Transactiekostentheorie

4.6.1 Inleiding

De economische theorie van de transactiekosten wordt ook wel transactiekostentheorie of transactiekostenbenadering genoemd. Transacties kunnen plaatsvinden op de markt of binnen een organisatie. Een transactie is de overdracht van goederen of diensten op een markt, of de voortgang van een product van de ene naar de andere fase van het productieproces binnen een organisatie. Bij transacties gaat het om goederen en diensten die technisch gezien zelfstandig te leveren zijn (Williamson, 1985, Bouma, 1991, Ter Bogt, 1994, in Bouma, Van Helden en Ter Bogt, 2001).

De transactiekostentheorie is in belangrijke mate door Williamson ontwikkeld, en is een aanvulling op de neoklassieke theorie. De transactiekostentheorie probeert de problemen die met de neoklassieke theorie niet helemaal duidelijk zijn te verhelderen en te verklaren. Het belangrijkste verschil met de neoklassieke theorie is de veronderstelling dat niet alle markten perfect zijn en het erkennen van frictie en weerstand op markten. Williamson bouwde bij het ontwikkelen van de transactiekostentheorie voort op de ideeën van Coase en Simon (Coase, 1937, Simon, 1961 in Bouma, Van Helden en Ter Bogt, 2001). Coase en Simon constateerden dat organisaties en individuen in de praktijk niet voldeden aan de veronderstellingen van de neoklassieke theorie. Daarnaast bouwt de transactiekostentheorie ook voort op de agentschapstheorie.

4.6.2 Transacties

In de transactiekostentheorie staat de transactie en de daarbij behorende kosten centraal. Transactiekosten zijn de kosten van de overdracht van producten op de markt of binnen een organisatie. Voorbeelden zijn de kosten van het verzamelen van informatie over de producten en producenten, het onderhandelen over, afsluiten en uitvoeren van contracten, of de coördinatie van activiteiten binnen een organisatie. Als deze kosten hoog oplopen kan het voordeliger zijn om de transacties via andere methoden dan via het ruilproces op de markt te laten verlopen, zoals zelf produceren binnen de organisatie.

Een transactie is een proces waarbij men de volgende stadia kan onderscheiden:

• De voorbereidingsfase:

o informatie verzamelen: zoeken naar mogelijke contractpartners; gegevens verzamelen over de prijzen, kwaliteiten en andere aspecten van de goederen of diensten.

o de onderhandeling: het afstemmen en toelichten van de voorwaarden waartegen geld en goederen worden overgedragen; hierbij wordt ook aandacht geschonken aan de manier waarop de partijen kunnen worden gemotiveerd hun verplichtingen na te komen.

• Het sluiten van de overeenkomst.

• Het uitvoeren van de overeenkomst: het leveren van de prestaties en tegenprestaties. Contractbeheersing zijn de activiteiten die nodig zijn om toe te zien op de naleving van het contract: zoals controle en motivatie. Bij transacties waarbij gelijk wordt overgestoken is geen contractbeheersing nodig, zoals het kopen van een krant.

4.6.3 Het sturingsmechanisme

Bij gegeven productiekosten moet voor elk type transactie worden gezocht naar het voordeligste sturingsmechanisme. Het sturingsmechanisme wordt ook wel de “governance structure”, besturingsstructuur of beheersingsmethode genoemd. Een sturingsmechanisme is de combinatie van

methoden, technieken, procedures en organisaties die nodig zijn om bepaalde transactie of reeks van transactie voor te bereiden, de contracten af te sluiten en vervolgens de afwikkeling ervan te bewaken. Het management accountingsysteem en de organisatiestructuur zijn onderdelen van het sturingsmechanisme.

De twee basisvormen van sturingsmechanismen zijn de perfecte markt met volkomen concurrentie en de hiërarchische gestructureerde organisatie met centraal gezag. Dit zijn de twee uitersten, daarnaast bestaan er nog tussenvormen, dit is weergegeven in figuur 4.1. De meeste sturingsmechanismen bevinden zich in het midden van deze continue schaal.

