Hoofdstuk 5 Veranderingstheorieën
5.4 Leertheorieën
Leren en veranderen ligt dicht bij elkaar. Als mensen willen veranderen moeten ze nieuwe kennis, vaardigheden of houdingen leren (De Caluwé e.a., 1996). De theorieën over leren zijn ontstaan in de psychologie. Bij het introduceren van het idee van de lerende organisatie is de leertheorie onder meer in de sociologie en de organisatietheorie geïntroduceerd (Fox, 2000).
In deze paragraaf worden een viertal leertheorieën behandeld. In paragraaf 5.4.1 zal ik de theorie over “loosely coupled systems” van Weick (1969 in De Caluwé e.a. 1996; 1979) bespreken. Lukka
(2007) combineert het institutionele raamwerk van Burns en Scapens (2000) met loose coupling. Om overlap te voorkomen bespreek ik Lukka in deze paragraaf over loosely coupled systems, en pas na de paragraaf over de oude institutionele economie.
Vervolgens komt in paragraaf 5.4.2 “single-loop” en “double-loop” leren van Argyris (1982 in Hagenaars en Steensma, 1999; 1992) aan bod. Ook dit onderwerp vertoont overlap met een al eerder besproken theorie. De schematheorie van Bartunek en Moch (1987) bespreekt eveneens eerste en tweede orde verandering.
Daarna zal ik de theorieën van Hall (1977 in De Caluwé e.a., 1996) en van Hersey en Blanchard (1988 in De Caluwé e.a., 1996) over respectievelijk het “Concern Based Adoption Model” en taakvolwassenheid behandelen. Dit gebeurt in paragraaf 5.4.3.
In paragraaf 5.4.4, tenslotte, zal ik het onderdeel individuele verandering uit het boek van Barnes en Kaftan (1991) bespreken. Barnes en Kaftan benadrukt de invloed van de omgeving bij individuele verandering. Een onderdeel van dit boek is het artikel van Schlossberg (1987) over de invloed van overgangen op individueel gedrag en verandering. Schlossberg heeft een systeem ontwikkeld om de sterktes en zwaktes van individuen bij overgangen in kaart te brengen.
5.4.1 Loosely Coupled Systems
“Loosely coupled systems” (losjes gekoppelde systemen) wordt door Weick (1979; 1969 in De Caluwé e.a. 1996) beschreven. Het idee van “loose coupling” is binnen computer systemen ontdekt en door Karl Weick in de organisatietheorie geïntroduceerd. Op organisatieniveau vindt er loose coupling plaats als twee aparte systemen weinig gezamenlijke variabelen hebben of wanneer de gezamenlijke variabelen zwak zijn vergeleken met de andere variabelen die het systeem beïnvloeden. Loose coupling betekent dat als een van de variabelen wordt verstoord, dat de invloed ervan klein zal zijn (Weick, 1979).
Loose coupling op individueel niveau
Loose coupling kan ook op individueel niveau plaatsvinden. Bij individuen gaat men er vaak vanuit dat gedrag wordt gestuurd door opvattingen, maar uit onderzoek is gebleken dat gedrag en opvattingen vaak zijn losgekoppeld. Gedrag doet zich dan onafhankelijk van de opvattingen voor en wordt niet door opvattingen gestuurd. Pas als het individu naar de redenen van zijn gedrag wordt gevraagd, gaat hij erover nadenken en er een opvatting over vormen. Als er vaker gevraagd wordt om over gedrag na te denken, dan worden gedrag en opvattingen steeds sterker gekoppeld. De Caluwé en Petri (1981 in De Caluwé e.a. 1996) hebben dit uitgewerkt in een visie op veranderen: “Koppelen en ontkoppelen als veranderingsstrategie”. Zij beschrijven veranderen als een proces van koppelen en ontkoppelen. Het bewust worden en expliciet maken van de koppeling tussen gedrag en opvattingen wordt als belangrijke verandering bij individuen gezien. Omdat gedrag vaak vooraf gaat
aan bedoelingen, voornemens en opvattingen, begint verandering bij het bewust worden van gedrag.
Loose coupling binnen het institutionele raamwerk
Lukka (2007) introduceert loose coupling in het institutionele raamwerk van Burns en Scapens (2000) (zie paragraaf 5.2.1). Door loose coupling in dit raamwerk te introduceren levert Lukka nog meer bewijs voor de theorie van regels en routines binnen de management accounting. Loose coupling in organisaties betekent dat de verschillende elementen van een organisatie niet strak met elkaar verbonden hoeven te zijn (“tightly linked”) om de organisatie toch te laten functioneren.
