Knowledge Sharing & Inclusion
Een onderzoek naar
het optimaliseren van
kennisdeling bij
Brandweer Alkmaar
G.C.M. den Bakker
Auteur :G.C.M. den Bakker Studentnummer :1527371
Eerste begeleider : Dr. B.J.W. Pennink Tweede begeleider : Prof. Dr. Ir. C.T.B. Ahaus
Plaats : Alkmaar
Datum : Juli 2007
Rijksuniversiteit Groningen Faculteit Bedrijfskunde
Voorwoord
Bij de start van mijn studie Bedrijfskunde eind januari 2005 leek de einddatum van 1 september 2007 nog ver weg. Het gevoel overheerste om eerst maar eens te starten en na een tijdje te zien hoe het zou gaan. En zo geschiede het ook. Na het enerverende en verhelderende kennismakingsweekend op Schiermonnikoog, waar ik op deze plaats niet verder over zal uitweiden, begon de studie direct op de eerstvolgende dinsdag. Huiswerk mee vanuit het eilandweekend!
Daarna volgden de colleges, het eerste proeftentamen (weer eng!), de échte tentamens en de groepsopdrachten. Allemaal met een voldoende afgesloten omdat anders deze scriptie niet geschreven had kunnen worden. En dan als klap op de vuurpijl deze doctoraalscriptie: het klinkt eenvoudig maar veel van mijn medestudenten zullen het met mij eens zijn dat het nog wel wat meer vergt dan alleen theorie en praktijk samen brengen.
Ik begon enthousiast aan mijn onderwerp maar dat werd in de eerste weken al rap bijgesteld na overleg met Bartjan Pennink, mijn scriptiebegeleider. Vervolgens viel het onderwerp af en toe stil en worstelde ik met de vraag hoe het verder moest. Mijn zoektocht naar literatuur en relevant casusmateriaal was ook niet eenvoudig door de combinatie van de twee thema’s
kennisdeling en diversiteit. En dan tenslotte bijna eindeloos proberen op de juiste manier te
verwoorden wat ik dacht, schaven, schaven en nog eens schaven!
Zonder inbreng van anderen had ik deze scriptie dan ook niet kunnen maken. In het bijzonder wil ik hier mijn medegroepsleden Anne, Maria en Monique bedanken voor de fijne samenwerking de afgelopen twee en een half jaar. We hebben heel wat groepsopdrachten tot een goed einde gebracht en met elkaar is dat tot op het laatst gelukt! Verder wil ik mijn scriptiebegeleiders Bartjan Pennink en Kees Ahaus van de faculteit Bedrijfskunde bedanken voor hun steun en positieve feedback. Vooral met Bartjan heb ik bijzonder inspirerende gesprekken gevoerd waardoor ik vanuit het hoge Noorden steeds een stukje opgewekter huiswaarts keerde.
Ook zijn er vrienden, kennissen en collega’s geweest, die mij gestimuleerd hebben door te gaan als het even tegen zat en mij hun hulp in welke vorm dan ook aanboden. Ook inspireerden ze mij als het leek of het onderwerp niet meer wilde leven en hoorden ze mijn (wilde) ideeën en gedachten steeds weer aan. In het bijzonder wil ik hier mijn collega Annemarie van der Fels noemen. Keer op keer heeft ze mij met haar relativeringsvermogen bij de les gehouden en mij terug het juiste pad op gestuurd. Door haar inbreng en enthousiasme kon ik vaak tóch weer verder. Annemarie, écht enorm bedankt!
Samenvatting
De vraag die in deze scriptie wordt beantwoord luidt: Hoe kan kennisdeling bij Brandweer
Alkmaar bevorderd worden, rekening houdend met de diversiteit aan medewerkers?
Het antwoord zal gegeven worden in de vorm van aanbevelingen voor het MT van Brandweer Alkmaar.
Brandweer Alkmaar is een organisatie met als primair proces het bestrijden, beperken en voorkomen van brand en het bieden van hulp aan mens en dier. Dit primaire proces wordt het warme gedeelte (repressie) van de brandweer genoemd. Het koude gedeelte van de brandweer is de dagelijkse organisatie met daarin ook de werkzaamheden t.b.v. de overige veiligheidsketenonderdelen1. In de afgelopen jaren zijn diverse onderzoeken gedaan naar de oorzaak van ongevallen met brandweerlieden. Er blijkt steeds weer onvoldoende aandacht te zijn voor de veiligheid van brandweermensen tijdens een inzet. Hoe kan veiliger worden opgetreden? Een eerste stap in het verbeteren van het primaire proces van de brandweer is het aanscherpen van de procedures en het inrichten van een korpsoverstijgende organisatiestructuur. Het onderzoek dat voor u ligt, richt zich op de fase ná deze maatregelen, namelijk het bevorderen van het delen van kennis over het uitrukproces. Dit omdat te weinig aandacht voor kennisdeling als een oorzaak voor het onvoldoende veiligheidsbewustzijn van brandweerlieden geldt. De vraag rijst hoe het dan staat met de kennisdeling binnen Brandweer Alkmaar. Het bepalen van de aanwezigheid van omstandigheden die kennisdeling bevorderen bij Brandweer Alkmaar is het eerste uitgangspunt van dit onderzoek. Het tweede uitgangspunt is hoe dat het beste kan gebeuren rekening houdend met de diversiteit aan medewerkers. Er zijn verschillende groepen medewerkers aanwezig binnen Brandweer Alkmaar: manschappen, bevelvoerders, officieren, vrijwilligers en burgerpersoneel. Iedere groep heeft haar eigen kennis over het primaire proces. Er zijn ook diverse categorieën te onderscheiden m.b.t. het beroepspersoneel: gender, leeftijd en opleidingsniveau. Vereisen deze diverse groepen medewerkers en categorieën ieder een andere aanpak bij de bevordering van kennisdeling? Kan volstaan worden met één algemeen pakket van maatregelen voor de hele organisatie om de kennisdeling te bevorderen? Of moeten er juist maatregelen komen die zich specifiek richten op de diverse groepen medewerkers en/of categorieën om tot een nog betere, ja zelfs optimale bevordering van kennisdeling te komen?
Vanuit de theorie is aansluiting gezocht bij het model en de methodiek van Paul van den Brink2 vanwege de praktische bruikbaarheid. In zijn proefschrift worden faciliterende condities geduid die bepalen of kennisdeling bevorderd kan worden in een organisatie. Ook wordt berekend in welke fase van kennisdeling een organisatie zich bevindt. De mate van kennisdeling geeft namelijk een indicatie van het niveau van ontwikkeling. Tevens kan uit die fase van kennisdeling afgeleid worden hoe de selectie van faciliterende condities moet plaatsvinden zodat gerichte activiteiten deze condities kunnen stimuleren. Omdat dit proefschrift op een hele organisatie of een geheel organisatieonderdeel van toepassing is, werd mijn eerste vraag: bevorderen de maatregelen die uit het model en de methodiek van
Van den Brink voortkomen, op optimale manier de kennisdeling in een organisatie waarin divers personeel werkt? Of moeten die maatregelen toegespitst worden op de diverse groepen
en categorieën om optimalisatie van kennisdeling te bewerkstelligen? De volgende stap was dan ook het betrekken van theorie over diversiteit bij dit onderzoek. Hierbij heb ik twee proefschriften gebruikt: van Niels-Ingvar Boer3 over de motivationele factoren van mensen
1 Veiligheidsketen bestaat uit: proactie-preventie-preparatie-repressie-nazorg
om kennis te delen en van Bart Pennink4 over samenwerken en het managen m.b.v. hetzelfde beeld en beeldruimte. In beide proefschriften komt o.a. tot uiting dat aan de basis van succesvolle kennisdeling een sterke persoonlijke relatie staat. Zonder deze basis kan niet voldoende kennis gedeeld worden.
In mijn onderzoek wordt verder de theorie over management van kennis van Boersma5 gebruikt.
Het empirisch onderzoek is uitgevoerd bij 17 beroepsmedewerkers en bij 23 vrijwilligers van Brandweer Alkmaar. Bij de beroepsmedewerkers zijn interviews afgenomen om waarderingen in de vorm van cijfers te verzamelen over de condities die bij Brandweer Alkmaar aanwezig zijn om kennisdeling te bevorderen. Omdat de vrijwilligers een veel grotere groep is (126 mensen), is ervoor gekozen om bij de korpsleiding van de vrijwillige korpsen een schriftelijke vragenlijst af te nemen over dezelfde condities.
De belangrijkste conclusies van dit empirisch onderzoek zijn:
1. Informatie over het operationele optreden wordt vastgelegd in databronnen van waaruit de kennis gemakkelijk te raadplegen is. Een inzet verloopt volgens een bepaald, vooraf vaststaand plan en ook bij het ter plaatse komen bij een incident dient scenariogewijs gehandeld te worden. Eigen inbreng is niet het eerste uitgangspunt bij het operationele optreden. De kennisstrategie die Brandweer Alkmaar om deze redenen gebruikt, is de codificatiestrategie, die mede gekenmerkt wordt door het nauwkeurig vastleggen van informatie in databases en documentsystemen.
