Wijze waarop de condities in de praktijk kunnen worden verbeterd

De wijze waarop de in de vorige paragraaf geïdentificeerde vijf condities in de praktijk het beste kunnen worden gestimuleerd om de kennisdeling bij Brandweer Alkmaar te bevorderen, geef ik hieronder per conditie weer. De toelichtingen op de door de geïnterviewden gegeven waarderingen zijn daarbij een leidraad geweest. Tevens is gebruik gemaakt van de praktische inzichten over de wijze waarop de verschillende condities kunnen worden verbeterd, zoals die door Paul van den Brink zijn opgesteld in zijn proefschrift (zie bijlage 8).

Waardering

• Het introduceren en definiëren van een compensatie- en beloningssysteem voor het bijdragen van kennis aan de organisatie en voor het gebruik van kennis van de organisatie. Dit systeem moet vervolgens worden ingebed in het jaarlijkse functionerings- en beoordelingssysteem. Dit systeem moet medewerkers motiveren om continu hun eigen mogelijkheden en bijdragen aan kennisdeling te verbeteren. • Het management moet een duidelijke boodschap uitzenden waarin het belang van

kennisdeling voor de organisatie wordt bepleit en moet in relatie tot deze boodschap voorbeeldgedrag vertonen en gewenst gedrag belonen.

• Medewerkers openlijk (zichtbaar voor de gehele organisatie) belonen en waarderen voor het organiseren van kennisdelingsactiviteiten als werkgroepen, themadiscussies en andere evenementen.

• Deelname aan projectteams minstens zo aantrekkelijk maken als de normale werkzaamheden door extra waardering te geven in de vorm van compensaties of opleidingsmogelijkheden.

Verbeteren competenties of hefboomwerking bekwaamheid

• Opzetten van opleidings- en ontwikkelingsprogramma’s met individuele leerdoelen om medewerkers te ondersteunen bij de ontwikkeling op elk carrièreniveau.

• Introduceren van een systeem waarin de competenties van iedere functie kunnen worden geregistreerd en dat de individuele ontwikkeling kan bijhouden.

• Definiëren van kennis die in de nabije toekomst van belang is voor de organisatie en deze zichtbaar maken in het competentiemanagementprogramma waarvan de POP’s71 deel uit maken.

• Definiëren van maatregelen om kennisbijdragen vast te leggen en om persoonlijke ontwikkelingen en bijdragen van medewerkers te kunnen monitoren.

• Deelname aan cursussen, oefeningen en opleidingen beter afstemmen op de competenties van medewerkers.

• De aanwezigheid van specialisten en experts beter zichtbaar maken binnen de organisatie en de toegankelijkheid vergroten. Dit kan worden gedaan aan de hand van kenniskaarten. Hiervoor is het van belang dat medewerkers hun deelname aan cursussen, congressen e.d. bekendmaken.

• Stimuleren en faciliteren van het delen van kennis, opgedaan tijdens de deelname aan cursussen, congressen e.d.

• Het opzetten van projectbriefings die het delen van ervaringen tussen projectleden en het verbeteren van het persoonlijk leren van ieder individu nastreven. Goede

projectbriefings omvatten een terugblik op de projectdoelen, of deze gehaald zijn, en de ervaringen van de leden op het gebied van samenwerken en lessons learned en de kennis en best practices die van belang kunnen zijn voor andere teams. Slack of speling in tijd

• Medewerkers een deel van hun tijd toestaan om zelfgekozen activiteiten uit te voeren of specifieke delen van de dag vrij te maken voor leren en kennisdeling. Dit kan tot uiting komen in bijv. een percentage op jaarbasis voor het bijwonen van congressen of het deelnemen aan cursussen e.d.

In werkproces geïntegreerd systeem

• Bepaal het dagelijkse gedrag van medewerkers om te kijken welke systemen beter op elkaar moeten worden aangesloten. Het uitbreiden van bestaande systemen moet hiermee in overeenstemming zijn. Het introduceren van nieuwe systemen moet naadloos aansluiten op bestaande systemen en technologische keuzes.

