De HR Business Partner legt uit dat de HR taken zijn verdeeld aan de hand van verschillende functies. Er is een HR Manager, daaronder drie HR Business Partners, daar weer onder twee HR Support Officer en aansluitend één HR Administrator. De salarisadministratie hoort in zekere zin ook bij HR. Hun taak is om alle
werkzaamheden te verrichten die horen bij het op de juiste manier verwerken van de salarissen. De
administratieve ondersteuning, de HR Administrator, zit heel erg in de uitvoering. Hierbij valt te denken aan het maken van contracten, in en uit dienst, brieven maken, een stukje urenregistratie en het registreren van ziekteverzuim. De verschillende functies overlappen elkaar voor een deel. Zo zit de HR Administrator aan de bovenkant tegen de HR Support Officer aan. Deze zal ook nog veel brieven maken, maar zal zich meer
bezighouden met projectmatige zaken. Zo ligt bijvoorbeeld het verspreiden van de juiste informatie niet bij de Administrator, maar bij Support. De Support Officer gaat ook het gesprek aan met de medewerker.
Bijvoorbeeld bij indiensttredinggesprekken en de eerste schifting bij werving en selectie (met name lagere functies). De Support Officer raakt aan de bovenkant op zijn beurt weer de functie van de HR Business Partner. Deze zal andere gesprekken voeren, bijvoorbeeld werving en selectiegesprekken voor hogere functies en gesprekken met ziekteverzuimgevallen. De Business Partner is ook meer gesprekspartner van de
leidinggevende bij cases waar ze mee zitten. Denk aan het niet functioneren van een medewerker,
ontwikkeling of een openstaande vacature. De rol van de Business Partner is meer beleidsmatig en neigt naar het strategische. Aan de bovenkant ontmoet deze functie de directeur HR, de strategische laag van de afdeling. De directeur HR deelt de functies graag in percentagevaten in. Zo zegt hij dat 70% van zijn functie niet
strategisch is. 30% wel en daar wordt hij voor betaald en op afgerekend, zo stelt hij. 60% van zijn functie gaat uit naar het aanwezig zijn bij gesprekken en het oplossen van problemen. Het zelf typen beslaat nog zo’n 10%. De HR Business Partner typt nog zo’n 40%. Dit is naar zijn mening eigenlijk nog te veel. Dit zou lager in de afdeling moeten liggen. Nog eens 40% gaat naar de begeleiding in de lijn en 20% wordt besteed aan het ondersteunen van de denkprocessen van de directeur HR en de CEO’s. De Support Officers hebben strategisch gezien bijna geen rol, totdat de directeur HR hen vraagt mee te denken met bepaalde processen. Het
strategische gedeelte van hun functie beslaat slechts 10%. Zij houden zich voornamelijk bezig met projecten (30%) en operationele taken (60%). De directeur geeft echter wel aan dat deze functie aardig wat ‘krenten in de pap’ heeft, omdat zij door uitdagende taken en projecten zeker een goed toekomstperspectief hebben. De HR Administrator heeft 80% operationeel ‘typewerk’, zoals hij het omschrijft. Hij zegt er wel gelijk achteraan dat hij de Administrator daarmee tekort doet, omdat deze functie weldegelijk van belang is voor HR. De overige 20% van deze functie wordt beslagen door het meedenken in teamverband van de HR afdeling.
Dit is in grote lijnen de verdeling binnen de HR afdeling. Schematisch gezien zou het weergegeven kunnen worden zoals in figuur 12.1.
Vervolgens is het van belang om te weten wat de taakverdeling tussen HR en de lijn is. De lijn en HR moeten elkaar van beide kanten faciliteren. HR moet zorgen dat de lijn beschikt over de juiste formulieren en informatie. De lijn is er op zijn beurt verantwoordelijk voor dat zij hier op de juiste manier mee omgaan en alles aanleveren bij HR op een manier dat HR de vervolgstappen weer kan ondernemen. Een echt heldere taakverdeling is er op dit moment niet. Daar wordt echter aan gewerkt. Als voorbeeld noemt de HR Business Partner de procedure voor indiensttreding. Er wordt een checklist opgesteld die per stap aangeeft waar de
verantwoordelijkheid voor de betreffende taak ligt: bij HR of bij de lijn. Deze rolverdeling moet vastgelegd worden, zodat ook de lijn weet wat ze kunnen en moeten doen, waar ze het kunnen vinden en wat er van hen verwacht wordt.
Figuur 8.6 Verdeling binnen de HR afdeling van ForFarmers
Directeur HR
Strategisch 30% Beleidsmatig 60% Operationeel 10%HR Business
Partner
Strategisch 20% Beleidsmatig 40% Operationeel 40%HR Support
Officer
Strategisch 10%
Beleidsmatig 30%
Operationeel 60%
HR
Administrator
Strategisch - Beleidsmatig 20% Operationeel 80%Pagina | 78
Ten opzichte van de lijn heeft HR zowel een adviserende als een ondersteunende rol. De lijn wil graag dat HR beslissingen neemt, maar HR spoort vanuit de adviserende rol de lijnmanager juist zoveel mogelijk aan om dit zelf te doen.Wat er nog aan schort is in het algemeen duidelijkheid: wie doet wat? De functiebeschrijvingen van de HR Business Partners zijn momenteel gereed. Wanneer de overige HR functiebeschrijvingen klaar zijn, hopen ze hier ook meer duidelijkheid mee te scheppen. Daarnaast zal het ook helpen wanneer de verschillende procedures, zoals hier voor beschreven met de indiensttreding procedure, zijn uitgewerkt.
De functieomschrijvingen voor de verschillende HR functies zijn nog niet compleet, op die van de HR Business Partner na. Er bestaat dus nog geen helder overzicht van de exacte taken- en verantwoordelijkheden per functie.
Naast de taakverdeling binnen HR is de taakverdeling tussen HR en de lijn van belang. Momenteel is er nog geen heldere taakverdeling aanwezig. Er is nog niet per procedure uitgewerkt wie welke verantwoordelijkheid en taak heeft in een proces. Onlangs is de HR jaarcyclus opgesteld. Binnen deze procedure is dit allemaal wel geregeld en dit is ook duidelijk gecommuniceerd naar de lijn.
Wat wel duidelijk is, is de rol van HR ten opzichte van de lijn. HR moet zorgen dat de lijn beschikt over de juiste formulieren en informatie, de juiste ‘tools’. Zij hebben zowel een adviserende als een ondersteundende rol tegenover de lijn.