Lukka laat zien dat verandering en stabiliteit gelijktijdig aanwezig kunnen zijn in een organisatie: verandering is aanwezig in de vorm van flexibiliteit in het informele gedeelte en daarnaast is er stabiliteit in het formele gedeelte van de management accounting systemen. Dit is het tegenovergestelde van de relatie tussen de formele regels en de informele routines uit de nieuwe institutionele sociologie (NIS). NIS zegt dat de formele systemen vaak decoupled zijn van de informele systemen die in de dagelijkse praktijk worden gebruikt. Lukka laat in zijn case study zien dat het informele systeem van management accounting routines en acties de rol heeft de gaten te dichten van het formele systeem van management accounting regels.
Waarschijnlijk werkt loose coupling van de regels en routines van het management accounting systeem als korte termijn aanpassing, omdat een organisatie zich anders niet goed genoeg kan ontwikkelen. Bij een grote crisis zal loose coupling van de formele en informele systemen waarschijnlijk geen uitkomst bieden.
Kenmerken Loosely Coupled Systems
De kernelementen van loose coupling over gedrag en verandering zijn:
Stabiliteit versus verandering
De theorie over loose coupling is ontwikkeld om het gelijktijdig bestaan van verandering en stabiliteit in organisaties te verklaren. Als systemen loosely coupled zijn dan kan een gedeelte ervan veranderen zonder dat de rest van de systemen wordt beïnvloed. Binnen de management accounting systemen is dit volgens Lukka ook het geval: in het formele gedeelte van het systeem (de management accounting regels) is dan stabiliteit aanwezig, terwijl de informele systemen (de management accounting routines en acties) veranderen om de gaten van het formele systeem te dichten. De theorie van De Caluwé en Petri over veranderen als proces van koppelen en ontkoppelen is een toepassing van de theorie over loose coupling. Kortom loose coupling beschrijft stabiliteit en verandering.
Collectief versus individueel gedrag en verandering
De theorie van loosely coupled systems is vanuit de systeemtheorie door Weick in de organisatietheorie geïntroduceerd. Deze theorie is ook veelvuldig toegepast op individueel gedrag, mede door Weick zelf. Loose coupling kan dus zowel op collectief als op individueel niveau plaatsvinden.
Gewoontegedrag versus bewust gedrag
Volgens de theorie over loose coupling op individueel niveau zijn gedrag en opvattingen losgekoppeld en doet gedrag zich onafhankelijk van opvattingen voor. Bewustwording vindt pas plaats wanneer naar de redenen van het gedrag wordt gevraagd. Daaruit kan opgemaakt worden dat er normaliter sprake is van gewoontegedrag. Op organisatieniveau wordt gesproken gemaakt van management accounting routines: dit is gewoontegedrag op collectief niveau.
Bewuste versus onbewuste verandering
Bij loose coupling op individueel niveau wordt gezegd dat een individu zich bewust moet zijn van zijn gedrag om te kunnen veranderen. Door gedrag en opvattingen te koppelen kan een individu bewust veranderen. Op organisatieniveau wordt gezegd dat het informele management accounting systeem de rol heeft om de gaten van het formele te dichten. Hiervoor is bewuste verandering nodig.
Revolutionaire versus evolutionaire verandering
Lukka zegt dat loose coupling van het formele en informele gedeelte van de management accounting systemen waarschijnlijk alleen als korte termijn aanpassing werkt. Er kunnen dus op korte termijn geleidelijke aanpassingen aan de routines plaatsvinden, zonder dat de regels veranderen. Dit is mogelijk doordat de regels en routines losgekoppeld zijn. Dit is een evolutionaire verandering. Bij een grote crisis zal loose coupling geen uitkomst bieden, aldus Lukka. Loose coupling zal dus niet opgaan bij een revolutionaire verandering.
Formele versus informele macht bij verandering
Net zoals we bij de oude institutionele economie zagen (paragraaf 5.2.1) is bij loose coupling informele macht van invloed op verandering. Als de regels en de routines van een management accounting systeem losgekoppeld zijn van elkaar dan kunnen de gebruikers van het systeem in de dagelijkse praktijk veranderingen in het informele systeem aanbrengen. Dit komt door de flexibiliteit in dit gedeelte van het systeem.
De mate van ontkoppeling van systeem en gedrag
De theorie over loosely coupled systems beschrijft loose coupling: op individueel niveau zijn gedrag en opvattingen losgekoppeld en op organisatieniveau zijn de verschillende elementen in een organisatie niet strak met elkaar verbonden.