Kennisopslag

• Het installeren van een organisatiebreed intranet met digitale documenten en het gebruiken van webapplicaties of zoekmachines om hiertoe toegang te krijgen. 6.4 Vrijwillig personeel

6.4.1 Mate van aanwezigheid van de 19 condities bij Brandweer Alkmaar

Zoals aangegeven heb ik de vrijwilligers niet persoonlijk ondervraagd vanwege de omvang en bereikbaarheid van de groep. Ik heb 23 vragenlijsten uitgezet waarvan er 22 ingevuld terug gekomen zijn: bijna 96%.

Waar alles om draaide in de schriftelijke vragenlijsten, was het beoordelen van de mate van aanwezigheid van de 19 condities die kennisdeling bij Brandweer Alkmaar faciliteren op een schaal van 1 tot 10. Omdat ik een ja/nee/nvt mogelijkheid heb gegeven, heb ik voor een nee 2, voor een ja 8 en voor een n.v.t. 5 punten gerekend. Dit omdat dat de meest voor de hand liggende getallen zijn binnen de normaalverdeling van 1 tot 10. Omdat vrijwilligers hun operationele werk voor de Brandweer Alkmaar op redelijke afstand doen, ligt het niet voor de hand dat meer aangeboden variatie ook een genuanceerder beeld zou geven. Daarnaast konden de vrijwilligers tevens een toelichting gegeven aan het einde van de vragenlijst. De vragenlijsten zijn in maart 2007 verzonden en retour gekomen.

Conditie Waarde Toelichting Waardering 3 Zorg 7 Hefboomwerking 6 bekwaamheid Empowerment 5 Kennis team 4 Vertrouwen 4 Klimaat van 3 openheid

Veel eilandjes en heilige huisjes. Veel medewerkers zijn druk met hun eigen ding en daardoor schiet de samenwerking ernstig tekort.

Teamwork 5 Er zijn veel verschillende teams die niet met elkaar samenwerken. Er bestaat een grote kloof tussen beroeps en vrijwillig personeel mede mede door de verschillende belangen.

Gemeenschappen 6

Dialoog 5

Kennis kampioen 4 Zij of hij zal er wel zijn maar ik weet het niet.

Lerende 4

organisatie

Opbrengst 3

meten

Organisatie wil te snel meedoen aan modegrillen, die dan

geïmple-Organisch menteerd moeten worden zonder een degelijke voorbereiding.

gestructureerde 3 Bijv. SIMBA dat al in januari 2007 ingevoerd had

organisatie moeten zijn: pc's werken niet op lokaties en internetverbinding is niet snel genoeg.

Speling in tijd 5 In werkproces geïntegreerd 3 systeem Samenwerkings- 2 platform Kennis opslag 2 Kennis atlas 3

In bovenstaande tabel 6.4 is per conditie de mate van aanwezigheid aangegeven, waarbij het gemiddelde van alle waarden is genomen zoals die door de geïnterviewden zijn aangegeven. Voor een overzicht van de spreiding (standaarddeviatie), zie bijlage 6. Uit deze tabel is op te maken dat de spreiding van de beoordelingen klein is. Medewerkers beoordelen de condities gelijkmatig en niet erg wisselend. Door het middelen van de beoordelingen wordt een goed beeld verkregen van Brandweer Alkmaar, het vrijwillig personeel. De kolom toelichting in bovenstaande tabel is niet ingevuld omdat dat niet per conditie gevraagd is. Aan het einde van de vragenlijst kon een toelichting gegeven worden. De opmerkingen die daar gegeven zijn, zijn verwerkt in de kolom toelichting van bovenstaande tabel.

