Institutionele theorieën

Sinds de jaren 1980 heeft het institutionalisme een opleving beleefd in de sociale wetenschappen. Het institutionalisme is opnieuw verschenen in onder meer de organisatietheorie, politicologie, geschiedenis, sociologie en ook in de economie. Binnen de accounting literatuur worden drie institutionele theorieën gebruikt: de nieuwe institutionele economie, de oude institutionele economie en de nieuwe institutionele sociologie. Ondanks hun verschillende achtergrond delen deze drie institutionele theorieën de nadruk op instituties en institutionele verandering. En ze geven alle drie inzicht in management accounting verandering (Scapens, 1994; Burns en Scapens, 2000).

In paragraaf 5.2.1 bespreek ik de oude institutionele economie. Daarbij zal ik onder meer aandacht besteden aan het raamwerk van Burns en Scapens (2000) over management accounting verandering. De transactiekostentheorie is een voorbeeld van de nieuwe institutionele economie. Omdat ik deze theorie uitgebreid heb behandeld in het vorige hoofdstuk, zal ik de nieuwe institutionele economie hier alleen kort toelichten. Dit gebeurt in paragraaf 5.2.2. Tenslotte zal ik in paragraaf 5.2.3 aandacht besteden aan de nieuwe institutionele sociologie. Zoals ik al in de inleiding (paragraaf 5.1) heb gezegd, zal elke paragraaf worden afgesloten met de kenmerken van de behandelde theorie.

5.2.1 Oude institutionele economie

De oude institutionele economie (OIE) is ontwikkeld als reactie op de neoklassieke theorie van de onderneming en gaat de strijd aan met de kernveronderstellingen van de neoklassieke theorie. Volgens deze institutionele economen zijn de veronderstellingen van de neoklassieke theorie omtrent rationaliteit, nuts maximalisatie en het economische evenwicht niet geschikt voor het begrijpen van economische verandering op organisatie niveau. Individueel gedrag en de werking van markten worden beïnvloed door instituties, aldus de institutionele economen. OIE beschouwt instituties als dynamische en actieve instrumenten die verandering kunnen vergemakkelijken of voorkomen (Scapens, 1994; Burns en Scapens, 2000).

Ontstaansgeschiedenis

OIE gaat door op het werk van de Amerikaanse institutionalisten uit de 19^e eeuw zoals Veblen, Commons en Ayres. Deze schrijvers introduceerden culturele en evolutionaire dimensies in de economie. Zij beschouwden economie als een proces en niet als een serie van statische evenwichten. Deze vroegere institutionele schrijvers hebben echter nooit een echte invloed op de economische theorie gehad. Een punt van kritiek op het werk van de vroegere Amerikaanse institutionalisten was het ontbreken van een goed onderliggend theoretisch raamwerk.

In de 20^e eeuw ontstond een hernieuwde aandacht voor de oude institutionele economie doordat de neoklassieke theorie van de onderneming niet langer voldeed bij het analyseren van economische problemen. Het werk van de vroegere institutionele economen werd toen gecombineerd met het

werk van evolutionaire economen (zoals Nelson en Winter, 1982) en werd geworteld in de gedragseconomie (behavioural economics), vooral het werk van Herbert Simon, om een sterkere basis te bieden voor institutionele analyse (Scapens, 1994).

Routines, regels, instituties en acties

Burns en Scapens (2000) heeft OIE gebruikt voor het bouwen van een raamwerk voor het verklaren van management accounting verandering. Daarbij bouwen zij voort op het werk van Scapens (1994). Burns en Scapens laat besluitvormingsprocessen zien in termen van gewoontes, routines en op regels gebaseerd gedrag. Aan de ene kant geven regels en routines stabiliteit aan organisaties, maar aan de andere kant kunnen deze regels en routines ook worden veranderd. Burns en Scapens onderzoeken de verandering van routines van organisaties en daarvoor is OIE een geschikte theorie. OIE richt zich namelijk op de routines van organisaties en de institutionalisering van die routines.

