Vraag 1 Denk je dat de lijnmanagers weten hoe ze de aanwezige instrumenten/procedures moeten gebruiken? Er wordt aangegeven dat dit per lijnmanager en procedure verschilt. Slechts een enkeling beantwoordt de vraag met uitsluitend ‘ja’. Verder wordt er voornamelijk aangegeven dat de ene lijnmanager er wel mee overweg zal kunnen en de andere nog wat minder goed. Er wordt wel aangegeven dat HR ondersteuning heeft geboden bij het gebruik hiervan. Ook wordt genoemd dat het soms nog als lastig wordt ervaren, omdat er in een aantal gevallen nog met verschillende procedures wordt gewerkt, bijvoorbeeld van oud ForFarmers en oud Hendrix tegelijkertijd.
Vraag 2 Worden er richtlijnen gegeven aan het lijnmanagement voor het gebruik van deze instrumenten? Hier wordt duidelijk dat dit ook per procedure verschilt. Een aantal procedures zijn volgens HR uitgewerkt en hier zijn ook duidelijke richtlijnen voor gegeven. Voor andere procedures is dit nog niet het geval. De HR jaarcyclus wordt ook hier als voorbeeld genomen voor een procedure die in zijn geheel is uitgewert en gecommuniceerd. Er wordt getracht voor elk formulier en elke procedure een beschrijving/uitleg te geven, maar dit is nog niet voor alles gebeurd. Genoemd wordt dat er wellicht niet voldoende gecommuniceerd wordt naar de lijn.
Vraag 3 Denk je dat het lijnmanagement behoefte heeft aan meer instrumenten of richtlijnen voor het gebruik hiervan?
Er wordt verwacht dat hier inderdaad meer behoefte aan is. Ook dit is weer afhankelijk van om welke
procedure het gaat. De ene is complexer dan de andere. Er wordt aangenomen dat de lijn meer behoefte heeft aan eenduidigheid. Ook hier wordt weer aangegeven dat er nog een gebrek aan uniforme regeling is. Een letterlijk antwoord luidt: ‘Als wij HR meer in de lijn willen leggen en leiderschap verwachten van het lijnmanagement zullen wij hen moeten ondersteunen door het bieden van richtlijnen en instrumenten. De mate van hoeveelheid zal per leidinggevende verschillen.’
Vraag 4 Wat vind je van de manier waarop het lijnmanagement met de instrumenten en richtlijnen hiervoor omgaat?
Over het algemeen wordt hier positief op gereageerd. De instelling van de lijnmanagers wordt als goed gezien door HR. Wel verschilt het ook hier per individu hoe er mee om wordt gegaan. De intentie is goed, maar soms kan de uitvoering beter. Hier ligt volgens HR nog een taak voor hen zelf in de ondersteuning van de lijn. Vraag 5 Vind je dat het lijnmanagement genoeg HR kennis/HR vaardigheden heeft om de HR activiteiten uit te voeren?
Hier wordt letterlijk gezegd: ‘Nee. HR is niet het doel van de functie van de lijn manager, ze zien het als een noodzakelijk kwaad. Veel managers moeten er nog van overtuigd raken dat HR kennis/vaardigheden hen kan helpen in de ontwikkeling van zijn of haar medewerkers.’ De overige antwoorden sluiten hierbij aan. Een enkeling zou het wel kunnen, maar over het algemeen wordt gezegd dat de lijnmanagers hierin nog tekort schieten.
Vraag 6 Denk je dat er behoefte is aan training om het lijnmanagement hierin meer competent te maken? Ook hier zijn de antwoorden eensgezind. Er wordt vanuit gegaan dat hier zeker behoefte aan is en dat het zelfs noodzakelijk is. Wel wordt aangegeven dat de behoefte hieraan wederom per individu zal verschillen. Er wordt ook genoemd dat men hier op een aantal afdelingen al actief mee bezig is, zoals bij Sales, Operations en Finance.
