86
Bijlagen
Bijlage 1 Uitgewerkte vragenlijst directie Centrum voor de Kunsten a7 1 Missie
Wat staat er in de missie, wat zijn de kernonderdelen?
De missie staat beschreven in het beleidsplan 2004-2007, welke dit jaar grondig zal worden herzien.
De missie zoals deze in 2003 is geformuleerd voor CvdKa7 geeft het doel van de instelling weer, overeenkomstig de statuten:
“ De Stichting heeft ten doel de bevordering van de kunstbeoefening, de kunstzinnige vorming en kunsteducatie in de ruimste zin, in ieder geval in de gemeentes Opsterland, Heerenveen, Ooststellingwerf en Weststellingwerf.
Kernonderdelen zijn dus het willen bevorderen van kunstbeoefening, de kunstzinnige vorming en kunsteducatie in ruimste zin. Tevens is een geografische afbakening weergegeven: de vier gemeentes waarin men opereert. De missie is vrij breed en vrij algemeen.
Daarbij is in het beleidsplan opgemerkt dat in de komende beleidsperiode dat voor wat betreft het Centrum voor de Kunsten a7 toegespitst zal zijn op de disciplines muziek en dans. De missie is vervolgens verder uitgewerkt in een tiental onderwerpen, te weten: de functies van het Centrum, de producten en diensten die het Centrum aanbiedt, de deelmarkten en klanten waarop het Centrum zich richt, het geografische gebied waarin het Centrum opereert, professionaliteit en kwaliteit die door het Centrum wordt nagestreefd, de economische doelstellingen, de uitgangspunten die men hanteert ten aanzien van de manier waarop men de producten en diensten wil aanbieden en welke groepen men wil bereiken, de houding ten opzichte van medewerkers, de manier waarop men de concurrentiepositie wil verbeteren en tot slot het imago dat men nastreeft.
Wordt de missie ook daadwerkelijk gebruikt als leidraad voor al het handelen? De missie wordt in het alledaagse beleid gebruikt. Het geeft aan wat de organisatie wil zijn, het is het geweten van de instelling. Het is ook geplaatst op de offsite van het CvdKa7, zodat medewerkers het ten allen tijde kunnen inzien. Daarnaast wordt het ook gebruikt bij het opstellen van het jaarverslag.
Welke ambities verwoord de missie?
Het willen bevorderen van kunstbeoefening, de kunstzinnige vorming en de kunsteducatie in ruimste zin. Dit betekent dat men op een heel groot gebied, namelijk alles wat onder die drie termen kan worden verstaan, van betekenis wil zijn in de genoemde gemeentes. Dit is een hele ambitieuze missie gezien de breedte ervan. (zijn er nog meer concrete ambities die ten grondslag liggen aan de missie??)
Is de missie beknopt of juist heel uitgebreid beschreven en waarom is daarvoor gekozen?
De missie zelf is vrij beknopt beschreven, maar wordt vervolgens uitgewerkt in tien deelgebieden, welke een goed beeld geven van wat men precies bedoelt met de missie en hoe men dit in de praktijk wil nastreven/bereiken. (waarom is ervoor gekozen om het op deze manier uit te werken?)
87
Wil men onderscheidend/leidend zijn op bepaalde gebieden (specialisatie) of streeft men een zo breed mogelijk aanbod na (diversificatie)?
Men wil zowel onderscheidend zijn als een zo breed mogelijk aanbod bieden. Vanuit de missie spreekt vooral het zo breed mogelijk willen zijn. De missie geeft niet aan of men onderscheidend/leidend wil zijn, het geeft geen kwaliteitsaanwijzing, slechts een algemene definiëring van de gebieden waarop men een bijdrage wil leveren aan de maatschappij (binnen de vier genoemde gemeentes).
Conclusies onderdeel missie
De missie zelf is vrij breed en algemeen, maar wordt verder uitgediept in tien onderdelen. Hij wordt gebruikt als leidraad voor het handelen, wat voor een goede verankering in het beleid zorgt.
2 Management
Wat is de opleiding/achtergrond van de managers?
Beide directeuren hebben het Conservatorium gevolgd, een HBO opleiding. De inhoudelijk directeur heeft daarnaast nog enkele cursussen op het gebied van management gevolgd.
Wie bepaalt de strategie/het beleid/het aanbod?
De directie/het bestuur gezamenlijk. Het zwaartepunt ten aanzien van het algemene beleid ligt bij de algemeen directeur, ten aanzien van artisticiteit ligt het zwaartepunt bij de inhoudelijk directeur.
Waarop wordt de strategie/het beleid/het aanbod gebaseerd?