In veel organisaties kunnen de management accounting systemen en technieken worden beschouwd als de stabiele regels en routines van de organisatie. De management accounting kan de manier van denken die binnen de organisatie als vanzelfsprekend wordt beschouwd ondersteunen. Management accounting technieken kunnen zowel de instituties vormen als gevormd worden door de instituties van een organisatie, dit is het uitgangspunt van het institutionele raamwerk van Burns en Scapens. De instituties leiden via regels en routines tot de activiteiten in een organisatie. Het verschil tussen gewoontes en routines is dat gewoontes persoonlijk zijn en routines om groepen van individuen draaien. Door gewoontes van groepen individuen ontstaan routines, dit zijn de gedachten- en handelspatronen van een groep individuen. Instituties en routines geven stabiliteit en sociale samenhang aan de activiteiten van mensen, doordat ze informatie verschaffen over hoe verwacht wordt dat anderen zich gedragen.

Individuen maken niet constant rationele keuzes, maar ze hebben vaak wel beweegredenen voor hun acties. Het naleven van algemeen geaccepteerde gedragsregels kunnen beweegredenen van individuen zijn. Regels zijn: “de formeel geaccepteerde manier waarop ‘dingen gedaan zouden moeten worden’” (Burns en Scapens, 2000). Net zoals routines en instituties geven ook regels samenhang aan de acties van groepen individuen. Daarnaast zijn regels een belangrijk coördinatiemiddel voor de acties van groepen individuen. Door constant de regels te volgen kan gedrag ‘ingeprogrammeerd’ worden, en in toenemende mate gebaseerd zijn op stilzwijgende kennis (“tacit knowledge”). Wanneer regels in zulke mate ‘ingeprogrammeerd’ zijn, dan worden het routines. Routines worden gedefinieerd als “de manier waarop ‘dingen daadwerkelijk gedaan worden’” (Burns en Scapens, 2000). Tijdens het proces waarin op regels gebaseerd gedrag routines worden, kunnen er bewust of onbewust veranderingen ten opzichte van de regels ontstaan. Een voorbeeld van een bewuste verandering van de regels is als er bij een overname weerstand vanuit de overgenomen organisatie ontstaat. Een onbewuste verandering van de regels kan ontstaan door een verkeerde interpretatie van de regels.

Vanuit regels kunnen dus routines ontstaan, maar andersom kunnen via routines ook regels ontstaan. Dit gebeurt wanneer er routines zijn ontstaan die zoveel afwijken van de originele regels, of niet nadrukkelijk in de regels voorkomen, dat men besluit deze routines in de regels op te nemen. Dit wordt gedaan om te voorkomen dat er kennis verloren gaat wanneer er mensen uit de organisatie verdwijnen, om nieuwe werknemers te trainen, of om aanpassingen aan routines onder controle te houden. Er is dus een tweezijdige relatie tussen regels en routines. Regels zijn de formeel vastgestelde procedures, terwijl routines de procedures zijn zoals ze daadwerkelijk gebruikt worden. Regels worden alleen op bepaalde momenten gewijzigd, terwijl routines aan een constant veranderingsproces onderhevig zijn.

Volgens Nelson en Winter (1982) spelen individuele vaardigheden een belangrijke rol bij het ontstaan van routines in een organisatie. Volgens Nelson en Winter zijn regels en routines de processen die door de tijd meegaan binnen organisaties. Als gevolg daarvan, kunnen organisaties moeilijk veranderen als ze hun eigen routines volgen. Regels en routines geven een organisatie geheugen en zijn de basis voor het evolueren van organisatie gedrag. Evolueren is de aanpassing van gedrag door de tijd heen (Nelson en Winter, 1982; Scapens, 1994).

Terwijl regels en routines zijn verbonden met hun historische omstandigheden, zijn instituties losgekoppeld van hun historische omstandigheden. Ze bestaan alleen in het geheugen van individuen, en geven aan‘hoe de dingen zijn’. De definitie van een institutie is: “een manier van denken of handelen die in enige mate wijdverspreid en permanent is, en die verankerd is in de gewoontes van een groep mensen of een volk” (Burns en Scapens, 2000). De instituties verklaren de relaties tussen en de activiteiten van de leden van een bepaalde sociale groep. De instituties geven aan welke gedragingen sociaal aanvaardbaar zijn in die groep. Er kunnen verschillen zijn in de tijdsduur dat bepaalde instituties aanwezig zijn, of hoe omvangrijk ze geaccepteerd worden door de leden van een groep. Voor het analyseren van de relatie tussen acties en instituties gebruiken Burns en Scapens de definitie van Barley en Tolbert (1997 in Burns en Scapens, 2000) van instituties: ”de gedeelde als vanzelfsprekend beschouwde veronderstellingen die groepen van mensen en hun activiteiten en relaties verbinden”. Er is een tweezijdige relatie tussen instituties en acties: de instituties beïnvloeden en geven de acties van individuen vorm, en daarnaast zijn de instituties de uitkomsten van sociale acties, dus sociaal vormgegeven.

