Vraag nr. 17
van 17 oktober 2003
van de heer MARC VAN DEN ABEELEN Archivering examen-PV's – Maatregelen
In het Jaarrapport 2002 van de Vlaamse Ombuds-dienst worden een aantal gevallen gemeld van ver-lies van processen-verbaal (PV) van afgelegde exa-mens (Stuk 41 (2002-2003) – Nr. 1, blz. 210-211). Het probleem bestaat erin dat oud-l e e r l i n g e n / s t u-denten bij het verlies van hun diploma geen dupli-caat kunnen verkrijgen bij hun voormalige school als deze het proces-verbaal van de door de student afgelegde examens is kwijtgeraakt. In de huidige trend van levenslang leren is het echter zeer be-langrijk dat men te allen tijde een duplicaat van zijn diploma of afgelegde vakken kan voorleggen. 1. Worden de scholen voldoende gecontroleerd op
het correct bewaren en archiveren van de pro-cessen-verbaal van afgelegde examens ?
2. Neemt de minister extra maatregelen zodat de archieven van de scholen worden verbeterd ?
Antwoord
In tegenstelling tot vroeger, toen de overheid op centraal niveau instond voor de homologatie van d i p l o m a ' s, staan tegenwoordig de onderwijsinstel-lingen zelf in voor de bewaring van alle p r o c e s s e n-verbaal van de deliberaties. De ondwijsinstellingen zijn gemachtigd om voor hun er-kende opleidingen het overeenstemmende studie-bewijs uit te reiken. Door de uitreiking krachtens het decreet is de studiebekrachtiging van rechtswe-ge erkend. Dit is zo voor alle onderwijsniveaus (ba-s i (ba-s o n d e r w i j (ba-s, (ba-s e c u n d a i r, volwa(ba-s(ba-senen onderwij(ba-s, hoger onderwijs). De studiebewijzen moeten dus niet meer ter visering voorgelegd worden aan het departement.
De plicht tot bewaring gedurende 30 jaar berust bij het schoolbestuur. Voor het secundair onderwijs werd dit nog een keer verduidelijkt in een recente omzendbrief (omzendbrief SO/2003/02 van 15 april 2 0 0 3 ) . De omzendbrief van afgelopen jaar was een herinnering aan deze verplichting. Ik zie niet me-teen andere mogelijkheden dan sensibilisering om schoolbesturen aan te zetten deze plicht ernstig te nemen.
De instellingen voor hoger onderwijs, dus zowel de universiteiten als de hogescholen, zijn
verantwoor-delijk voor het archief van de documenten in ver-band met de diploma's die zij uitreiken. Het eerste aangestipte dossier op blz. 210 van het rapport 2002 van de Vlaamse Ombudsdienst handelt even-wel over het zogeheten "document 8" dat vele jaren geleden diende om de lessentabellen door de overheid te laten goedkeuren.
Voor de volledigheid herinner ik eraan dat de di-ploma's die de universiteiten uitreikten met een wettelijke academische graad tot 1991 centraal op het departement Onderwijs geregistreerd werden. Deze registers zijn uiteraard bewaard en eenieder die het nodig heeft het bestaan van zijn/haar diplo-ma te bevestigen, kan zich daarvoor tot de admini-stratie wenden.
Vanaf 1991 zijn de instellingen zelf verantwoorde-lijk voor het correct bijhouden van de diplomage-gevens.
De probleemgevallen die de ombudsman signal-e signal-e r d signal-e, haddsignal-en nisignal-et zozsignal-esignal-er tsignal-e maksignal-en msignal-et signal-esignal-en gsignal-e- ge-brekkige archivering door de scholen. Het ging in beide gevallen om iemand die op zoek was naar een diploma dat werd behaald bij een onderwijsin-stelling die in de tussentijd was overgenomen door een ander schoolbestuur, of een onderwijsinstelling die inmiddels haar activiteiten had stopgezet. I k zal erop toezien dat naar aanleiding van fusies, overnames en sluitingen niet wordt vergeten de ar-chieven niet te laten verloren gaan. In het geval van een overname leiden de normale regels inzake rechtsopvolging ertoe dat het nieuwe schoolbe-stuur de verantwoordelijkheid draagt voor de ar-c h i e v e n . Het is nu al de stelregel dat naar aanlei-ding van een sluiting van een school de inrichtende macht een verantwoordelijke aanstelt om de wette-lijke verplichtingen te regelen. In voorkomend geval zal deze op basis van de PV's vervangstuk-ken aanmavervangstuk-ken voor na verklaring van de titularis vernietigde of verloren authentieke studiebewij-zen.
Hierbij moet wel worden verduidelijkt dat het mi-nisterie nog wel studiebewijzen bewaart van perso-nen die voor deze wijziging hun diploma hebben b e h a a l d . Het departement Onderwijs bewaart de universitaire diploma's die werden uitgereikt voor 1991.
beurt gekoppeld is aan de juiste uitreiking van stu-diebewijzen (die, voor alle duidelijkheid, v a n rechtswege geldend zijn zonder voorafgaande vise-ring of homologatie). Het verificatiekorps van het secundair onderwijs zal aan het einde van het lo-pende schooljaar starten met een nazicht van het administratieve luik van de studiebekrachtiging. I n dit onderzoek zal onder meer de opmaak van de p r o c e s s e n-verbaal en de aanwezigheid van de PV's van de voorbije jaren worden betrokken.
