Hidde Verschuur Mei
Bijlage 11 Resultaten interne audits
11.5 Audit Zwolle
11.5.4 Conclusies Zwolle
FSO Zwolle is een van de langst lopende FSO’s en dat blijkt ook uit de audit. Er zijn zichtbaar meer standaarden ingevoerd dan bij andere FSO’s. Opvallend is wel dat er nog geen evaluaties gehouden zijn. De mogelijkheid van een evaluatie samen met de politie is volgens FSO Zwolle voldoende. Grootste problemen die zich bij deze FSO voordoen is het screenen. Door de vele regio’s is het lastig om alle materialen die binnenkomen te screenen.
69
Bijlage 12 Positiebepaling organisatiegebieden
In deze bijlage wordt de positie van de FSO bepaald op de vijf verschillende organisatiegebieden uit het INK-model. Deze positie is bepaald aan de hand van de resultaten uit de interne audits, en uit informatie van interne bronnen.
Legenda voor het ‘lezen’ van de tabellen:
Men leest de tabellen van links naar rechts per rij. Wanneer het vak wit is betekend dit dat dit niveau nog niet behaald is. Een licht grijs vak betekend dat het niveau gedeeltelijk bereikt is en een
donkergrijs vak betekend dat dit niveau in zijn geheel behaald is. Per (deel)organisatiegebied mag men pas een bepaald niveau toewijzen als alle voorgaande niveaus ook gehaald zijn. Na het invullen van alle deelgebieden, wordt er een gemiddelde berekend. Het gemiddelde van de drie deelgebieden bij elkaar geeft het uiteindelijke niveau van een organisatiegebied.
70 12.1 Leiderschap FASE 1: Activiteit georiënteerd FASE 2: Proces georiënteerd FASE 3: Systeem georiënteerd FASE 4: Keten georiënteerd FASE 5: Transformatie georiënteerd 1.A Richten de koers wordt in de directiekamer uitgestippeld
visie is expliciet gemaakt in de vorm van een missie
visie en missie zijn vertaald in een heldere en meetbare strategie en goed bekend bij alle medewerkers
samen met partners is een visie op ontwikkeling van de keten gevormd
maatschappelijk verantwoord ondernemen vormt een onderdeel van de missie, visie en strategie er is een afgebakend producten-
en dienstenpakket
het productenpakket is bepaald na analyse van markt en concurrentie
behoeften en verwachtingen van stakeholders zijn op elkaar afgestemd
kerncompetenties worden systematisch versterkt en uitgebouwd
voor alle markten waarop de onderneming werkzaam is, wil men tot de top drie behoren
de leiding weet wat de belangrijkste klanten van het bedrijf verlangen
aandacht van de leiding is gericht op het interne voortbrengingsproces
het ontwikkelingspotentieel van de onderneming is richtinggevend voor de toekomst
samenwerken heeft tot doel de toegevoegde waarde in de keten te versterken
samenwerking en overnames worden benut om de toegevoegde waarde voor stakeholders te verhogen
tradities en ervaring spelen een belangrijke rol
sterkten en zwakten van de onderneming zijn bekend
de leiding stelt een beperkt aantal topprioriteiten en houdt daaraan vast
de gekozen strategie wordt
gecommuniceerd naar alle stakeholders
de leiding kijkt ver vooruit en ontwikkelt nieuwe kerncompetenties
1.B Inrichten
vakmanschap krijgt alle ruimte en vertrouwen
de primaire processen en hun besturing staan bij de organisatie-inrichting centraal
product-markt combinaties zijn het uitgangspunt voor de inrichting van de onderneming
de onderneming is een netwerkorganisatie van resultaatverantwoordelijke eenheden
de onderneming heeft een flexibele organisatiestructuur om snel, ingrijpend te kunnen vernieuwen er is aandacht van de leiding
voor uitvoerende werkzaamheden
er is een functionele indeling van de onderneming in uitvoerende afdelingen en stafafdelingen
er is een
managementinformatiesysteem dat resultaten met doelstellingen verbindt
