3.1 Inleiding
De invloed van informatietechnologie op de maatschappij valt vrijwel niet te overschatten. Digitale innovaties volgen elkaar in hoog tempo op en zijn voor het recht maar moeilijk bij te benen. Naast de maatschappelijke veranderingen, en problematiek van onvoldoende op technologische ontwikkelingen aansluitende wet- en regelgeving, verandert informatietechnologie ook de praktijk en werkwijze van juridische afdelingen en juridische professionals in organisaties. In dit hoofdstuk belichten we enkele van de ontwikkelingen op dit laatste gebied. Waar er tot en met de jaren negentig van de vorige eeuw in de rechts-praktijk nog maar beperkt sprake was van het gebruik van digitale hulpmiddelen door juridische professionals, is dit anno 2017 sterk veranderd. Een groot aantal nieuwe ontwikkelingen is bovendien nog in aantocht. Inmiddels is voor software en technologie die specifiek is toegesneden op het werk van juristen, of processen met complexe juridische aspecten, de term legal tech gangbaar geworden. Legal tech
conferences en meetups schieten in veel landen als paddenstoelen uit
de grond en het aantal legal tech startups groeit snel.1 Waar veel van de aandacht zich daarbij richt op advocatuur en bedrijfsleven, zijn ook andere sectoren sterk in beweging. Zo is de grote digitaliseringsoperatie van de Nederlandse rechtspraak in gang gezet en zal deze de komende jaren stapsgewijs verder zijn beslag krijgen.
1 ] Zie bijvoorbeeld https://www.legalcomplex.com/blog/2016/07/12/ summer-2016-hottest-record-legal-startups/.
60
Ook op het niveau van juridische afdelingen in organisaties verandert
legal tech de praktijk. De mogelijkheden om door middel van
informatie-technologie de juridische kwaliteit binnen organisaties te verhogen en juridische processen en procedures beter te beheersen zijn veel-belovend. Alhoewel de implementatie regelmatig nog moeizaam verloopt, en een tekort aan IT-kennis en vaardigheden bij juridische professionals nog een reëel knelpunt vormt, schakelen veel bedrijven inmiddels bijvoorbeeld over op speciaal ontwikkelde software voor contractmanagement en corporate housekeeping (beheer van rechtspersonen, vertegen woordigings bevoegdheden, enzovoort). Het gaat hier in de kern om een transitie van een papieren ‘juridische administratie’2 naar een meer geavanceerde digitale administratie. Onderzoek wijst erop dat er op dit punt nog veel winst te behalen valt3
en maakt aannemelijk dat dit de rol van juristen in organisaties ook zal veranderen, in de richting van procesregisseur en kwaliteitscontroleur (Timmer, 2016).
Een voorbeeld uit een andere richting is technology assisted review (TAR), dat in juridische procedures en processen in de Verenigde Staten inmiddels een gevestigd fenomeen is, onder andere door het grote belang van de zogenoemde (e-)discovery in civiele procedures. Kort gezegd wordt hierbij een zoekprogramma door menselijke experts, in combinatie met machine learning en andere technieken, getraind om grote hoeveelheden gegevens zelfstandig en gericht te onderzoeken.4
Ook in de Nederlandse praktijk wordt TAR al gebruikt, bijvoorbeeld
2 ] Natuurlijk werden/worden in de praktijk ook al digitale hulpmiddelen gebruikt, zoals financiële systemen of Excel, echter niet specifiek bedoeld voor contractmanagement of beheer van rechtspersonen en bevoegdheden.
3 ] Zie o.a. NEVI and MITOPICS (2014). Stand van zaken
contract-management software. Een onderzoek naar gebruikerstevredenheid en de mogelijkheden in de markt en International Association for Contract and Commercial Management (IACCM, 2016), Contract and
Commercial Management: Benchmark 2015.
4 ] Onderzoek toont aan dat TAR vaak betrouwbaarder is dan onderzoek door personen (zoals advocaten en paralegals, of andere juridische professionals). In Amerikaanse rechtspraak is TAR dan ook geaccepteerd als een betrouwbare methode.
61
bij grootschalige fraudeonderzoeken en due diligence bij fusies en overnames.In een brede opvatting van legal tech kunnen er nog veel meer typen toepassingen worden onderscheiden, zoals software die bedoeld is om juridische praktijkvoering te ondersteunen, software die (interne) juridische opleiding kan ondersteunen, websites waar consumenten en zakelijke cliënten zelf juridische documenten kunnen opstellen, websites die bemiddelen tussen rechtsbijstandsverleners en recht-zoekenden (‘juridische marktplaatsen’) en software om online geschillen te beslechten. Door de grote diversiteit en dynamiek valt legal tech als fenomeen dan ook niet scherp af te bakenen. Naast legal tech is inmiddels ook het begrip regtech in opkomst (software voor regelgevers en toezichthouders) en schurken sommige toepassingen ook aan tegen
fi ntech (software voor de fi nanciële markt). Het aantal aanbieders groeit
daarbij sterk. Ter illustratie: het onderstaande overzicht van Thomson Reuters geeft een overzicht en categorisering van een groot aantal legal tech startups.
