VAN GEDISTRIBUEERD SAMENWERKEN HELPEND? 7.1 Inleiding
8.2 Groepsdynamica als theoretische bril
8.2.3 Een aantal theorieën en inzichten onder de loep
Groepsdynamica richt zich op de aard van groepen, hoe groepen zich ontwikkelen en de processen en interacties die zich afspelen tussen de leden van een groep (Cartwright en Zander, 2000). Ook ver-anderingen die plaatsvinden in een groep zijn onderwerp van onderzoek. Het gedrag van mensen in kleine groepen staat centraal in theorieën over groepsdynamica.
“Small groups include all those having from two up to about twenty members.” (Bron: Hare, 1962, p.10)
In deze paragraaf sta ik stil bij een aantal theorieën en inzichten uit de groepsdynamica. Ik heb een selectie gemaakt uit de enorme hoeveelheid die de groepsdynamica ons heeft gebracht. Ik heb alleen die inzichten en theorieën geselecteerd waarvan ik op basis van mijn kennis en ervaring in het bege-leiden van (vastgelopen) samenwerkingsprocessen vermoed dat ze relevant zijn voor de analyse van scrum. Ook heb ik me bij het selecteren van de inzichten en theorieën laten leiden door de prakti-sche toepasbaarheid van een theorie of inzicht. In trainingen en in begeleidingssituaties maak ik uiteraard zelf veel gebruik van de groepsdynamische inzichten. Daardoor heb ik ervaren dat bepaalde modellen, inzichten en theorieën uit de groepsdynamica door de mensen in de praktijk worden her-kend en als zeer bruikbaar worden ervaren.
Cursist tijdens een Leergang Leidinggeven (februari 2015): "Ik loop al behoorlijk wat jaartjes mee en heb natuurlijk het nodige gezien en geleerd in de praktijk. Tijdens deze dagen is alles voor het eerst op z'n plek gevallen. Door de modellen en de inzichten begrijp ik waarom het gaat zoals het gaat, waarom sommige dingen niet werken en waarom ik de dingen doe zoals ik ze doe."
8.2.3.1 Drie opgaven voor een groep
De groepsdynamica richt de focus op de acties, processen en veranderingen die plaatsvinden in een groep. Wat maakt een groep meer dan een verzameling individuen? Er zijn vijf karakteristieken die het onderscheid bepalen tussen een groep en een verzameling individuen: De leden van een groep zijn met elkaar in interactie, ze delen een gezamenlijk doel en bepaalde normen die het gedrag rich-ting geven. Daarnaast ontwikkelen de leden rollen en ontstaat er een netwerk van interpersoonlijke relaties (Hare, 1962).
In een groep beïnvloeden mensen elkaar en deze beïnvloedingsprocessen (die altijd spelen) nemen toe naarmate de groepsband toeneemt en leden zich sterker met elkaar identificeren. Ook spelen er altijd conflictprocessen, zowel binnen een groep, tussen de leden onderling, als tussen groepen. Deze interpersoonlijke processen, de gevoelens ten opzichte van elkaar, de wijze waarop de leden met elkaar omgaan, en de emoties die spelen bij de leden van de groep, dat alles valt binnen het gebied van de sociaal emotionele processen die altijd in een groep aanwezig zijn. Veelal zijn deze processen niet expliciet.
Groepen moeten dus gevormd en onderhouden worden en om dat te bereiken moet er veel ge-beuren in een groep. Maar niet alleen deze sociaal-emotionele processen spelen een rol in een groep. Er spelen ook processen rondom de uitvoering van de taak. Dan gaat het om processen die gericht zijn op het bereiken van het doel of de opdracht/taak die de groep heeft. Het duidelijkste waarneembare aspect daarvan is de feitelijke materie waar de groep over praat of aan werkt. Dus ook om de groepstaak te volbrengen moet er veel gebeuren in een groep.
Scène uit de training voor scrummaster
Even later komt de volgende opdracht. Een groepsopdracht in twee subgroepen. De oefening is bedoeld om het belang te onderstrepen van de sprint retrospective. We moeten ballen rond gooien volgens be-paalde spelregels. Iedere ronde dat het goed gaat, krijgen we een punt. We krijgen drie iteraties (sprints) met een time-box van 2 minuten. Daarna 1 minuut retrospective, meteen erachteraan het bepalen van de doelstelling voor de nieuwe sprint.
