Evalueren/FOT

Er hebben nog geen officiële evaluaties of FOT’s plaats gevonden bij FSO NoordWest Nederland. Het verschil tussen een evaluatie en een FOT is het feit dat een evaluatie meestal uit nood geboren is en een FOT eigenlijk standaard zou moeten zijn bij grote zaken. De belangrijkste vraag die gesteld moet worden tijdens een FOT of evaluatie is: zijn de vragen die er gesteld zijn voldoende

beantwoord en wat voor invloed heeft het gehad op het gehele onderzoeksproces. Tijdens het gehele onderzoeksproces worden er eigenlijk al kleine evaluaties gehouden. Tussen personen wordt er dus wel (bilateraal) geëvalueerd. De vraag is of je altijd een FOT zou moeten houden. Als alles naar wens is gegaan zou dit wel eens zonde van de tijd kunnen zijn.

11.1.2 Algemene zaken 2.1 Advies

2.1.1 Niet alle adviezen worden vastgelegd. Adviezen op kleine vragen worden niet vastgelegd omdat dit teveel tijd kost.

2.1.2 Alleen wanneer het advies (grote) gevolgen kan hebben voor het verdere proces wordt het advies digitaal verwerkt en uitgeprint in een map bewaard. Adviezen worden geregistreerd op consultancyformulieren.

50 2.1.3 -

2.2 Expertmeeting

2.2.1 Diegene die behoefte heeft aan een expertmeeting is meestal ook de initiatiefnemer van de bijeenkomst. Dit kan zowel de FA, FO, RC, OvJ of NFI-deskundige zijn.

2.2.2 Zijn geen criteria voor. Het gebeurd door logisch nadenken.

2.2.3 Er zijn geen directe criteria opgesteld voor aanwezige personen bij een expertmeeting. Per expertmeeting wordt de situatie ingeschat en worden er mensen uitgenodigd.

2.2.4 Meestal zit een FA een expertmeeting voor in samenspraak met de aanvrager. De FA is wel puur alleen voorzitter van de vergadering en niet voorzitter in de zin van autoriteit.

2.2.5 Er is geen standaardagenda voor een expertmeeting. Wel wordt er altijd nagedacht over een agenda voorafgaand aan de expertmeeting om het doel duidelijk te maken aan de

genodigden. De agenda wordt niet vastgelegd en ook niet verspreid.

2.2.6 Afhankelijk van de situatie worden er dingen van de expertmeeting vastgelegd. Wanneer er bijvoorbeeld antwoorden op bepaalde vragen zijn gegeven dan wordt dat wel vastgelegd. Soms is het een intern verslag en soms is dit een verslag van de griffier.

2.2.7 Dit is heel verschillend per situatie en per persoon. 2.2.8 -

2.3 Dossiervorming

2.3.1 Er is geen consequente richtlijn voor het aanmaken van een dossier. Soms is het niet nodig om een product aan te vragen dan worden er dus eigen dossiers aangemaakt. Het is erg omslachtig om een product aan te laten maken en dan een dossier te verkrijgen. Men is daar nu minder consequent in dat toen men nog bij op het NFI in Den Haag werkte.

2.3.2 Vrijwel alles wat met een zaak te maken heeft wordt in het dossier opgenomen (kladjes, aantekeningen, mail, sporenlijsten, verslagen, rapportages).

2.3.3 Telefoonnotities en consultancyformulieren worden gebruikt om in het dossier te stoppen. 2.3.4 Afhankelijk van de grootte van de zaak en de context wordt een dossier digitaal/hardcopy

opgeslagen. Dit is dus situatie afhankelijk.

2.3.5 Het dossier wordt meestal overal naar toe meegenomen (NFI, FSO, rugtas). Meestal liggen de dossiers gewoon bij de FSO, er is nog geen archiveringssysteem voor de lange termijn. 2.3.6 Het is nog onduidelijk waar de dossiers uiteindelijk komen te liggen.

