ICT kan een verbindende omgeving creëren die communicatie, collaboratie en kennisdeling ondersteunt. De landelijke brandweer heeft enige jaren geleden een dergelijk proces ingezet met o.a. het opzetten van een landelijke database BrandweerKennisNet (BKN). Pas kortgeleden is het invullen van een aantal functies t.b.v. het BKN zoals een webmaster en een kennisnetmanager, afgerond. BKN is een goed instrument om kennisdeling in de landelijke brandweerorganisatie te bevorderen.Het hele brandweerveld moet op BKN actuele informatie kunnen delen.
Bij de Brandweer Alkmaar worden onderstaande automatiseringstoepassingen gebruikt. Daarmee wordt een poging gedaan om kennisdeling via ICT te vergemakkelijken.
E-mail en boodschapsystemen
Er wordt bij Brandweer Alkmaar veel gebruik gemaakt van e-mail, mobiele telefonie en p.d.a. (personele digitale assistent) Niet alleen op verschillende tijden maar ook omdat op verschillende plaatsen wordt gewerkt.
Kalender en schema’s
Alleen de burgerfuncties maken veel gebruik van een kalender. Het rooster is een schema dat de uitrukploegen gebruiken om de bezetting te regelen.
Persoonlijke productiviteitsystemen
Iedere werkplek krijgt van de gemeentelijke afdeling Informatievoorziening en Automatisering (I&A) een pc met daarop de standaardkantooromgeving. Deze bevat Windows Word, Excel, Outlook en PowerPoint.
Groepssoftware
Er zijn geen chatsystemen aanwezig bij Brandweer Alkmaar. Er hangen wel whiteboards waar personeel afdelingsoverstijgende informatie op kwijt kan maar daar wordt niet veel gebruik van gemaakt. Verder is er geen groepssoftware in gebruik die het principe ‘zelfde tijd - andere plaats’ mogelijk maakt.
Documentensystemen
Er is in de gemeente Alkmaar een zeer groot archief aanwezig, bij Brandweer Alkmaar een wat kleiner. Op dit moment loopt het gemeentelijke project ‘Digitalisering documentensysteem’, waarbij het gehele archief gedigitaliseerd moet worden.
Tevens is in 2006 overgegaan op digitale postverwerking. De post wordt gescand en ingelezen waarna het de elektronische weg in de gemeente Alkmaar volgt. Steeds meer documenten gaan deze weg in de gemeentelijke organisatie. Het DMS (DocumentManagingSystem) ondersteunt dit. Of door deze systemen kennisdeling gestimuleerd wordt, is niet helder.
Analytische systemen
Decision support systemen (DSS)
Alleen het bevelvoerderondersteunende systeem (BOS) kan als een DSS worden
aangemerkt omdat het de bevelvoerder helpt te besluiten hoe de inzet moet verlopen. Het is een uitstekend kennissysteem voor de operationele inzet.
Business Intelligence
Dit is niet aanwezig bij Brandweer Alkmaar. Kennissystemen
Internet
Iedere pc heeft een internettoegang die beveiligd wordt door de gemeentelijke afdeling I&A. Veel sites zijn afgeschermd en alleen met speciale toestemming kan deze afscherming opgeheven worden. Internet wordt veel gebruikt voor leveranciersinformatie en bestellingen, het opzoeken van gegevens bij instanties als het CBS en NIFV
Binnen de gemeente Alkmaar draait een intranet waarop alle gemeentelijke informatie terug te vinden is. Het betreft informatie over de medewerkers, de producten, de procedures en de besluiten van Raad en College van Burgemeester en Wethouders. Zo wordt bij de gemeente getracht kennisdeling meer en meer mogelijk te maken. Binnen Brandweer Alkmaar is geen apart intranet aanwezig.
Online learning
Alleen in het opleidingstraject wordt gebruik gemaakt van virtueel oefenen en het afnemen van examens in een virtuele omgeving.
Kennisdeling kan gestimuleerd worden door een goede ICT-infrastructuur. Bovenstaande applicaties laten zien dat geprobeerd wordt een dergelijke structuur op te bouwen. Een beperkende factor daarbij is dat de Brandweer Alkmaar een gemeentelijk bedrijf is en als zodanig aan de richtlijnen en het I&A-beleid van de gemeente moet voldoen. Enige speelruimte daarin bevindt zich op het terrein van de eigen specifieke brandweerapplicaties zoals het BOS-systeem. Hoe meer beperkingen opgelegd worden voor gebruik van informatiebronnen (zoals de beveiliging van Internet en USB-sticks), hoe meer barrières, logischerwijze, opgeworpen worden om kennisdeling te bevorderen.
