Extern toezicht

Extern toezicht is een onderdeel van IT-governance. Voor de ICT bij de politie heeft het Ministerie van VenJ en voorheen het Ministerie van BZK de rol van externe toezichthouder. In § 2.2.3 hebben we al aandacht besteed aan de wijze waarop het ministerie invulling heeft gegeven aan deze rol als toezichthouder. In deze paragraaf gaan we nader in op de vormgeving van het toezicht vanuit het ministerie. Daarbij komt zowel het toezicht op vtsPN als op de politiekorpsen aan de orde. Tot slot schetsen we een samenvattend beeld van extern toezicht op ICT bij de politie.

Toezicht op vtsPN

In december 2009 heeft de Rijksauditdienst een onderzoekrapport uitgebracht over het toezicht van de minister van BZK op vtsPN. De minister van BZK is verantwoordelijk voor het toezicht op het financieel beheer, het doelmatig en effectief beheer en op de goede taakuitvoering van vtsPN. Het Directoraat-generaal Veiligheid (DGV) / Politie & Veilig-heidsregio’s (P&V) is belast met het toezicht op het financieel beheer en de bedrijfsvoering en de IOOV ziet toe op de goede taakuitvoering.

Volgens het auditrapport is het toezicht op vtsPN binnen DGV onduidelijk en versnipperd georganiseerd. De auditdienst signaleert bovendien binnen een deel van DGV/P&V een onjuiste perceptie van deze verant-woordelijkheid, vanuit de gedachte dat niet de minister van BZK direct verantwoordelijk zou zijn voor vtsPN maar de korpsbeheerders. Dit heeft tot gevolg dat DGV geen direct financieel toezicht houdt op vtsPN, maar indirect via de verantwoordingen van de korpsen. Naar het oordeel van de auditdienst worden de beschikbare toezichtinstrumenten daarom niet goed ingezet en ook worden andere beschikbare informatiebronnen (als jaarrekening, accountantsverslag en reviews) niet gebruikt.

Voor het toetsen van de doelmatige bedrijfsvoering heeft de minister van BZK bij de oprichting van vtsPN een Referentiekader opgesteld. Met de korpsbeheerders is destijds afgesproken dat getoetst zal worden of vtsPN invulling geeft aan de opgestelde uitgangspunten. Het referentiekader (vooral de onderdelen kwaliteit en doelmatigheid vtsPN) is vervolgens niet uitgewerkt in indicatoren en onvoldoende ter hand genomen.

Volgens de auditdienst interpreteert de IOOV de ministeriële verantwoor-delijkheid voor vtsPN wel juist. De inspectie kan op grond van de Politiewet onderzoek doen naar de goede taakuitvoering en effectief en doelmatig beheer door de politie. De nadruk ligt op het toetsen van de kwaliteit van de taakuitvoering door de politie inclusief vtsPN. Hierbij heeft doelmatigheid niet de primaire focus. De lacunes in het toezicht op de doelmatigheid door DGV, worden dus maar ten dele ondervangen door de onderzoeken van de IOOV.

Samenvattend komt de auditdienst tot de conclusie dat het toezicht op vtsPN op de onderdelen financieel beheer en doelmatige bedrijfsvoering tekortschiet. De ministeriële verantwoordelijkheid wordt derhalve niet goed ingevuld. Volgens DGV is het financiële toezicht op vtsPN sinds 2010

ingericht conform het toezicht op de politiekorpsen en is de interne versnippering naar aanleiding van het auditrapport teruggedrongen.

Toezicht op politiekorpsen

De Rijksauditdienst heeft in 2010 ook een onderzoeksrapport uitgebracht over de opzet en uitvoering van het toezicht door het Ministerie van BZK op de politieregio’s. De minister moet toezicht op deze organisaties uitoefenen, omdat zij een wettelijke taak uitvoeren en gefinancierd worden met publieke middelen.

