Aanbevelingen gebaseerd op conclusies en theorie

De deelvragen zoals die eerder in dit onderzoek geformuleerd zijn, waren gebaseerd op de drie belangrijkste aspecten van de situatie: het begrip HR in de lijn op zich, de vormgeving ervan binnen de organisatie en de ervaringen ermee van zowel HR als de lijn. Per aspect (en dus per deelvraag) zullen nu de aanbevelingen volgen.

 Een ‘denktank’ introduceren om te sparren en plannen door te voeren.

Toelichting De aanbevelingen die gedaan worden zijn bijna allemaal veelomvattend en kosten veel tijd en inspanning. Om deze reden wordt aanbevolen om een kleine groep te selecteren, bestaande uit bijvoorbeeld twee HR medewerkers, twee lijnmanagers en twee medewerkers, die gemotiveerd zijn om onderstaande aanbevelingen in de praktijk te brengen. Er wordt bewust gekozen voor zowel HR medewerkers als lijnmanagers, om het draagvlak te kunnen vergroten en de onderwerpen vanuit verschillende perspectieven te kunnen belichten. Op deze manier kan de lijn worden betrokken bij de HR beleidsontwikkeling. Wanneer HR hier alleen verantwoordelijk voor wordt gemaakt, bestaat de kans dat er weerstand vanuit de lijn zal ontstaan.

Taakverdeling De directeur HR wijst in overleg met een HR Business Partner of HR Support Officer een aantal personen aan die de ‘denktank’ gaan vormen. Voorwaarde is dat de aangewezen personen ook daadwerkelijk gemotiveerd zijn hier deel van uit te maken. Ze moeten het belang ervan inzien en zich verantwoordelijk voelen. Vervolgens kan deze groep zelf

beslissen wie waar in het proces verantwoordelijk voor is. Dit kan per interventie verschillen. Werkwijze Bij elke verandering die HR door wil voeren overlegt de ‘denktank’. Het onderwerp dat aan de orde is wordt besproken en van verschillende kanten belicht. Vervolgens wordt een plan van aanpak (per interventie) opgesteld over hoe iets uitgevoerd gaat worden en wie welke verantwoordelijkheid op zich neemt. Er wordt overlegd over hoe draagvlak gecreëerd kan worden voor de door te voeren verandering en er wordt bekeken welke partijen hierbij betrokken moeten worden (bijvoorbeeld directie). Er wordt voor gezorgd dat alle

betrokkenen op de hoogte gesteld worden van de verandering door middel van duidelijke communicatie. Ook wordt in kaart gebracht wat er nodig is voor de interventie, bijvoorbeeld een cursus of training. Tijdens het doorvoeren van de verandering overlegt de ‘denktank’ regelmatig over het verloop ervan. Aan het einde van dit hoofdstuk staat de rol van HR in het hele proces beschreven. Wanneer de denktank wordt ingevoerd, kan een deel van deze verantwoordelijkheden ook bij de denktank neergelegd worden.

Het begrip HR in de lijn

 Een eenduidige omschrijving formuleren voor het begrip HR in de lijn binnen ForFarmers en deze helder communiceren binnen de organisatie.

Toelichting Om draagvlak te creëren voor het begrip HR in de lijn moet dit duidelijk omschreven worden. Er zal hiervoor dus een eenduidige definitie moeten komen. Deze hoeft niet zozeer gebaseerd te zijn op het literaire begrip HR in de lijn, maar moet betrekking hebben op de associatie die ForFarmers ermee heeft. Er moet gestreeft worden naar een praktisch hanteerbare,

Pagina | 37

Taakverdeling De directeur HR en een HR Business Partner gaan het begrip HR in de lijn definiëren. Dit

onderzoek kan hiervoor als bron worden gebruikt. De afdeling communicatie is in overleg met HR verantwoordelijk voor het communiceren van het begrip. Wanneer de denktank wordt ingezet, kan binnen deze groep ook iemand aangewezen worden die verantwoordelijk is voor de communicatie van deze en vergelijkbare zaken.