Management accounting verandering

Wanneer een nieuw management accounting systeem geïntroduceerd wordt in een organisatie dan zullen een aantal stappen doorlopen moeten worden voordat het systeem geïnstitutionaliseerd is. Door de introductie van het nieuwe systeem zullen nieuwe regels opgesteld worden, hierdoor zullen nieuwe routines ontstaan. Deze routines zullen naast de bestaande routines uitgevoerd worden en gevormd worden door de bestaande instituties. Een management accounting verandering die in overeenstemming met bestaande routines en instituties is, zal waarschijnlijk makkelijker bereikt worden dan een verandering die in strijd is met deze routines en instituties. In beide gevallen zullen

de nieuwe routines in enige mate beïnvloed worden door de bestaande routines en instituties. In het proces van vertaling en reproductie kunnen de nieuwe regels aangepast worden, wanneer er gediscussieerd wordt over geaccepteerd gedrag. Wat geaccepteerd gedrag is hangt af van bestaande routines en van de macht van individuen, en alles wordt beïnvloed door de instituties. Welke routines er ontstaan bij de introductie van een nieuw systeem, kan moeilijk voorspeld worden. Een systeem zal met het doel van efficiëntie gekozen worden, maar de bestaande routines en instituties zullen grote invloed op het selectie- en implementatieproces hebben. Als door de tijd heen de routines geaccepteerd worden, dan zullen de routines geïnstitutionaliseerd zijn. Ze zullen dan meer dan routines zijn en geven het verwachte gedrag weer en zullen de relaties tussen de verschillende groepen in de organisatie definiëren. Ze zullen de activiteiten in de organisatie beïnvloeden en weerstand bieden aan kritiek. Dit wordt een evolutionair proces van management accounting verandering genoemd.

Bij een verandering die in strijd is met bestaande routines en instituties kan weerstand ontstaan tegen de verandering. Deze weerstand kan in drie onderdelen worden verdeeld. Ten eerste kan er uitdrukkelijke en openlijke weerstand zijn die het gevolg is van tegenstrijdige belangen. Ten tweede kan er weerstand ontstaan als gevolg van gebrek aan capaciteiten om met zo’n verandering om te gaan. Er moet dan gedacht te worden aan een gebrek aan kennis en ervaring met veranderingen. Tenslotte kan er weerstand zijn die het gevolg is van een ‘mentale’ trouw aan bestaande manieren van denken en handelen, die weergegeven zijn in de bestaande routines en instituties.

Bij veranderingen is begrip van de huidige context van de organisatie, en in het bijzonder van de routines en instituties erg belangrijk. Men moet behalve de formele systemen, ook de gewoontes van de leden van de organisatie en de onderliggende veronderstellingen (dus instituties) begrijpen. Regels, routines en instituties hoeven niet perse zichtbaar te zijn, alleen de acties die eruit voortkomen zijn zichtbaar. Het hele veranderingsproces zal worden vormgegeven door de belangrijkste bestaande instituties. De uitkomsten van management accounting veranderingsprocessen kunnen vooraf niet voorspeld worden, ze kunnen alleen achteraf verklaard worden. Door de institutionele benadering kunnen echter wel de potentiële problemen en moeilijkheden in kaart worden gebracht (Burns en Scapens, 2000).

Dichotomieën

In de OIE literatuur zijn er drie dichotomieën (tweedelingen) over verandering aanwezig. Deze dichotomieën geven inzicht in verschillende soorten veranderingsprocessen.

Formele en informele management accounting verandering

Bij een formele verandering wordt vooraf een bewust ontwerp gemaakt, meestal door het opstellen van nieuwe regels en/of door de acties van een machtig individu of groep. Een formele verandering wordt ook wel een opzettelijke verandering genoemd. Een informele verandering vindt meer

stilzwijgend op onderbewust niveau plaats, bijvoorbeeld doordat routines door de tijd heen veranderen als de werkomgeving verandert. Een informele verandering wordt ook wel een onopzettelijke verandering genoemd. Een formele verandering, zoals het invoeren van een nieuw management accounting systeem vraagt vaak ook om een andere manier van denken, wat de kern van een informele verandering is. Als bij een formele verandering de informele verandering achterblijft, dan kan dit tot spanningen zoals weerstand leiden, waardoor de implementatie kan mislukken. Als degenen die de verandering leiden veel macht hebben, dan kan de verandering nog wel slagen. Waarschijnlijk zullen top-down management accounting veranderingen, dus geïnitieerd door het topmanagement, een directer effect hebben op de regels en een indirecter effect op de management accounting routines. Een bottom-up verandering, dus geïnitieerd door leden van de organisatie die het management accounting systeem gebruiken, zal zowel de informele als de formele management accounting processen beïnvloeden (Burns en Scapens, 2000).