2. Brandweer Alkmaar bevindt zich nog in het beginstadium van haar kennis- ontwikkeling. Volgens zowel beroepsmedewerkers als vrijwilligers bevindt de organisatie zich op dit moment in de kennisopslagfase als de methodiek van Paul van den Brink6 wordt toegepast. Deze fase is nog niet voltooid gezien de (cijfer-) waarderingen van de condities (van beroepspersoneel 0, 64 en van vrijwilligers 0,58 met een maximum van 1) en dient verder te worden versterkt om de kennisdeling te bevorderen.
3. De condities die voor deze versterking moeten worden gestimuleerd zijn volgens Van den Brink: Waardering, Hefboomwerking bekwaamheid, Speling in tijd, In werkproces geïntegreerd en Kennisopslag. De wijze waarop deze condities in de praktijk het beste kunnen worden gestimuleerd, zijn maatregelen die in hoofdstuk 6 (pag. 72 en 73) uitgebreid beschreven staan. Het gaat om praktische maatregelen die door stimulering ervan de kennisopslagfase kunnen voltooien.
4. De maatregelen (pag. 72 en 73) uit conclusie 3 zijn organisatiebrede maatregelen. Ze zullen de bevordering van kennisdeling verhogen. Maar kan het nog beter? Zijn de maatregelen toe te spitsen op diverse groepen en categorieën om er nog meer profijt van te hebben als het gaat om het bevorderen van de kennisdeling?
De vierde conclusie luidt dat de vijf condities uit de kennisopslagfase voor bepaalde groepen en categorieën het meest effectief gestimuleerd kunnen worden als zij specifiek op hen gericht worden. De (cijfer-)waarderingen die uit de verschillende groepen en categorieën komen, staan hieronder vermeld. Bij een maximale score van tien is het duidelijk dat deze lagere scores voor verbetering vatbaar zijn.
De conditie Waardering is voor vrijwilligers en officieren allebei een drie en kan verbeteren door de organisatiebrede maatregelen zoals bv. het openlijk belonen van medewerkers voor het organiseren van kennisdelingsactiviteiten, specifiek op hen van toepassing te laten zijn.
De conditie Hefboomwerking bekwaamheid is voor manschappen en vrouwen allebei een vier en kan verbeteren door de organisatiebrede maatregelen zoals bv. het opzetten van opleidings- en ontwikkelingsprogramma’s met individuele leerdoelen, op deze twee categorieën te richten.
De conditie Speling in tijd is voor officieren en vrouwen allebei een vier en kan verbeteren door de organisatiebrede maatregel om tijd toe te staan voor leren en kennisdeling op deze twee categorieën te richten.
De conditie In werkproces geïntegreerd proces is voor vrijwilligers een drie en kan versterkt worden door de organisatiebrede maatregel om systemen beter op het dagelijkse gedrag aan te laten sluiten speciaal op hen te richten.
De laatste conditie Kennisopslag is voor burgers een vier en voor vrijwilligers een twee. De organisatiebrede maatregel om een organisatiebreed intranet te installeren kan niet alleen op hen toegespitst worden. Deze maatregel is voor alle groepen en categorieën belangrijk.
Door deze gerichte toepassing van organisatiebrede maatregelen op diverse groepen en categorieën, vindt optimalisering plaats van het delen van kennis over het uitrukproces, waardoor de kwaliteit van dit proces kan verbeteren en er veiliger operationeel kan worden opgetreden.
5. De basisvoorwaarde om kennis te delen is een sterke sociale en persoonlijke relatie. Kan dit gegeven meegenomen worden in dit onderzoek en zo ja, op welke manier?
Ja, dat kan!
Er zijn vijf condities die voortkomen uit de theorie over diversiteit: Zorg, Vertrouwen, Klimaat van openheid, Dialoog en Teamwork. Deze vijf condities komen niet voor bij de vijf condities uit de kennisopslagfase maar zijn wél van belang bij het optimaliseren van kennisdeling omdat ze de basisvoorwaarde voor kennisdeling invullen. De vijfde conclusie luidt dat deze vijf condities voortkomend uit diversiteit, voor bepaalde groepen en categorieën het meest effectief gestimuleerd kunnen worden als ze specifiek toegespitst worden op de diverse groepen en categorieën.
De (cijfer-)waarderingen die uit de verschillende groepen en categorieën komen, staan hieronder vermeld. Ook hier is de maximale score een tien en is het duidelijk dat deze lagere scores voor verbetering vatbaar zijn.
waarbij medewerkers zorg in de praktijk zien en zien hoe zorg kan worden aangemoedigd in relaties.
De conditie Vertrouwen is voor vrijwilligers een vier en kan verbeteren door organisatiebrede maatregelen zoals vaker communiceren en het nakomen van afspraken speciaal op deze groep te richten.
De conditie Klimaat van openheid is voor vrijwilligers een drie en kan verbeteren door organisatiebrede maatregelen zoals een eenvoudige toegankelijkheid van informatie te verzorgen en het creëren van wederzijds respect tussen organisatorische functies en afdelingen speciaal op hen te richten.
De conditie Teamwork is voor vrijwilligers en vrouwen een vijf en kan verbeteren door organisatiebrede maatregelen zoals het faciliteren van het samenwerken en het op één plaats lokaliseren van teams, speciaal op deze twee groepen te richten.
De laatste conditie Dialoog is ook voor vrijwilligers en vrouwen een vijf en kan verbeteren door organisatiebrede maatregelen zoals het creëren van condities met voldoende psychologische veiligheid en het trainen van de technieken van dialoog speciaal op hen te richten.
Uit bovenstaande conclusies uit het empirisch onderzoek heb ik de volgende aanbevelingen voor het MT van Brandweer Alkmaar opgesteld:
Richt de organisatiebrede maatregelen van pagina 72 en 73 voor bevordering van kennisdeling zó in dat de vijf condities uit de kennisopslagfase op de specifieke groepen en categorieën is afgestemd voor een optimaal effect van deze maatregelen.
Richt de organisatiebrede maatregelen van pagina 76 voor bevordering van kennisdeling zó in dat de vijf condities die voortkomen uit diversiteit op de specifieke groepen en categorieën is afgestemd voor een optimaal effect van deze maatregelen.
Implementeer als eerste de maatregelen die samenhangen met diversiteit van medewerkers omdat kennisdeling een sociale activiteit is, en daarmee een basisvoorwaarde.
Laat het MT van Brandweer Alkmaar een besluit nemen over de prioriteit van de maatregelen.
Inhoudsopgave
Voorwoord 3
Samenvatting 4
Inhoudsopgave 8
Hoofdstuk 1: Een vooruitblik op kennisdeling en diversiteit 10
1.1 Introductie op en relevantie van het onderzoek 1.2 Afbakening en motivering van het onderwerp 1.3 Probleemstelling van het onderzoek
1.4 Deelvragen en opzet van het onderzoek 1.5 Opbouw van de scriptie
Hoofdstuk 2: De wereld van de brandweer 16
2.1 Gemeentelijke brandweerorganisaties in relatie tot kennisdeling en diversiteit 2.2 Regionale Brandweer in relatie tot kennisdeling en diversiteit
2.3 Kennisdeling en diversiteit als onderdeel van de strategie van Brandweer Alkmaar 2.4 Elementen van kennisdeling en diversiteit in werkwijze van Brandweer Alkmaar 2.5 Personele factor in kennisdelingsprocessen
2.6 Organisatorische factor in kennisdelingsprocessen 2.7 Technologische factor in kennisdelingsprocessen 2.8 Samenvatting
Hoofdstuk 3: Kennis en kennismanagement bij Brandweer Alkmaar 34
3.1 Informatie, kennis, gedrag en competentie 3.2 Expliciete en impliciete kennis
3.3 Kennisdragers en kennisvormen 3.4 Kennissoorten
3.5 Kennismanagement 3.6 Kennisdeling 3.7 Samenvatting
Hoofdstuk 4: Diversiteit bij Brandweer Alkmaar in relatie tot kennisdeling 45
4.1 Diversiteit gedefinieerd
4.2 Diversiteit en inclusion bij Brandweer Alkmaar 4.3 Samenvatting
Hoofdstuk 5: Kennisdeling nader beschouwd 53
5.1 Model Paul van den Brink 5.2 Kennisstrategieën
5.3 Condities die kennisdeling faciliteren volgens Van den Brink 5.4 Kennisdelingsfasen in organisaties volgens Van den Brink 5.5 Samenvatting
categorieën medewerkers 66 6.1 Inleiding
6.2 Kennisstrategie Brandweer Alkmaar 6.3 Beroepspersoneel
6.3.1 Mate van aanwezigheid van de 19 condities bij Brandweer Alkmaar 6.3.2 Kennisdelingsfase
6.3.3 Condities die het meest van toepassing zijn om te worden gestimuleerd 6.3.4 Wijze waarop de condities in de praktijk kunnen worden verbeterd 6.4 Vrijwillig personeel
6.4.1 Mate van aanwezigheid van de 19 condities bij Brandweer Alkmaar 6.4.2 Kennisdelingsfase
6.4.3 Condities die het meest van toepassing zijn om te worden gestimuleerd 6.4.4 Wijze waarop de condities in de praktijk kunnen worden verbeterd 6.5 Condities gerelateerd aan inclusion
6.6 Mate van aanwezigheid van de 19 condities bij Brandweer Alkmaar: manschappen, bevelvoerders, officieren en burgerpersoneel
6.7 Mate van aanwezigheid van de 19 condities bij Brandweer Alkmaar: gender, leeftijd en opleidingsniveau
6.8 Samenvatting
Hoofdstuk 7: Conclusies en aanbevelingen 84
7.1 Conclusies
7.2 De centrale vraag beantwoord
7.2 Aanbevelingen aan het MT van Brandweer Alkmaar
7.3 Aanbevelingen voor verbetering van het model van Van den Brink 7.4 Tot slot
Literatuurlijst 95
Bijlage 1: Wat gebeurt er als de alarmontvanger gaat? 97
Bijlage 2: Easy Performance uitrukproces van Brandweer Alkmaar 98
Bijlage 3: Model en theorie van Orlikowski 101
Bijlage 4: Overzicht geïnterviewden 106
Bijlage 5: Waarderingen van de 19 condities en de bijbehorende standaarddeviatie 107
van beroepspersoneel
Bijlage 6: Waarderingen van de 19 condities en de bijbehorende standaarddeviatie 108 van vrijwillig personeel
Hoofdstuk 1: Een vooruitblik op kennisdeling en diversiteit
1.1Introductie op en relevantie van het onderzoek
Kennisdeling is een mooi begrip waar al veel over geschreven is. Maar hoe kan kennisdeling onderzocht worden bij Brandweer Alkmaar? Is deze organisatie geschikt om onderzocht te worden gezien de diversiteit aan medewerkers? De medewerkers verschillen in opleidingsniveau, mate van betrokkenheid bij het primaire proces van de brandweer en in leeftijd en gender. Hoe verhoudt zich deze diversiteit tot kennisdeling?