Werkwijze Voor het definiëren van het begrip HR in de lijn moet niet alleen naar een theoretische omschrijving gekeken worden. Om draagvlak te creëeren moet ook duidelijk gemaakt worden waarom ForFarmers HR in de lijn wil en wat het doel ervan is. Verder moet duidelijk in kaart worden gebracht wat HR in de lijn in de praktijk betekent. Welke rol heeft HR en welke rol heeft de lijn? Wanneer dit allemaal helder is en ook duidelijk op papier staat, kan dit gecommuniceerd worden naar alle betrokken partijen.

De vormgeving van HR binnen ForFarmers

 De verantwoordelijkheden van zowel HR als de lijn duidelijk in de functieomschrijvingen opnemen. Toelichting Wat betreft de vormgeving van HR binnen de organisatie is de eerste voorwaarde dat de

verantwoordelijkheden van zowel HR als de lijn duidelijk in de functieomschrijvingen moeten staan. Voor alle functies binnen HR moeten dan ook heldere functieomschrijvingen komen. De HR verantwoordelijkheden die in het pakket van de lijn horen, moeten ook daadwerkelijk in hun functieomschrijvingen opgenomen worden. Op deze manier kan iedereen de

verantwoordelijkheid voor zijn eigen takenpakket op zich nemen.

Taakverdeling De directeur HR en de direct leidinggevenden van de lijnmanagers zijn verantwoordelijk voor het opnemen van de taken in de functieomschrijvingen. Aangezien het opstellen van functieomschrijvingen een HR taak is, zal HR de leidinggevenden van het lijnmanagement waar nodig ondersteunen in het opstellen van de functieomschrijvingen.

Werkwijze Eerst moet bepaald worden in hoeverre de functieomschrijvingen gespecificeerd moeten worden. Moeten deze alleen de grote lijnen beslaan of daadwerkelijk alle afzonderlijke taken inhouden? Om deze functieomschrijvingen te kunnen realiseren, moet eerst per procedure het eerder genoemde klantontkoppelpunt bepaald worden. HR zal dit per procedure moeten doen. Waar dit ontkoppelpunt moet liggen, kan ook een onderwerp zijn om binnen de denktank te bespreken. Ook moet helder zijn wat de HR-competenties zijn waarop lijnmanagers beoordeeld gaan worden. Enkele suggesties: het voeren van gesprekken met medewerkers, het coachen en stimuleren van medewerkers, het op de juiste manier verwerken van administratieve HR taken. HR ziet er op toe dat de functieomschrijvingen die opgesteld worden helder en eenduidig zijn.

 De HR verantwoordelijkheden van de lijn opnemen in hun functioneringsgesprekken.

Toelichting Wanneer HR aangeeft dat HR taken toch echt binnen het pakket van de lijn horen, zou het niet meer dan logisch moeten zijn dat dit ook meegenomen wordt in de

functioneringsgesprekken. Zo kan ook gericht en op individueel niveau aandacht besteed worden aan de punten waar de lijn nog moeite mee heeft en zich nog verder in kan ontwikkelen.

Taakverdeling Deze verantwoordelijkheid ligt bij de direct leidinggevenden van de lijnmanagers. Zij moeten het uitvoeren van HR taken een vast onderwerp binnen de functioneringsgesprekken maken. HR heeft hier een ondersteunende rol in.

Werkwijze De leidinggevenden van het lijnmanagement nemen het uitvoeren van HR taken op in de functioneringsgesprekken met de lijnmanagers. Deze functioneringsgesprekken zullen voor een groot deel gebaseerd zijn op de functieomschrijvingen, waar in de nieuwe situatie ook de HR taken in opgenomen zullen zijn. Om toe te zien op een goede gespreksvoering is het aan te bevelen dat een HR Business Partner af en toe plaatsneemt bij dergelijke gesprekken. De

Pagina | 38

HR Business Partner kijkt dan in hoeverre de leidinggevende het uitvoeren van HR taken op de juiste manier evalueert met de lijnmanager. De HR Business Partner geeft naderhand

verbeteringspunten aan en zo kan een leidinggevende gecoacht worden in de gespreksvoering.

 De HR strategie beter afstemmen op de organisatiestrategie voor een betere samenwerking tussen HR en de lijn.