2.8 Samenvatting
De context waarin dit onderzoek over kennisdeling en diversiteit plaatsvindt, is de gemeentelijke brandweerorganisatie van Alkmaar. Steeds leg ik de link tussen de twee thema’s en Brandweer Alkmaar die als primaire doelstelling heeft: het voorkomen, beperken en bestrijden van (grootschalige) incidenten. Brandweer Alkmaar levert (brand) veiligheid en dient daartoe alle taken op het gebied van de integrale veiligheidsketen uit te voeren: proactie, preventie, preparatie, repressie en nazorg.
Veel medewerkers hebben kennis over het primaire proces van de brandweer en al die kennis is van waarde en dus goed om te delen. Door kennisdeling kan het uitrukproces verbeterd worden. Uitrukken of repressie is het hart van de brandweer en voor de burger het meest zichtbaar en herkenbaar. Dit hart wordt gevormd door de repressieve dienst die zowel uit beroeps- als uit vrijwillig personeel bestaat. Maar niet alleen het ‘warme’ deel van de organisatie voelt zich betrokken bij zijn werk, ook de overige medewerkers van Brandweer Alkmaar voelen zich sterk betrokken bij het doel en het nut van de brandweerorganisatie. Dit grote engagement, gepaard aan de gedeelde waarden, vormt bij Brandweer Alkmaar een goede voedingsbodem voor kennisdeling.
Wat geen goede voedingsbodem voor kennisdeling is, is de andere kant van de sterke betrokkenheid, namelijk de interne gerichtheid. Men is geneigd zich meer op de eigen organisatie te richten dan op de omgeving. Hierdoor worden evaluaties van incidenten bij andere korpsen voor ‘niet toepasbaar’ gehouden en wordt een drempel opgeworpen om vrijelijk kennis te delen.
Andere drempels voor kennisdeling zijn het ontbreken van een goede ICT-infrastructuur met gestructureerde en gekoppelde systemen en een goede informatiestructuur binnen de organisatie. Door dit laatste kan informatie nog niet gemakkelijk door de organisatie heen stromen, wat kennisdeling kan tegenhouden.
Voor het op de juiste wijze uitvoeren van taken zijn kennis en ervaring van groot belang. Informatie en de verwerking en interpretatie van informatie zijn hierbij cruciaal. Om tot een adequate uitvoering van de taken te komen dient de benodigde kennis op het juiste moment bij de juiste personen beschikbaar te zijn. Daartoe worden zoveel mogelijk technologische
ontwikkelingen op de voet gevolgd en zonodig geïmplementeerd. Ook allerlei sociale en politieke ontwikkelingen volgen elkaar in hoog tempo op en versterken het belang van kennisdeling om het vereiste kennisniveau te garanderen.
Bij Brandweer Alkmaar vindt veel kennisdeling plaats op een informele wijze, zowel in de blusploegen als aan de top. Structureel en formeel is van kennisdeling nauwelijks sprake. Landelijk worden steeds meer initiatieven genomen om het proces van kennisdeling op te starten bijv. door de opzet van een BrandweerKennisNet waarmee het belang van kennisdeling wordt aangegeven. Door de verschillende organisatievormen van de brandweerorganisaties lijkt het vaak moeilijk om kennis met elkaar te delen en is de kans dat kennis verloren gaat, vooral na ongevallen of incidenten, groot. Maar juist door wél kennis te delen kan het kennisniveau verhoogd worden, wat de kwaliteit van de werkprocessen ten goede komt.
Kennisdeling is dus van belang als het gaat om het vereiste kennisniveau voor een adequate taakuitoefening. Hiertoe is het belangrijk binnen Brandweer Alkmaar een omgeving te creëren en te behouden die kennisdeling stimuleert of voorziet in condities die een dergelijke omgeving mogelijk maken.
Daartoe zal ik eerst in hoofdstuk 3 duidelijk maken wat ik in dit onderzoek onder het begrip kennis en kennismanagement versta. Ik kijk daarvoor naar kennissoorten, kennisdragers en kennisvormen. Steeds geef ik met voorbeelden aan hoe dit zit bij Brandweer Alkmaar en bij de diverse medewerkers van Brandweer Alkmaar.
In hoofdstuk 4 zal het tweede thema van deze scriptie aan de orde komen, diversiteit en wat daarmee samenhangt in relatie tot kennisdeling. Diversiteit beperkt zich in deze scriptie tot enkele aspecten die van belang zijn bij Brandweer Alkmaar. Ze slaan terug op de diverse groepen medewerkers die geïnterviewd zijn. Hierbij zal ik literatuur en publicaties gebruiken.