Kunstmatige Intelligentie

Naar de mogelijkheden die artificiële intelligentie voor juridische vraagstukken kan bieden wordt met veel belangstelling uitgekeken. De nu nog overheersende gedachte is dat een computer het werk van juristen voorlopig niet kan overnemen en dat juristen ook nooit helemaal overbodig zullen worden. Maar dat hun werk zal veranderen is zeker: basaal juridisch werk (wat dat is, verschilt per organisatie) kan worden geautomatiseerd. Daardoor zou meer ruimte vrij moeten komen voor het diepgaande en creatieve denkwerk dat nog steeds door een mens van vlees en bloed moet worden verricht; door geautomatiseerde voorbereiding kunnen adviezen sneller worden afgegeven en completer/ beter worden doordat meer bronnen en gegevens kunnen worden doorzocht.

6.3.5 Modellen

Het voorhanden hebben van relevante voorbeelden en modellen voor in de eigen organisatie veel voorkomende contracten, statuten e.d. op de

27 ] www.internetvoorjuristen.nl, website onder redactie van L. van der Wees e.a. 2016.

179

juridische afdeling is een belangrijk aspect van kwaliteitsbeleid.28

De werkprocessen op de afdeling winnen hiermee aan kwaliteit en efficiëntie, omdat zolang er geen afdelingsmodellen zijn ‘iedere jurist’ zijn eigen modellen hanteert. Een derde van de respondenten uit de Bedrijfsjuristenmonitor gaf in 2008 aan het liefst op de eigen vertrouwde manier, met eigen modellen, te blijven werken.

Met name ten aanzien van modellen is de invloed van digitalisering en ICT-systemen zichtbaar. Modellen zijn voor geringe bedragen beschikbaar op internet. In de markt voor legal tech treffen we veel aanbieders aan van standaardmodellen die op maat te maken zijn; in het aanbod op internet van standaardarbeidsovereenkomsten e.d. is sprake van een wildgroei. De (clausules uit vele) modellen vormen een startpunt voor het uiteindelijke document, dat wordt aangevuld met de clausules die nodig zijn voor het specifieke geval. Modellen zijn echter – behalve voor het efficiënter maken van de werkprocessen op de afdeling – ook een middel om de afdeling te laten aansluiten op de organisatie: modelcontracten zouden bijvoorbeeld op een consistente manier de commerciële propositie en de waarden van het bedrijf moeten uitstralen en ook de juridisch-strategische keuzes van de afdeling uitdragen. Een contractgenerator is een van manieren waarop de juridische afdeling efficiency kan combineren met een strategischer beleid voor de juridische dienstverlening binnen de organisatie. Contractgeneratoren, zoals die van We-Agree, bieden nog meer potentiële efficiëntie dan modellen, waarbij bovendien de juridisch-inhoudelijke kwaliteit beter is geborgd. Een contractgenerator biedt ook de mogelijkheid om door niet-juridisch geschoolde mensen te worden gehanteerd, waardoor het contractenwerk op een beheerste wijze naar de (niet-juridisch geschoolde) contract owners kan worden verschoven.

28 ] Dit komt overeen met een bevinding uit de Bedrijfsjuristenmonitor 2008 waarin 71 procent van de ondervraagden aangaf dat kennis-management op de afdeling veel toegevoegde waarde biedt en dat zij – als tijd en geld geen rol zouden spelen – best practices in hun onderneming zouden willen vastleggen. Het komt ook overeen met de observatie van Susskind die standaardisering van ‘veelvoorkomend werk’ als een eerste stap ziet in de professionalisering van juridisch werk, zowel op advocatenkantoren als op juridische afdelingen.

180

De beperking van juridische IT-oplossingen is naar mijn mening dat deze voornamelijk kan worden ingezet als de toe te passen regels volstrekt helder zijn en weinig interpretatieruimte overlaten en als de regels niet te vaak wijzigen. De legal tech oplossingen die nu op de markt zijn, kunnen nog maar beperkt de breedte, diepte en creativiteit van de advisering van de juristen overnemen.

Een directe bijdrage aan de juridisch-inhoudelijke kwaliteit leveren vooral de digitale beschikbaarheid van kennis, de beschikbaarheid van modellen en in het verlengde daarvan contractgeneratoren en contractflowsystemen en systemen om juridische basisinformatie op te slaan. De tijdwinst die hiermee wordt geboekt is, gelet op gehele takenpakket, vooralsnog beperkt.

6.4 IT-oplossingen en legal

management

De grootste bijdrage van juridische IT-oplossingen op dit moment ligt naar mijn mening meer in de verbetering van de werkprocessen door de hele organisatie. Denk aan de verschillende processen als contract approval process, zich herhalende processen als het aanvragen van vergunningen, aandelenoverdrachten, aanbestedingstrajecten, beoordelingen in het kader van persoonsgegevensbewerking, cycli van vergaderingen en rapportagesystemen. Zij kunnen zo worden ingericht dat de kans op omissies of fouten klein is.