Figuur 4.1 Sturingsmechanismen gerangschikt langs een continue schaal (Bouma en Van Helden, 1994)

Er moet worden gezocht naar efficiënte sturingsmechanismen voor transacties die op de markt plaats vinden en transacties binnen het bedrijf. Een andere organisatievorm, en dus een ander sturingsmechanisme, zal meestal leiden tot andere productie- en transactiekosten. Het doel is de totale productie- en transactiekosten te minimaliseren. De productie- en transactieprocessen dienen zo effectief en efficiënt mogelijk te verlopen en daarvoor moeten zij op elkaar afgestemd worden. Deze processen hangen samen via de keuze van de schaal waarop de activiteiten worden uitgevoerd. Voor zowel de productie als de transactie zijn er “economies of scale and scope” die soms in tegengestelde richting kunnen veranderen met de schaal van de activiteiten (bij een grotere schaal kunnen de productiekosten per eenheid lager zijn, terwijl de transactie kosten per eenheid hoger zijn dan bij een kleinere schaal).

De transactiekostentheorie is door Williamson ontwikkeld voor profit-organisaties. Omdat er sprake is van concurrentie moeten deze organisaties om te kunnen overleven op korte termijn kiezen voor de meest efficiënte besturingsstructuur. Een organisatie die niet voor het meest efficiënte sturingsmechanisme kiest, zal volgens de transactiekostentheorie uiteindelijk uit de markt geconcurreerd worden. Non-profit- en overheidsorganisaties zullen op lange termijn een sturingsmechanisme op basis van de transactiekostentheorie moeten kiezen. Voor deze organisaties is uiteindelijk op lange termijn efficiëntie ook een voorwaarde voor continuïteit.

Ruil op perfecte markt concurrentie Contracten gericht op continuïteit van de relatie samenwerking Ordening onder leiding van centraal

gezag organisatie

4.6.4 Grondslagen van de transactiekostentheorie

De grondslagen van de transactiekostentheorie kunnen volgens Bouma en Van Helden (1994) in twee groepen worden ingedeeld:

1. veronderstellingen over het menselijk gedrag; en 2. kenmerken van de transacties

Veronderstellingen omtrent het menselijk gedrag

Williamson (in Bouma en Van Helden, 1994 en in Bouma Van Helden en Ter Bogt, 2001) heeft de volgende veronderstellingen omtrent het menselijk gedrag:

• Begrensde rationaliteit (“bounded rationality”)

• Zelfzucht en gedragsrisico’s; opportunisme

Begrensde rationaliteit

Williamson gaat er net als Simon vanuit dat mensen begrensd rationeel handelen. Dit betekent dat mensen wel rationeel willen handelen, maar door hun beperkte cognitieve vermogens zijn ze daar slechts in beperkte mate toe in staat. Een reden kan ook zijn dat ze niet alle alternatieven kennen.

Zelfzucht en gedragsrisico’s; opportunisme

De transactiekostentheorie gaat ervan uit dat de mens van nature niet alleen zelfzuchtig is maar ook opportunistisch en niet volledig betrouwbaar. Williamson definieert opportunisme als het nastreven van eigenbelang waarbij soms gebruik kan worden gemaakt van list en bedrog. Bij contracten kan men zowel vooraf, bij het afsluiten (ex ante) van het contract, als bij de uitvoering (ex post) van het contract opportunistisch zijn (zie paragraaf 4.5.4 van de agentschapstheorie over de gedragsrisico’s adverse selection en moral hazard).

Kenmerken van transacties

De hoogte van de transactiekosten hangt ook af van de transactiekenmerken. De transactiekenmerken zijn mede bepalend voor de keuze van het sturingsmechanisme. In de loop van de contractperiode kunnen bepaalde kenmerken van de transactie veranderen. Dit wordt wel fundamentele transformatie van kenmerken genoemd. Volgens Williamson zijn er de volgende kenmerken van transacties:

• De specificiteit van activa (“asset specifity”)

• De frequentie waarmee, of schaalgrootte waarop transacties plaatsvinden

• De onzekerheid waarmee de transactie is omgeven

De specificiteit van activa

Dit zijn productiemiddelen of kennis of vaardigheiden die specifiek voor een bepaalde transactie of reeks transacties aanwezig zijn en moeilijk alternatief aanwendbaar zijn. Gestandaardiseerde goederen zijn dus minder specifiek dan goederen die op unieke wensen zijn afgestemd.

De frequentie waarmee, of schaalgrootte waarop transacties plaatsvinden

De gemiddelde kosten per eenheid van transactie zullen lager zijn als de schaal waarop de transacties zich voordoen groter zal zijn.