De ambitie van het Centrum voor de Kunsten a7 om te groeien tot een organisatie waarin alle disciplines zijn vertegenwoordigd (breed aanbod) en waarbij het Centrum meerdere functies vervuld, dus niet alleen een educatieve functie, maar ook bijvoorbeeld een netwerkfunctie, makelaarsfunctie, podiumfunctie. Daarnaast wil men de instelling als geheel professionaliseren (wat gevolgen kan hebben voor de organisatiestructuur).
Hoe geeft men leiding aan de werknemers? Centraal/decentraal, top down/bottum up?
Hierbij moet onderscheid worden gemaakt tussen docerend en ondersteunend personeel. Het ondersteunende personeel wordt rechtstreeks door de directie aangestuurd, top down. Het docerend personeel is meer autonoom. Aansturing gebeurt door discipline / sectieoverleg en plenaire vergaderingen, maar geen directe aansturing. Het CvdKa7 is een platte, decentrale organisatie, maar de beslissingsbevoegdheden liggen wel centraal.
Waarom geeft men op die manier leiding aan de werknemers?
Ten aanzien van het docerend personeel kiest men voor een grote autonomie omdat de docenten een grote deskundigheid hebben op hun vakgebied, zij zijn de specialisten en kunnen de beste beslissingen nemen ten aanzien van de invulling van hun taken. De organisatie is groeiend, maar voorlopig nog te klein om een aparte aansturing te hebben voor het ondersteunende personeel, vandaar dat de directie hen rechtstreeks aanstuurt.
88
Hoe volgt het management de ontwikkelingen op de markt?
Door zelf alert te zijn, door de oren en ogen open te houden en proberen zoveel mogelijk signalen op te pikken. Men wordt niet door een externe organisatie op de hoogte houden, dit vooral omdat er momenteel nog onvoldoende informatievoorziening is vanuit externe organisaties. Men volgt wel eens cursussen bij de Kunstconnectie (de branchevereniging) op het gebied van nieuwe ontwikkelingen. Daarnaast wordt door De Kunstconnectie aan trendwatching gedaan en volgt men de uitkomsten hiervan. Docenten geven zelf ook suggesties voor nieuwe producten en diensten, bijvoorbeeld in de functioneringsgesprekken.
Waarom heeft men ervoor gekozen op die manier de ontwikkelingen te volgen? Omdat er momenteel nog onvoldoende informatie kan worden verkregen van externe partijen. De Kunstconnectie is zich wel steeds aan het verbeteren en zorgt steeds beter voor informatie, bijvoorbeeld door middel van de benchmarkstudie en het kwaliteitskader.
Op welke wijze stemmen algemeen en artistiek management hun plannen overeen? Hoe werken ze samen?
Men voert twee wekelijks een directie overleg. Hierbij worden werklijsten langsgelopen, waarop zaken staan die aangepakt moeten worden.
Wordt bij de bepaling van het aanbod ook gekeken naar wat andere Centra voor de Kunsten aanbieden?
Ja, men heeft persoonlijk contact met directies van andere Centra. Conclusies onderdeel management
Door groei van de organisatie is de huidige, zeer platte organisatiestructuur in de toekomst niet meer houdbaar. Er zullen meer bevoegdheden en taken gedelegeerd moeten worden. Men houdt de ontwikkelingen in de markt wel in de gaten, maar er is nog geen structuur opgezet om die om te zetten in het aanbod.
3 Personeel
Hoeveel medewerkers heeft de organisatie? Ongeveer 80
Hoeveel procent van de medewerkers is ondersteunend, hoeveel procent docerend en hoeveel procent leidinggevend?
25% van de medewerkers behoort tot het ondersteunend personeel (waaronder de directie). Dit zijn dus ongeveer 20 medewerkers. De overige 75% behoort tot het docerend personeel. Dit zijn ongeveer 60 medewerkers.
Hoe wordt het personeel betrokken bij de beleidsvorming?
Door middel van het discipline / sectieoverleg, functioneringsgesprekken en plenaire overleggen. Daarnaast is er door de directie een beleidswerkgroep opgericht welke bestaat uit 5 docenten vanuit diverse disciplines / secties. Momenteel komt men nog onvoldoende frequent bijeen, waardoor de voortgangsprocessen en nieuwe initiatieven en ontwikkelingen te lang duren of onvoldoende worden ontwikkeld.