We spelen het spel heel serieus. Tijdens de eerste retrospective nemen Koos, Joop en Jens het voortouw. Ook Otto denkt mee. Ruud, Lodewijk en ik zijn wat afwachtend. Er wordt besloten tot een andere werk-aanpak. Die zou een hoger puntental op moeten leveren voor de volgende sprint. Lodewijk wil er een grap van maken. “We kunnen het ook gewoon op 16 houden. Ik vond het al knap hard werken.” Er wordt niet op gereageerd. We starten de nieuwe sprint. Serieus. Geconcentreerd. Helaas, de ingevoerde verande-ringen blijken geen verbetering.
Op Lodewijk na zijn we nu allemaal betrokken. Hoe kwam dit nou en wat kunnen we doen om het te ver-beteren? Alternatieven doen de ronde. Sommigen worden unaniem verworpen. Koos en Jens hebben duidelijk de meeste inbreng. Joop en Otto denken mee. Ruud, Lodewijk en ik wachten ietwat passief af. Het is uiteindelijk Jens die een paar knopen doorhakt. “Zo gaan we het doen.”
De derde ronde zijn we nog geconcentreerder. Het doel ligt beduidend hoger. We gaan ver over het doel heen dankzij de laatste aanpassingen. De andere groep probeert ons uit onze concentratie te halen. Ze leveren commentaar op wat we aan het doen zijn. Maken grappen. Roepen naar ons. Het haalt niets uit, we blijven in ons spel. Het geeft energie en een goed gevoel. De tijd is om. Tevreden kijken we elkaar aan. “Goed gedaan”, zegt Jens.
In de groepsdynamica wordt het onderscheid tussen de opdracht op het gebied van de taak en de opdracht op het sociaal-emotionele gebied, ook wel het onderscheid tussen inhoud en proces ge-noemd. Waar inhoud verwijst naar de taak waar de groep voor staat, verwijst proces naar de psy-chologische, sociaal-emotionele aspecten in een groep, de manier waarop de leden met elkaar om-gaan.
Dat betekent dat iedere groep dus op beide niveaus functioneert. Zowel op een taakniveau als op een sociaal-emotioneel niveau. Anders gezegd, iedere groep ziet zich dus voor twee opgaven ge-plaatst; een opgave rondom de taakstelling en een opgave op het sociaal-emotionele gebied. Deze twee gebieden zitten aan elkaar vast als een soort dynamisch evenwicht; te veel activiteit in het taak-gebied zal leiden tot onopgeloste problemen op het sociaal-emotionele taak-gebied. En in een poging om de sociaal emotionele problemen van een groep op te lossen raakt de aandacht voor de taak onder-gesneeuwd. De groep schiet dus van voor naar achter wat betreft zijn activiteit in een poging tot een staat van evenwicht of balans. Bales noemt dit het ‘equilibrium probleem’ van groepen (Bales, 1973).
De tweedeling loopt als een rode draad door de groepsdynamica en is vanuit verschillende invalshoe-ken naar voren gekomen. De eerst invalshoek is door te kijinvalshoe-ken naar het gedrag van de groepsleden.
Wat is er te zien als je kijkt naar het gedrag van groepsleden? Met welk doel laten zij dit gedrag zien? Het is de eerder genoemde Bales (1950, in Remmerswaal, 1998) die door nauwkeurig de interacties tussen mensen tijdens bijeenkomsten te observeren, in staat was onderscheid te maken tussen twee gedragingen. Enerzijds gedrag wat gericht is op het realiseren van de taak en anderzijds gedrag wat gericht is op de sociale relaties tussen de leden.
