Voorwaarden waaraan de organisatie moet voldoen

In deze paragraaf volgen de bedrijfseconomische en sociaal organisatorische voorwaarden waaraan de organisatie moet voldoen om het invoeren van een SSC van zinvolle toegevoegde waarden te laten zijn bij het bepalen van de doelstellingen.

Om een SSC een zinvolle bijdrage te laten leveren voor de organisatie en de gewenste performance te laten leveren voor de organisatie ….

B E DR IJ FS E C ONOM IS C HE VOOR W AA R DE N

1 … zal de organisatie de missie en visie van het SSC aan moeten laten sluiten op de missie en visie van de moederorganisatie met daaruit voortvloeiend eigen subdoelstellingen voor de

verwezenlijking van de uitvoering van de activiteiten (ofwel doelstellingen voor het SSC). Over de resultaten van de uitvoering van de doelstellingen dient het SSC inzicht te verschaffen aan de moederorganisatie die op haar beurt bijstellingen kan doen in de uitvoering van activteiten of in het verstrekken van vermogen.

2 … zal de organisatie bij het vormen van een SSC moeten streven naar het gebruik van minder middelen. Deze middelen kunnen betrekking hebben op tijd, inspanning, grondstoffen en geld.

3 … zal het de organisatie de wachttijden, de omschakel tijden, de reparatie en onderhoudstijden, de stilstandstijden en de hersteltijden moeten verkorten door de vorming van een SSC.

4 … zal de organisatie bij de vorming van het SSC niet alleen moeten kijken naar de transportbewegingen maar moeten kijken naar het inkoopproces, het voorraadbeheer, de bestelprocessen, doorlooptijden en dergelijke van de gehele organisatie.

5 … zal de organisatie de gebruikte inspanningen voor de uitvoering van activiteiten moeten verminderen op organisatieniveau

6 … zal de organisatie de hoeveelheid gebruikte grondstoffen moeten verminderen voor de uitvoering van de activiteiten en dient de organisatie de kosten voor voorraad, transport en bestelkosten te verminderen

7 … zal de organisatie moeten kijken hoe de kosten reageren op de bundeling in het SSC en bij welke productiehoeveelheden zo min mogelijk kosten gemaakt worden (voor de uitvoering van de activiteiten).

8 … zal de organisatie de activiteiten waarvan de vaste kosten een groot aandeel van de totale kosten vormen kunnen bundelen in het SSC, waardoor de productieschaal toeneemt en er schaalvoordelen behaald kunnen worden. Indien de vaste kosten een klein aandeel vormen van de totale kosten zijn de te behalen schaalvoordelen kleiner en is het bundelen in een SSC minder interessant. Indien de variabele kosten van activiteiten zich kenmerken door een snel stijgende verloop is het bundelen van deze activiteiten in een SSC ook interessanter dan wanneer de variabele kosten een langzaam stijgend verloop hebben.

9 … zal de organisatie, indien processen van elkaar verschillen, dienen te kijken of de activiteiten geüniformeerd en gestandaardiseerd kunnen worden om de dubbelen in het proces er uit te halen en synergievoordelen te behalen. Ook dient gekeken te worden of het mogelijk goedkoper en wenselijker is dat de activiteiten decentraal uitgevoerd blijven worden of dat de activiteiten extern ingekocht worden.

10 … zal er op organisatieniveau gekeken moeten worden bij welke grootte van bundeling van activiteiten er zo min mogelijk kosten gemaakt worden (voor de uitvoering van de activiteiten), zodat de totale vermogensbehoeften op organisatieniveau zo laag mogelijk blijft.

11 … zal de organisatie bij de vorming van het SSC de vermogenskosten zo laag mogelijk dienen te houden voor de moederorganisatie van het SSC middels de berekening van het EV/ VV/ KVV en REV en RTV te bepalen wat de meest gunstige situatie is voor de moederorganisatie van het SSC.

12 … zal de organisatie bij de vorming van het SSC een juiste balans moeten creëren tussen de kosten- en procesvoordelen van standaardiseren en uniformeren en de mogelijke nadelen van het verliezen van klanten die zich niet kunnen vinden in het gestandaardiseerde en geüniformeerde aanbod van het SSC of in de procesgang van het SSC.

13 … zal de organisatie een optimaal product- en dienstenportfolio moeten vormgegeven waarbij de afweging gemaakt moet worden tussen de voordelen van productvarianten (risico’s spreiden, mogelijke synergie- en kostenvoordelen, mogelijkheid tot maatwerk klantwens invulling) van productvarianten en de nadelen (omschakelkosten, minder efficiënte benutting van mensen apparatuur, minder efficiënt voorraadbeheer, hogere bestelkosten, meer logistieke kosten en mogelijk meer afval en verspilling).

Figuur 4.1: Bedrijfseconomische voorwaarden voor de organisatie

Om een SSC een zinvolle bijdrage te laten leveren voor de organisatie en de gewenste performance te laten leveren voor de organisatie ….

SOC IAAL O R GANI S AT OR ISC HE VOO R W AA R DE

N _{1 … zal de organisatie over de mogelijkheid moeten beschikken om de korte doorlooptijden te} behalen en zal het SSC niet moeten beschikken over een structuur van vergaande arbeidsdeling met fragmentering, standaardisering en uniformering voorkomen.