Al vragend komen zo de twee thema’s van deze scriptie: kennisdeling en diversiteit tot leven. Het primaire proces van de brandweer is het bestrijden, beperken en voorkomen van brand en het bieden van hulp aan mens en dier. Al te vaak treedt bij de uitoefening van het vak van brandweervrouw- of man gevaar op en er zijn de afgelopen twaalf jaar 23 brandweerlieden omgekomen. De Inspectie Openbare Orde en Veiligheid (O.O.V.) heeft een tiental (inspectie-)onderzoeken8 uitgevoerd naar ongevallen met brandweerlieden. Steeds weer blijkt onvoldoende veiligheidsbewustzijn als belangrijk aspect naar voren te komen. Er blijkt in onvoldoende mate aandacht te zijn voor de veiligheid van de brandweerlieden tijdens operationele optredens. Hoe kan veiliger operationeel opgetreden worden? Bij de conclusies van de Inspectie O.O.V. blijft het bij het constateren van leemtes in zowel de procedures als in de korpsoverstijgende organisatiestructuur. Dit is een eerste stap op weg naar verbeteringen in het primaire proces van de brandweer, het uitrukken.
Maar de relevantie van dit onderzoek is dat de stap hierná wordt bekeken: als evaluaties en bijscholing zo belangrijk zijn bij het leren, i.e. het delen van kennis, over incidenten tijdens de uitruk - en daar twijfelt niemand aan - waarom wordt daar dan relatief weinig mee gedaan in de brandweerorganisaties zelf? Redenen als onvoldoende capaciteit en toerusting zijn het meest voor de hand liggend maar hoeven dat niet hoofdzakelijk te zijn omdat niet alle te nemen maatregelen financiële middelen of (meer) capaciteit vragen. Ook andere factoren kunnen een rol spelen bij het ontstaan van een ‘lerende’organisatie en welke factoren zijn dat dan? Welke omstandigheden bij Brandweer Alkmaar zijn in welke mate aanwezig voor bevordering van het delen van kennis? En hoe verhoudt zich dat tot de diverse samenstelling van het personeel, allen met hun eigen inbreng van kennis over het primaire proces?
Manschappen Bevelvoerders
Vrijwilligers Officieren
Burgerpersoneel
1.2Afbakening en motivering van het onderwerp
8 Veiligheidsbewustzijn bij brandweerpersoneel (2004) Inspectie O.O.V.
In dit onderzoek gaat het niet alleen om het delen van kennis over het uitrukproces maar ook om kennisdelen bij Brandweer Alkmaar met haar diversiteit aan medewerkers; dat is dus veel breder. Het delen van kennis kan onderzocht worden aan de hand van omstandigheden die dit bevorderen. Juist omdat het uitrukproces, de core-business van ons bedrijf, verbonden is met alle andere onderdelen binnen de brandweer (de verbinding tussen het uitrukproces en de overige brandweeronderdelen komt uitgebreid aan de orde bij de beschrijving van Brandweer Alkmaar in hoofdstuk 2), heb ik ervoor gekozen bevordering van kennisdeling te koppelen aan de diversiteit aan medewerkers. Zij schatten ieder voor zich de mate van aanwezigheid van omstandigheden in, die kennisdeling bevorderen. Wat voor effect heeft die diversiteit aan medewerkers op activiteiten die ontwikkeld moeten worden voor bevordering van kennisdeling? Kan volstaan worden met één algemeen pakket aan stimuleringsmaatregelen of moeten meerdere pakketten samengesteld worden, gericht op de verschillende groepen medewerkers?
Ik start met het ondervragen van een representatieve vertegenwoordiging van de diverse groepen medewerkers: manschappen, bevelvoerders, officieren, vrijwilligers en burgerpersoneel. Deze groepen verschillen in opleidingsniveau, in mate van betrokkenheid bij het primaire proces en in gender. De vragen, die in een semi-gestructureerde vragenlijst gevat zijn, richten zich op de mate waarin omstandigheden die kennisdeling bevorderen, aanwezig zijn. Deze omstandigheden komen uit het proefschrift van Paul van den Brink9. Via het vak Methodologie kwam ik in aanraking met de scriptie van Remco Dings10, die het model en de methodiek van Van den Brink heeft toegepast bij de gevechtsleiding van het Ministerie van Defensie. Het theoretische gedeelte van zijn scriptie omvat het proefschrift van Paul van den Brink waarin faciliterende condities kunnen worden geduid die bepalen of kennisdeling bevorderd kan worden in een organisatie en in welke fase van kennisdeling een organisatie zich bevindt. De mate van kennisdeling geeft namelijk een indicatie van het niveau van ontwikkeling. Tevens kan uit die fase van kennisdeling afgeleid worden hoe de selectie van faciliterende condities moet plaatsvinden, zodat gerichte activiteiten deze condities kunnen stimuleren. Het empirische gedeelte van de scriptie van Remco Dings omvat een onderzoek naar kennisdeling tussen officieren van de gevechtsleiding, met een verschillende rang, alleen allemaal met een brede kijk op de gevechtsleiding als organisatie, een min of meer homogene groep medewerkers. Bij de keuze van geïnterviewden liep ik tegen het probleem aan dat binnen Brandweer Alkmaar medewerkers aanwezig zijn met een heel verschillende achtergrond en een heel verschillende betrokkenheid bij het ‘warme’ gedeelte van de organisatie (het uitrukken). Dat wekte mijn nieuwsgierigheid om juist te gaan kijken naar de diversiteit aan medewerkers in relatie tot kennisdeling.
Wat levert toepassing van het model van Van den Brink11 bij Brandweer Alkmaar op, rekening houdend met de diversiteit aan medewerkers?
De volgende onderwerpen laat ik buiten beschouwing van dit onderzoek: cultuur van een brandweerorganisatie, karaktereigenschappen van brandweerpersoneel, het leersysteem van een brandweerorganisatie en het leren van eigen en andermans ervaringen bij het repressief optreden. Deze onderwerpen zijn onderzocht in het al genoemde rapport van O.O.V.12 en vallen, zoals gezegd, buiten de stap die ik met mijn onderzoek wil zetten.
Bij de afbakening heb ik gekeken naar de rol van de Regionale Brandweer Noord-Holland Noord (RB NHN) bij kennisdeling, en dan in het bijzonder bij het opstellen van evaluaties van repressief optreden. In hoeverre dient haar rol onderzocht te worden in het kader van deze scriptie? In een interview met een medewerker van de RB NHN13 bleek dat evaluaties van
incidenten door de RB NHN opgesteld worden als het incident aan bepaalde voorwaarden voldoet. Maar ook een gemeentelijke brandweer kan om een evaluatie verzoeken. De RB NHN onderzoekt tevens incidenten14 met een multidisciplinair karakter. De Regionale
Brandweer NHN heeft per januari 2007 een medewerker ketenkwaliteit in dienst genomen om aanbevelingen uit evaluaties in het brandweerveld beter te laten doorkomen. Zij onderkent daarmee het belang van kennisdeling maar omdat mijn scriptie als onderwerp diversiteit aan groepen medewerkers binnen één organisatie heeft en hoe dat uitpakt in relatie tot bevordering van kennisdeling, laat ik de rol van de Regionale Brandweer Noord-Holland Noord in deze scriptie verder buiten beschouwing.