A. Sociaal-emotioneel gebied: positieve reacties
1. Toont zich solidair: geeft erkenning, biedt hulp, beloont 2. Ontspant de atmosfeer: maakt grappige opmerkingen,
lacht bevrijdend, toont tevredenheid
3. Toont instemming: sluit zich stilzwijgend aan, toont begrip, valt bij, geeft toe
B. Taakgebied: pogingen om antwoord te geven
4. Doet voorstellen: geeft richting aan de discussie, en ruimte waardoor de autonomie van anderen bewaard blijft 5. Geeft zijn mening: evalueert, analyseert, uit gevoelens of
wensen
6. Geeft richting: informeert, herhaalt, verduidelijkt, bevestigt
C. Taakgebied: vragen
7. Vraagt om richting: zoals informatie, herhaling, verduidelijking
8. Vraagt om meningen: zoals om standpunten, evaluaties, analyse, expressie van gevoelens
9. Vraagt om voorstellen: om richting en om mogelijke wegen om verder te gaan
D. Sociaal-emotioneel gebied: negatieve reacties
10. Toont zich oneens: stilzwijgende afwijzing, doet formeel, geeft geen hulp
11. Toont zich gespannen: vraagt om hulp, trekt zich terug 12. Toont antagonisme: kleineert anderen, verdedigt zich,
houdt vast aan zijn standpunten, niet bereid tot wijziging
Categorieënsysteem van Bales voor de observatie van kleine groepen (Bron: Antons, 1976)
Ook Morton Deutsch (1968) gebruikt in zijn onderzoek naar competitie en coöperatie hetzelfde onderscheid in het waarnemen van gedrag in groepen. Hij spreekt over taak- en procesrollen. Taakrollen zijn rollen die van belang zijn voor het uitvoeren van de taak. Procesrollen zijn gericht op het verbeteren van het sociaal emotionele klimaat in de groep en ze zijn voornamelijk bedoeld voor het versterken en in stand houden van de groep.
Extern systeem Intern systeem
Voortbestaan van de groep in de omgeving
Bereiken van het doel Taakgerichte activiteiten Formele leider
Formele groepsstructuur
De groep als groep in stand houden Het interne groepsfunctioneren Informele leider
Informele groepsstructuur
De derde invalshoek is vanuit het begeleiden van groepen bij het verbeteren van hun prestatie. Hoe kan een begeleider een groep verder helpen? Waar kan hij naar kijken en waar zou hij op in kunnen grijpen? Schein (1971) onderscheidt ook een inhoudelijke opgave voor een groep (werken aan een taak of opdracht) en de sociaal-emotionele opgave (aandacht voor de interpersoonlijke processen die te maken hebben met groeps- en relatievorming). De inhoud is het meest zichtbaar en meest tastbaar maar niet automatisch het belangrijkste als het gaat om de gevolgen voor het functioneren van de groep. Het is belangrijk om de interpersoonlijke processen waar te nemen omdat de resul-taten die een groep bereikt een complex samenspel zijn op taak- en interpersoonlijk niveau.
Schein (1971) ziet vanuit de rol van begeleider nog een derde opgave die noodzakelijk is om tot doelrealisatie te komen. Hij noemt dat een formele opgave. Hiermee doelt hij op de procedures. Hiertoe behoort de manier waarop een groep tot besluitvorming komt, de werkstructuur (bijvoor-beeld de frequentie van samenkomsten, werktijden, regels voor tijdsbewaking) regels voor partici-patie, de rolverdeling, een agenda, het werkschema, de planning en werkstrategie.
Het is deze derde opgave die Fry e.a. (1981) zien als essentiële verbindingselementen tussen de interpersoonlijke relaties en het werken aan een groepstaak. Zij spreken over rollen en procedures. Dat procedures van belang zijn voor goede prestaties blijkt al uit eerder onderzoek. Hoffman (1965) laat in zijn onderzoek zien dat een groep die vijf minuten besteedt aan het maken van afspraken over de procedures met betrekking tot het aanpakken van de taak (hij noemt het taakstrategieën) voordat ze zich op de opdracht storten, deze tijd ruim terugwint. En dat niet alleen: het groepsproduct is ook beter. Procedures rondom de groepstaak is iets wat veel vergeten wordt, maar wat groepsleden tijd en frustratie kan besparen (Bouwen, 1984). Ook aandacht besteden aan een rolverdeling en deze expliciteren is helpend.
Deze drie opgaven kun je ook zien als drie functies van een groep; een productiefunctie, een sociaal-emotionele of onderhouds-/ handhavingsfunctie en een structurerende functie. Bouwen (1984) spreekt van de driedeling in termen van inhoud-proces-procedure.
Om de effectiviteitsproblemen van groepen te begrijpen, moet er volgens Hackman en Morris (1974) gekeken worden naar het 'on-going interaction process' dat zich afspeelt tussen groepsleden terwijl ze aan een opdracht werken. Als een groep niet competent is of onvoldoende aandacht schenkt aan één van de drie opgaven zal de groep niet of slecht tot doelrealisatie komen. Ook blijkt uit onder-zoek dat de tijd die aan de taakopdracht wordt besteed, toeneemt als er in de selectie van groepsle-den gekozen wordt voor die groepslegroepsle-den die eenzelfde beeld hebben hoe de taak aangepakt moet gaan worden (Hare, 1962).
