TITEL XII. GEBRUIK VAN WERKMIDDELEN HOOFDSTUK 1 Algemeen
Artikel 336.
Het bestuur stelt de werkmiddelen ter beschikking die de werknemer nodig heeft voor het uitoefenen van zijn functie.
Versie 2.0 – Gemeenteraad 29/6/2015 p. 61 van 101 De werknemer brengt in principe geen privé werkmiddelen mee om te gebruiken voor professionele doelen. Als het gebruik van eigen werkmiddelen noodzakelijk is voor de continuïteit van de
dienstverlening, dan vraagt de werknemer vooraf toestemming aan de leidinggevende voor het gebruik van eigen werkmiddelen. De leidinggevende registreert het gebruik van privéwerkmiddelen volgens de voorgeschreven procedure.
Artikel 337.
De werknemer meldt eventuele gebreken aan de werkmiddelen die het bestuur ter beschikking stelt onmiddellijk aan het toezichthoudend personeel.
De werknemer gebruikt zijn werkmiddelen correct, economisch en efficiënt en voorkomt bij het gebruik schade aan de infrastructuur, de uitrusting, het milieu en het imago van het bestuur. De werknemer doet geen aanpassingen aan de werkmiddelen die ter beschikking zijn gesteld zonder voorafgaande toestemming van de hiërarchische lijn.
Artikel 338.
De werknemer mag uitrusting, materiaal of verbruiksgoederen van het bestuur niet gebruiken voor privédoelen met uitzondering van de materialen die opgenomen zijn in het uitleenreglement dat als bijlage 10 bij dit reglement is gevoegd.
Artikel 339. Personeelspas (badge)
De werknemer kan een personeelspas krijgen voor elektronische registratie van data of voor toegang tot lokalen of installaties.
De werknemer gebruikt de personeelspas volgens de geldende procedure. De personeelspas is persoonlijk en de werknemer mag het niet aan anderen doorgeven. De werknemer is
verantwoordelijk voor acties die met zijn personeelspas gebeuren.
Artikel 340. Verlies, diefstal
De werknemer meldt verlies of diefstal van werkmiddelen meteen via de geldende procedure.
Voor elektronische werkmiddelen stelt de werknemer alles in het werk om het gebruik van het werkmiddel door derden te voorkomen
Bij verlies of herhaaldelijke abnormale slijtage of schade van de werkmiddelen, kan het bestuur de kosten verhalen op de werknemer.
Artikel 341.
Bij het einde van de tewerkstelling, bij functiewijziging waardoor de werknemer het werkmiddel niet meer nodig heeft of op elk ogenblik wanneer het gevraagd wordt, geeft de werknemer de
werkmiddelen, arbeidskleding en persoonlijke beschermingsmiddelen die het bestuur ter beschikking gesteld heeft meteen terug, zelfs al zijn deze in slechte staat.
HOOFDSTUK 2 Dienstvoertuigen
Artikel 342. ToestemmingDe werknemer meldt de dienstverplaatsingen met het dienstvoertuig aan het bestuur via het geldende reserveringssysteem voor dienstvoertuigen.
Artikel 343. Gebruik
§1. De werknemer gebruikt dienstvoertuigen enkel voor dienstreizen met start en aankomst aan een locatie van het bestuur.
Versie 2.0 – Gemeenteraad 29/6/2015 p. 62 van 101
§2. Werknemers die in het kader van een permanentieregeling een voertuig van het lokaal bestuur ter beschikking krijgen, gebruiken dit enkel voor de noodzakelijke verplaatsingen voor het werk. De lijst van diensten en functies die met een permanentieregeling werken, is als bijlage 4 gevoegd.
Artikel 344. Wegcode
§1. De werknemer bestuurt alleen de voertuigen waarvoor hij een geldig rijbewijs heeft.
§2. De werknemer houdt zich als weggebruiker aan de principes van hoffelijkheid.
§3. Inbreuken op het verkeersreglement die aanleiding geven tot een boete of een veroordeling zijn voor rekening van de werknemer.
Artikel 345. Trajectcontrole
In de dienstvoertuigen is een manueel of elektronisch systeem voor trajectcontrole aanwezig. De elektronische trajectcontrole registreert de gebruiker, de locatie, de route, de snelheid, de rijtijden en kilometerstand op. Het manuele systeem registreert de gebruiker, de rijtijden en de
kilometerstand.