Figuur 3.1 Legal tech startup landscape
Bron: http://legalexecutiveinstitute.com/wp-content/uploads/2016/08/Legal-Tech-Ecosystem.pdf
62
In dit hoofdstuk geven we eerst een beknopt overzicht van de opkomst van en ontwikkelingen rond legal tech. We zoomen daarna in op de mogelijkheden die moderne kennis- of expertsystemen bieden om het legal management van de organisatie te ondersteunen, de voorwaarden voor een succesvolle invoering en de valkuilen die hierbij kunnen optreden. De tekst wordt afgewisseld met verschillende praktijkvoorbeelden.
3.2 Korte schets historische
ontwikkelingen
De aandacht voor technologische toepassingen die het werk van juristen kunnen vereenvoudigen, verbeteren of vervangen is vanzelfsprekend niet nieuw. In de jaren tachtig van de vorige eeuw ontstond het vakgebied rechtsinformatica. Veel draaide daarbij om de ontwikkeling van kennis- of expertsystemen, die de beslissingen van juridische professionals konden nabootsen. De Britse legal tech-goeroe Richard Susskind ontwikkelde eind jaren tachtig bijvoorbeeld samen met Philip Capper het Latent Damage System:5 een systeem om via een uitgebreide beslisboom te beoordelen hoe, kort gezegd, vorderingen omtrent latent damage (vertaling: later ontdekte schade, ‘verborgen gebreken’) beoordeeld konden worden. Dergelijke expertsystemen kunnen worden beschouwd als (relatief eenvoudige) vormen van kunstmatige intelligentie. Dé vraag die in deze periode voor het eerst concreet werd gesteld was in hoeverre computers werkzaamheden van juristen zouden kunnen overnemen. De verwachtingen waren hierbij aanvankelijk hooggespannen. Ondanks de inzet van, onder andere, waarschijnlijkheidsredeneringen en fuzzy logic werd echter duidelijk dat de systemen voorlopig nog niet goed konden omgaan met open normen en situaties waarin regelgeving meer onduidelijkheden bevatte. Hierdoor ontstond kritiek en teleurstelling en liepen onderzoeksubsidies terug.6
5 ] Capper, P.N. & Susskind R.E. (1988). Latent Damage Law - The Expert
System. London: Butterworths.
6 ] Leith P. (2010). ‘The rise and fall of the legal expert system’. European
63
In de Angelsaksische academisch-juridische wereld werd daarom wel gesproken van de artificial intelligence-winter.Binnen grote uitvoeringsorganisaties van de overheid en, bijvoorbeeld, de verzekeringsbranche zijn in deze periode (jaren negentig-nul) met beslissystemen gericht op het beoordelen van aanvragen en claims natuurlijk wél spectaculaire vorderingen gemaakt. Standaard-beslissingen waarbij slechts ‘binaire’ afwegingen (wel/niet) hoeven te worden gemaakt zijn in de uitvoeringspraktijk in hoge mate gedigitaliseerd. Deze ontwikkelingen hadden echter niet direct betrekking op werk van juristen zelf, die vooral te maken hebben met situaties waarin complexere afwegingen moeten worden gemaakt. De meest zichtbare digitale innovaties voor juridische professionals deden zich in deze periode voor op het gebied van de toegankelijkheid van juridische informatie: wet- en regelgeving en jurisprudentie. De snelheid waarmee dit plaatsvond, kan spectaculair worden genoemd. Waar veel van de thans werkzame juridische professionals nog zijn opgegroeid met papier, is dit in twee decennia volledig veranderd. Papieren informatie, een enkele boekenkast en wettenbundel daargelaten, is volledig vervangen door digitale informatie. Ook de toegankelijkheid van overheidsinformatie verbetert nog steeds. Waar daarbij voorheen gezocht moest worden in aparte databanken, zijn nu metazoekmachines als Legal intelligence en Rechtsorde Lokaal al gebruikelijk. Interessant zijn ook de ontwikkelingen bij de overheid, waardoor informatie over wetgeving en wijzigingen in wet- en regelgeving nog toegankelijker wordt en via de zogenoemde dossiers nog eenvoudiger en makkelijker te volgen is.7
Het gaat bij de huidige toepassingen op het gebied van informatie-voorziening in de rechtspraktijk ook niet alleen meer om de inhoud van wet- en regelgeving of jurisprudentie. Bij de hiervoor genoemde technology assisted review gaat het om het toepassen van zoektechnologie op alle mogelijke vormen van gestructureerde en ongestructureerde data die organisaties zelf produceren. Bij andere toepassingen gaat het om juridisch relevante informatie die in