Samenvattend: iedere groep heeft op drie gebieden een opgave. Op de inhoud (de opdracht of de taak zelf), op de procedure (de wijze waarop en de volgorde waarin de groep de taak aanpakt) en op het proces (het sociaal-emotionele proces) dat speelt tussen de groepsleden.
Inhoud Procedure Proces
Taakaspecten Bereiken van het doel Wat er wordt gedaan Taakgerichte activiteiten Taakoriëntatie
Voortbestaan van de groep in de omgeving
Structuuraspecten Agenda, tijdbewaking Regels voor samenkomsten Besluitvormingsprocessen Werkstructuur
Rolverdeling
Regels voor participatie Hoe gaan we samen de taak aanpakken?
Sociaal-emotionele aspecten Het interne groepsfunctioneren Hoe gaat we met elkaar om? De onderlinge relaties Sociaal-emotionele oriëntatie De groep ’als groep’ in stand houden
In mijn eigen werkpraktijk noem ik dit 'Het Wiel van Samenwerking'. Als er een tekort is in één van deze drie gebieden zal de samenwerking tot een slechtere doelrealisatie leiden.
Het Wiel van Samenwerking
8.2.3.2 Communicatiestructuur, invloed en participatie
Om als een groep samen aan een taak te werken is het van belang om de inspanningen op elkaar af te stemmen. Dit betekent dat er sprake is van voortdurende en voortgaande interactie tussen de groepsleden.
De term interactie verwijst naar alle woorden, gebaren en symbolen waarmee mensen op elkaar reageren.
(Bron: Hare, 1962)
Samenwerken in een groep vraagt dus veel overleg. Welke processen spelen zich af in dergelijke
Inhoud Proces
fenomeen dat we allemaal wel uit onze eigen alledaagse praktijksituaties kennen. Hoe komt dat? Hoe ontstaat deze ongelijke inbreng van groepsleden?
In een situatie waarin het gesprek niet gereguleerd wordt, voeren sommige personen de boventoon terwijl anderen zich niet of nauwelijks laten horen. Uit één van zijn onderzoeken (Bales, 1954 in Remmerswaal, 1998) blijkt dat verschil er al in de eerste gespreksronde te zijn en blijft het daarna bestaan als een stabiel patroon. Met andere woorden, degenen die in de eerste ronde veel aan het woord zijn, zijn dat in de laatste ronde ook. Een aantal elementen speelt hierbij een rol. Als eerste noem ik de groepsgrootte. Natuurlijk, hoe groter de groep, hoe minder tijd er voor ieder groepslid is om inbreng te hebben. Maar bij het toenemen van de grootte blijkt dat de groepsleden die spraak-zaam zijn, even veel inbrengen of zelfs meer. De leden die stiller zijn, raken steeds meer op de ach-tergrond en komen niet tot nauwelijks meer aan het woord. Het gevolg is dat het verschil tussen sprekers en zwijgers steeds groter wordt. (Bales, 1973).
Een ander element dat speelt is de richting. Er blijkt een patroon te ontstaan met betrekking tot wie zich richt tot wie. Natuurlijk hoort iedereen in de groep een opmerking die gemaakt wordt, maar de-ze opmerking is meestal gericht naar een bepaald groepslid. En degene die de opmerking ontvangt, is vervolgens geneigd om zijn reactie te richten op de persoon die de opmerking gemaakt heeft. Dit heeft tot gevolg dat groepsleden hun reacties dus vooral richten op de spraakzame groepsleden. Op deze manier wordt de dominante positie van de veelpraters versterkt (Bales, 1953; Mills, 1953; Klein, 1962 in Hare, 1962).
Ongelijke inbreng hangt ook samen met sympathie en antipathie. Hoeveel we met andere leden van de groep praten en vooral tot wie we ons richten, heeft ook te maken met wat we voor elkaar voe-len. In dit verband is de interactiehypothese van Homans interessant. In deze hypothese stelt hij dat een toename in de interactie gepaard gaat met toenemende gevoelens van genegenheid.