89
Wordt er veel met vaste contracten gewerkt of vooral met tijdelijke krachten? Het grootste deel van de medewerkers heeft een deeltijd aanstelling voor onbepaalde tijd. Dit is historisch zo gegroeid, in het verleden kreeg men vaak een contract voor onbepaalde tijd. Tegenwoordig werkt men vaker op basis van losse (tijdelijke) contracten, dit kan zijn voor 1 of meerdere cursussen, maar ook voor 1 of meerdere jaren. Hier is voor gekozen om de flexibiliteit van de organisatie te verhogen.
De medewerkers worden door de directie of door medewerkers gescout. Daarnaast voert men overleg met de vakopleidingen (MBO en HBO) en verkrijgt men nieuwe medewerkers via open sollicitaties.
Waar werken de tijdelijke krachten eventueel naast deze organisatie?
Bij andere instellingen (Centra voor de Kunsten, creativiteitscentra, muziek/dansscholen etc), men kan privélessen verzorgen of zelf uitvoerend kunstenaar zijn.
Maakt men vooral gebruik van generalisten of specialisten?
Zowel van generalisten als specialisten. Onder generalisten verstaat men medewerkers die twee of meer cursussen kunnen verzorgen per discipline/sectie. Men heeft zowel vaste generalisten en specialisten in dienst alsook flexibele contracten met generalisten en specialisten.
Waarom kiest men voor het gebruik van generalisten of specialisten?
Dit is afhankelijk van de werksoort, het type cursus. Generalisten verzorgen voornamelijk schoolprojecten.
Hoeveel vrijheid heeft het personeel bij het inrichten van de cursussen? (gebruik van standaard boeken, methoden, diploma’s , cursusduur, opbouw, lestijden, inkoop materiaal etc)
Docenten zijn vrijwel geheel vrij in het bepalen van al deze aspecten (met uitzondering van de HaFaBraSla opleidingen, welke landelijk zijn vastgelegd). De lesmethode en inhoud van cursussen en groepslessen wordt vaak door de docent bepaald, daarnaast kan via individuele lessen en met behulp van een tienlessenkaart ingegaan worden op de wensen van de cursist.
Op wat voor manieren is er (beroepshalve) contact tussen personeelsleden? Alleen via discipline / sectieoverleg en plenair overleg. Dit is vooral contact binnen de eigen discipline, multidisciplinaire overleggen zijn er eigenlijk niet. Dit is zo vanuit de historie gegroeid. Er zijn wel een paar themaochtenden gehouden waarbij alle disciplines waren uitgenodigd, maar vaak blijft men dan binnen de eigen sectie contact houden. Interdisciplinair contact is zeldzaam.
Wordt er vooral gebruik gemaakt van eigen personeel of schakelt men ook veel (plaatselijke) kunstenaars/professionals in?
Er wordt vooral gebruik gemaakt van eigen personeel. Dit zijn vaak al mensen die naast hun werk voor het Centrum zelf actief zijn als kunstenaar/professional. Er worden geen speciale activiteiten ontwikkeld met kunstenaars die niet als docent zijn verbonden aan het Centrum.
90
Maakt de instelling ook gebruik van stagiairs? Zo ja, wat voor soort stagiairs, op welke gebieden en waarom op die gebieden?
Ja, zowel op HBO als op MBO niveau. Op ondersteunend gebied heeft men vooral P&O stagiairs (HBO niveau). Daarnaast heeft men secretariaatsstagiairs op MBO niveau. De duur en omvang van de stage hangt af van de opleiding die men volgt. Op docerend gebied heeft men Conservatoriumstudenten op het gebied van muziek (HBO studenten). Daarnaast heeft men voor de danssectie MBO studenten van de Dansopleiding CIOS. De keuze hiervoor is vooral ingegeven door het aanbod van opleidingen in de regio. HBO dansopleiding zit te ver weg, Conservatorium is altijd een HBO opleiding.
Van welke opleidingen betrekt men dan voornamelijk stagiairs en waarom dan voornamelijk van die instellingen en niet van andere?
Men betrekt muziekstudenten van de Noordelijke conservatoria (Groningen en Zwolle) omdat deze het meest nabij zijn. Reisafstanden vanaf de overige conservatoria zijn over het algemeen te groot. De P&O studenten komen van de Hanzehogeschool te Groningen. Dit is historisch zo ontstaan, door toeval, en de relatie wordt nog steeds onderhouden. De MBO dansopleiding is de enige opleiding op MBO niveau in de buurt. Nabijheid is het belangrijkste criterium bij het betrekken van studenten van verschillende opleidingen / opleidingsinstituten.
Worden stagiairs ook gebruikt voor het op de hoogte blijven van actuele ontwikkelingen en het toepassen/kennis maken met nieuwe technieken?