5.4.2 Single- en double-loop leren
Hagenaars en Steensma (1999) gaan in op de vraag welke kenmerken individuen of organisaties moeten bezitten om continue te kunnen leren. Voor individuen is het van belang dat ze steeds proberen het grote geheel te zien en dit eventueel bijsturen. Men zal zich daarom open moeten stellen voor kritiek en risico’s. Lerende individuen beïnvloeden de ontwikkeling van een lerende organisatie en de lerende organisatie stimuleert het leren van individuen.
Match versus mismatch
Leren in organisaties kan op twee manieren plaatsvinden (Argyris, 1992). Leren vindt plaats als een organisatie bereikt wat ze van plan is, er is dus een match. Leren kan ook plaatsvinden als de plannen in eerste instantie niet gerealiseerd worden en daarna door een aanpassing de plannen alsnog gerealiseerd worden, dan wordt een mismatch veranderd in een match. Door het gedrag van individuen zal de organisatie uiteindelijk leren. Kenmerkende vaardigheden van lerende individuen in een lerende organisatie zijn “single-loop” en “double-loop” leren (zie ook paragraaf 5.3.2). Single- en double-loop leren is door Argyris ontwikkeld en is grafisch weergegeven in figuur 5.4 (Argyris, 1992; Argyris, 1982 in Hagenaars en Steensma, 1999; Argyris en Schön, 1978 in De Caluwé e.a., 1996).
Figuur 5.4: Single- en double-loop leren (Argyris, 1992)
Single-loop leren
Als er een fout wordt gemaakt en vervolgens wordt hersteld zonder de onderliggende waarden van het systeem te veranderen dan is er sprake van single-loop leren. De onderliggende waarden van het systeem kunnen individueel, van een groep of organisatie zijn. Single-loop leren vindt plaats als er een match is of als een mismatch wordt aangepast. Single-loop leren is vooral geschikt voor het oplossen van routinematige problemen, dus van dagelijkse werkzaamheden: binnen een bekend kader wordt getracht een werkwijze te verbeteren. Kortom single-loop leren draait om gedragsveranderingen op het niveau van hetzelfde beter doen.
Double-loop leren
Als single-loop leren geen uitkomst meer biedt dan zal men overgaan op double-loop leren. Double-loop leren gaat niet om het verbeteren, maar om het vernieuwen. Double-Double-loop leren vindt plaats als een mismatch wordt gecorrigeerd door eerst de onderliggende waarden aan te passen. Bij
Match Onderliggende waarden Acties Consequenties Mismatch
Single-loop leren Double-loop leren
loop leren wordt het bestaande normen- en waardenstelsel fundamenteel vernieuwd. Dit is meer geschikt voor complexere situaties, en het zorgt ervoor dat de organisatie blijft voortbestaan.
Sleutelelementen in een leerhouding
Hagenaars en Steensma (1999) noemt een aantal belangrijke factoren voor het vergroten van de effectiviteit van leren. Een belangrijke factor die ook door Argyris wordt genoemd is de mate waarin men openstaat voor corrigerende feedback. Feedback wordt door Bomers (1991 in Hagenaars en Steensma, 1999) “bereidheid tot afleren” genoemd. Bestaande uitgangspunten, opvattingen en denkwijzen moeten ter discussie worden gesteld en moeten eventueel door nieuwe zienswijzen en denkkaders worden vervangen. Dit heeft overeenkomsten met double-loop leren. Naast de mate van openstaan voor feedback zijn er nog drie andere sleutelelementen van een leerhouding. Ten eerste de tolerantie voor fouten. Van fouten kan men immers leren. Wanneer een organisatie minder risico-avers is en een grotere tolerantie voor fouten heeft kunnen de medewerkers meer leren. Ten tweede moeten medewerkers een experimentele houding bezitten. Door te experimenteren kan men bepaalde ideeën uittesten en hier kan van geleerd worden. Het derde sleutelelement is openheid en dialoog. Door informatie en ideeën uit te wisselen kunnen mensen van elkaar leren. Daarbij is de motivatie om te leren zeer belangrijk.
Lerende organisatie
Om het leren door de werknemers in een lerende organisatie te optimaliseren moeten in de organisatie een bepaalde structuur, cultuur, strategie en systemen aanwezig zijn (zie Hagenaars en Steensma, 1999).
Kenmerken single- en double-loop leren
De theorie van single- en double-loop leren heeft de volgende kenmerken:
Stabiliteit versus verandering
Single- en double-loop leren gaat over het leren van individuen en organisaties. Er worden twee vormen van verandering uitgelegd: zonder aanpassing van de onderliggende waarden (single-loop leren) of met aanpassing van de onderliggende waarden. Deze theorie gaat over verandering.