1.3Probleemstelling van het onderzoek
In deze paragraaf formuleer ik de probleemstelling die volgens Braster15 uiteen valt in twee
delen, te weten een doelstelling en een vraagstelling. De doelstelling van dit onderzoek, afgeleid uit de paragrafen 1.1 en 1.2, betreft een handelingsprobleem en luidt als volgt:
Het doel van mijn onderzoek is om, d.m.v. het opstellen van aanbevelingen voor het MT van Brandweer Alkmaar, de kennisdeling bij Brandweer Alkmaar te bevorderen.
De hieruit afgeleide vraagstelling luidt:
Hoe kan kennisdeling bij Brandweer Alkmaar bevorderd worden, rekening houdend met de diversiteit aan medewerkers?
1.4Deelvragen en opzet van het onderzoek
11 Van den Brink, P. (2003) Social, Organizational and Technological Conditions that enable Knowledge
Sharing
12 Veiligheidsbewustzijn bij brandweerpersoneel (2004) Inspectie O.O.V.
13 Interview H. Rodenhuis, specialist operationele voorbereiding RB NHN 18 december 2006
14 Evaluaties inzetten Heiloo, Barsingerhorn, Avenhorn, Castricum, Medemblik verstrekt door E. van Leeuwen,
senior beleidsmedewerker Regionale Brandweer van de Veiligheidsregio NHN 11 december 2006
De onderzoeksstrategie die ik gebruik in dit onderzoek is die van een casestudy.16 Dat wil zeggen dat er sprake is van een intensieve bestudering van een sociaal verschijnsel bij één of enkele onderzoekseenheden. Intensief duidt in dit verband op diepgaand, langdurig en niet oppervlakkig. Het sociale verschijnsel waar het hier om gaat, betreft het bevorderen van kennisdeling bij Brandweer Alkmaar, de zgn. onderzoekseenheid, in relatie tot de diversiteit aan medewerkers bij de onderzoekseenheid.
Om de centrale, prescriptieve vraag te beantwoorden, is het noodzakelijk eerst de context waarin het onderzoek gaat plaats vinden te onderzoeken en te beschrijven. Ik beschrijf dan ook als eerste de omgeving van Brandweer Alkmaar, zowel regionaal als gemeentelijk. Dit leidt tot de eerste, beschrijvende deelvraag:
Wat is de context van dit onderzoek?
Daarna bekijk ik wat in de literatuur geschreven is over factoren die een rol spelen bij kennisdeling. Naast literatuur over kennis, kennisdeling en kennismanagement om algemene kennisbegrippen te verduidelijken, zal ik hierbij het proefschrift van Paul van den Brink betrekken. Dit leidt tot de tweede, verklarende deelvraag:
Welke factoren spelen volgens de literatuur een rol bij kennisdeling?
Vervolgens ga ik literatuur over diversiteit binnen een organisatie bij elkaar zoeken om helder te krijgen wat diversiteit doet in een organisatie en hoe zich dat verhoudt tot het bevorderen van kennisdeling. Dit leidt tot de derde, verklarende deelvraag:
Welke factoren spelen volgens de literatuur een rol bij diversiteit en hoe verhoudt zich dat tot kennisdeling?
Daarna beschrijf ik wat de huidige stand van zaken is m.b.t. de faciliterende condities bij Brandweer Alkmaar. Ik zal daarbij als dataverzamelingstechniek interviews houden met behulp van een semi-gestructureerde vragenlijst als het gaat om de groepen manschappen, bevelvoerders, officieren en burgerpersoneel (beroepspersoneel). Als het gaat om de vrijwilligers zal ik m.b.v. een schriftelijke gestructureerde vragenlijst naar de omstandigheden voor kennisdeling vragen. Dit omdat de groep veel groter is (126 medewerkers). Beide vragenlijsten leiden tot een mengeling van kwalitatieve en kwantitatieve analyses: niet alleen worden woorden geanalyseerd via de interviews, ook worden cijfers opgesteld en verwerkt via de methodiek van Paul van den Brink17. Dit leidt tot de vierde deelvraag van beschrijvende aard:
Hoe en in welke mate kan kennisdeling, volgens de methodiek van Van den Brink, bepaald worden bij Brandweer Alkmaar?
de kennisdelingsfase? Gedacht kan worden aan hoger of lager opgeleiden of leeftijd en gender. Of spelen deze andere eigenschappen geen of nauwelijks een rol?
Dit wordt de vijfde beschrijvende deelvraag:
Hoe en in welke mate spelen de verschillende groepen medewerkers en categorieën van Brandweer Alkmaar een rol bij toepassing van deze methodiek en met gebruikmaking van de theorie over diversiteit?
Vervolgens zal ik niet alleen volgens het proefschrift van Van den Brink18 aanbevelingen doen aan het MT van Brandweer Alkmaar welke condities gestimuleerd moeten worden maar ook hoe dat, rekening houdend met de diversiteit aan medewerkers, het beste kan gebeuren. Dit leidt tot de zesde beschrijvende deelvraag:
Welke gevolgen heeft de uitkomst van vraag 5 voor de aanbevelingen om kennisdeling te bevorderen bij Brandweer Alkmaar?
Tot slot zal ik mijn ervaringen met het toepassen van het model van Paul van den Brink omzetten naar aanbevelingen tot verbetering van het model. Dit verwoord ik als volgt in de laatste deelvraag:
Wat voor aanbevelingen kunnen opgesteld worden voor verbetering van het model en de methodiek van Van den Brink?
Samengevat komt de beantwoording van de centrale vraagstelling neer op de beantwoording van de volgende deelvragen:
1. Wat is de context van dit onderzoek?
2. Welke factoren spelen volgens de literatuur een rol bij kennisdeling?
3. Welke factoren spelen volgens de literatuur een rol bij diversiteit en hoe verhoudt zich dat tot kennisdeling?
4. Hoe en in welke mate kan kennisdeling, volgens de methodiek van Van den Brink, bepaald worden bij Brandweer Alkmaar?
5. Hoe en in welke mate spelen de verschillende groepen medewerkers en categorieën van Brandweer Alkmaar een rol bij toepassing van deze methodiek en met gebruikmaking van theorie over diversiteit?
6. Welke gevolgen heeft de uitkomst van vraag 5 voor de aanbevelingen om kennisdeling te bevorderen bij Brandweer Alkmaar?
7. Wat voor aanbevelingen kunnen opgesteld worden ter verbetering van het model en de methodiek van Van den Brink?
Bij alle vragen heb ik gebruik gemaakt van bestaande gegevens zoals nota’s, e-mails, brieven, notulen van vergaderingen, beleidsrapporten e.d. Door van verschillende dataverzamelingsmethoden gebruik te maken, het toepassen van zgn. bronnentriangulatie, heb ik getracht de validiteit te vergroten19.
1.5Opbouw van de scriptie
18 Van den Brink, P. (2003) Social, Organizational and Technological Conditions that enable Knowledge
Sharing
Deze scriptie begint met dit inleidende hoofdstuk waarin achtereenvolgens het volgende beschreven wordt: een introductie op het onderwerp, de afbakening en motivering ervoor, de probleemstelling met de deelvragen en de opzet en opbouw van de scriptie.
In hoofdstuk 2 wordt eerst de context beschreven waarin dit onderzoek plaatsvindt. Daartoe wordt beschreven wat de doelstellingen van een gemeentelijke en een regionale brandweerorganisatie zijn. Daarna volgt een uitgebreide beschrijving van Brandweer Alkmaar, gerelateerd aan de twee thema’s van dit onderzoek: kennisdeling en diversiteit. In hoofdstuk 3 wordt nader ingegaan op de theorie achter kennisdeling. Het betreft hier een nadere beschrijving van het begrip kennis, kennismanagement en kennisdeling. Eerst komen de algemene begrippen kennis en kennismanagement aan de orde, gevolgd door een nadere beschouwing van het begrip kennisdeling en de daaraan gekoppelde methodiek van Paul van den Brink.
In hoofdstuk 4 wordt ingegaan op de theorie van diversiteit binnen organisaties. Hierbij zal steeds worden nagegaan wat dit betekent voor het bevorderen van kennisdeling bij Brandweer Alkmaar.
In hoofdstuk 5 zal het model en de methodiek van Paul van den Brink uitgebreid beschreven worden omdat dit het praktische instrument is waarmee de diverse groepen medewerkers ondervraagd zijn over de mate van aanwezigheid van omstandigheden die kennisdeling bij Brandweer Alkmaar bevorderen.
Vervolgens vormt hoofdstuk 6, met het empirisch onderzoek en de analyse van het empirisch materiaal, het hart van deze scriptie. Wat zeggen de verschillende groepen medewerkers van Brandweer Alkmaar over de omstandigheden die kennisdeling kunnen bevorderen? En wat betekent dat voor de bevordering van kennisdeling bij Brandweer Alkmaar? Kan volstaan worden met één algemeen pakket aan activiteiten die de achtergebleven condities stimuleren? Of moet er juist een aanpak plaatsvinden gericht op de verschillende categorieën en groepen medewerkers?