Nee, helaas blijkt dat de instelling vaak beter op de hoogte is van actuele ontwikkelingen dan de stagiairs, welke het de stagiairs moet overbrengen gedurende de stage.
Worden stagiairs ook ingezet voor het ontwikkelen/uitvoeren van nieuw aanbod of vooral als ondersteuning huidig personeel/aanbod?
Op docerend gebied lopen de stagiairs vaak mee met de docenten en soms geeft men een deel van een les. Er wordt door hen geen nieuw aanbod ontwikkeld omdat daarvoor de vaardigheden en kennis vaak ontbreken. Stagiairs op ondersteunend gebied zijn vooral bezig met uitvoerende taken (MBO secretariaat) of met een bepaald project (HBO P&O).
Conclusies onderdeel personeel
Personeel wordt wel betrokken bij beleidsvorming, maar overleggen vinden nog te weinig structureel plaats en de uitkomsten van de overleggen worden niet structureel opgepakt. Vrijheid van medewerkers ten aanzien van de invulling van hun werkzaamheden is groot. Door grotendeels met vaste contracten te werken is er weinig flexibiliteit ten aanzien van het personeelsbestand. Stagiairs worden voornamelijk ondersteunend ingezet.
4 Financiën
Welke overheden verstrekken de organisatie bijdrages? (landelijk, provinciaal of lokaal)
Alleen de gemeentes verstrekken bepaalde budgetten. Door de overheid is bepaald dat regionale Centra voor de Kunsten tot het gemeentelijk beleid behoren en alleen door hen financieel worden ondersteund.
91
Heeft men naast overheidsbudgetten ook andere inkomsten?
Voornamelijk les- en cursusgelden, een zeer klein deel sponsoring en overige inkomsten uit verhuur van bijvoorbeeld instrumenten of gebouwen. De lesgelden omvatten zowel die voor particuliere leerlingen / cursisten, als de lesgelden van (leerlingen van) basisscholen en scholen voor het voorgezet onderwijs en overige instellingen zoals Talant.
Hoeveel procent van de inkomsten bestaat uit gemeentelijke bijdrages, hoeveel uit eigen inkomsten?
Ongeveer 1/3 bestaat uit eigen inkomsten, waarbij de sponsoring marginaal is, en 2/3 van de inkomsten bestaat uit gemeentelijke bijdragen. De budgetten die men van de vier gemeentes ontvangt bestaan uit een vast bedrag, welke relatief onafhankelijk zijn van het aantal cursisten dat men heeft. Vanwege deze manier van financieren is er een maximum aan het te plaatsen cursisten. Dit geldt alleen voor sommige pakketen waar een relatie is tussen het aantal leerlingen en de lesduur, zoals bijvoorbeeld de HaFaBraSla opleidingen. Deze budgetten wordt eenmaal per vier jaar vastgesteld op basis van voorgaande budgetten, op basis van overeengekomen prestaties en het budget wat de gemeente beschikbaar heeft gesteld voor kunst en cultuureducatie. Welk deel van de eigen inkomsten haalt men binnen met activiteiten voor de particuliere markt en welk deel door activiteiten voor de zakelijke markt?
Dit is niet bekend, wordt niet apart ingeboekt. Men schat dat 80% bestaat uit opbrengsten uit de particuliere markt en 20% uit opbrengsten van de zakelijke markt. Heeft men naast overheidsbijdrages ook nog inkomsten uit andere budgetverstrekkende instanties, bijvoorbeeld stichtingen?
Nee
Zijn de inkomsten van aanbod/activiteiten op de zakelijke markt te gebruiken voor initiatieven voor de particuliere markt?
Ja, alle inkomsten zijn ongemerkt. Dit betekent dat al het geld dat binnenkomt gebruikt wordt voor de uitvoering van alle activiteiten, het maakt niet uit waar het geld vandaan komt of waar het naartoe gaat.
Zijn de zakelijke activiteiten voldoende winstgevend om de opbrengsten op andere gebieden te kunnen inzetten?
Men streeft er wel naar om winst te maken op zakelijke activiteiten. Het geld dat hieruit voortkomt kan dan worden ingezet voor de andere activiteiten van het Centrum. De meeste zakelijke activiteiten zijn winstgevend, niet alle.
Zijn inkomsten uit zakelijke activiteiten een goede financiële basis om de toekomst van de organisatie veilig te stellen?
Het is een mooie aanvulling op het budget, maar nog geen voldoende financiële basis om de toekomst van de organisatie veilig te stellen.
Conclusies onderdeel financiën
Gemeentelijke bijdrages vormen nog een belangrijke financiële basis. De eigen inkomsten bestaan voor het grootste deel uit inkomsten uit de particuliere markt.