11.1.3 Overige zaken 3.1 Innovatie

3.1.1 Meestal komt de behoefte tot innovatie vanuit de politie of het NFI en het initiatief altijd vanuit de FSO.

3.1.2 Afhankelijk van het soort project is er een stagiair, het NFI, de FO en de FSO betrokken bij innovatieve projecten.

3.1.3 De locatiecoördinator regelt samen met het hoofd FO Kennemerland de innovatieprojecten en maken een selectie uit een aantal onderwerpen.

3.1.4 Zie 3.1.3

3.1.5 Met behulp van stagiaires en alle betrokkenen rondom het innovatieve project worden innovatieve projecten geïmplementeerd.

51 3.2 Functionering

3.2.1 In mei 2007 worden de eerste functioneringsgesprekken gevoerd.

3.2.2 De locatiecoördinator voert de gesprekken de programmamanager van PUF ondertekend het formulier.

3.2.3 Er wordt 1 keer per jaar een functioneringsgesprek gevoerd per medewerker. Dit is de frequentie die het NFI voorschrijft.

3.2.4 Tijdens de gesprekken worden vooral competenties en opleidingsbehoefte besproken. Ook worden kleine probleempjes besproken en de afspraken uit het vorige gesprek worden nagelopen. Alles gebeurd volgens het NFI-protocol.

3.2.5 De medewerkers worden niet concreet op aantoonbare gegevens beoordeeld omdat dit geen goed instrument wordt bevonden.

3.2.6 Het functioneringsgesprek moet een tweezijdig gesprek zijn maar de methodiek is er niet naar.

3.2.7 Er worden formulieren van het NFI gebruikt om het gesprek te rapporteren. Dit is geprotocoleerd. Rapport volgens formulier waarvan alleen het voorblad naar PZ gaat. 3.2.8 De uitkomsten van een functioneringsgesprek gaan naar de programmamanager PUF, de

medewerker zelf en naar de locatiecoördinator. Aan de hand van het gesprek worden er nieuwe afspraken gemaakt voor het nieuwe jaar.

3.2.9 -

3.3 Klachtafhandeling

Er zijn bij FSO NoordWest Nederland nog geen klachten binnen gekomen. De locatiecoördinator heeft bij de start van de FSO aangegeven dat klachten, suggesties en opmerkingen over de FSO altijd welkom zijn. De locatiecoördinator heeft hierover ook nog mails doen uitgaan.

Overige opmerkingen

De locatiecoördinator benadrukt het feit dat hij graag zou willen zien dat het NFI (met name de lijn) een wat meer open communicatie gaat hanteren richting haar klanten. Een proactieve houding van het NFI richting de FSO ontbreekt er nog wel eens aan. Het NFI moet gebruik maken van de FSO’s voor communicatiedoeleinden naar de politie.

Te verzamelen documenten:

- formulieren voor het houden van functioneringsgesprekken 11.1.4 Conclusies IJmuiden

Er kunnen volgens de medewerkers van FSO IJmuiden weinig criteria echt vastgelegd worden omdat het vrijwel altijd situatiegebonden is over welke afspraken er worden gemaakt. Veel dingen worden niet of onvoldoende vastgelegd. De reden hiervan is het feit dat het teveel administratieve handelingen vereist om dit te initiëren. De systemen van het NFI, en die van de FSO lijken nog niet op elkaar te zijn afgestemd. Ook wat betreft de fysieke en digitale opslag van de vastlegging brengt problemen met zich mee: weinig (kast)ruimte op de FSO en onvoldoende opslag mogelijkheden op de PC.

Locatiecoördinator benadrukt het volgende: de communicatie van het NFI naar de FSO verloopt nog niet altijd even soepel. Hij zou graag willen zien dat het NFI meer open staat voor de klanten en dus ook voor de FSO (proactieve houding richting de klant)

52