strafrecht-keten. Hij ontwierp het concept voor Indigo, het informatie systeem
van de IND. Bij tal van juridische IT-systemen was Stef Joosten
betrokken. Er is veel bereikt maar er moet vooral nog veel
gebeuren. Dat is lastig, nu zijn vakgebied – informatiesystemen
en bedrijfs processen – nog niet volwassen is, zoals hij het zelf zegt.
Het zou helpen wanneer juristen over wat meer IT-kennis zouden
beschikken.
Hoe staat het met ICT-systemen van de overheid?
‘Het goede nieuws is dat de overheid de afgelopen decennia een grote slag heeft gemaakt met de basisregistraties: persoonsinformatie, kadastrale informatie, bedrijfsregisters, noem maar op. In twintig, dertig jaar is een goede gegevensinfrastructuur opgebouwd, een prestatie van formaat. De basisregistratie van wetten op wetten.nl: fantastisch. Vergelijk dat eens met de losbladige edities van vroeger! De meeste strafrechtdossiers van justitie zitten goed in elkaar. De publicatie van de jurisprudentie: alle uitspraken die ertoe doen komen geanonimiseerd, tijdig en toegankelijk voor vakgenoten beschikbaar. Dat is knap werk.’
En dan nu: het minder goede nieuws.
‘Veel bedrijfsprocessen binnen de overheid zijn nogal rommelig. Het blijft een worsteling om die goed te automatiseren. Dat het bij gemeenten lastig is snap ik, die zitten aan de staart van duizenden werkprocessen. Toch doen ze het verrassend goed, ik word aan het loket
80
80
in de regel goed geholpen. Toch is de informatiseringsgeschiedenis binnen de overheid moeizaam te noemen. Een voorbeeld: al in de jaren negentig startte de rechtspraak met GPS, het geïntegreerd processysteem strafrecht. Dat moest een einde maken aan het papieren strafdossier. Pas twintig jaar later nadert die omzetting z’n voltooiing.’
Toch is er nog veel papier.
‘Samen met Evert Stamhuis, decaan van de juridische faculteit van de Open Universiteit, werk ik – in opdracht van het ministerie van Veiligheid en Justitie – aan een onderzoek naar de strafrechtketen: opsporing door politie, vervolging door het OM, veroordeling door de rechtbank, tot en met de reclassering. We kijken naar kansen en bedreigingen van digitalisering voor de beginselen van het strafrecht. Die informatisering in de strafrechtketen loopt, vergeleken met de rest van de maatschappij, achter. Hoofdzakelijk is gewerkt aan de omzetting van papier naar elektronische middelen. In de opsporing zijn we met semantische zoektechnieken en big data verder, maar tegelijkertijd is er nog heel wat gedoe rond het elektronische proces-verbaal. KEI beoogt een stap verder te gaan, maar dat geldt vooralsnog alleen voor bestuur en civiel en alleen voor rechtspraak, niet de hele keten.’
Waarom gaat het zo moeizaam?
‘De bestuurlijke wens is er om het goed te doen, maar er is ook altijd een kramp: het moet wél binnen de wet blijven. De juridische wereld laat zich door dergelijke dilemma’s gijzelen. De focus is niet: laten we technologie binnenrollen maar vooral: hoe blijven we binnen die juridische kaders.’
U zegt dat de rest van de maatschappij verder is met informatisering.
‘Juristen zeggen snel: van informatisering heb ik geen verstand. Supermarkteigenaren zijn ook geen informatici, maar hoewel hun logistieke ketens zeer complex zijn, leveren ze uitstekende prestaties. Als advocaten een nieuw kantoor laten bouwen zijn ze geen bouwkundige. Maar ook als jurist kun je nadenken over het aantal vierkante meters dat je nodig hebt, en of je een glazen toren of een villa in het groen wilt. Moeten juristen een keuze maken over hun informatievoorziening, dan gaan de luiken meteen dicht. Dat het
81
strafdossier van politie naar OM nog steeds papier is, zegt genoeg, evenals de discussie of de fax moet worden afgeschaft. De fax! Meer IT-kennis onder juristen zou dus wenselijk zijn.’Waar elders in de maatschappij gaat het beter?
‘Bedrijven als Netflix, Amazon en Bol.com hebben hun informatisering goed op orde. Zij hebben relatief weinig mensen nodig om het bedrijf in de lucht te houden. Zet dat maar eens af tegen de procesbesturing bij de overheid en ook bij sommige advocatenkantoren. Dat is kommer en kwel.’
Waar moeten we beginnen om de automatisering binnen overheidsorganisaties op gang te krijgen?
‘Er moet eerst een belangrijke discussie worden gevoerd: wat kunnen of moeten mensen doen en wat kan worden geautomatiseerd. Vaak komt er bij mensen dan al een opluchting: zo kun je óók naar automatiseringsvraagstukken kijken. Van belang is ook dat dat gesprek wordt gevoerd met gebruikers en niet met een softwareteam. Een gesprek over de werkverdeling – wat mens, wat computer – hoort thuis bij de eigenaar van het proces. Je beslist zelf welke mate van automatisering je waar in het proces wilt.’
