Vanuit het verleden werd de HR afdeling van ForFarmers voornamelijk als personeelzaken gezien. Wanneer lijnmanagers problemen hadden met medewerkers, iets wilden regelen of iets niet begrepen, werd dat bij HR neergelegd. HR werd ook niet als HR gezien, maar als de afdeling die personeelsfeestjes organiseerde en er voor zorgde dat de salarissen op orde waren. Daarnaast was het de afdeling waar alles wat met personeel te maken had over de schutting werd gegooid. De rol van HR is nu veranderd. In plaats van uitsluitend aan de zijlijn te staan, denken zij nu mee en hebben ze een coachende, adviserende en ondersteunende rol ten op zichte van de lijn. Opvallend is dat een aantal lijnmanagers aangeeft dat ze het gevoel hebben dat HR altijd in de lijn heeft gelegen bij ForFarmers. Hier wordt wel als kanttekening bij vermeld dat dit waarschijnlijk ook afhankelijk is van het verantwoordelijkheidsgevoel van de betreffende lijnmanager.
De overname van Hendrix heeft een grote rol gespeeld in het veranderingsproces van HR. De meningen zijn verdeeld over waar HR in de lijn verder ontwikkeld was: bij ForFarmers of bij Hendrix. De directeur HR denkt dat de procedures op papier beter op orde waren bij Hendrix, maar dat dit niet gold voor de uitvoering. De lijnmanagers vinden dat de inmenging van Hendrix zeker merkbaar is. Er wordt genoemd dat zaken meer tijd in beslag nemen, dat het chaotischer is geworden en dat de kwaliteit van de uitvoering er op achteruit is gegaan. Als mogelijke reden hiervoor wordt het feit dat de organisatie complexer is geworden genoemd.
De lijn heeft een bepaalde verwachting van HR en HR heeft op haar beurt een beeld voor ogen over de manier waarop zij handen en voeten willen geven aan het begrip ‘HR in de lijn’. Opvallend genoeg is hier behoorlijk veel overeenstemming over. Wanneer gevraagd wordt wat er onder HR in de lijn verstaan wordt binnen ForFarmers, zijn de antwoorden als volgt:
De verantwoordelijkheid voor de medewerker ligt in de lijn
De technische afwikkeling ligt bij HR, bijvoorbeeld wanneer de Wet Verbetering Poortwachter in beeld komt
Het leiderschap van de leidinggevenden
Uitvoerende (operationele) HR taken liggen in de lijn
Zelfredzaamheid van leidinggevenden
Het ondernemen van acties ligt in de lijn (bijvoorbeeld contact opnemen met een zieke medewerker)
HR biedt de lijn handvaten
HR is verantwoordelijk voor de grote lijnen: missie, visie, strategie
HR moet de richting aangeven: waar willen we naar toe?
HR faciliteert de lijn, bijvoorbeeld in het aanleveren van de procedures en instrumenten waar de lijn behoefte aan heeft
HR heeft de lijn als klant, de lijn heeft de medewerker als klant
Dit zijn antwoorden die zowel door HR medewerkers als lijnmanagers gegeven zijn. Hoewel bovenstaande antwoorden de indruk wekken dat HR en de lijn toch redelijk eensgezind zijn over de betekenis van HR in de lijn, is er van weerszijden nog wel het nodige commentaar over waar het aan ontbreekt. Het gaat vaak om kleine irritaties, die ingedeeld kunnen worden in grotere groepen. Zo valt bijvoorbeeld de uitspraak
‘procedures ontbreken of zijn niet compleet’ onder ‘het huis is niet op orde’. En vallen alle termen als ‘zaken terugleggen’, ‘geen verantwoordelijkheidsgevoel’ en ‘over de schutting gooien’ onder ‘gebrek aan
verantwoordelijkheidsgevoel’. Dit is schematisch weergegeven in onderstaande tabel.
HR De lijn Algemeen
Het huis is niet op orde Gebrek aan verantwoordelijkheidsgevoel Een ideaalbeeld ontbreekt nog Ideeën worden niet altijd
duidelijk gecommuniceerd
Beschikken nog niet over voldoende leiderschapskwaliteit
Het begrip ‘HR in de lijn’ leeft nog niet in de organisatie
Bewust of onbewust delen de geïnterviewden HR in aan de hand van twee aspecten: het administratieve vlak en het menselijke vlak. De directeur HR noemt dit functioneel HR en people management. Zowel HR als de lijn zijn verantwoordelijk voor beide gebieden. Hoewel functioneel HR voornamelijk neerkomt op uitvoerende taken (het invullen van formulieren, ziekmeldingen doen) ligt dit niet uitsluitend in de lijn. Met name de HR Support Officers en de HR Administrator zijn voor een groot deel verantwoordelijk voor operationele taken. De lijnmanagers hebben naast de uitvoerende taken ook zeker te maken met people management. Als
Pagina | 76
leidinggevenden moeten zij in staat zijn hun mensen te inspireren, motiveren en stimuleren om het beste uit ze naar boven te halen. Volgens de directeur HR heeft iedereen (HR en de lijn) wel hetzelfde idee over functioneel HR. Het people management gedeelte is echter nog niet helder en ook lang niet iedereen heeft decompetenties om een goede ‘people manager’ te zijn.
En wat is nou HR in de lijn volgens ForFarmers? De directeur HR geeft een definitie die tegelijkertijd zijn eigen visie en die van de afdeling HR en het lijnmanagement weerspiegelt:
‘Voor alle traditionele processen zijn de klantontkoppelpunten goed gedefiniëerd. Helder is wie wat, wanneer en waar doet, zowel voor de lijn als de HR afdeling. Het conform onze vastgestelde waarden, leidinggeven aan teams, op een zodanige wijze dat mensen gemotiveerd en geïnspireerd worden binnen deze organisatie en met plezier hun dingen doen.’
Met deze uitspraak geeft de directeur HR duidelijk de splitsing tussen functioneel HR en people management aan. Het eerste gedeelte van de zin slaat op de uitvoerende taak van de lijn en het faciliteren door HR, het tweede gedeelte slaat op het effectief leiderschap van de lijn, waarbij HR de tools aanlevert.