gemeenschappelijk gedragen normen en waarden vormen het belangrijkste bindmiddel
ondernemerschap is in alle lagen van het bedrijf verankerd
besturing vindt plaats op basis van omzet en winst
besturing vindt plaats op basis van productieplanning en efficiencymaatstaven
besturing vindt plaats op basis van interne klant-leveranciersrelaties
er is vervlechting met operationele systemen en processen van partners, leveranciers en klanten
de managementsystemen van de onderneming zijn ontleend aan de beste bedrijven ter wereld er is ruimte voor het aanleveren
van verbeterideeën
op uitvoeringsniveau opereren werkgroepen en verbeterteams
verbeterteams opereren over afdelings- en teamgrenzen heen
medewerkers zijn multi-inzetbaar in steeds wisselende
samenwerkingsverbanden
voortdurend leren en innoveren zit in de gehele onderneming
1.C Verrichten
de leiding bepaalt wat er verbeterd moet worden
de leiding participeert in verbeterteams
de leiding draagt bewust verantwoordelijkheden over
de effectiviteit van het leiderschap wordt periodiek beoordeeld
de onderneming anticipeert op toekomstige eisen aan leiderschap de medewerker kan waar
mogelijk zijn eigen gang gaan
er wordt veel tijd besteed aan overleg met medewerkers
de leiding besteedt aan alle stakeholders voldoende aandacht
medewerkers krijgen maximale speelruimte om in een netwerk te functioneren
voor negatieve maatschappelijke effecten wordt persoonlijk verantwoordelijkheid genomen de leiding onderhoudt
persoonlijke contacten met klanten, financiers en collega- ondernemers
voorbeeldgedrag van de leiding legt de nadruk op hard werken en betrouwbaarheid
er is een open communicatie over bereikte resultaten en ieders bijdrage daaraan
er is veel tijd voor externe contacten op alle niveaus en met alle stakeholders
alle heilige huisjes zijn afgebroken
er zijn middelen voor het vergroten van vakmanschap en het verhelpen van klachten
er zijn middelen en budgetten voor het verbeteren van de primaire processen
er zijn tijd en middelen
beschikbaar om interne en externe klantgerichtheid te vergroten
leveranciers worden persoonlijk ondersteund bij de verbetering van hun bedrijfsvoering
de leiding is door haar manier van werken de inspirator voor excellentie en vernieuwing
71 12.2 Strategie en beleid FASE 1: Activiteit georiënteerd FASE 2: Proces georiënteerd FASE 3: Systeem georiënteerd FASE 4: Keten georiënteerd FASE 5: Transformatie georiënteerd 2.A Oriënteren
de eisen die klanten stellen aan product en dienst zijn bekend
er is een structuur om beleidsinformatie te verzamelen
het informatiesysteem levert gegevens over alle vier de resultaatgebieden
de onderneming voert benchmarking uit in de eigen sector
er is benchmarking buiten de eigen sector; daar waar zinvol ook internationaal
men weet wat dit betekent voor het benodigde vakmanschap en de in te zetten middelen
indien relevant worden verschillende klantengroepen en -eisen onderscheiden
er is informatie over realisatie doelstellingen, trends en ontwikkelingen in de omgeving waarin men opereert
er is op ketenniveau informatie over de bereikte resultaten en knelpunten
wilde ideeën krijgen een serieuze kans
informatie over resultaten van controles op de werkplek worden verzameld
van de primaire processen is voldoende bekend om daarop het beleid af te stemmen
de beleidsinformatie is per doelgroep uitgewerkt en geordend
sterktes en
verbetermogelijkheden van ketenpartners zijn bekend
de informatie laat zien waar en door wie in de organisatie waarde wordt toegevoegd
veel voorkomende afwijkingen en fouten van het product of dienst worden gemeld