De computer kán dus een goede rol spelen in het recht.
‘Ik heb er geen moeite mee dat een flitspaal bepaalt dat ik word beboet, en dat daar geen mens aan te pas komt. Er wordt geen zwaar rechtsstatelijk beginsel geschonden als we dat volautomatisch doen. Het gaat ook wel eens mis. Het systeem Bos/polaris bij het OM vind ik daarvan een voorbeeld. Mensen gingen zich erachter verschuilen, alsof het advies van het systeem een regel was. Er zijn ook zaken waar een computer niets heeft te zoeken. Komt iemand in aanmerking voor promotie: graag door mensen. Een vonnis moet worden gewezen door mensen van vlees en bloed, dat staat zelfs in de wet. Maar computers kunnen wel bureaucratische afspraken overnemen, zoals het schrijven van bevestigingsbriefjes of financieel-administratieve taken. Er kan altijd nog een transitietraject op gang komen, zodat geleidelijk meer van mensen naar computers wordt overgebracht. Zo kun je langzaam de automatiseringsgraad verhogen.’
82
82
Maar als het gaat om beslissingen nemen, zoals een rechterdoet, dan moet de computer daar weg blijven?
‘Dan is het goed dat een mens het laatste woord heeft. Wat je van informatici mag verwachten is de kwaliteit van de juridische argumentatie te verbeteren: hebben de rechter, de officier of raadsman niks over het hoofd gezien? Daar is nog veel te winnen.’
Wat kan de computer goed doen binnen rechtbanken?
‘Hulp bij procedures, zaakmanagement en coördinerend werk kan nog veel geautomatiseerde hulp gebruiken. Stel, bij een zaak roostert de griffie een rechter in die dan met vakantie is. Dan moet het systeem gaan piepen, waarop een griffiemedewerker een oplossing kan verzinnen: een andere rechter zoeken, de zitting verplaatsen naar een andere dag, desnoods de vakantie van die rechter aanpassen. De regel is: alleen beschikbare rechters inplannen, afwijkingen van die regel kan de computer detecteren, en dan kunnen mensen daarop acteren.’
Kan bij overheidsdiensten als IND of UWV nog een forse automatiseringsslag worden gemaakt?
‘Zeker. Kijk waarmee mensen daar hun tijd vullen, maar ook op griffies en bij advocatenkantoren. Er worden vooral veel brandjes geblust. Er gaat eerst iets fout en dat moet je fixen. Als automatiseerder denk je: wat is er voor nodig om te voorkomen dat er iets fout gaat? Je gaat dan niet werk automatiseren maar wel die medewerkers faciliteren om hun werk goed te doen. Veel mensen in de rechtspraktijk vinden het fijn als er minder brandjes te blussen zijn. Neem de strafrechtketen: als je merkt dat er stukken in het dossier ontbreken, dan begint vaak een lange speurtocht. Dat automatisering bij het UWV lastig is, komt mijns inziens vooral door de schaal. Het is niet moeilijk de berekening van sociale premies van een persoon te automatiseren, maar als er maandelijks zes miljoen salarisgegevens moeten worden verwerkt, komt er heel veel bij kijken.’
Zijn incomplete dossiers het enige probleem?
‘Nee. Ik heb rechters wel eens gevraagd hoe ze aankijken tegen het werk van advocaten. Die presenteren soms een redenering zonder greintje bewijsmateriaal. Ik vraag me als automatiseerder af: wat is er nodig om een fatsoenlijke juridische argumentatie op te zetten. Dan kom je
83
op het vakgebied van het argument assisted management. Je probeert dan de constructie van het juridisch argument te ondersteunen met geautomatiseerde hulpmiddelen. Uit het recht weten we hoe bewijs moet worden aangeleverd en wat goede argumenten zijn. Daar kunnen we veel ondersteuning bieden. Ik werk aan het project Mirror me: hoe krijgen we juridische argumentatie in een systeem, zodanig dat de juridische professional ermee wordt geholpen.’Er kán dus veel op automatiseringsgebied. Is er wel voldoende politieke of bestuurlijke wil om dat te realiseren?
‘Leef je maar eens in in die bestuurder: die wil dolgraag dat het proces goed wordt geautomatiseerd. Maar hij wil nog liever dat het juridisch in de haak blijft. Dat vraagt hij dan ook aan zijn automatiseringsleverancier. Vervolgens krijgt hij een mooi verkoopverhaal waarvan de bottom line is: nee, dat kunnen we niet garanderen. Automatisering van bedrijfs-processen blijft zo binnen de overheid een grote uitdaging.’