Wat deze analyse uit hoofdstuk 6 betekent voor het MT van Brandweer Alkmaar komt in hoofdstuk 7 aan de orde. Dit laatste hoofdstuk bevat niet alleen aanbevelingen voor verbeteringen van het model van Paul van den Brink, maar ook de aanbevelingen voor het MT van Brandweer Alkmaar die antwoord geven op de centrale vraag:
Hoofdstuk 2: De wereld van de brandweer
Om de context helder te maken waarin dit onderzoek plaatsvindt, volgt nu een beschrijving van de doelstellingen van brandweerorganisaties. De beschrijving betreft eerst de twee soorten brandweerorganisaties die we in Nederland hebben: gemeentelijke en regionale brandweren; ieder met hun eigen, deels overlappende maar deels ook aanvullende taak. Steeds link ik de doelstellingen aan kennisdeling en diversiteit. Daarna beschrijf ik de gemeentelijke Brandweer Alkmaar in relatie tot de twee thema’s van dit onderzoek: kennisdeling en
diversiteit. Op deze manier verhelder ik het complexe brandweerveld.
2.1 Gemeentelijke brandweerorganisaties in relatie tot kennisdeling en diversiteit
Het beleidsveld van openbare orde en veiligheid is een onderwerp dat de afgelopen jaren in de spotlights is komen te staan door o.a. de vuurwerkramp in Enschede (2000) en de cafébrand in Volendam (2001). De rol en het optreden van de betrokken brandweerorganisatie is daarin ter discussie gesteld. Het voorkomen, beperken en bestrijden van (grootschalige) incidenten is de primaire doelstelling van een brandweerorganisatie, vastgelegd in de Brandweerwet van 198520. Doordat de verantwoordelijkheid voor het organiseren van deze taken primair bij de gemeente ligt, bepaalt de gemeente, hoe en met welke middelen zij haar brandweerorganisatie inricht. Het is aan haar om díe randvoorwaarden vast te stellen die een effectieve en efficiënte organisatie en uitvoering van de brandweertaken waarborgen. Iedere gemeente dient daarbij zelf een aantal zaken te bepalen zoals hoeveel financiële middelen naar welke onderdelen gaan en hoe zij wenst om te gaan met risico’s binnen haar gemeentegrenzen (denk aan bijzondere objecten als scholen of sporthallen). Doordat iedere gemeente in deze zaken andere keuzes maakt, is ook de brandweer op veel plaatsen anders georganiseerd. Dé brandweer Nederland bestaat dan ook niet.
Elke gemeente is autonoom en draagt haar eigen verantwoordelijkheid op het gebied van brandweerzorg en rampenbestrijding. De taken en verantwoordelijkheden zijn echter in toenemende mate alleen efficiënt en effectief te realiseren door samenwerking in regionaal verband. Hierdoor is de gemeentelijke brandweer een onmisbare bouwsteen van de regionale organisatie geworden. Ik kom in § 2.1.2 terug op de rol van de regionale brandweer.
Het gemeentebestuur kan m.b.v. de handleiding Brandweerzorg21 (de update uit 2005 heet Leidraad Repressieve Basisbrandweerzorg) periodiek geïnformeerd worden over het functioneren van de gemeentelijke brandweerorganisatie. Het verschaft inzicht in de doeltreffendheid en doelmatigheid waarmee de brandweer bij brand optreedt. Daarbij wordt rekening gehouden met de aanwezige brandrisico’s. De handleiding is het resultaat van onderzoek. In dat onderzoek is per soort object waarin bij brand hulp moet worden geboden, bekeken welke gevaarlijke situaties kunnen worden aangetroffen. Er is vastgesteld wat in extreme situaties van de brandweer nog kan worden verwacht en daarmee ook wat niet mag worden verwacht. Tevens is vastgesteld wat de invloed is van het optreden van de brandweer op het voorkomen van doden, gewonden en economische schade.
Een brandweerorganisatie omvat vaak naast beroepsmedewerkers ook medewerkers die vrijwillig in dienst zijn. In Nederland zijn ongeveer 30.000 vrijwilligers tegenover 3.000 beroepsbrandweermensen in dienst van een brandweer. Vrijwilligers hebben een andere
20 Schuurman en Jordens, Brandweerwet 1985
professionele dienstbetrekking maar worden op het moment dat hun pieper gaat repressief brandweerpersoneel. Daarmee treedt de warme organisatie22 in werking oftewel rukken zij uit. Vrijwilligers hebben binnen een brandweerorganisatie dus alleen een taak binnen de Repressie, het vierde onderdeel van de integrale veiligheidsketen23.
Overigens dienen vrijwilligers aan dezelfde opleidings- en oefeneisen te voldoen als beroepspersoneel. Dit is in toenemende mate een knelpunt aan het worden vanwege het wettelijke aantal verplichte uren opleiden en oefenen.
Het product dat de brandweer levert is (brand)veiligheid en daartoe dient zij alle taken op het gebied van de integrale veiligheidsketen uit te voeren: proactie, preventie, preparatie, repressie en nazorg.
• Proactie is het structureel voorkomen van onveiligheid, bijv. door vanuit
veiligheidsoptiek invloed uit te oefenen op het maken van ruimtelijke plannen;
• Preventie is het voorkomen van directe oorzaken van onveiligheid en het
beperken van de gevolgen ervan door het uitvoeren van preventieve maatregelen in een bepaald gebied, bijv. aan vergunningen voorwaarden verbinden met het oog op de veiligheid;
• Preparatie is de daadwerkelijke voorbereiding op de bestrijding van
mogelijke aantasting van de veiligheid, zoals het opstellen van en het oefenen met aanvals- en rampenplannen;
• Repressie is de bestrijding van onveiligheid en de verlening van hulp in
acute noodsituaties door de daadwerkelijke inzet van brandweer, geneeskundige hulpverlening, politie en andere hulpverleningsdiensten;
• Nazorg is alles wat nodig is om zo snel mogelijk terug te keren naar de
normale verhoudingen, door bijv. opvang van slachtoffers en hulp bij de afwikkeling van schadeclaims.
Schematisch ziet dat er als volgt uit:
De repressie is het hart van een gemeentelijke brandweerorganisatie, haar repressieve taak is de kern van de brandweer. Het is de taak die de brandweercollega’s het sterks bindt. Bovendien is deze taak voor de burger het meest zichtbaar en herkenbaar. Voor het repressief optreden zal het werken binnen strikte gemeentegrenzen als uitgangspunt verlaten worden. Het gaat er immers om de burger zo snel mogelijk hulp te bieden. Daarom zal in de regio gewerkt gaan worden op basis van operationele grenzen. Uitgaande van die operationele grenzen is een regionaal dekkingsplan voor repressieve zorg vastgesteld. De bedoeling
hiervan is dat de in de regio aanwezige risico’s optimaal worden gedekt. In de ‘Verordening Brandveiligheid en Hulpverlening’ worden naast de gemeentelijke taken ook de relatie en de afspraken met de regionale brandweer vastgelegd. Op deze regionale taken kom ik in de volgende paragraaf uitgebreid terug.
Naast de ketentaken wordt gesproken over basiszorg, specialismen en de bijdrage aan de
rampenbestrijding.
• Basisbrandweerzorg is de zorg voor de dagelijkse werkzaamheden in het
verzorgingsgebied;
• Specialismen zijn bijzondere repressieve brandweertaken die regionaal
zijn verdeeld;
• Rampenbestrijding behoort strikt genomen tot de basisbrandweerzorg
(grootschalig optreden) maar wordt specifiek vermeld omdat de brandweer zich hierop wel moet voorbereiden.
In het verleden lag de nadruk veelal op het uitrukken en het zo spoedig mogelijk ter plaatse komen om schade (materieel of personeel) te voorkomen. Pas aan het einde van de vorige eeuw is het denken in de integrale veiligheidsketen ontstaan. Samenhang tussen de activiteiten die in de verschillende schakels van de integrale veiligheidsketen worden uitgevoerd is van het grootste belang. Veiligheid (en dus ook brandveiligheid) is immers een ketenproces dat ook als zodanig benaderd moet worden. Daarbij is het effect het grootst wanneer de gewenste veiligheid al in de linkerkant van de keten gerealiseerd kan worden (voorkomen is beter dan genezen). Het product ‘leren van en kennis delen over incidenten’ zit in het ketenonderdeel preparatie. Inspanningen op dit terrein kunnen het uitrukproces dus beïnvloeden. Het verbindt het delen van kennis over incidenten met het verbeteren van het primaire proces. Alle medewerkers hebben vanuit hun eigen invalshoek kennis over dat primaire proces. Zoals aan de veiligheidsketen is te zien, zijn er veel verschillende groepen medewerkers die meer of minder ver afstaan van het uitrukken. Daardoor is diversiteit een gegeven bij de gemeentelijke brandweerorganisaties. Kennisdeling over het primaire proces bevorderen tussen de verschillende groepen medewerkers, en daarmee de samenhang in de veiligheidsketen, is de uitdaging geworden.
2.2 Regionale Brandweer in relatie tot kennisdeling en diversiteit
De Regionale Brandweer NHN behoort tot de Veiligheidsregio Noord-Holland Noord (NHN). Een veiligheidsregio is een gebied waarin de besturen en hulpverleningsdiensten samenwerken op het gebied van rampen- en crisisbestrijding, brandweerzorg en geneeskundige hulpverlening bij ongevallen en rampen. Gezamenlijk zorgen ze ervoor dat de diensten en de gemeenten goed zijn voorbereid wanneer in die regio een ramp of een groot incident plaatsvindt, zodat de hulpverlening snel en goed van start kan gaan. Gezamenlijk zorgen ze er ook voor dat er maatregelen zijn genomen die de kans op rampen zo klein mogelijk maken en gezamenlijk houden ze de meldkamer ambulance/brandweer in stand. Dit allemaal met het doel de veiligheid van de inwoners te vergroten.
ambulance/brandweer NHN. Er werken ongeveer 110 mensen. Hieronder is het organogram van de Veiligheidsregio NHN ingevoegd ter verduidelijking.