Vraag 7 Denk je dat er vanuit het lijnmanagement behoefte is aan (meer) ondersteuning vanuit HR in de uitvoering van hun HR taken? Zo ja, wat voor soort ondersteuning?
Hier wordt aangegeven dat verwacht wordt dat hier behoefte aan is. Als voorbeelden worden genoemd: lastige personeelscases, het begeleiden van medewerkers en het in gebruik nemen van nieuwe procedures en
instrumenten.
Vraag 8 Heb je het gevoel dat het lijnmanagement openstaat voor deze ondersteuning vanuit HR? Het antwoord hierop is eenduidig ja. Een enkeling geeft aan dat de lijnmanagers soms nog afkerig staan tegenover het uitvoeren van HR taken en zodoende de ondersteuning hiervoor ook niet aannemen. Er wordt ook genoemd dat de lijn HR nu echt weet te vinden en ook opzoekt als er behoefte is aan ondersteuning.
Pagina | 83
Vraag 9 Vind je dat het lijnmanagement voldoende tijd aan de uitvoering van HR taken besteedt?
‘Het kan beter,’ wordt veelal genoemd. Er wordt wel tijd in gestoken, maar met name in de productie kan dit nog meer. Het lijnmanagement moet zich volgens HR nog meer bewust worden van de toegevoegde waarde en de noodzaak van HR taken. Wanneer dit gebeurt, zullen zij er naar verwachting ook meer tijd in investeren. Vraag 10 Denk je dat het lijnmanagement meer tijd aan de uitvoering van HR taken besteedt dan ze eigenlijk zouden willen?
Dit hangt af van hoe een individuele lijnmanager tegenover het uitvoeren van HR taken staat. De medewerkers van HR zien hier een grote schifting in. Naarmate het uitvoeren van HR taken meer prioriteit krijgt, vinden de lijnmanagers het ook niet erg om hier tijd aan te besteden. HR denkt dat, wanneer zij het belang van de HR taken duidelijk kunnen maken en de voordelen op langere termijn kunnen aangeven, de lijn ook minder moeite zal hebben om ‘veel’ tijd aan HR taken te besteden.
Vraag 11 Wat zou, volgens jou, voor het lijnmanagement de voornaamste reden moeten zijn om HR taken uit te voeren?
Op deze vraag waren negentien vierentwintig mogelijk, waar er drie van mochten worden aangekruisd. De antwoordmogelijkheden waren:
1. Omdat ze vinden dat het uitvoeren van deze activiteiten interessant is 2. Voor hun eigen bestwil
3. Omdat van hen verwacht wordt dat ze deze activiteiten verrichten 4. Eigenlijk zien ze de redenen er niet voor
5. Omdat ze het prettig vinden deze activiteiten te verrichten
6. Omdat ze vinden dat het goed voor hen is om deze activiteiten uit te voeren 7. Omdat het iets is wat ze moeten doen
8. Eigenlijk zijn ze er niet van overtuigd dat de activiteiten de moeite waard zijn 9. Omdat ze het leuk vinden deze activiteiten te verrichten
10. Omdat ze dat zelf hebben besloten 11. Omdat ze geen andere keuze hebben
12. Ze weten het niet, want ze zien niet in wat de activiteiten ze opleveren 13. Omdat ze zich prettig voelen bij het uitvoeren van deze activiteiten
14. Omdat ze geloven dat het verrichten van deze activiteiten belangrijk voor ze is 15. Omdat ze het gevoel hebben dat ze het moeten doen
16. Eigenlijk weten ze niet of het wel verstandig is door te gaan met het verrichten ervan 17. Omdat het de mensen in hun team helpt te groeien zichzelf te verbeteren en te ontwikkelen 18. Omdat deze activiteiten hen helpen hun team aan te sturen
19. Omdat het ze helpt de juiste mensen met de juiste vaardigheden op de juiste plaats te krijgen 20. Omdat het ze helpt bij het bereiken van hun productieafspraken
21. Omdat het zorgt voor een goede werksfeer
22. Omdat het ze helpt hun medewerkers op een eerlijke en consistente manier te behandelen 23. Omdat het ze helpt de mensen in hun team te motiveren
24. Omdat ze menselijk belang altijd de prioriteit geven boven zakelijk belang Het vaakst werden aangekruisd:
- Omdat het de mensen in hun team helpt te groeien, zichzelf te verbeteren en te ontwikkelen - Omdat deze activiteiten helpen hun team aan te sturen/Omdat het ze helpt bij het bereiken van de
productieafspraken (beiden even hoog gescoord) HR was hierbij behoorlijk eensgezind.