De werknemer gebruikt deze systemen volgens de geldende procedure.
HOOFDSTUK 3 Gebouwen
Artikel 346. Toegang lokalenDe werknemer krijgt een toegangskaart en een sleutel die bepalen tot welke gebouwen en lokalen hij toegang heeft en op welke momenten. Buiten de diensturen heeft de werknemer alleen toegang tot de dienstlokalen na toestemming van de hiërarchische lijn.
Artikel 347. Gebruik lokalen
§1. De werknemer gebruikt de lokalen van het bestuur alleen voor het werk. Voor werkgerelateerde sociale activiteiten vraagt de werknemer de toestemming aan het bestuur volgens de geldende procedure.
§2. De werknemer draagt zorg voor de orde van de eigen werkplek. Hij ruimt de werkplek dagelijks zorgvuldig op en bergt waardevolle voorwerpen en documenten met vertrouwelijke gegevens veilig op.
§3. De werknemer laat gemeenschappelijke ruimten zoals vergaderzalen, pauzeruimte, garages en toiletten schoon achter.
Artikel 348. Afval
§1. De werknemer neemt geen afgevoerde materialen mee naar huis.
§2. De werknemer neemt geen afval van thuis mee naar het werk om het daar af te voeren.
§3. De werknemer past de principes om afval te sorteren correct toe.
Artikel 349. Energie
De werknemer draagt zorg voor rationeel energieverbruik.
Artikel 350. Schade
De werknemer meldt schade aan het gebouw volgens de procedure van de gebouwenbeheerder. Hij voert zelf geen onderhouds- en herstellingswerken uit.
Versie 2.0 – Gemeenteraad 29/6/2015 p. 63 van 101 Artikel 351. Afsluiten lokalen
De werknemer die als laatste de werkplek verlaat, sluit het af volgens de instructies van de gebouwenbeheerder.
HOOFDSTUK 4 Elektronische informatie- en communicatiemiddelen Afdeling 1. Gebruik
Artikel 352. algemeen
De werknemer gebruikt de elektronische media die hem ter beschikking zijn gesteld alleen voor professionele doelen.
Het gebruik van eigen en andere elektronische media voor privédoelen tijdens de arbeidstijd is in strijd met het professionele principe.
De werknemer voorkomt diefstal van hardware en beschadiging door water, hitte of vallen.
De werknemer laat draagbare hardware niet onbewaakt achter.
Artikel 353. Telewerk
De telewerker moet zich aan de bepalingen van dit reglement houden.
De telewerker plaatst en beschermt de apparatuur, bekabeling en communicatiemiddelen die ter beschikking gesteld worden zodat ze beschermd zijn tegen risico’s van schade, stroomuitval, storing van buitenaf en toegang door onbevoegden.
Artikel 354. schorsing van het gebruik
De toekenning van elektronische informatie- en communicatiemiddelen kan geschorst worden als één of meerdere van de volgende situaties zich voordoen:
- ziekte of arbeidsongeschiktheid van drie maanden en meer;
- volledige loopbaanonderbreking of een andere afwezigheid die geïnitieerd is door de werknemer;
- sancties, preventieve of tuchtrechtelijke schorsing;
- bij nalatigheid van de werknemer over de betalingsregeling.
Artikel 355.
Hardware die geen eigendom is van de werkgever mag enkel na uitdrukkelijke toestemming van de secretaris worden verbonden met het netwerk van de werkgever.
Software installeren of configuraties instellen mag alleen door de ICT dienst of in hun opdracht worden uitgevoerd. Niet-legale elektronische documenten, spelprogramma’s en niet voor de dienst bestemde software, freeware of shareware zijn niet toegestaan.
Het kopiëren van software van apparatuur van de werkgever is niet toegestaan.
Artikel 356.
De werknemer gebruikt de kopieerapparaten en printers niet meer dan werkelijk noodzakelijk.
De werknemer print bij voorkeur recto-verso.
De werknemer laat geen documenten slingeren bij kopieerapparaten, printers of faxtoestellen, maar haalt ze onmiddellijk weg.
Versie 2.0 – Gemeenteraad 29/6/2015 p. 64 van 101 Artikel 357.
De werknemer volgt voor het gebruik van e-mail en internet de onderrichtingen van de secretaris.
Het is niet toegestaan e-mails of bestanden te verzenden die het systeem kunnen bezwaren, tenzij binnen de perken die de secretaris voorschrijft.
