in Iasi.”
Development teamlid: “And I think it is also very important to actually meet the people!”
Directeur:: “Ja oh ja, één ding vergeet ik nog, één van de belangrijkste, dat ze altijd even in het begin hier-heen komen. Dat face-to-face contacten, direct, niet via Skype maar effe dat fysieke contact.”
Teamleider: “But especially for distributed teams I think it is really important to spend some time together. Do some activities or just work just together for some time and build some relationships.”
6.3.3.4 Technische middelen
In de gesprekken komt naar voren dat de technische tools zoals Lync, Skype, de video conference room met het video systeem, TFS en het elektronisch scrumbord belangrijk zijn. Ze helpen om snel communicatie op te zetten, en bieden de mogelijkheid om elkaar te zien. TFS helpt in ervoor zorgen dat informatie transparant is. Hieronder weer enkele gespreksfragmenten ter illustratie:
Development teamlid: ”Wel ik denk wat heel goed is, is de VC (video conference, IV) omdat telefonisch, er is altijd nog al veel telefoon, maar de vc zie je elkaar effectief ook elke dag. Dat vind ik heel positief. Het lijkt ook of dat je meer in 1 ruimte bent. Ik vind het een gevoel van dichter naar elkaar toe. Dat vind ik heel positief, ook met Skype, gebruiken we hier heel veel. Dat we elkaar opbellen en elkaar zien. Omdat ik vind het nog altijd eenvoudiger om met elkaar te praten als je elkaar ziet. Zeker als je in een discussie zit.” Development teamlid: “Tweede punt is altijd met video contact werken, want dat maakt de band veel sterker en dat doen ook niet alle teams! Nou ja en voor de samenwerking binnen projecten is natuurlijk iets als TFS en elektronisch scrumbord essentieel. Dat is gewoon een heel praktisch dingetje.”
Development teamlid: “Als er echt problemen zijn dan moet je mekaar goed kunnen bereiken en dan is het fijn om meer dan e-mail te hebben.”
Teamleider: “We have now these video conference system which helps, like seeing the person in front of you while the other is 2000 km away.”
Daarnaast geven enkelen aan, dat het ook belangrijk is om te weten welke tool je op welk moment het beste kunt inzetten. En dan gaat het met name om de keuze om elkaar wel of niet te zien.
Development teamlid: “Ehm, it’s…, it is important to talk about it and I don’t know, usually when I have a so kind of thing when you work with someone from another country eh…, besides from the daily scrums that you have, usually we exchange ideas through emails or Skype, and usually when you have an conflict it is better to see face-to-face, like Skype or video conference system like this. And that is really important. I think it will be easier if the person be in the same place when you have a conflict of ideas just because it is simpler to explain or to come to a solution when you are face-to-face.”
Directeur: “...het enige verschil wat er is, is dat er door de technieken veel meer mogelijkheden zijn en dat maakt het wel ook makkelijker om die afstand zeg maar te verkleinen die men voelt. Ik bedoel, als jij met video conferencing of chatfuncties of dingen, echt laagdrempelig, overal waar je bent contact kan hebben, wat je ook ervaart als contact en mensen zien, dan zie je ook dat die, dat zijn volgens mij van die oerdin-gen, als jij mailt, is anders dan als je belt of als je elkaar ziet. Zo hebben wij al, ik put altijd uit sport, je mag niet af-sms-en voor een training (sporttraining, IV) dus daar zit wel degelijk een verschil in. Sms-en is veel minder persoonlijk.”