Zonder garanties zal er weinig worden geautomatiseerd…
‘Als bestuurders te weinig garanties krijgen dat het goed gaat, trappen ze op de rem. Veel overheidsinstellingen worstelen met hun opdrachtgeverschap. Van de weeromstuit leggen ze contractueel alle risico’s bij de leveranciers. Het is echter beter de risico’s bespreekbaar te maken en dan te bepalen wie welke risico’s neemt dan deze eventueel te verzekeren. Die mate van volwassenheid zit nog niet in die klant-leverancierverhouding. Bij de bouw kan dat wel, maar de IT is minder volwassen dan de bouw. Dat heeft ook te maken met het kennisniveau: over bouwen is die veel wijdverbreider dan over IT. We weten met z’n allen gewoon nog niet goed genoeg hoe het binnen de IT moet.’
U houdt zich bezig met rule based design. Dat veronderstelt dat de rules, de wet- en regelgeving, van voldoende kwaliteit zijn. Is dat ook zo?
‘Van alle stukken proza op mijn bureau zijn juridische regels veruit van de beste kwaliteit. Hoe meer ik bezig ben met wetteksten, des te meer respect krijg ik voor wetgevingsambtenaren. Ze zijn buitengewoon consequent in het gebruik van zelfstandig naamwoorden, verwijzingen naar andere teksten zijn scherp en uniek. Het is overigens niet altijd consistent, het blijft immers proza. Maar vergeleken met ander proza: chapeau.’
84
84
Kan automatisering het werk van juristen efficiënter maken?‘We moeten af van de gedachte dat het werk door automatisering sneller gaat. Dat vinden advocaten die op uurbasis werken niet leuk en bij de overheid gaan mensen dan langer koffiedrinken. De winst door automatisering is dat we minder fouten maken. Doen we ons werk in één keer goed, dát scheelt bakken met tijd. Nu is ons werk voor 80 procent gebaseerd op reparatieacties, dat hoeft straks niet meer zodat de faalkosten enorm omlaag kunnen. Amazon en Bol.com hebben hun processen op orde omdat ze door automatisering alles in één keer goed doen. Dáár moet de automatiseringsaandacht zich op richten: hoe kunnen we ervoor zorgen dat er bij de overdracht van het strafdossier van OM naar rechtbank geen vormfouten worden gemaakt, en dat het dossier ook nog eens compleet is. Het rare is: voor een groot deel is dat oeverloos plat. Er gebeurt niets dat moeilijk is.’
En toch lukt het niet…
‘Juridische processen zijn in drie lagen opgebouwd. Je kunt de juridische keten zien als een grote documentenschuiverij, automatisering is dan de overgang van papier naar elektronica. Op een hoger abstractieniveau is de juridische keten zaaksmanagement, waarbij casussen moeten worden afgewikkeld. Op een nog hoger abstractieniveau is de juridische keten een beslisfabriek. Wil de juridische keten goed werken, dan moet het op al deze drie perspectieven soepel lopen. Twee van de drie is niet goed genoeg. In de rechtspraak krijgen we de papierlogistiek voorzichtig in de vingers, nog lang niet overal zijn er papierloze dossiers. Volgende stap: de casussen meer automatiseren. Aan het automatiseren van beslissingen zijn we nog lang niet aan toe. We moeten ons nu richten op beslissingsondersteuning, geen beslisautomatisering.’
Waar staat de informatievoorziening of automatiseringsgraad bij overheidsinstellingen over tien jaar?
‘Door toepassing van allerlei kennistechnologische informatie-voorzieningen gaan we meer creatieve dingen doen dan alleen de omzetting van papier naar elektronica, zoals semantische technologie. Het doel moet steeds zijn: mensen vrij maken. Nu zijn ze niet vrij om hun werk te doen: het kan niet op andere locaties of andere tijdstippen, of op manieren die ze zelf prettig vinden. Dat is de essentie van wat informatievoorziening in het recht moet doen: mensen vrij maken.’
85
Wat zou een hoofd juridische zaken moeten doen om dit te realiseren?‘Om te beginnen: het serieuze gesprek aangaan met de
IT-professional. Die gesprekken worden te veel overschaduwd door het aanbestedingsbelang. Verwacht van die IT’er dat hij een volwassen gesprekspartner is; er lopen voldoende nerds rond met wie bestuurders geen gesprek kunnen voeren. Volg verder eens een dagcursus
informatie systemen of onderneem eens een excursie naar een IT-bedrijf. Mensen van de Belastingdienst die naar collega’s in Amerika gaan – dan gaat de ene blinde bij de andere blinde kijken hoe hun IT-systeem eruit ziet. Dat werkt niet: ga kijken bij de koplopers! Wat ook helpt, is wanneer bestuurders gevestigde waarheden kritisch bevragen. Het enkele feit dat iedereen het op een bepaalde manier doet, is in de IT levensgevaarlijk. En ze moeten steeds op het uitgangspunt letten. Dat is niet “hoe timmer ik de processen dicht?”, maar “hoe maak ik mijn mensen vrij?”.’
Prof. dr. ir. Stef Joosten is hoogleraar informatiesystemen en bedrijfsprocessen aan de Open Universiteit