Collectief versus individueel gedrag en verandering
De theorie van single- en double-loop leren is ontwikkeld als methode voor organisatorisch leren. Later is deze theorie ook veelvuldig gebruikt voor het leren op individueel niveau, onder meer door de grondlegger ervan: Argyris. Het lerende individu en de lerende organisatie beïnvloeden elkaar wederzijds. Deze theorie is dus zowel collectief als individueel.
Gewoontegedrag versus bewust gedrag
Single-loop leren draait om gedragsveranderingen op het niveau van hetzelfde beter doen. Ook wordt het gebruikt om binnen een bekend kader de werkwijze te verbeteren. Om zichzelf te kunnen
verbeteren heeft het lerende individu of de lerende organisatie bewust gedrag nodig. Double-loop leren gaat niet om verbeteren maar om vernieuwen van het bestaande normen- en waardenstelsel. Ook bij double-loop leren is bewust gedrag een voorwaarde.
Bewuste versus onbewuste verandering
Bij single- en double-loop leren gaat het om het bewust verbeteren of vernieuwen, dit is een bewuste verandering. Over een onbewuste verandering wordt niets gezegd.
Revolutionaire versus evolutionaire verandering
Single-loop leren draait om het aanpassen van routinematige problemen, dit is een evolutionaire verandering. Bij double-loop leren worden onderliggende normen en waarden fundamenteel vernieuwd en men gaat bewust nadenken over de activiteiten van de organisatie, dit kan toegepast worden bij een revolutionaire verandering. Zie ook paragraaf 5.3.2.
De invloed van de omgeving op gedrag en verandering
Er worden een aantal factoren genoemd die de effectiviteit van het leren vergroten. Een belangrijk voorbeeld is het ontvangen van corrigerende feedback: de omgeving moet deze feedback geven, zodat mensen ervan kunnen leren. Ook kunnen mensen van elkaar leren door informatie en ideeën uit te wisselen. De omgeving heeft dus invloed op het leren van individuen en organisaties.
5.4.3 Bewustzijn en bekwaamheid
De derde subgroep van de leertheorieën gaat over bewustzijn en bekwaamheid bij verandering. De theorieën van Hall (1977, in De Caluwé e.a., 1996) en Hersey en Blanchard (1988, in De Caluwé e.a., 1996) worden behandeld.
Concern Based Adoption Model
Volgens het “Concern Based Adoption Model” van Hall (1977, in De Caluwé e.a., 1996) zullen individuen bij de aankondiging van een verandering zich in een vaste volgorde een aantal vragen stellen. Ten eerste vragen ze zich af wat de verandering voor hen persoonlijk zal betekenen: wat verandert er voor mij persoonlijk, wordt het beter of slechter, verandert mijn status, hoe zal het mij raken? Daarna gaan ze pas de verandering evalueren of beoordelen in de trant van: wat betekent het voor mijn taak, voor mijn werk, voor datgene wat ik moet doen? Wanneer ze dit afgesloten hebben, gaan ze over op de vragen die met de samenwerking met anderen te maken hebben. Deze drie groepen van vragen worden door Hall “concerns” (“zorgen”) genoemd. Bij veranderingsprocessen dient in de juiste volgorde aandacht besteed te worden aan deze drie groepen vragen.
Taakvolwassenheid
Hersey en Blanchard (1988, in De Caluwé e.a., 1996) gaan er in hun theorie over taakvolwassenheid vanuit dat bij het veranderen van individuen leren een belangrijke rol speelt. De twee elementen die zij onderscheiden bij het leerproces van individuen zijn: bekwaamheid en bewustzijn. Bekwaamheid betekent in hoeverre medewerkers in staat zijn zelfstandig taken naar behoren uit te voeren en zich daarover zeker te voelen. Bewustzijn betekent in hoeverre medewerkers zich bewust zijn van hun capaciteiten. Deze beide elementen kunnen onderscheiden worden, maar ze beïnvloeden elkaar ook.
Volgens Hersey en Blanchard zijn er vier stadia in het leren, die bepaald worden door de combinaties van bewustzijn en bekwaamheid:
1. onbewust onbekwaam; een medewerker is zich er niet van bewust dat hij bepaalde werkzaamheden nog niet zelfstandig kan uitvoeren
2. bewust onbekwaam; een medewerker is nog niet in staat bepaalde werkzaamheden zelfstandig uit te voeren, maar hij is zich hier wel van bewust
3. bewust bekwaam; een medewerker heeft geleerd bepaalde werkzaamheden zelfstandig uit te voeren en hij is zich ervan bewust dat hij dat kan
4. onbewust bekwaam; een medewerker kan bepaalde werkzaamheden naar behoren zelfstandig uitvoeren en is zich hier al niet eens meer van bewust.