2 … zal de organisatie over de mogelijkheid moeten beschikken om activiteiten die vergelijkbaar zijn bij elkaar te bundelen. Daar waar activiteiten afwijkend van elkaar dienen ze parallel van elkaar gestructureerd te worden of decentraal, of uitbesteed uitgevoerd te worden.

3 … zal de organisatie er bij het bundelen van activiteiten in een SSC naar moeten streven activiteiten bij elkaar te zetten met vergelijkbare grote en proces kenmerken. Hierbij dient gestreefd te worden naar minimale fluctuaties tussen de diverse productieseries, geen illegale buffervoorraden of overbezetting, leegloop- of wachttijduren. Ook dient de organisatie een afweging te maken of uitbesteden met de mogelijke voordelen (minder vaste kosten, meer flexibiliteit) afweegt tegen de mogelijke nadelen (hogere kosten per halffabricaat of product, meer logistieke transportkosten en -tijden).

4 … zal de organisatie de processen nauwkeurig op elkaar moet laten aansluiten dienen medewerkers tijdens de uitvoering van iedere deel transformatie te beschikken over voldoende regelvermogen. Hiervoor moet er een balans zijn tussen coördinatiebehoefte en

coördinatiemogelijkheden.

5 … zal de organisatie de taakinhoud van medewerkers van het SSC zo moeten inrichten zodat de medewerkers kwaliteitsbewust zijn en de organisatie in staat is om de foute handeling te herstellen en via ‘leren’ fouten te elimineren uit het productieproces.

6 … zal de organisatie over de mogelijkheid moeten beschikken om de waarde creatie te verhogen middels het bevorderen van de strategische productontwikkeling door medewerkers mee te laten weten en mee te laten willen denken. Een organisatie moet daarom voorkomen dat het SSC een functionele structuur krijgt. Om waarden te creëren door strategische product- of procesontwikkeling dient het SSC een structuur te kennen waarbij het systeem wordt opgebouwd uit parallelle systemen, waarbij ieder verantwoordelijk is voor één productfamilie die indien mogelijk ook bestemd is voor een bepaalde klanten kring.

7 … zal de organisatie over korte afstemmingslijnen moeten beschikken met het SSC, zodat snel ingespeeld kan worden op nieuwe wensen om daarmee korte innovatietijden gerealiseerd kunnen worden. Om dit mogelijk te maken zal de organisatie de structuur moeten opbouwen uit parallelle stromen, ieder verantwoordelijk voor één productfamilie die indien mogelijk ook bestemd is voor één bepaalde klantenkring op de markt.

8 … zal de organisatie het SSC voldoende regel- en coördinatiemogelijkheden moeten geven, waarbij gestreefd moet worden naar “active jobs” en een balans tussen minimale coördinatiebehoeften en voldoende coördinatiemogelijkheden

9 … zal de organisatie moeten beschikken over de mogelijkheid om de deskundigheid van medewerkers te vergroten door de mogelijkheid tot leren te vergroten. Medewerkers moeten de kans krijgen leer- of verbeterkansen te zien, medewerkers moeten zich breder kunnen focussen dan alleen op de eigen processen. Medewerkers moeten kijken hoe andere afdelingen of anderen organisaties vergelijkbare problemen oplossen en best-practices of best-fits integreren. Voor het scheppen van leermogelijkheden is het belangrijk dat het SSC geen functionele structuur kent maar bestaat uit gedecentraliseerde verantwoordelijkheden, minimale complexiteit, een goede balans tussen coördinatiebehoefte- en coördinatiemogelijkheden en dus lage parameterwaarden.

10 … zal de organisatie de ontwikkelingsmogelijkheid moeten vergroten door ervoor te zorgen dat de regelcapaciteit in een arbeidstaak zo groot mogelijk is.

11 … zal de organisatie over de mogelijkheid moeten beschikken om de het delen van kennis te bevorderen door de betrokkenheid te vergroten middels het vormen van een SSC. Om dit mogelijk

te maken moet de organisatie medewerkers betrekken bij de processen van de gehele organisatie die van invloed zijn op het SSC.

12 … zal de organisatie daarom de onnodige organisatie complexiteit moeten reduceren in het proces (er moet een logische samenhang zijn tussen de organisatorische eenheden en de verantwoordelijkheid voor een zo compleet mogelijk product of dienst). Hierdoor kun je een zichtbare, herkenbare en betekenisvolle bijdrage voor het proces leveren. Hiervoor is het nodig dat de regelcapaciteiten zijn gedecentraliseerd en het team wordt gezien als bouwsteen. Er moet een verantwoordelijkheid zijn voor een zo compleet mogelijk product of dienst.

13 … zal de organisatie medewerkers gericht invloed moeten laten uitoefenen op de besluiten in de organisatie. Om dit mogelijk te maken dient de organisatie het delen van kennis te bevorderen door de participatie van medewerkers in werkoverleg te stimuleren. Om dit mogelijk te maken moet de organisatie medewerkers de mogelijkheid geven om ook werkelijk mee te kunnen -weten, -denken, -werken, en -beslissen.

Figuur 4.2: Sociaal organisatorische voorwaarden voor de organisatie