De minister van BZK dient volgens de Politiewet 1993 toezicht te houden op het financieel beheer van de politieregio’s alsmede te toetsen op doelmatig en effectief beheer. De auditdienst constateert tekortkomingen in de inrichting van het toezichtarrangement. Het toezicht heeft hoofdza-kelijk betrekking op de begrotingen die politieregio’s indienen bij het Ministerie van BZK (begrotingstoezicht). De toezichtmedewerkers toetsen of de begrotingen in meerjarig perspectief sluitend zijn. Is dat het geval, dan is geen goedkeuring van de begroting door de minister van BZK nodig. Als de begroting tekorten laat zien, wordt preventief toezicht ingesteld. Het ministerie heeft volgens de auditdienst niet verder uitgewerkt welke stappen daarna volgen. De auditdienst spreekt van een

«verenging» van het toezicht op het financieel beheer, waardoor dit niet sluitend is. Ook de doelmatigheid en effectiviteit van het beheer onder-zoekt het ministerie niet structureel. Daardoor heeft de minister van BZK geen volledig beeld van de risico’s en knelpunten in het beheer die zich kunnen voordoen bij de afzonderlijke politieregio’s. De auditdienst signaleert verder risico’s voor het toezicht, omdat de personele capaciteit voor toezicht onder druk staat, waardoor er risico’s zijn voor de continu-iteit. Ook is er sprake van vervlechting van de toezichthoudende taak met taken op het gebied van advisering en bekostiging, waardoor er een risico is van beïnvloeding. De toezichtmedewerkers maken namelijk onderdeel uit van de beleidsdirectie en geven ook adviezen aan het object van toezicht: de politieregio’s. Hoewel de auditdienst het kennisniveau van de medewerkers die belast zijn met het toezicht goed acht, zijn de uit te voeren toezichttaken niet duidelijk beschreven of vastgelegd. Specifieke procedures en werkinstructies voor het toezien op het financieel beheer ontbreken.

De interventiemaatregelen die de minister ter beschikking staan worden in de praktijk beperkt toegepast. Het onthouden van goedkeuring aan de begroting van een korps is in de praktijk de enige interventie die wordt toegepast.

Toekomst: toezicht op een nationale politie

In het kader van de transitie naar een nationale politie komt ook het toezicht in algemene zin aan de orde.⁵⁶ Het is de bedoeling een manage-mentinformatiesysteem te ontwikkelen dat beter is toegerust «op het identificeren en kwantificeren van risico’s en het vaststellen van beheers-maatregelen». Daarnaast wordt het toezicht door de IOOV mogelijk geïntensiveerd. Naast het onderzoek naar incidenten en het thematisch onderzoek, zou de IOOV dan meer systematisch en periodiek «onderdelen van de nationale politie periodiek gaan doorlichten op de kwaliteit van de taakuitvoering».

56 Ministerie van VenJ (2011).

Samenvattend beeld extern toezicht

Volgens de Rijksauditdienst, die het toezicht van het Ministerie van BZK op vtsPN in 2009 heeft onderzocht, is het toezicht onduidelijk en versnipperd georganiseerd. Bovendien is het ministerie uitgegaan van een onjuiste en te beperkte visie op de toezichtverantwoordelijkheid ten opzichte van vtsPN. De IOOV heeft de ministeriële verantwoordelijkheid voor vtsPN wel juist geïnterpreteerd. De conclusie van de auditdienst is dat het toezicht op vtsPN, zowel op het financieel beheer als op de doelmatigheid van de bedrijfsvoering, tekortschiet.

De Rijksauditdienst heeft in 2010 ook een kritisch rapport uitgebracht over het toezicht op de politiekorpsen. De auditdienst signaleert risico’s als gevolg van een te beperkte invulling van het toezicht.

Voor de toekomst worden veranderingen en intensiveringen in het toezicht voorzien als gevolg van de introductie van een nationale politie.