Kenmerken bewustheid en bekwaamheid
Deze paragraaf over bewustzijn en bekwaamheid bij verandering heeft de volgende kenmerken:
Stabiliteit versus verandering
De theorieën van Hall en van Hersey en Blanchard zijn veranderingstheorieën.
Collectief versus individueel gedrag en verandering Beide theorieën gaan over individuele gedragsverandering.
Gewoontegedrag versus bewust gedrag
Het Concern Based Adoption Model van Hall veronderstelt dat een individu zich bij een verandering drie groepen van vragen stelt. Het individu denkt er bewust over na welke gevolgen de verandering heeft en dit betekent dat het individu bewust gedrag zal vertonen. Volgens de theorie over taakvolwassenheid van Hersey en Blanchard kan een individu onbewust onbekwaam, bewust onbekwaam, bewust bekwaam of onbewust bekwaam zijn. Als een individu onbewust onbekwaam of onbewust bekwaam is, dan zal het individu gewoontegedrag uitvoeren. Wanneer een individu bewust onbekwaam of bewust bekwaam is, dan is er sprake van bewust gedrag. Om te kunnen veranderen is bewust gedrag nodig. Kortom: beide theorieën veronderstellen dat bewust gedrag een voorwaarde is voor individuele verandering.
Bewuste versus onbewuste verandering
Zoals hiervoor besproken is veronderstellen beide theorieën bewust gedrag bij individuele verandering. Dit betekent dat het individu bewust zal veranderen. Over onbewuste verandering wordt niets gezegd.
Revolutionaire versus evolutionaire verandering
Bij het Concern Based Adoption Model gaan individuen zich bij de aankondiging van een verandering in een vaste volgorde een aantal vragen stellen. Doordat de verandering aangekondigd wordt gaan mensen zich zorgen maken en nadenken over hun gedrag en welke gevolgen de verandering voor hen heeft. Dit is een revolutionaire verandering.
5.4.4 Omgeving, overgangen en verandering
Barnes en Kaftan (1991) bekijkt individuele veranderingen tegen de achtergrond van familie of organisatieomstandigheden. Tijdens hun leven veranderen individuen op vele manieren en door vele oorzaken. Sommige veranderingen ontstaan door natuurlijke menselijke ontwikkeling en andere zijn het gevolg van een persoonlijke keuze. Ook kunnen plezierige en traumatische ervaringen een individu dwingen om te veranderen. Mensen kunnen dus door hun omgeving veranderd worden, maar andersom kunnen mensen ook hun omgeving veranderen. Tijdens deze veranderingen zijn mensen zowel actieve als passieve spelers. Tijdens het proces ervaren mensen vaak verwarring, dubbele gevoelens, weerstand van zichzelf en van anderen tegen de complexe verschijnselen van verandering. De overtuigingen, normen en waarden en houdingen van een individu zijn beïnvloed door de vormgevende jaren. Dus de kinderjaren, opvoeding, ouders, broers en zussen en andere belangrijke personen hebben de kijk op de wereld van een individu beïnvloed.
Overgangen
Overgangen in het leven van een individu zijn van grote invloed op het gedrag van het individu en verandering daarvan. Omdat het volwassen leven bij iedereen verschillend is, kan er niet gezegd worden dat bepaalde overgangen op een bepaalde leeftijd zullen voorkomen. Overgangen zijn belangrijker dan de leeftijd van een persoon bij het begrijpen van het gedrag. Overgangen zijn die gebeurtenissen die plaatsvinden of gebeurtenissen die niet plaatsvinden, waardoor de rollen, relaties, routines en veronderstellingen wijzigen. Schlossberg (1987) deelt overgangen in drie categorieën in:
• Verwachte overgangen: dit zijn belangrijke gebeurtenissen waarvan we verwachten dat ze deel uitmaken van het volwassen leven, zoals trouwen, kinderen krijgen, je eerste baan krijgen of met pensioen gaan.
• Onverwachte overgangen: dit zijn de onverwachte gebeurtenissen die het normale leven verstoren, zoals een auto ongeluk krijgen, een grote operatie ondergaan, een onverwachte promotie, of een bedrijf dat failliet gaat.
• Overgangen door gebeurtenissen die niet plaatsvinden: de verwachte gebeurtenissen vinden