Toelichting Voor het beste resultaat zou het hele HR beleid opnieuw ingezien en heringericht moeten worden, maar gezien de tijd die dit gaat kosten is dit in de praktijk waarschijnlijk niet haalbaar. Wel kan de HR afdeling gezamenlijk zorgen dat het HR beleid op zoveel mogelijk cruciale punten verbeterd wordt om meer aansluiting te vinden bij de organisatiestrategie. Om de kennis van de organisatiestrategie up to date te houden is het nodig dat de directeur HR regelmatig contact heeft met iemand uit de organisatie die uitgebreide kennis heeft van de organisatiestrategie van ForFarmers. Zo blijft HR op de hoogte van de organisatiestrategie en kunnen zij zich hier bij aansluiten.

Taakverdeling De directeur HR is verantwoordelijk voor de HR strategie. Hij zal dan ook het initiatief moeten nemen om met de board om tafel te gaan om te kijken hoe het komt dat de HR strategie niet aansluit bij de organisatiestrategie. Samen zullen zij moeten overleggen hoe er voor gezorgd kan worden dat de HR strategie meer op commercie en beheersing gericht kan worden. Werkwijze De directeur HR bekijkt samen met degene die verantwoordelijk is voor de

organisatiestrategie waar de HR strategie afwijkt van de organisatiestrategie. Zoals al in dit onderzoek is aangetoond gaat het er vooral om dat de HR strategie te weinig op beheersing en commercie is gericht. De directeur HR stelt aan de hand hiervan een vernieuwde HR strategie op die beter aansluit bij de organisatiestrategie. Hier wordt vervolgens met behulp van de HR Business Partners beleid op gemaakt. Het vervolg hiervan wordt in de volgende aanbeveling besproken.

 De HR praktijken opnieuw inrichten op basis van de vernieuwde HR strategie.

Toelichting Wanneer een sterke verticale uitlijning is gerealiseerd, moeten de HR praktijken opnieuw ingericht worden op basis van de vernieuwde HR strategie. Wanneer HR zich eerst richt op het versterken van de horizontale uitlijning, zal de situatie waarin de horizontale uitlijning sterk is en de verticale uitlijning zwak, onveranderd blijven. Wanneer HR zich eerst richt op het verbeteren van de verticale uitlijning en vervolgens de HR praktijken hierop inricht, zullen de HR praktijken automatisch in lijn zijn met de organisatiestrategie. Hierdoor zal een situatie ontstaan met zowel een sterke horizontale- als een sterke verticale uitlijning.

Taakverdeling Wanneer de directeur HR een HR strategie heeft geintroduceerd die aansluit op de organisatiestrategie, wordt dit in samenwerking met de HR Business Partners vertaald in beleid. Vanuit dit beleid worden de HR praktijken opnieuw ingericht. De HR Support Officers en HR Administrator zijn verantwoordelijk voor het uitvoerende gedeelte hiervan.

Werkwijze De HR praktijken zijn tijdens dit onderzoek ingedeeld in vier onderdelen: in-, door- en uitstroom, werksystemen, opleiding & ontwikkeling en beoordeling & beloning. Zoals in de resultaten is weergegeven is beoordeling & beloning de enige HR praktijk die enigszins bij de organisatiestrategie aansluit. Er zou gekeken kunnen worden hoe deze HR praktijk is

vormgegeven om vervolgens te inventariseren hoe de overige drie HR praktijken ook op deze manier ingericht kunnen worden. Tijdens het herinrichten van de HR praktijken moet constant in acht genomen worden dat de focus op beheersing en commercie moet liggen in plaats van op betrokkenheid en adhocratie. De directeur HR zou ook nog eens kunnen kijken hoe hij de vragenlijst van Knol heeft ingevuld en dit als hulpmiddel gebruiken bij het opnieuw inrichten van de HR praktijken.

Pagina | 39

De ervaringen met HR in de lijn binnen ForFarmers

 Eenduidige, eenvoudig te gebruiken formulieren realiseren voor alle procedures om de lijn te kunnen faciliteren.

Toelichting Wanneer HR van de lijn verwacht dat zij hun verantwoordelijkheid nemen op HR gebied, moeten zij de lijn wel kunnen faciliteren. De formulieren moeten eenvoudig te gebruiken en eenduidig zijn.