Revolutionaire en evolutionaire management accounting verandering

Een revolutionaire verandering draait om een fundamentele verstoring van bestaande routines en instituties. Een evolutionaire verandering gebeurt geleidelijk met alleen een kleine verstoring in bestaande routines en instituties. Bij een evolutionaire verandering ontstaat door evolutionaire processen en hoeft geen bewuste keuze te zijn, doordat de instituties hetzelfde blijven. Bij een revolutionaire verandering zorgt een grote crisis ervoor dat alle zekerheden wegvallen, waardoor men gaat nadenken over het belang van de activiteiten van de organisatie. Een revolutionaire verandering ontstaat meestal door een grote externe verandering zoals een overname, een economische recessie, of het instorten van de markt. Bestaande instituties worden in twijfel getrokken, daardoor wordt er bewust nagedacht over acties en daarbij worden nieuwe routines opgesteld. Hoe er gereageerd wordt op zo’n verandering hangt nog steeds van de bestaande routines en instituties af. Ook een geleidelijke evolutionaire verandering kan er uiteindelijk voor zorgen dat er zo’n druk op de organisatie wordt gelegd dat er een revolutionaire verandering ontstaat (Nelson en Winter, 1982; Scapens, 1994; Burns en Scapens, 2000).

Regressieve en progressieve management accounting verandering

Tool (1993 in Burns en Scapens, 2000) beschrijft de tweedeling tussen regressieve en progressieve institutionele veranderingen. Hij begint met het onderscheid tussen ‘ceremonieel’ en ‘instrumenteel’ gedrag. Ceremonieel gedrag ontstaat door een waardensysteem die onderscheid tussen verschillende mensen maakt en bestaande machtstructuren beschermt. Instrumenteel gedrag ontstaat door een waardensysteem die de beste beschikbare kennis en technologie gebruikt bij problemen en probeert relaties te verbeteren. Regressieve verandering beschrijft het gedrag dat ceremoniële overheersing versterkt, en wat institutionele verandering beperkt. Progressieve verandering gaat om het vervangen van ceremonieel gedrag door instrumenteel gedrag.

Kenmerken oude institutionele economie

Uit de beschrijving van de oude institutionele economie komen de volgende kenmerken van verandering en gedrag naar voren:

Stabiliteit versus verandering

Volgens OIE geven regels, routines en instituties stabiliteit aan organisaties. Burns en Scapens gebruiken deze theorie die zich richt op stabiliteit voor een raamwerk om verandering te verklaren. Ze nemen aan dat regels en routines niet alleen voor stabiliteit zorgen, maar ook veranderd kunnen worden. Daarnaast zeggen ze dat er een tweezijdige relatie tussen instituties en acties is: ze beïnvloeden elkaar wederzijds. Instituties veranderen in de praktijk echter bijna nooit. Kortom OIE richt zich op hoe stabiliteit tot stand komt.

Collectief versus individueel gedrag en verandering

Regels, routines en instituties geven samenhang aan de activiteiten van groepen individuen. Burns en Scapens gebruiken dit om verandering op organisatieniveau uit te leggen, dit is een collectieve verandering. Deze theorie gaat dus over collectief gedrag en verandering.

Gewoontegedrag versus bewust gedrag

Routines zijn de gewoontes van groepen individuen, OIE beschrijft dus gewoontegedrag.

Bewuste versus onbewuste verandering

Er wordt uitgelegd dat tijdens het proces waarin op regels gebaseerd gedrag routines worden, bewust of onbewust veranderingen ten opzichte van de regels kunnen ontstaan. Daarnaast is de eerste dichotomie die wordt beschreven de tweedeling tussen formele en informele management accounting verandering. Bij een formele verandering wordt vooraf een bewust ontwerp gemaakt en een informele verandering vindt meer stilzwijgend op onderbewust niveau plaats. OIE beschrijft zowel bewuste als onbewuste verandering.