Artikel 358.
De werknemer vraagt deelname aan newsgroups of discussiefora vooraf aan bij de secretaris.
Deelnemen aan chatrooms, spelen en loterijen zijn niet toegestaan.
Het is niet toegestaan spam te versturen via de infrastructuur van het bestuur.
Afdeling 2. Registratie en controle elektronische data
Artikel 359. Elektronische dataDe werkgever kan de elektronische data zoals e-mailberichten, sms-berichten, pc-bestanden en geraadpleegde websites registreren en inkijken zolang hij geen afbreuk doet aan de bescherming van de persoonlijke levenssfeer en de rechten van de werknemer.
Bij vermoeden van individueel misbruik kan de secretaris opdracht geven aan de dienst ICT om het gebruik van elektronische media na te gaan.
Artikel 360. Mails
De mails die bij de werkgever binnenkomen en de mails die er buitengaan, worden centraal gelogd.
Dat wil zeggen dat alle mails die binnen en buiten gaan automatisch bewaard worden. Er zijn vier redenen waarom dit gebeurt. In de eerste plaats kunnen de mails die verloren zijn gegaan,
teruggevonden worden op deze centrale plaats en verder beantwoordt dit aan de verplichting om de briefwisseling op te volgen. In de tweede plaats kan de werkgever via deze centrale opslagplaats haar inzagerecht in mails die met bepaalde dossiers te maken hebben, uitoefenen. In de derde plaats biedt de centrale opslag de mogelijkheid om bij vermoeden van misbruik het mailgedrag van een werknemer na te gaan. In dat geval verwittigt de werkgever de werknemer vooraf. In de vierde plaats kan via steekproeven controle gebeuren op de kwaliteit van de uitgaande mails.
Artikel 361. Camerabeelden
De werkgever kan videobeelden maken voor de beveiliging van criminaliteitsgevoelige plaatsen zoals kassa’s, toegangen, opslagplaatsen en expositieruimtes en volgens de wetgeving terzake.
De secretaris geeft toestemming voor het gebruik van de beelden op basis van de geldende wetgeving.
De werkgever kan webcambeelden toepassen voor e-loketfuncties om het persoonlijk contact tussen burger en overheid via elektronische media.
Artikel 362. Audio-opnames
De werkgever kan audio-opnames maken als dat noodzakelijk is voor de werking van de dienst en volgens de wetgeving terzake.
De secretaris geeft toestemming over het gebruik van de geluidopnames op basis van de geldende wetgeving.
Artikel 363. briefgeheim
Alle externe briefwisseling is professioneel en moet gericht zijn aan het lokaal bestuur of uitgaan van het lokaal bestuur. Persoonlijke correspondentie is op de werkplek niet toegestaan.
Versie 2.0 – Gemeenteraad 29/6/2015 p. 65 van 101
Afdeling 3. Mobiele telefonie en dataverkeer
Artikel 364.
Het bestuur stelt voor sommige functies een mobiel telefoontoestel ter beschikking. Dat mobiele telefoontoestel kan buiten de arbeidstijd voor privédoelen gebruikt worden voor rekening van de werknemer. Bestuur en werknemer spreken de kostenregeling af bij de overhandiging van het toestel.
Artikel 365.
De secretaris stelt op basis van de goedgekeurde gebruikersprofielen een gsm of pda met communicatieabonnement ter beschikking als werkmiddel.
Aan het ter beschikking stellen van een gsm of pda kan een bereikbaarheidsverplichting gekoppeld worden.
Artikel 366.
De kosten van het toestel, het communicatieabonnement en de kosten van de professionele gesprekken zijn voor rekening van het bestuur.
De kosten van de privégesprekken zijn voor rekening van de werknemer en worden apart gefactureerd. De werknemer staat zelf in voor het onderscheid tussen persoonlijke en werkgerelateerde gesprekken volgens de geldende procedures.
Artikel 367.
De secretaris stelt op basis van de goedgekeurde gebruikersprofielen vast welke werknemer thuis een internetabonnement moet hebben als werkmiddel.
Aan de toekenning van een internetabonnement als werkmiddel kan een beschikbaarheidsverplichting gekoppeld worden.
Artikel 368.
De kosten van het internetabonnement is gedeeltelijk voor rekening van het bestuur.
De werknemer bewijst zijn kosten volgens de geldende procedure.