De onzekerheid waarmee de transactie is omgeven

Onzekerheid is naast een kenmerk van transacties ook van invloed op de uitingen van menselijk gedrag. Over het algemeen houdt onzekerheid het ontbreken van (volledige) informatie en de aanwezigheid van twijfel in. Bij een transactie betekent het dat de omstandigheden van de transactie niet perfect kunnen worden voorspeld. Onbetrouwbaarheid en opportunisme van mensen in en buiten de organisatie kunnen leiden tot gedragsrisico’s (zie paragraaf 4.5.4 van de agentschapstheorie).

Kenmerkend voor de transactiekostentheorie zijn de aspecten begrensd rationeel handelen, de frequentie en de specificiteit van activa. Voor organisaties is het belangrijk hier aandacht aan te besteden en kennis over deze aspecten te hebben. Een organisatie zal hoge transactiekosten hebben als zij veel gebruik maakt van specifieke activa, er grote onzekerheid is en de frequentie van de transactie hoog is (Williamson, 1979 in Bouma, Van Helden en Ter Bogt, 2001). Contracten moeten dan goed voorbereid worden en er moet grote aandacht aan de naleving ervan besteed worden. Een hoge frequentie betekent veel nieuwe contracten afsluiten, wat dus veel kosten oplevert.

Volgens Williamson is over het algemeen de markt de meest efficiënte vorm om transacties af te handelen. Maar als er een hoge mate van specificiteit van activa is, van opportunisme en van begrensd rationeel handelen, kunnen de transactiekosten zo hoog worden dat het efficiënter is om een andere vorm te kiezen, zoals zelf produceren. Door deze kenmerken van transacties en veronderstellingen van menselijk gedrag ontstaan dus veranderingen.

4.6.5 Transactiekosten

Bij de transactiekostentheorie draait het om de transactie, daar zijn de volgende twee problemen aan verbonden:

• Het coördinatieprobleem: dit heeft betrekking op de manier waarop transacties gecoördineerd worden door middel van contracten en andere ordeningsmechanismen.

•

Het motivatieprobleem: dit heeft te maken met de manier waarop de contractpartijen gemotiveerd worden om hun verplichtingen na te komen.

Met behulp van institutionele en contractuele regelingen kunnen transacties worden gecoördineerd en bewaakt. Deze sturingsmechanismen brengen transactiekosten met zich mee: kosten vanuit de coördinatiefunctie en kosten vanuit de motivatiefunctie. De transactiekosten zijn deels uitgaven maar ook deels “opportunity costs” (gederfde opbrengsten).

De coördinatiekosten zijn de kosten die verbonden zijn aan het gebruik van de markt, zoals kosten voor het zoeken van contractpartners, het verzamelen van gegevens en prijzen. Er worden institutionele markten (bijvoorbeeld de effectenbeurzen) georganiseerd om partijen bij elkaar te brengen en gemakkelijk prijzen te kunnen vergelijken. Aan de oprichting en instandhouding van deze markten zijn ook kosten verbonden. Daarnaast zijn er nog de vergoedingen voor de bemiddelaars op deze markten.

Op andere markten hebben kopers te maken met kosten voor marktonderzoek, om de wensen en verlangens van hun afnemers in kaart te kunnen brengen. Daarnaast zijn er de kosten voor het maken van reclame om het koopgedrag van afnemers te beïnvloeden. Ook kan er met betrekking tot de coördinatie via de markt sprake van opportunity costs wanneer kopers en verkopers hun ideale tegenpartij mislopen.

Binnen de organisatie ontstaan er coördinatiekosten doordat er informatie die over de hele organisatie verspreid is, moet worden verzameld. Vervolgens wordt er een samenhangend en efficiënt plan voor de organisatie als geheel opgesteld. Daarna moet dit plan worden gecommuniceerd en geïmplementeerd. Door slechte communicatie en vertragingen ontstaan er gederfde opbrengsten.

De kosten van de motivatiefunctie kunnen uiteenlopend zijn. Deze kosten zijn het gevolg van onvolledige informatie en een asymmetrische verdeling van informatie aan de ene kant en de neiging tot opportunistisch gedrag en het ontbreken van goede trouw aan de andere kant. De marktpartijen lopen daardoor het risico van adverse selection en moral hazard, met alle bijkomende nadelen. De transactiekosten die hierdoor veroorzaakt worden komen overeen met de agentschapskosten. Deze kosten komen voor bij markttransacties en bij transacties binnen organisaties.