Taakverdeling Een HR Support Officer en de HR Administrator zijn verantwoordelijk voor het opstellen en eventueel herschrijven van de procedures en richtlijnen. Wanneer het een complexere procedure betreft, moeten zij er in samenwerking met de rest van de HR afdeling zorg voor dragen dat deze uitgebreid geïntroduceerd wordt aan de lijn.

Werkwijze Alle bestaande procedures en richtlijnen worden uitgebreid gescand. Er wordt gekeken of ze eenduidig en eenvoudig te gebruiken zijn en of er niet nog verschillende versies van een bepaalde procedure in omloop zijn. Waar nodig worden procedures herschreven. Het is van groot belang dat in de procedures duidelijk vermeld staat wie voor een bepaalde handeling verantwoordelijk is. De HR Jaarcyclus wordt opvallend vaak genoemd door de lijn als voorbeeld van een heldere procedure, die eenvoudig in het gebruik is en op een duidelijke manier is geïntroduceerd door HR. Aanbevolen wordt om volgende nieuwe procedures op een zelfde wijze te introduceren.

 De capaciteiten van het lijnmanagement in kaart brengen en waar nodig trainingen en cursussen geven, eventueel op individueel niveau.

Toelichting Om de samenwerking te optimaliseren is het een voorwaarde dat de lijn voldoende capaciteiten heeft om de HR taken op zich te nemen. Er zal dus in kaart gebracht moeten worden, wellicht per individu, in hoeverre de lijn daadwerkelijk over de benodigde capaciteiten beschikt. De ontbrekende capaciteiten van de lijn zijn vanzelfsprekend een verantwoordelijkheid van zowel HR als de lijn. HR zal trainingen en cursussen aan moeten bieden om de lijn, waar nodig, meer competent te maken. De lijn moet hier vanzelfsprekend medewerking aan verlenen en zij zullen ook moeten willen inzien dat zij voor bepaalde zaken (nog) niet over voldoende ervaring of competenties beschikken.

Taakverdeling De leidinggevenden van het lijnmanagement zijn samen met een HR Business Partner verantwoordelijk voor het in kaart brengen van de competenties van de lijnmanagers. Aan de hand van functioneringsgesprekken wordt in kaart gebracht over welke competenties lijnmangers al beschikken en welke competenties zij nog verder moeten ontwikkelen. Voorwaarde hierbij is dat de HR verantwoordelijkheden van de lijn in hun

functieomschrijvingen en functioneringsgesprekken worden opgenomen, zoals eerder genoemd.

Werkwijze Tijdens de functioneringsgesprekken wordt in kaart gebracht welke HR competenties van de lijnmanagers verder ontwikkeld moeten worden. Waar nodig biedt HR cursussen en

trainingen aan om dit te kunnen bereiken. Dit kan op individueel niveau zijn door middel van persoonlijke begeleiding, maar wanneer een grotere groep onder de lijnmanagers niet over een bepaalde competentie beschikt, kan een training voor de betreffende groep aangeboden worden.

 De tijdsindeling van de lijn in kaart brengen en de lijn begeleiden bij hun tijdsindeling.

Toelichting HR zegt kortweg dat tijd geen discussie is, maar dat het een kwestie van prioriteit is. Hier is op zich niet zoveel mis mee, maar de lijn geeft duidelijk aan dat zij hier moeite mee hebben. Als HR dit als standpunt heeft, moeten zij de lijn ook helpen bij het indelen van de tijd en het stellen van prioriteiten. Zij zouden samen kunnen inventariseren hoeveel tijd de HR taken daadwerkelijk in beslag zouden moeten nemen en hoe dit efficiënt ingericht kan worden.

Pagina | 40

Taakverdeling Een HR Support Officer gaat in kaart brengen hoe de lijn haar tijd indeelt. Bij het begeleiden

van de lijn met betrekking tot het efficienter indelen van hun tijd kan een HR Business Partner hierbij ondersteunend optreden.