Revolutionaire versus evolutionaire verandering

De tweede dichotomie die wordt beschreven is het onderscheid tussen revolutionaire en evolutionaire verandering. Bij een revolutionaire verandering zorgt een grote crisis ervoor dat alle zekerheden wegvallen, waardoor men bewust gaat nadenken over het gedrag en daardoor ontstaan nieuwe routines. Een evolutionaire verandering vindt geleidelijk plaats met alleen een kleine verstoring van bestaande routines en instituties. Een evolutionaire verandering hoeft geen bewuste keuze te zijn en ontstaat door evolutionaire processen. Het onderscheid tussen revolutionaire en evolutionaire verandering draait dus om het tempo van de verandering en de impact van een crisis.

Formele versus informele macht bij verandering

De derde dichotomie gaat over het toekennen van macht aan personen en de invloed van macht bij verandering. Daarnaast wordt beschreven dat in een situatie van weerstand tegen een verandering,

macht van de leiders van de verandering van groot belang is om de verandering alsnog te laten slagen. Een top-down verandering zal meer effect hebben op de regels en minder op de routines. Bij een bottom-up verandering is dit andersom. Bij een management accounting verandering zullen de nieuwe regels vertaald worden in nieuwe routines en nieuw gedrag. Wat geaccepteerd gedrag is hangt af van de bestaande routines en de macht van individuen. Door de vertaling van regels en routines in gedrag ontstaat dus macht. Dit is informele macht en dit is erg belangrijk binnen OIE.

De invloed van instituties op gedrag en verandering

De instituties zijn de onderliggende waarden die gedrag beïnvloeden en die omgekeerd ook door gedrag beïnvloed worden: instituties en gedrag hebben een wederkerige invloed op elkaar. Bij een verandering zal het hele proces worden vormgegeven door de belangrijkste instituties.

De mate van ontkoppeling van systeem en gedrag

Coupling is het verband tussen wat de technische systemen beloven en hoe ze ingericht zijn en het menselijke gedrag wat daaruit voortkomt. Tight coupling houdt in dat er geen afwijking is tussen de structuur van het systeem en het gedrag van de mens is. Decoupling is het loskoppelen van de formele organisatiestructuur van de dagelijkse praktijk in organisaties. Bij uncoupling is er geen enkel verband tussen systemen en gedrag, waardoor er een totale anarchie zal zijn. Bij OIE is er een verschil tussen regels en routines, dus decoupling aanwezig.

5.2.2 Nieuwe institutionele economie

De nieuwe institutionele economie (NIE) is vanuit de neoklassieke theorie van de onderneming ontwikkeld, omdat deze theorie geen rekening houdt met instituties die activiteiten in organisaties sturen. NIE hecht net zoals OIE grote waarde aan instituties binnen de economische theorie. Instituties zijn volgens NIE stilzwijgend aanwezig en het zijn de statische beperkingen die uiteindelijk voor economisch evenwicht zorgen.

Voorbeelden van de nieuwe institutionele economie zijn de agentschapstheorie, ‘game theory’ en de transactiekostentheorie. De transactiekostentheorie is het belangrijkste voor het beschrijven van management accounting verandering. Omdat de transactiekostentheorie in het vorige hoofdstuk uitgebreid is behandeld zal ik NIE hier kort behandelen (Scapens, 1994; Burns en Scapens, 2000; Van der Steen, 2005).

Belangrijkste thema’s

Volgens Langlois (1986a) zijn de volgende thema’s de belangrijkste thema’s binnen NIE:

1. Er wordt over het algemeen verondersteld dat individuen rationeel zijn, maar ze zijn niet zo rationeel dat ze van alle alternatieven die ze kennen degene kiezen die het maximale nut oplevert.

2. Economische verschijnselen zijn het resultaat van leren door de tijd heen door individuen. Daardoor moet economische verklaring een dynamisch proces zijn, maar niet op een manier van het bewegen van het ene evenwicht naar het andere, maar op een evolutionaire manier.

3. Het is van belang de rol van sociale instituties bij het coördineren van economische activiteiten te onderzoeken. Economische activiteiten worden niet alleen gecoördineerd door markttransacties die door de prijs worden bepaald, maar ook door economische en sociale instituties.

De boeken van Demski (1994 in Walker, 1998) en Zimmerman (1997, in Walker, 1998) geven een goede samenvatting van op NIE gebaseerde aanpakken van de management accounting. Volgens Burns en Scapens heeft NIE moeite met het analyseren van veranderingsprocessen, omdat NIE