Het basisidee van de transactiekostentheorie houdt in dat men bij een bepaald type sturingsmechanisme de transactiekosten (de som van de coördinatie- en motivatiekosten) kan schatten als een functie van de transactiekenmerken (de specificiteit van activa, de onzekerheid, en de duur en/of frequentie). Daarnaast wordt er aangenomen dat de productiekosten variëren met de kenmerken van de over te dragen goederen. De optimale combinatie van de productiemethode en het sturingsmechanisme vindt men bij de minimale kosten van productie en transactie samen.

4.6.6 Management accounting en de transactiekostentheorie

Bij de bespreking van de agentschapstheorie hebben we gezien dat de management accounting een bijdrage kan leveren aan deze theorie. De management accounting kan eveneens een bijdrage leveren aan de transactiekostentheorie. Doordat de transactiekostentheorie de transactiekosten benadrukt, dient de management accounting naast informatie over de productiekosten ook informatie over de transactiekosten te geven. De management accounting dient de transactiekosten

bij verschillende organisatievormen weer te geven, zodat op basis daarvan besloten kan worden of een andere organisatievorm efficiënter en dus wenselijk is.

De management accounting kan ook bijdragen aan de grondslagen van de transactiekostentheorie: dit zijn de kenmerken van transacties en de veronderstellingen omtrent het menselijk gedrag (zie paragraaf 4.6.4). In Bouma, Van Helden en Ter Bogt (2001) worden hier een aantal voorbeelden van gegeven. Bij het vaststellen van de frequentie en schaal van de transacties kan het management accounting systeem het aantal keren dat een transactie plaatsvindt of het aantal producten per transactie of per jaar registeren. Als er bij het afsluiten van een contract contractkosten zijn gemaakt, dan kunnen met behulp van de management accounting de contractkosten per eenheid worden bepaald.

Bij het begrensd rationeel handelen en de specifiteit van activa is de bijdrage van de management accounting moeilijker weer te geven. Bij begrensd rationeel handelen kan de management accounting door goede informatie aan te leveren ervoor zorgen dat het rationeel handelen minder begrensd wordt. Het kan dan gaan om interne informatie en over informatie over de externe omgeving. Een voorbeeld is het management accounting systeem zodanig op te zetten dat naast een goede kostenverbijzondering en kostprijsberekening ook kosteninformatie over alternatieve organisatievormen beschikbaar komt. Externe informatie kan informatie zijn over concurrenten, consumentenvoorkeuren en conjuncturele ontwikkelingen.

Bij het transactiekenmerk specificiteit van activa kan de management accounting informatie verzamelen over alternatieve aanwendingmogelijkheden of alternatieve producten die binnen en buiten de organisatie beschikbaar zijn. Het kan gaan om kwantitatieve informatie, bijvoorbeeld het aantal leveranciers dat soortgelijke halffabricaten kan leveren, de prijzen en hoeveelheden. Daarnaast is kwalitatieve informatie, zoals de reputatie van de leveranciers en de mate waarin het halffabricaat voldoet aan de eisen van de organisatie, ook van belang.

Deze informatie kan bepalend zijn voor de organisatievorm en voor de management accountingmethode die voor een transactie wordt gekozen. Onderscheid wordt gemaakt tussen transacties via de markt op basis van marktprijzen, interne transacties binnen de onderneming op basis van interne verrekenprijzen en interne levering waarbij de kosten van de ene afdeling op basis van kostenverbijzondering aan de andere afdeling worden doorberekend. Transacties via de markt zijn aan te raden bij niet specifieke producten met veel leveranciers waarbij makkelijk kan worden opgestapt. Interne transacties vinden meestal plaats als er ook extern kan worden ingekocht, maar interne levering en verwerking levert grote voordelen op voor de zoek-, transport-, en verwerkingskosten. Voor interne levering wordt gekozen als het moeilijk is de goederen of diensten in afzonderlijke eenheden te leveren, of als moeilijk is vast te stellen hoeveel eenheden een afdeling ervan gebruikt.

Op het gebied van onzekerheid kan de management accounting een bijdrage leveren aan de objectieve en kwantitatieve informatie, zoals over het aantal concurrenten, en het marktaandeel en de ontwikkelingen hierin. In de praktijk zal het aspect onzekerheid mede op kwalitatieve en subjectieve wijze worden beoordeeld. Bij het aspect opportunisme kan de management accounting bijdragen bij d beoordeling van de prestaties van managers. Door bepaalde cijfermatige gegevens te betrekken bij de prestatiebeoordeling kan een manager worden gemotiveerd zich op de door de topleiding gewenste manier in te zetten voor de organisatie. Voorbeelden zijn de productieomvang, de kwaliteit van de productie, de scholing van de werknemers, de introductie van nieuwe producten en de winst. Hierdoor kan de neiging tot opportunistisch gedrag worden beperkt.