Werkwijze De groep lijnmanagers is zo groot dat het lastig is om per individu in kaart te brengen hoe hij of zij zijn tijd indeelt. Om deze reden wordt aanbevolen om eerst met een kleine groep te beginnen en deze groep te begeleiden bij het efficient indelen van hun tijd. Wanneer dit blijkt te werken, kan deze manier van werken onder de aandacht worden gebracht bij de rest van het lijnmanagement. Een andere manier is om in eerste instantie alleen de lijnmanagers te begeleiden die duidelijk aangeven of laten merken moeite te hebben met hun tijdsindeling.  De lijn moet HR meer opzoeken en om ondersteuning vragen wanneer zij tegen problemen aan lopen

met betrekking tot hun HR taken.

Toelichting Wanneer de lijn tegen problemen aanloopt in het uitvoeren van een bepaalde taak, moeten zij HR hierbij betrekken en ondersteuning vragen in het proces, in plaats van de

verantwoordelijkheid van zich af te zetten. Zij moeten beseffen dat de HR

verantwoordelijkheden bij hun takenpakket horen en dat ze dit niet van zich af kunnen schuiven als het even wat lastiger wordt.

Taakverdeling De lijn is zelf verantwoordelijk voor het vragen van deze ondersteuning. Om dit op gang te helpen kan HR wel beginnen met het actief ondersteuning aanbieden bij lijnmanagers die regelmatig tegen problemen aanlopen of regelmatig zaken terugleggen.

Werkwijze Wanneer voor een lijnmanager een probleem ontstaat probeert hij dit in eerste instantie zelf op te lossen. Op het moment dat dit niet lukt, vraagt hij HR actief om ondersteuning door middel van gerichte vragen. Het kan dus niet zo zijn dat een lijnmanager vraagt of HR iets even kan doen, omdat hij het zelf te lastig vindt. Een voorbeeld kan zijn dat een lijnmanager HR vraagt om te begeleiden bij een frequent verzuimgesprek.

 Een vast communicatiemoment tussen HR en de lijn inplannen.

Toelichting Uit de resultaten van de enquêtes en interviews blijkt dat HR weinig vertrouwen heeft in de lijn. De sceptische houding van HR tegenover de lijn zal geen positieve uitwerking hebben op de samenwerking. HR moet om deze reden de lijn actief op blijven zoeken. Hier geldt dat de lijn wel open moet staan voor dit contact. Een middel om de communicatie tussen HR en de lijn te verbeteren zou kunnen zijn om regelmatig een contactmoment in te voeren tussen HR en een vertegenwoordiging van het lijnmanagement.

Taakverdeling Een deel van de HR afdeling (bijvoorbeeld een Business Partner en een Support Officer) en een gedeelte van het lijnmanagement zijn verantwoordelijk voor deze

communicatiemomenten. HR plant deze momenten in en zorgt dat alle betrokkenen op de hoogte worden gesteld van tijd, plaats en eventuele agendapunten.

Werkwijze In dit driejaarlijkse overleg kan besproken worden hoe de vorderingen zijn met betrekking tot HR in de lijn. Van beide kanten kunnen overlegpunten aangedragen worden. Dit is iets anders dan de denktank, aangezien de denktank zich actief bezighoudt met het implementeren van nieuwe ideeën. De uitkomst van deze communicatiemomenten kan wel weer input zijn voor de denktank.

Overig

 Er zou onderzoek gedaan kunnen worden naar de ‘people manager’.

Toelichting Het woord ‘people manager’ is vanaf het vooronderzoek vaak gevallen. In dit onderzoek is slechts in zeer geringe mate onderzoek gedaan naar de people management skills van het lijnmanagement. Het zou interessant zijn voor een volgende afstudeerder om een onderzoek

Pagina | 41

op te zetten naar de functie van een people manager en de capaciteit van de lijn om deze rol op zich te nemen.

Taakverdeling Vanuit HR wordt iemand aangewezen die verantwoordelijk is voor de begeleiding van het afstudeerproject. De afstudeerder zal onder de begeleiding van deze persoon het onderzoek uitvoeren.

Werkwijze Afhankelijk van de richtlijnen van de betreffende school zal het afstudeerproject worden uitgevoerd.

Hoe deze aanbevelingen omgezet kunnen worden in interventies zal besproken worden in het volgende hoofdstuk aan de hand van een onderbouwde veranderaanpak en een implementatieplan.

In document HR in de lijn (pagina 36-41)