92
5 Locaties/Vestigingen
Heeft men meerdere vestigingen, zo ja hoeveel? Men heeft 6 grote locaties en 10 kleine locaties Waarom heeft men meerdere vestigingen?
Om het product bij de klant te brengen. Indien bepaalde voorzieningen te ver reizen zijn voor de klant, dan zal men geen gebruik meer maken van de diensten/ de producten niet aanschaffen.
Zijn alle vestigingen in eigendom of wordt er gehuurd van andere instanties? Dit verschilt per vestiging. Men heeft geen van de panden in eigendom. Een groot deel wordt gehuurd (voornamelijk van de gemeente of van stichtingen) en een deel wordt door het Centrum geëxploiteerd en beheerd. Daarnaast wordt nog een klein deel om niet ter beschikking gesteld door de gemeente.
Van welke instanties wordt er gehuurd en waarom?
Voornamelijk de gemeentes en de kleinere locaties zoals dorpshuizen en zaaltjes van kerken vaak van stichtingen.
Worden de vestigingen gedeeld met andere organisaties en zo ja, welke?
Dit verschilt per vestiging. Vaak wordt dit gedeeld met allerhande andere organisaties, dit is voor iedere locatie anders.
Hoe is de inrichting van de vestigingen (modern/goed onderhouden)?
Verschilt per gebouw of het in goede of slechte staat is en of dit nieuw of oud is. Aangezien men geen van de gebouwen in eigendom heeft, heeft men geen beslissingsbevoegdheid over de inrichting.
Wie is verantwoordelijk voor de inrichting van de vestigingen?
De verhurende partij of de partij die het pand ter beschikking stelt, dus vaak de gemeente of een stichting.
Wat is het beleid tav de inrichting van de vestigingen?
Dit verschilt, momenteel heeft men geen beslissingsbevoegdheid over de inrichting maar wil dit graag veranderen. Het CvdKa7 wil de inrichting zelf in beheer krijgen en kunnen bepalen welke voorzieningen er moeten komen.
Heeft het aantal vestigingen ook invloed op aantal klanten/ breedte van het aanbod?
Ja, doordat men veel vestigingen heeft bereikt men meer klanten dan indien men slechts een paar hoofdvestigingen zou hebben. Op grotere vestigingen is het aanbod breder dan op de kleinere vestigingen.
Is de organisatie van oudsher op de huidige locaties gevestigd? Ja, in ieder geval de afgelopen twintig jaar.
Staan de locaties bekend als vestiging van de organisatie? (dé muziekschool als markeerpunt in de omgeving)
93
Conclusies onderdeel locaties / vestigingen
Geen van de vestigingen zijn in eigendom van het Centrum. Men streeft er wel naar in de toekomst meer beslissingsbevoegdheden te krijgen ten aanzien van de inrichting van de panden. Doordat men vele vestigingen heeft, bereikt men meer mensen uit het verzorgingsgebied.
6 Communicatie
Wie is er verantwoordelijk voor het communicatieplan en het marketingplan? De directie (de inhoudelijk directeur voornamelijk). Er is een communicatieplan in ontwikkeling, dit moet nog nader ingevuld worden.
Wie stelt het communicatieplan en het marketingplan op? De inhoudelijk directeur
Wie verzorgt de dagelijkse communicatie binnen de organisatie?
Ten aanzien van speciale activiteiten is de inhoudelijk directeur verantwoordelijk. Het ondersteunende personeel verzorgt voornamelijk de dagelijkse communicatie.
Wordt alle communicatie zelf verzorgd of wordt er ook uitbesteed? Dit verzorgt men zelf
Waarom verzorgt men zelf of besteed men uit?
Men verzorgt dit zelf omdat de kennis ten aanzien van hetgeen dat gecommuniceerd moet worden binnen de organisatie ligt. Indien men zou uitbesteden moet men deze kennis eerst overdragen aan de externe partij, wat tijdrovend en kostbaar is.
Wie verzorgt de vormgeving van de communicatie?
Een medewerker van het Centrum. Deze persoon heeft hiervoor geen speciale opleiding genoten, maar is er in gegroeid.
Is dit verschillend per onderdeel van de communicatie (website, brochure, briefpapier)?
Een reclamebureau heeft de huisstijl ontwikkeld. Deze wordt gebruikt voor alle communicatie, welke door één medewerker wordt verzorgd.
Wordt de vormgeving regelmatig geüpdate?
Ja, indien nodig doet men dit zelf of in overleg met het reclamebureau.