6.4.2 Kennisdelingsfase

Om de kennisdelingsfase te bepalen voor Brandweer Alkmaar, het vrijwillig gedeelte, zijn de waarderingen voor de mate van aanwezigheid van de 19 condities de input voor een

instrument, waarmee een indicatie van het niveau van kennisdeling kan worden vastgesteld. Dit instrument is gebaseerd op een formule die is samengesteld uit de 19 condities die kennisdeling faciliteren (zie bijlage 7), waar tevens rekening wordt gehouden met de van toepassing zijnde kennisstrategie. Wanneer de vastgestelde waarden van alle condities worden ingevuld, dan resulteert dit in een indicatie van het niveau van kennisdeling. Het niveau van kennisdeling voor Brandweer Alkmaar vanuit het vrijwillig gedeelte gewaardeerd, is op een schaal van 0 tot 1, 0.58. Aangezien het instrument gebaseerd is op een logaritmische functie is de gemiddelde beoordeling van alle condities ongeveer 3.8 en daarmee nog ver verwijderd van de maximale score van 10. De waarde van 0.58 zegt echter nog niet zoveel over de fase waarin Brandweer Alkmaar zich bevindt omdat deze waarde is opgebouwd uit condities die gerelateerd zijn aan kennisdelingsfasen. Om vast te stellen welke kennisdelingsfase van toepassing is, wordt als eerste stap gecontroleerd of de eerste fase is voltooid (kennisopslagfase bij de codificatiestrategie). Hiervoor worden de waarden van de condities gebruikt die het meest van toepassing zijn op de betreffende fase (waardering, verbeteren competenties, slack, in werkproces geïntegreerd systeem en kennisopslag) zie tabel 5.1 uit hoofdstuk 5. Als de waarden van deze condities worden ingevuld in het instrument dan resulteert dit in een waarde van 0.21. Deze waarde ligt onder de drempelwaarde van 0.26 voor de kennisopslagfase en dat betekent dat de kennisopslagfase van toepassing is op Brandweer Alkmaar, vrijwillig personeel. Aangezien de waarde van 0.21 onder de drempelwaarde van 0.26 ligt, betekent dit dat de betreffende fase nog niet is voltooid. In het kader van het verbeteren van de kennisdeling binnen Brandweer Alkmaar volgens het vrijwillig personeel, is het beter om de condities binnen de kennisopslagfase verder te ontwikkelen, voordat naar de volgende fase wordt overgegaan. Gezien de scores van de betreffende condities (2 t/m 6) is er nog ruimte voor verbetering (maximale score 10). Daarom wordt de kennisopslagfase versterkt en worden de betreffende condities binnen deze fase gestimuleerd.

6.4.3 Condities die het meest van toepassing zijn om te worden gestimuleerd

Aan elke kennisdelingsfase zijn condities gekoppeld die bij uitstek geschikt zijn om gestimuleerd te worden zie tabel 5.1 uit hoofdstuk 5. Aangezien in de vorige paragraaf geconcludeerd is dat de kennisopslagfase van toepassing is, betekent dit dat stimulering van de binnen deze fase relevante condities aan de orde is. Het gaat hierbij om de volgende 5 van de 19 condities. Tussen haakjes wordt per conditie de mate van aanwezigheid aangegeven.

Tabel 6.4.3 Condities die worden gestimuleerd ter bevordering van de kennisdeling

Fase Mensen Organisatie Technologie

Kennis Waardering (3) Speling in tijd (5) Kennis opslag (2) opslag Hefboomwerking In werkproces

fase bekwaamheid (6) geïntegreerd systeem (3)

6.4.4 Wijze waarop de condities in de praktijk kunnen worden verbeterd

De wijze waarop de in de vorige paragraaf vijf geïdentificeerde condities in de praktijk net beste kunnen worden gestimuleerd om de kennisdeling bij Brandweer Alkmaar te bevorderen, is in paragraaf 6.3.4 per conditie weergegeven. Omdat de geïnterviewden geen toelichtingen hebben gegeven op de waarderingen, is uitsluitend gebruik gemaakt van de praktische