veel beleidsinformatie is gericht op borging, beheersing en risicobeperking
relevante en betrouwbare informatie over de primaire, ondersteunende en besturingsprocessen is beschikbaar
er worden lange termijn studies uitgevoerd
markt, technologie en maatschappelijke ontwikkelingen in de wereld worden systematisch op hun betekenis voor de onderneming onderzocht
2.B Creëren
de grote lijn zit in het hoofd van de directie
het strategieproces is gestructureerd en gebaseerd op de verzamelde informatie
strategie en beleid zijn afgeleid van de visie en vertaald in concrete, meetbare doelen
balanceren tussen de belangen van stakeholders is zichtbaar in de uitwerking van de strategie
de strategie is gericht op maximale toegevoegde waarde voor alle belanghebbenden
uitvoerende zijn op de hoogte van het beleid van de organisatie
het management en professionals op sleutelposities worden betrokken bij de beleidsvorming
medewerkers en ondernemingsraad zijn betrokken bij het opstellen van het beleidsplan
evaluatie speelt een belangrijke rol bij de vormgeving van beleid
er zijn beleidsplannen voor verschillende toekomstscenario’s
beleid is gericht op een concurrerende kwaliteit van goederen en diensten
beleidsuitvoering en handhaving zijn belangrijke uitgangspunten voor het beleid
de focus ligt op snel en adequaat reageren op klantenvragen en signalen uit de maatschappelijke omgeving
versterking van de keten heeft prioriteit
beleid is erop gericht tot de besten (ter wereld) te behoren
klachten over het product of de dienst leiden tot bijstelling van strategie of beleid
verbeterplannen voor het primair proces zijn een onderdeel van het beleid
er is aandacht voor strategische alternatieven en de vertaling daarvan in plannen
beleid is gericht op uitbouwen en afstemmen van kerncompetenties
de focus ligt op de lange termijn waarbij in principe alles kan veranderen
2.C Implemen-
teren
beleid is in de vorm van werkplanning en capaciteit nader uitgewerkt
uitvoeringsplannen zijn herkenbaar en consistent afgeleid van beleidsdoelen en wettelijke kaders
doelstellingen zijn vertaald in normen en prestatie-indicatoren voor alle processen
uitvoeringsplannen van de ketenpartners worden op elkaar afgestemd
uitvoeringsplannen worden consequent getoetst op het gewenste
maatschappelijke effect professionals krijgen de ruimte
voor concretisering van hun eigen werkplan
per uitvoeringsplan zijn het gewenste resultaat, de middelen en
verantwoordelijkheden vastgelegd
teams bepalen zelfstandig hoe gestelde doelen worden gerealiseerd
medewerkers regelen, binnen de aangegeven kaders, de uitvoering rechtstreeks met de partners
er wordt bewust ruimte gecreëerd om snel op wijzigende omstandigheden te reageren
de realisatie van het
uitvoeringsplan wordt gemeten en leidt zonodig tot een andere capaciteitsverdeling
er is een systeem om de realisatie van de plannen te kunnen volgen
een ‘dashbord’ met kritische maatstaven laat zien of de resultaten worden bereikt
resultaten worden systematisch geëvalueerd en afwijkingen worden definitief gecorrigeerd
de beste praktijkervaringen uit de hele wereld worden verzameld en op eigen wijze toegepast
over de activiteiten van de organisatie wordt intern en extern gecommuniceerd
de communicatie is erop gericht dat iedereen in de organisatie begrijpt wat strategie en beleid voor henzelf tot gevolg heeft
er wordt tijdig geanticipeerd op trends en afwijkingen; de PDCA- cyclus wordt gesloten
de effectiviteit van de interne en externe communicatie wordt gemeten
maatschappelijke effecten van de bedrijfsvoering worden op eigen initiatief transparant en publiekelijk gecommuniceerd
72
12.3 Management van medewerkers
FASE 1: Activiteit