Door onder meer de organisatiestructuur en de managent accounting en control systemen onderling goed op elkaar af te stemmen kunnen lage interne transactiekosten en een efficiënte besturingsstructuur tot stand worden gebracht (Spicer en Ballew, 1983 in Bouma, Van Helden en Ter Bogt, 2001). De management accounting kan niet alle informatie die voor de besluitvorming nodig is leveren, maar de management accounting kan wel een bijdrage leveren aan de beoordeling van de efficiëntie van transacties en het te kiezen sturingsmechanisme.

4.7 Conclusie

Het doel van dit hoofdstuk was antwoord te geven op de tweede deelvraag: Welke theoretische stromingen zijn het meest invloedrijk in de management accounting? Uit het onderzoek over de ontwikkeling van de management accounting is gebleken dat de neoklassieke theorie van de onderneming, de agentschapstheorie en de transactiekostentheorie de drie meest invloedrijke theoretische stromingen in de management accounting zijn. Hierna volgt een samenvatting van elke theorie.

De neoklassieke theorie van de onderneming gaat vooral over de werking van markten en de prijsvorming daarbij. Er wordt weinig aandacht aan het functioneren van organisaties besteedt. Het gaat om het allocatieprobleem: het verdelen van schaarse middelen over diverse mogelijkheden. Daarbij wordt er gezocht naar die oplossing die het meeste nut oplevert. De neoklassieke theorie sluit niet aan bij de praktijk van organisaties. Verandering kan binnen de neoklassieke theorie gezien worden als het bewegen van het ene evenwicht naar het andere op de markt.

De agentschapstheorie gaat over de verschillende doelen en belangen van een principaal en agent in een organisatie. Tussen de principaal en agent is spraken van informatie-asymmetrie, waardoor de partijen risico’s lopen. Zowel de principaal als de agent zullen het eigenbelang voorop stellen en kunnen opportunistisch zijn. De gedragsrisico’s die aanwezig zijn, zijn adverse selection en moral hazard. In de agentschapstheorie worden instrumenten genoemd die deze risico’s en de effecten ervan kunnen beperken. Bij de agentschapstheorie wordt er gezocht naar prikkels die de agent motiveren zich zoveel mogelijk te richten op de belangen van de principaal. Binnen de

agentschapstheorie ontstaat verandering door verschil in informatie. De agentschapstheorie gaat meestal over de relatie tussen een principaal en agent, maar deze theorie is daarnaast ook relevant voor ondernemingsgedrag.

De transactiekostentheorie veronderstelt dat een onderneming niet alleen productiekosten heeft, maar ook transactiekosten. Om te overleven moet een organisatie kiezen voor het sturingsmechanisme dat tot maximale efficiëntie leidt: een zo laag mogelijk bedrag voor de productie- en transactiekosten. De organisatiestructuur en het management accounting systeem zijn onderdelen van het sturingsmechanisme. Volgens de transactiekostentheorie vinden transacties meestal het meest efficiëntst plaats via de markt. Maar als er een hoge mate van specificiteit van activa is, van opportunisme en van begrensd rationeel handelen, kunnen de transactiekosten zo hoog worden dat het efficiënter is om een andere vorm te kiezen, zoals zelf produceren. Door deze kenmerken van transacties en veronderstellingen van menselijk gedrag ontstaan dus veranderingen. Als een organisatie besluit een product zelf te produceren moet ook voor het meest efficiënte sturingsmechanisme worden gekozen. De elementen van het menselijk gedrag zijn volgens de transactiekostentheorie: eigenbelang, opportunisme en begrensde rationaliteit.

In hoofdstuk 4 zijn de drie meest invloedrijke theoretische stromingen in de management accounting behandeld. De achtergrond van elke theoretische stroming is toegelicht, er is onderzocht wat elke theoretische stroming veronderstelt over gedrag en over verandering en de wederzijdse invloed van elke theoretische stroming op de management accounting is besproken. Om te kunnen beoordelen in hoeverre deze invloedrijke theoretische stromingen in de management accounting toepasbaar zijn bij gedragsverandering zal eerst onderzocht moeten worden wat de kenmerken zijn van verschillende veranderingstheorieën. Dit zal in hoofdstuk 5 worden gedaan.

In document De controller als veranderaar (pagina 42-51)