Samen wordt gebouwd aan het verwezenlijken van dat ene belangrijke doel: ervoor zorgen dat iedere burger in de regio zich veilig kan voelen en weet dat zij of hij kan rekenen op adequate zorg als dat nodig is. In de opdracht van de Veiligheidsregio NHN klinkt dat zo: ”De Veiligheidsregio NHN heeft als opdracht het waarborgen en optimaliseren van de veiligheid van en de hulpverlening aan de inwoners van Noord-Holland Noord”.
Figuur 2.2 Organisatiestructuur Veiligheidsregio Noord-Holland Noord
vragen die binnen een veiligheidsregio aan de orde komen en zo goed mogelijk geregeld worden. Het is van groot belang dat de hulpverleningsdiensten zich goed voorbereiden op optreden bij verschillende soorten incidenten, niet alleen klassieke rampen als overstromingen, grote branden en explosies maar ook andersoortige rampen en crises als een wereldwijde griepepidemie of het uitvallen van stroom.
Nederland is verdeeld in 25 regio’s waarbinnen de hulpverleningsdiensten (brandweer, geneeskundige hulpverlening en meldkamer) samenwerken. Dat zijn de hulpverleningsregio’s. De grenzen zijn op een enkel geval na, gelijk aan die van de politieregio’s. Zo is het makkelijker geworden met elkaar de voorbereiding op grote incidenten op te pakken en te organiseren.
De Veiligheidsregio NHN probeert intern en met andere partners in veiligheid als politie, waterschappen, kustwacht, ziekenhuizen en bedrijfsleven, de zorg en veiligheid in de regio te verhogen en de hulpverlening goed te organiseren. Daarvoor is veel voorbereiding nodig, die wordt uitgevoerd door de medewerkers van de Veiligheidsregio NHN. Tevens speelt zij een rol bij evenementen zoals de Vlootdagen in Den Helder. Als er iets zou gebeuren, dient de hulpverlening snel op gang te komen en te werken als een geoliede machine. En omdat voorkomen beter is dan genezen, houdt de Veiligheidsregio NHN zich ook nadrukkelijk met preventie bezig. Zij doet dit bijv. door ervoor te zorgen dat regiobreed brandveiligheidmaatregelen zijn genomen in gebouwen waar veel publiek komt. De gemeenten zijn daar zelf verantwoordelijk voor maar de Regionale Brandweer NHN als onderdeel van de Veiligheidsregio NHN ondersteunt en coördineert. Een ander voorbeeld is de controle van vuurwerkopslag en –verkooppunten. Die moeten aan strenge eisen voldoen. De Regionale Brandweer NHN beoordeelt en controleert de vergunningsverzoeken. Samenwerken is dus het sleutelwoord. Niet alleen tussen de drie onderdelen van de Veiligheidsregio NHN maar ook tussen alle andere partners in zorg en veiligheid. Samen bestrijden zij de gevolgen van een incident, samen werken zij aan een goede voorbereiding, ieder vanuit zijn eigen discipline. In samenwerking komen producten tot stand als draaiboeken en rampenplannen, waarin vastligt wie wat doet.
deze achtergrondkennis om de Brandweer Alkmaar als organisatie te beschrijven. In deze beschrijving zal achtereenvolgens de visie en missie, de wijze van werken en de personele, organisatorische en technologische factoren in kennisdelingsprocessen van Brandweer Alkmaar aan de orde komen. Steeds zal ik de thema’s kennisdeling en diversiteit hieraan linken.
2.3 Kennisdeling en diversiteit als onderdeel van de strategie van Brandweer Alkmaar Brandweer Alkmaar is de gemeentelijke brandweer die de stad Alkmaar brandveiligheid als product levert. De Brandweer Alkmaar is dus onderdeel van de gemeentelijke organisatie. De gemeente Alkmaar kent negen sectoren en drie bedrijven. Voor de bedrijven geldt dat zij gemeentelijke onderdelen zijn die op termijn zouden kunnen worden verzelfstandigd. Het betreft het Sportbedrijf, het Cultuurbedrijf (het museum en het theater ‘De Vest’) en de Brandweer Alkmaar.
Het voorkomen, beperken en bestrijden van (grootschalige) incidenten is de primaire doelstelling van een brandweerorganisatie, vastgelegd in de Brandweerwet van 1985. Kort gezegd komt dit neer op het verlenen van hulp aan mens en dier in nood en het voorkomen, beperken en bestrijden van branden.
De visie van Brandweer Alkmaar, vastgelegd in het Bedrijfsplan24, luidt:
“De Brandweer en Rampenbestrijding Alkmaar is een moderne professionele hulpverleningsorganisatie die een zo breed mogelijke bijdrage aan de integrale veiligheid van de Alkmaarse samenleving levert. Wij doen dit door op alle onderdelen van de fysieke veiligheidsketen (proactie, preventie, preparatie, repressie en nazorg) onze deskundigheid uit te dragen en de samenwerking met externe partners hierin gericht op te zoeken. Een adequate interne procesafstemming en een doelmatige bedrijfsvoering vinden wij hierbij belangrijke voorwaarden.”
De missie uit dit Bedrijfsplan luidt:
“Uw veiligheid is onze zorg!”
In de komende jaren zijn samenhang en samenwerking de speerpunten van de organisatie. Daarbij staat het versterken van de interne samenhang in de brandweerorganisatie van Alkmaar, gericht op effectieve door- en terugkoppeling van de activiteiten in de afzonderlijke schakels, voorop.
Samenwerking is vooral gericht op het versterken van de band met de interne en externe partners van brandweer Alkmaar bij het ontplooien van die activiteiten.
In het Bedrijfsplan worden achttien concreet te behalen resultaten geformuleerd die er sterk aan zullen bijdragen dat de samenhang en samenwerking gerealiseerd wordt, soms in directe en soms in de voorwaardenscheppende zin. Hierbij is het veel gebruikte INK-managementmodel25 van toepassing.
verbeteren van kennis van de medewerkers (kennisdeling). Veelal wordt hiermee expliciete kennis bedoeld. Ook wordt genoemd dat persoonlijke ontwikkelplannen voor alle medewerkers moeten worden opgesteld (diversiteit). Het verbeteren van de kwaliteit van het uitrukproces en daarmee het verminderen van ongevallen bij het operationele proces, kan tot stand komen door gebruik te maken van kennis van alle groepen medewerkers van Brandweer Alkmaar. De vraag is hoe dat zo goed mogelijk kan.
2.4 Elementen van kennisdeling en diversiteit in werkwijze van Brandweer Alkmaar Operationeel management
Primair is de brandweer gericht op haar hoofdtaak: het verlenen van hulp en het voorkomen, beperken en bestrijden van branden. Daartoe is de organisatie ingericht rondom haar hart: de repressie. De repressieve dienst bestaat uit medewerkers die naast hun dagelijkse werkzaamheden, uitrukken wanneer de alarmontvanger gaat. De repressieve dienst bestaat uit beroeps- en vrijwillige brandweermedewerkers. De beroepsmedewerkers verrichten ‘koude’ werkzaamheden zoals controle vergunningen, onderhoud voertuigen of beheer van verbindingsmiddelen en ademlucht, alles zolang de alarmontvanger niet gaat. Zij doen dit voor ongeveer 75% van hun tijd. Daarnaast rukken zij, voor ongeveer 25% van hun tijd, uit via een opgesteld rooster. Dat zijn de ‘warme’ werkzaamheden.
De vrijwilligers draaien mee in het uitrukrooster vanaf half 7 ’s avonds tot half 8 ’s ochtends op werkdagen en het gehele weekend. Zij hebben een baan waarbij hun werkgever heeft toegestaan dat zij uitrukken als dat nodig mocht zijn. Vrijwilligers voldoen aan dezelfde opleidingseisen als het beroepspersoneel maar zijn niet in dienst van de gemeente Alkmaar. Ze zijn verdeeld over zes vrijwillige korpsen, in totaal 126 medewerkers. Ieder korps wordt geleid door een korpsleiding onder voorzitterschap van een korpscommandant. Om de week vergaderen de korpscommandanten onder leiding van het afdelingshoofd Vrijwilligers. De uitrukorganisatie oftewel het ‘warme’ deel van onze organisatie wordt gecomplementeerd door 33 beroepsmedewerkers.
Beroeps- en vrijwillig personeel hebben dus vanuit hun eigen specifieke functie kennis over het primaire proces. Hoe kunnen zij komen tot optimale kennisdeling over het uitrukken? Voor een beschrijving van het uitrukproces van Brandweer Alkmaar, vastgelegd in de procesdatabank van softwaresysteem Easy Performance, verwijs ik naar bijlage 2.