Vraag 12 Wat denk je dat voor het lijnmanagement de voornaamste reden is om HR taken uit te voeren? Bij deze vraag waren de antwoorden meer verdeeld. HR had hierbij de keuze uit dezelfde
antwoordmogelijkheden als bij vraag 11. Het vaakst werden hierbij aangekruisd:
Pagina | 84
- Omdat deze activiteiten helpen hun team aan te sturenIn figuur 4.10 is af te lezen hoe de antwoorden verdeeld zijn.
Vraag 13 Wat denk je dat het lijnmanagement als grootste belemmering ziet bij het uitvoeren van hun HR taken?
Op deze vraag kon HR kiezen uit vijf antwoorden, waarvan er één mocht worden aangekruisd. De antwoordmogelijkheden waren:
1. Tijdsgebrek
2. Een gebrek aan motivatie
3. Het ontbreken van duidelijke richtlijnen en procedures 4. Een tekort aan kennis en vaardigheden omtrent HR 5. Te weinig ondersteuning vanuit de HR afdeling
Figuur 8.15 Antwoorden gegeven door HR op vraag 13
Zoals af te lezen werd vijf keer gekozen voor het antwoord ‘tijdsgebrek’. Slechts eenmaal werd ‘een gebrek aan motivatie’ genoemd.
Vraag 14 Wat zou het lijnmanagement moeten veranderen om hun rol in HR effectiever en/of meer ondersteunend te maken?
Op deze vraag werd zeer uiteenlopend geantwoord. De meeste HR medewerkers hadden meerdere
antwoorden op wat er allemaal moest veranderen. Hierin was veel overlap te vinden. De gegeven antwoorden konden in de volgende punten worden gevangen:
- De tijdsbesteding moet verruimd worden
- De lijn moet HR betrekken bij hun werkzaamheden in plaats van zaken daar terugleggen
Figuur 8.14 Antwoorden gegeven door HR op vraag 11 en 12
0 1 2 3 4 5 6 1 2 3 4 5 Grootste belemmering in de uitvoering van HR taken 0 1 2 3 4 5 6 7 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24
Wat volgens HR de reden zou moeten zijn Wat HR denkt dat voor de lijn de
Pagina | 85
- De lijn moet meer besef krijgen van het feit dat HR taken daadwerkelijk een verantwoordelijkheid zijnvan de lijn
- De lijn moet de toegevoegde waarde van het uitvoeren van HR taken in willen zien - De lijn moet zich pro-actiever opstellen
- De lijn moet zich meer focussen op het proces (ontwikkeling van de medewerker) dan op de inhoud (het invullen van een formulier)
Vraag 15 Wat zou HR, volgens jou, kunnen doen om het lijnmanagement meer te faciliteren in het uitvoeren van hun HR verantwoordelijkheden?
De antwoorden op deze vraag liggen erg dicht bij elkaar. De punten die het vaakst genoemd werden, zijn: - Inventariseren waar de behoefte aan ondersteuning ligt
- De juiste tools aanbieden aan de lijn
- Duidelijk in kaart brengen welke verantwoordelijkheid bij wie ligt; duidelijkheid scheppen in het algemeen
- Situationeel, naar behoefte van het individu (op maat) coaching en begeleiding aanbieden - De verbinding met de lijn blijven zoeken