Hierdoor worden workflowsystemen ingericht, verantwoordelijkheden beter ingevuld, autorisaties ingeregeld, basisgegevens behouden hun kwaliteit en kunnen aan meer dan één afdeling ter beschikking worden gesteld. De basis voor een IT-strategie voor juristen is het denken in processen (denk aan de levenscyclus van een contract, de interne gang van zaken voor een patent kan worden aangevraagd enz.) en aan het werken met protocollen. Er is al ervaring met ICT-tools op een terrein dat nauw verwant is aan het juridische: voor de inrichting, werking en naleving van de regels voor de compliancefunctie en voor de governance risk en compliancefunctie.

181

Het digitaal samenwerken in brede en multidisciplinaire teams is voor complexe en voor regionaal verspreide organisaties onmisbaar geworden; hiervoor zijn projectdatabases en apps als Slack en Trello handig. De communicatie tussen de juristen en de organisatie intensiveert, het is makkelijker te zien wie verantwoordelijk is voor deeltaken en of deze goed worden uitgeoefend. De jurist is zichtbaar als een collega die waarde toevoegt aan het productieproces.29

Intern adviseren is vaak ook uitleggen welke keuzes de organisatie heeft: procederen, gedagvaard worden of stilzitten, welke rechtsvorm is het meest geschikt, welk governancemodel past het best bij de organisatie, uitleggen wat de rechtspositie is van de organisatie als deze betrokken wordt in een rechtszaak. Juristen adviseren vaak volgens de juridische denkkaders, bijvoorbeeld als het gaat om een bestuurder die aansprakelijk wordt gesteld: eerst civielrecht, dan Boek 2, ten slotte strafrecht. Maar de bestuurder is misschien meer geïnteresseerd in de conclusies: moet ik de gevangenis in? Wordt het gedekt door de verzekering? Daarom is een meer visueel gerichte presentatie soms voldoende. Hetzelfde geldt voor interne awarenesstrainingen voor de beïnvloeding van het gedrag van de mensen in de organisatie: deze kunnen beter ook meer visueel dan tekstueel gericht zijn. Dit zijn voorbeelden van noodzakelijke simplificatie van complexe situaties. Door die simplificatie komen ook IT-oplossingen in beeld.

De leidinggevende van de afdeling heeft behoefte aan overzicht over de juridische risico’s die de organisatie loopt. Systemen waarin aspecten van legal risk management en compliance – verplicht op grond van artikel II.1.3 van de corporate governance code – worden bijgehouden zorgen ervoor dat het overzicht over de getroffen en nog te treffen beheersingsmaatregelen op juridisch vlak voor de hele organisatie helder is;30 aansluiting van het legal risk management bij het Enterprise Resource Management maakt voor meer dan alleen

29 ] Vgl. scrumoverleggen.

30 ] Zie verder over legal risk management en de taak van de legal counsel en compliance officer: G. Raaijmakers & M. ten Kate, ‘De Governance van Compliance’, in: Be (a)ware - Legal risk management &

182

juridische afdelingen helder hoe de organisatie haar prioriteiten stelt en wie (nog meer) verantwoordelijk zijn voor acties op dit gebied. Door communicatie over juridische risico’s in termen van risicomanagement ontstaat een breder begrip en bewustzijn voor de juridische inbreng.31

6.5 Afsluiting

Het continue streven naar verbetering van de kwaliteit van het juridische werk, het streven naar meer systematische beheersing van juridische risico’s en de ontwikkeling naar legal leadership en business partnerschap zouden goede aanleidingen moeten zijn om meer legal tech-toepassingen te onderzoeken. De weg naar een ideale juridische afdeling verloopt moeizaam door werkdruk op de afdelingen, onzekerheden, kosten en weerstand tegen het veranderen van de werkwijze.32

Juridische IT-oplossingen zullen het ouderwetse juridische denkwerk nog niet ingrijpend veranderen. Zij gaan het beoordelingsvermogen van juristen in de breedte en de diepte van kwesties ook niet gauw vervangen. Maar zij verdienen wel aandacht binnen de huidige organisaties, op operationeel niveau, omdat de manier van werken in organisaties is veranderd door de digitalisering, projectmatig en agile werken in multidisciplinaire teams. Vanwege de werkprocessen van de juristen en hun verantwoordelijkheid ten aanzien van de totstandkoming van besluiten in de organisatie zullen juristen op korte termijn profijt hebben van beschikbare en inmiddels betaalbare IT-tools als approval systems, gezamenlijke databases e.d. Legal tech maakt het werk van juristen leuker, want het werk wordt op vele fronten effectiever.

31 ] Het ‘legal dashboard’, ontwikkeld door Harm Bavinck voor Effacts, zie effacts.com.

32 ] Ten aanzien van een kennismanagementsysteem, Bedrijfsjuristen-monitor 2008 en 2010; Arnold Brakel in het interview in deze bundel; Smit in: Be (a)ware - Legal risk management & Compliance.

‘DE TAKEN VERSCHUIVEN

In document Legal management: realiseren van juridische kwaliteit (pagina 181-186)