Organisatorische eenheden
Volgens het organogram van Brandweer Alkmaar op de volgende bladzijde, wordt de Brandweer Alkmaar geleid door de commandant Brandweer. Hij stuurt vier afdelingen aan: de stafafdeling Bedrijfsvoering en de drie lijnafdelingen Proactie/Preventie, Preparatie Brandweerzorg en Vrijwilligers.
De stafafdeling Bedrijfsvoering (BV) draagt zorg voor het zo goed mogelijk organiseren van alle ondersteunende processen. Daartoe behoren werkzaamheden op het gebied van financiën, administratieve organisatie, risicobeheer, huisvesting, facilitaire zaken, secretariële ondersteuning en projecten. Om deze werkzaamheden zo efficiënt en effectief mogelijk uit te voeren zijn er twee teams geformeerd: het team Management Ondersteuning (MO) en het team Financiële Economische Zaken (FEZ). De overige twee medewerkers, te weten de management ondersteuner Vrijwilligers en de project coördinator, zijn niet in een team opgenomen omdat dat losstaande functies zijn.
Bouwbesluit, de Algemene Plaatselijke Verordening voor evenementen, de Brandbeveiligingsverordening, de wet Milieubeheer en de wet Vervoer Gevaarlijke Stoffen. De afdeling PP zorgt voor adviezen, controles en afgifte van gebruiksvergunningen in het kader van genoemde wet- en regelgeving en handleidingen.
De afdeling Preparatie Brandweerzorg (PB) heeft de zorg voor het leveren van capaciteit t.b.v. de basisbrandweerzorg zie § 2.1.1. De dagelijkse werkzaamheden in het verzorgingsgebied bestaan uit het onderhoud en beheer van al het materiaal en materieel en de administratieve zaken die hiermee samenhangen zoals verzekeringen, belastingen en bestellingen. Daarnaast is de afdeling PB verantwoordelijk voor risicobeoordeling en personele en incidentele preparatie. Concreet houdt dat o.a. in dat ze zorgt voor uitvoering van de Leidraad Oefenen26, waarin aantallen oefenuren voor brandweermensen zijn voorgeschreven door het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties.
Tot slot levert de afdeling Vrijwilligers de vrijwilligers die binnen de repressieve organisatie volgens het uitrukrooster ingezet kunnen worden.
Alle genoemde afdelingen leveren direct dan wel indirect een bijdrage aan het primaire proces. Alle medewerkers op deze afdelingen kijken, met hun eigen specifieke kennis hierover, anders tegen dit primaire proces aan. Hoe kunnen zij kennis delen, rekening houdend met hun diversiteit om zo te komen tot het verbeteren van onze ‘core‘ business?
Materiaal
Brandweer Alkmaar beschikt over verschillend materiaal: • Voertuigen
Het aantal TankAutoSpuiten (TAS) bedraagt 6 waarvan 5 op de eerste uitruk ingeroosterd zijn en 1 TAS t.b.v. de jeugdbrandweer wordt ingezet. De TAS rukt standaard uit bij iedere melding. Daarnaast beschikt Brandweer Alkmaar over 2 redvoertuigen en 1 hulpverleningsvoertuig (HV) die ingezet worden bij alarmeringen die een hulpverlening betreffen zoals woningbranden en branden in bijzondere gebouwen. Zij worden ook ingezet bij andere calamiteiten als een melding gevaarlijke stoffen of om bijv. verlichting te leveren bij een zwaar ongeval. Ook is er een waterongevallenwagen paraat, die ingezet wordt bij meldingen van ongevallen te water.
Eén van de twee redvoertuigen, meer dan 15 jaar oud, wordt vervangen door een hoogwerker. In de loop van 2006 is het aanbestedingstraject daarvoor gestart. Omdat het in de stad Alkmaar steeds moeilijker wordt om een redvoertuig in te zetten (door zijn grootte), is gekozen voor een meer compacte wagen als de hoogwerker. De hoogwerker kan als blusplatform ingezet worden en is daardoor beter geschikt om een redding op hoogte uit te voeren. Dat voertuig heeft een kleinere draaicirkel en meer bereik met zijn ladder o.a. doordat het werkbakje dat aan het einde van de ladder bevestigd zit, in meerdere richtingen beweegbaar is (wendbaarder).
• Verbindingsmiddelen
De Brandweer Alkmaar beschikt over de nieuwe C2000-alarmontvangers waarbij de melding afgelezen dient te worden via een schermpje i.p.v. dat de melding te horen is. Iedere brandweermedewerker in repressieve dienst beschikt over deze zgn. pager. Op deze plaats zal ik niet dieper ingaan op het C2000-netwerk dan te vermelden dat C2000 het landelijk dekkende netwerk is, waarbij alle hulpdiensten (politie, brandweer en ambulance) via een bepaalde frequentie met elkaar kunnen communiceren opdat de gezamenlijke hulpverlening verbeterd wordt.
• Persoonlijke beschermingsmiddelen
Persoonlijke beschermingsmiddelen zijn middelen die een brandweermedewerker nodig heeft om bij een inzet optimaal beschermd te zijn. Hierbij valt te denken aan ademluchttoestellen, laarzen, helmen, bluspakken, handschoenen en waadpakken voor de duikers.
• Blus- en redmiddelen
Blus- en redmiddelen zijn middelen die benodigd zijn om bij een inzet mensen en dieren te redden en de brand te blussen. Daarbij kan gedacht worden aan de poederblussers, het hydraulisch redgereedschap, hooligan tools (breekijzers voor snelle reddingen uit liften en voertuigen), CO2-blussers, schuim en warmtebeeldcamera’s (op de TAS’en).
• Bijzonder materiaal
Ook beschikt Brandweer Alkmaar over een complete TAS op voorraad voor herbepakking na een incident. Bovendien beschikt zij over reserveslangen voor alle TAS’en en 2 extra. Alleen grote korpsen kunnen zich veroorloven herbepakking van slangen voor 7 voertuigen te bezitten. Ook is een watercapaciteits- en waterleverantiemeter aanwezig om de volumestroom en druk af te lezen.
Naast dit materiaal beschikt de Brandweer Alkmaar over vier uitrukposten in haar verzorgingsgebied: de hoofdkazerne aan het Nollenoor, de buitenposten Oudorp en Koedijk en de binnenstadspost Alkmaar-West/Centrum. Vanuit de buitenposten en de binnenstadspost wordt uitgerukt door vrijwilligers. Vanuit de hoofdkazerne vertrekt de beroepsploeg bij een alarmering tussen half 8 s‘ochtends en half 7 ’s avonds. Buiten deze tijden blijven minimaal twee beroepsbrandweermedewerkers in dienst om het redvoertuig te bemannen bij een melding.
Het bijzondere aan de hoofdkazerne is dat Brandweer Alkmaar in deze locatie beschikt over een aantal eigen werkplaatsen: een autoherstelwerkplaats, een slangenwerkplaats, een metaalwerkplaats, een werkplaats fijn-electra en een houtwerkplaats. Ook bevindt zich aan het Nollenoor een grote uitrukgarage, waar meer dan 20 voertuigen gestald kunnen worden. Omdat de TAS’en hoger zijn dan gebruikelijke voertuigen is het plafond van de uitrukgarage tot een hoogte van 5 meter 20 opgetrokken.
In de volgende paragrafen beschrijf ik aan de hand van de theorie van Orlikowski27 de personele, organisatorische en technologische factoren die van invloed zijn op de kennisdelingsprocessen bij Brandweer Alkmaar. Ik gebruik dit model ik omdat deze drie entiteiten de sleutelfactoren zijn bij kennisdeling.
2.5 Personele factor in kennisdelingsprocessen
De drie aspecten die de personele factor van kennisdeling betreffen, zijn volgens het model van Orlikowski: de motivatiefactoren die mensen hebben om te doen wat ze doen, het mogelijke competentieniveau van een individuele medewerker in de organisatie en de rollen die een individu kan spelen in de organisatie.
De meeste medewerkers van Brandweer Alkmaar, ook de burgers, hebben het doel van de brandweer hoog in hun persoonlijke vaandel staan: hulp verlenen en branden blussen. Allemaal zijn ze bereid om hard te werken voor de burgers en de samenleving in zijn geheel. Het idee dat het geleverde product nuttig is, is voor veel mensen een belangrijke factor om bij de brandweer werkzaam te zijn. De innerlijke drive is dan ook groot. In de koude organisatie is de organisatie meer gericht op de gemeente en lijkt zij ook meer op een gemeentelijk onderdeel: meer bureaucratisch gedrag, politieke manipulatie en duidelijke groepsvorming. Deze zaken hinderen het motivatieniveau. Het ‘warme’ gedeelte onttrekt zich hier echter aan omdat het uitrukken bij uitstek een proces van gecoördineerde samenwerking is. Door deze houding is er een goede voedingsbodem aanwezig om aan kennisdeling te doen. Alleen vormt de diversiteit van de medewerkers daarvoor een drempel.