64
openbare databases is opgeslagen. Trademark now 8 is een interessant voorbeeld van een applicatie die inmiddels door verschillende juridische afdelingen en merkenbureaus wordt gebruikt om de mogelijkheden van nieuwe merken en handelsnamen te beoordelen. Tot voor kort was hiervoor uitgebreid handmatig onderzoek in verschillende merken- en handelsnaamregisters in verschillende landen noodzakelijk, met instructie en onder begeleiding van juridische experts. Trademark now doorzoekt deze registers automatisch, beoordeelt de zoekresultaten en biedt daarmee in enkele seconden een inschatting over de
toelaatbaarheid en risico’s van een bepaald nieuw merk of nieuwe naam. De combinatie van steeds snellere zoektechnologie en ontwikkelingen op het gebied van natural language processing (de mogelijkheid voor computers om natuurlijke taal te verwerken) maakt duidelijk dat de rechtspraktijk op dit punt nog veel te wachten staat. ROSS, de ‘robot lawyer’, gebaseerd op de door IBM ontwikkelde Watson-software, wordt daarbij vaak als voorbeeld genoemd. Als speler nam Watson in 2011 deel aan het spelprogramma Jeopardy en won. Watson is in staat om op basis van vragen die ‘in gewone mensentaal’ worden gesteld9 razendsnel grote hoeveelheden informatie te doorzoeken en van een passend antwoord te voorzien. Watson vindt inmiddels zijn eerste toepassingen, bijvoorbeeld in de medische diagnostiek. Het lijkt dan ook niet de vraag óf deze technologie de juridische diagnostiek in de toekomst gaat veranderen, maar hoe. Daarbij blijft een relevant verschil dat in de medische wereld objectieve feiten (huidanalyses, bloedmonsters, longfoto’s, enzovoort) vaak relatief eenvoudig voorhanden zijn, terwijl het bij veel juridische diagnostiek nu juist gaat om de vraag wat de feiten zijn en hoe deze uit de complexe werkelijkheid gedestilleerd moeten worden. Desalniettemin heeft de zoekkracht die ROSS brengt in potentie grote meerwaarde voor veel aspecten van de juridische praktijk.
8 ] https://www.trademarknow.com/.
9 ] Strikt genomen gaat het er bij Jeopardy om antwoorden van een vraag te voorzien.
65
Figuur 3.2 ROSSBron: http://www.rossintelligence.com/
Ook zonder ROSS heeft de gedigitaliseerde informatievoorziening de efficiency van juridische professionals natuurlijk al sterk vergroot. Voorheen kon een jurist eenvoudig een dagdeel kwijt zijn met het doorzoeken van bepaalde regelgeving op een specifieke term. Met moderne zoekfuncties is dit verleden tijd. Door de digitalisering ontstonden er aan het einde van de jaren negentig en het begin van de jaren nul ook hoge verwachtingen rondom kennismanagement. Nu juridische professionals immers al hun stukken digitaal
produceerden, zou er een enorme efficiencyslag kunnen plaatsvinden door het efficiënter hergebruiken van documenten. Natuurlijk is dit deels gerealiseerd, maar kennismanagement bleek in de praktijk toch ook vaak weerbarstig. Uit gesprekken met organisaties kennen wij verschillende voorbeelden waarin het niet voldoende effectief is gebleken om professionals te verplichten relevante documenten in een centrale database te plaatsen, om ze zo toegankelijk te maken voor anderen. Deze aanpak is onder andere in de advocatuur, maar ook binnen overheidsorganisaties, wel geprobeerd. Wanneer er geen selectie werd toegepast en de doorzoekbaarheid niet werd geborgd, kon dan eenvoudig een onoverzichtelijke berg documentatie ontstaan, waar bovendien de meest waardevolle documenten niet altijd in belandden. Overigens moet uit dit voorbeeld niet worden afgeleid dat kennismanagementinitiatieven op basis van eigen documenten niet zinvol zijn, slechts dat niet onderschat moet worden dat effectieve
66
implementatie van op zichzelf logische en potentieel vruchtbare ideeën door technologische oplossingen altijd lastig is. Moderne metazoekmachines als Legal intelligence en Rechtsorde, waarbij ook eigen documenten geïntegreerd kunnen worden, kunnen de praktijk ook op dit punt vereenvoudigen.