En omgekeerd: als je iemand sympathiek vindt, zal je meer interactie aangaan. We gaan vooral om met de groepsleden die we mogen en we vermijden contact met groepsleden waar we antipathie voor voelen. Ook hier treedt een versterkende werking op. Want door de wederzijdse sympathie neemt de interactie toe. Klein (1956) heeft echter aangetoond dat er omstandigheden zijn waarin de interactie-hypothese niet opgaat. Dit is als we puur zakelijk met elkaar omgaan, als de druk uit de omgeving toeneemt, als we een hekel hebben aan de taak, als er subgroepen zijn met verschillende normen en als er een groepslid is die de bewegingsvrijheid van de andere groepsleden beperkt. Ook de aard van de inbreng blijkt te verschillen tussen spraakzame en zwijgzame groepsleden. Om met de laatsten te beginnen: groepsleden die weinig inbrengen, vragen vooral naar informatie of zijn het ergens mee eens of oneens. De groepsleden die veel inbrengen geven vooral informatie, doen suggesties en geven meningen.
Hoe belangrijk gelijke inbreng is, blijkt uit onderzoek van Back (1948 in Hare 1962) waarin hij rappor-teert dat als in groepen enkele groepsleden het grootste deel van de spreektijd in beslag nemen, er gevoelens van irritatie en agressie ontstaan en dat de werkgerichtheid minder is dan in groepen waar de participatie gelijkmatiger verdeeld is.
De ongelijke inbreng gaat samen met ongelijke invloed van de groepsleden. Onderzoek van Doer-becker en Doets (1974) heeft aangetoond dat de mate van participatie vooral samenhangt met de positie in de groep en nauwelijks met individuele kenmerken (Remmerswaal, 1983). Uit verschillende onderzoeken blijkt dat er verband is tussen spraakzaamheid, het tonen van initiatief en het verwer-ven van status in de beginfase van een groep. Groepsleden die veel initiatief vertonen krijgen een hogere status toebedeeld (Bales, 1953). Ook blijkt de mate van participatie samen te hangen met de (toegeschreven) productiviteit. Ook dat bepaalt de status van een lid in een groep. Hoezo toege-schreven productiviteit? In een onderzoek toont Riecken (1958) aan dat het meest spraakzame groepslid door de andere groepsleden gezien wordt als degene die het meest heeft bijgedragen aan de probleemoplossing (Remmerswaal, 1998). Ook komt naar voren dat het meest spraakzame groepslid zijn oplossingsvoorstel vaker geaccepteerd kreeg dan het meest zwijgzame lid, ook al had de meest zwijgzame de beste informatie en de beste suggestie. Doorslaggevend in de beïnvloeding is dus niet zozeer de kwaliteit van de informatie of de suggesties als zodanig maar de verworven status als meest spraakzame lid.
Er bestaat dus een neiging bij groepsleden om kwantiteit met kwaliteit te verwarren. Alsof degene die het meest gezegd heeft ook de beste dingen gezegd heeft. Een overschatting van de kwaliteit van wat de spraakzaamste gezegd heeft en een onderschatting van de kwaliteit van de inbreng van de-gene die het minst gezegd heeft. Daarbij blijken groepsleden met een lage status van zichzelf te vin-den dat ze met minder goede suggesties en voorstellen komen dan de levin-den met een hoge status (Klein, 1956). Geringe participatie hangt dus samen met een lage positie op de dimensies van taak en macht en andersom, veel participatie hangt samen met een hoge positie op de dimensies van taak en macht. (Doerbecker en Doets, 1974 in Remmerswaal, 1998). Doerbecker en Doets kwamen in hun onderzoek ook tot de conclusie dat naarmate de groepsleden zich minder op hun gemak voelden, ze ook minder het gevoel hadden er iets van op te steken. Ze namen een lagere positie op de taak-dimensie in en waren minder tevreden over hun eigen mate van participatie. Zo ook omgekeerd: ze waren meer tevreden over hun eigen participatie naarmate ze zich meer op hun gemak gevoeld hadden. Ze hadden er meer van opgestoken en hadden een hogere positie ingenomen op de taak-dimensie. De onderzoekers pleiten er daarom voor om ieder groepslid al vanaf de eerste bijeenkomst voldoende ruimte voor eigen inbreng te geven zodat participatie en macht zo veel mogelijk verspreid