Brandweer Alkmaar is een op zichzelf gerichte organisatie die weinig hulp inroept van derden, zowel expertise van andere brandweren als van externe partijen. Men kent elkaar goed binnen én buiten het korps mede, door de vele sociale evenementen. De brandweer in Nederland bestaat uit ongeveer 3.000 beroepsmedewerkers waarbij steeds hoger in de hiërarchie het aantal mensen afneemt. Dit betekent dat veel leidinggevenden binnen de landelijke brandweertop elkaar kennen. Ook gezamenlijke trainingen en opleidingen zorgen voor een ons-kent-ons cultuur. Het nadeel daarvan is het fixeren op de eigen groep, wat kennisdeling niet bevordert. Het delen van kennis wordt in allerlei overlegvormen als normaal ervaren en wordt ook gewaardeerd maar is niet vaak structureel vastgelegd, zeker niet in een ICT- infrastructuur met geïntegreerde systemen, waardoor dit een drempel voor kennisdeling kan vormen.
Het opleidingsniveau binnen Brandweer Alkmaar is zeer gevarieerd. Van lagere school tot universiteit en brandweeracademie. Alle functies binnen de repressieve dienst worden door intensieve opleidingen bereikt. Deze opleidingen worden door de regionale opleidingscentra gegeven, bij Brandweer Alkmaar is dat voornamelijk de Regionale Brandweer en dan specifiek het Fort Markenbinnen, waar een trainingsaccommodatie ligt om met open vuur te kunnen oefenen. Eén aspect van de diversiteit is dus het opleidingsniveau van de medewerkers.
Er is binnen Brandweer Alkmaar geen specifieke kennismanager aanwezig of iemand speciaal aangesteld om ‘iets’ met kennis en kennisoverdracht te doen. Op dit moment gebeurt dat alleen op persoonlijke titel van een enkele enthousiasteling. Wel is de teamcoördinator Operationele Voorbereiding en Oefening (OVO) informeel aangewezen als diegene die de
evaluatierapporten moet beoordelen op nuttigheid voor Brandweer Alkmaar. Het belasten van een medewerker met specifieke kennistaken kan niet alleen de kennisdeling bevorderen maar er ook voor zorgen dat medewerkers over de grenzen van afdelingen met elkaar in gesprek raken.
In dit onderzoek heeft diversiteit van medewerkers te maken met groepen: manschappen, bevelvoerders, officieren en burgerpersoneel alsmede vrijwillig personeel. Zij hebben allen een bepaalde betrokkenheid bij het warme proces. Manschappen staan het dichtste bij het uitrukproces, samen met bevelvoerders. Officieren zijn al iets minder betrokken bij het uitrukproces en burgerpersoneel staat er het verste van weg. Vrijwilligers zijn alleen bij het uitrukken betrokken en staan dus ook dicht bij het ‘vuur’.
Diversiteit heeft in dit onderzoek ook te maken met de categorieën gender (geslacht), leeftijd en opleidingsniveau.
Omdat niet veel medewerkers van het vrouwelijke geslacht zijn, is de enige repressief inzetbare brandweervrouw geïnterviewd. Ook in de andere groepen heb ik bewust de dames geïnterviewd om dit aspect van diversiteit te kunnen meenemen. Als het om de leeftijd gaat, heb ik de medewerkers opgedeeld in een categorie tot 40 jaar en een categorie 40 jaar en ouder. Dit omdat 40 jaar een algemeen aanvaardbare leeftijd is om onderscheid te maken tussen jonger en ouder. Het aspect opleidingsniveau is eerder in deze paragraaf aan de orde geweest.
Bij Brandweer Alkmaar zijn er 22 manschappen, 3 bevelvoerders en 3 plaatsvervangende bevelvoerders, en zijn er 5 officieren en 12 burgers. Dit zijn de groepen medewerkers die ik persoonlijk ga interviewen omdat de belangrijkste vraag in dit onderzoek is hoe kennisdeling bevorderd kan worden, rekening houdend met de diversiteit van het personeel.
Van de 45 beroepsmedewerkers heb ik er, verspreid over de groepen, 17 geïnterviewd. Steeds ligt het representatieve percentage over de groepen tussen de 27% en 50%.
Ook de vrijwilligers spelen een belangrijke rol in het uitrukproces. Omdat deze groep kennis heeft van het primaire proces en via het uitrukrooster aan de kwaliteit van het uitrukproces bijdraagt, zullen ook zij geïnterviewd worden. Dit doe ik schriftelijk vanwege de omvang van de groep en de logistiek eromheen. De totale groep omvat 126 vrijwilligers. Ik heb 23 vrijwilligers benaderd, namelijk de leden die in een korpsleiding zitten, omdat zij rechtstreeks met het uitrukproces te maken hebben. De schriftelijke vragenlijsten heb ik terugontvangen van 22 vrijwilligers.
De vragen die ik zowel in de schriftelijke vragenlijsten als in de afgenomen interviews gesteld heb, betreffen de mate waarin omstandigheden die kennisdeling bevorderen, aanwezig zijn bij Brandweer Alkmaar. Het is interessant te onderzoeken hoe de diverse groepen medewerkers tegen die omstandigheden aankijken en wat dat voor invloed heeft op het bevorderen van kennisdeling tussen de diverse groepen. Zo ontstaat via de personele factor in kennisdelingsprocessen de link naar diversiteit.
2.6 Organisatorische factor in kennisdelingsprocessen
De drie aspecten die de organisatorische factor van kennisdeling betreffen zijn volgens Orlikowski28: het type organisatorisch leren, de mogelijke dimensies en de cultuur van de organisatie.
Het leren bij Brandweer Alkmaar kan gekarakteriseerd worden als ‘single loop’-leren: de organisatie kan omgaan met verandering in de omgeving en past haar werkwijze daarop aan. Zij reageert op wijzigingen in de politieke, sociale en technische omstandigheden. Een voorbeeld is het afschaffen van het Functioneel Leeftijds Ontslag (F.L.O.) en het invoeren van de limiet van 20 jaar diensttijd. Voorheen ging personeel dat 55 jaar werd, met pensioen. In de huidige maatschappij is dat niet meer sociaal geaccepteerd en dus moet er langer doorgewerkt worden. Omdat het vak van brandweermens fysiek zwaar is (roosterdiensten en ademlucht), is tevens ingesteld dat brandweerpersoneel vanaf de indiensttreding niet langer dan 20 jaar dienst mag doen. Dit betekent echter veel voor het personeelsbeleid van Brandweer Alkmaar. Zij zal hier dan ook actief op gaan anticiperen.
De dimensies van Brandweer Alkmaar op het gebied van kennisdeling en diversiteit kunnen door toepassing van het 7S-model van McKinsey29 als volgt worden gekarakteriseerd en geanalyseerd:
Figuur 2.6 7S-model McKinsey
28 Zie bijlage 3
Strategie
De missie van Brandweer Alkmaar is het leveren van brandveiligheid aan de Alkmaarse samenleving: ‘Uw veiligheid is onze zorg!’ In de strategie is kennis of kennisdeling niet expliciet vermeld maar wel is door het gehele Bedrijfsplan heen kennisvergaring en het up to date houden van kennis opgenomen als speerpunt voor de komende jaren. Het wordt gezien als een mogelijkheid om snel te reageren op veranderingen in het politieke, sociale en technologische klimaat waarin de Brandweer Alkmaar opereert.
Structuur
Brandweer Alkmaar wordt geleid door de commandant, die vier afdelingen aanstuurt: de afdelingen BV, PP, PB en Vrijwilligers. Zij heeft een hiërarchische structuur, die binnen de ‘warme’ kant van de organisatie zeer strikt is. Er is sprake van een verticale informatiestructuur binnen de ‘koude‘ kant van de organisatie: informatie stroomt van het Managementteam (MT) naar de afdelingen. Voor kennisdeling betekent dit dat er barrières zijn om informatie makkelijk te delen. Ook hoeft niet alle informatie op de juiste manier aan te komen. Kennisdeling wordt hierdoor niet vergemakkelijkt. De diversiteit van de medewerkers zorgt voor eigen interpretatie van informatie, waardoor barrières opgeworpen worden.
Systemen
Systemen kunnen gedefinieerd worden als de verzameling van procedures die de organisatieprocessen faciliteren en communicatie, coördinatie en collaboratie ondersteunen. Bij Brandweer Alkmaar wordt geprobeerd om één database te creëren waarin zoveel mogelijk gegevens op persoonsniveau zijn bijeengebracht. Omdat aan één persoon diverse gegevens vasthangen zoals kledingverstrekking, alarmontvangernummer, aantal persoonlijke beschermingsmiddelen e.d. is het nuttig één database te formeren i.p.v. verschillende kleine, onderling niet verbonden databases. Kennisdeling gaat nu eenmaal gemakkelijker als niet overal in de organisatie kleine ‘eilandjes‘ van kennis aanwezig zijn.
Brandweer Alkmaar is elektronisch verbonden met zowel de Regionale Brandweer NHN als de gemeente Alkmaar. Dit gebeurt in het kader van informatieverstrekking en kennisopslag. Het landelijke BrandweerKennisNet (BKN) is in 2006 gestart en dient als instrument om kennisdeling in de landelijke brandweerorganisatie te bevorderen. Het hele brandweerveld moet op BKN actuele informatie kunnen delen.
Er is dus wel degelijk beweging in de brandweerwereld richting meer kennisdeling maar de wijze waarop gaat voornamelijk top-down. Over diversiteit wordt nog niet nagedacht in relatie tot kennisdeling.
Staf, competenties
