Omvang en Vindbaarheid van de collectie

De Collectie Gevechtsverslagen en –rapporten mei 1940 ligt fysiek op twee plekken: het NA en het NIMH. De originelen liggen bij het NA, er ligt een kopie bij het NIMH. Na de

overdracht aan het NA heeft het NIMH een aantal jaren geleden haar set afschriften nog een keer aangevuld met kopieën uit de originele collectie.233 _{Of beide versies van de collectie} helemaal gelijk lopen is niet bekend.234 _{Mutaties in de collectie van na die datum bij het} NIMH zullen in ieder geval niet in de NA-versie zitten. Dat betekent dat beide collecties hoogstwaarschijnlijk niet exact overeenkomen.

Of dat het enige verschil is tussen beide versies is, is bovendien de vraag. Er valt namelijk een fors verschil waar te nemen in het aantal meters archiefruimte die beide instituten toedichten aan de collectie. Volgens het NIMH bestrijkt de collectie

Gevechtsverslagen 22 meter archief. Uit de archiefbeschrijving van het NA maak ik op dat bij de bewerking van het archief van het Krijgsgeschiedkundig Instituut in 2011 door het NA, dit archiefblok is teruggebracht van ruim 43 naar bijna 15 meter. Omdat de collectie

Gevechtsverslagen hier onderdeel van uitmaakt ga ik ervan uit dat deze onderdeel vormt van de genoemde 15 meter. Daarmee is de NA-versie fors kleiner dan de NIMH-collectie.

Voor wat betreft de vindbaarheid van beide collecties is ook een verschil waar te nemen. Met een eenvoudige ‘zoekopdracht’ op archieven.nl kom je wel de collectie bij het NIMH tegen (toegang 409), maar niet de NA-versie. In de inventaris van het NA is de 233 Mededeling H. van Bruggen, medewerker onderzoek Joint IV

Commando/C4I&I/Informatiebeheer, ministerie van Defensie d.d. 26 mei 2012

collectie een beetje ‘verstopt’ in 2.13.196 (archief Generale Staf Landmacht), daarbinnen het onderdeel P (‘Archief van de sectie Krijgsgeschiedenis van de Koninklijke Landmacht, [1903] 1940-1979’) en daarbinnen P.4 ‘Collectie gevechtsberichten en -verslagen van de oorlog tussen Nederland en Duitsland van 10 - 15 mei 1940, 1940-1955’ (inventarisnummers

3221-3533). Hoewel verstopt is deze plek wel een logische, bezien vanuit de organisatorische context van waaruit de collectie is opgebouwd. Dat neemt niet weg dat voor wat betreft de ‘vindbaarheid’ ervan binnen de NA-inventaris valt nog wel terrein te winnen. Het intypen van de zoekterm ‘gevechtsverslag’ of woorden van gelijke strekking zou de zoeker in ieder geval (ook) naar deze collectie moeten geleiden, hetgeen nu niet het geval is.

In het onderdeel P.4, dus onder de noemer ‘Collectie gevechtsberichten en –verslagen (….)’ heeft het Nationaal Archief nog twee andere archiefblokken ondergebracht. Ten eerste ‘materiaal rond Koninklijke Besluiten voor dapperheidonderscheidingen, waaronder

uitgewerkte verhoren (inventarisnummers 3525-3527)’ en ‘archiefmateriaal van de Commissie voor Korpsonderzoeken (de ‘commissie Lucardie’, inventarisnummers

3528-3531)’. Hierin bevinden zich processen-verbaal, verhoren en ook door de commissie zelf opgemaakte reconstructies van onderzochte gebeurtenissen. De reden waarom deze archiefblokken onder de noemer ‘gevechtsverslagen’ zijn gepositioneerd binnen de

NA-inventaris is mij niet helder. In de NIMH-versie van de collectie Gevechtsverslagen zijn bovengenoemde archiefblokken niet opgenomen.

De ordening van de collectie is in beide gevallen (NIMH en NA) vanuit een archivistisch beginsel aangebracht, namelijk op basis van de organisatiestructuur van de krijgsmacht als zijnde de archiefvormer. Dit past bij de vaststelling dat deze collectie (ook) als archief mag worden opgevat en behandeld; het is ontegenzeggelijk de resultante van het werkproces van het Algemeen Hoofdkwartier en al haar ‘erfopvolgers’, tot en met het NIMH.

De inventaris op de collectie is niet altijd dezelfde geweest. De eerste inventaris, in 1940-1941 door Japikse gemaakt, kreeg een ordening naar organisatiestructuur van het leger en bevatte bovendien alle namen van de scribenten van de verslagen, rapporten en dagboeken, meestal de betreffende commandant van de betreffende eenheid. Dit is ook de ordening zoals we die aantreffen in de papieren inventaris die bij het NIMH berust, en die waarschijnlijk dateert uit eind jaren ’40, begin jaren ’50. Deze ordening werd later evenwel gewijzigd, waarschijnlijk twee maal. De eerste keer in 1950, zoals door Nierstrasz in zijn kwartaalverslag aangekondigd. De aard en inhoud van die verandering valt inhoudelijk, op basis van hetgeen ik heb kunnen bestuderen, niet meer te reconstrueren. Alleen is bekend dat dat proces jaren in beslag nam. De tweede maal is geweest in de jaren ’80. Toen is de inventaris opnieuw

geordend, nu naar wapen- en dienstvak, en is een nadere codering aangebracht door aan elk verslag een doos- en dossiernummer toe te kennen. Het was tijdens die exercitie dat bleek dat een deel van de verslagen niet meer aanwezig was. In 2006 is de handmatig aangebrachte codering van doos- en dossiernummer bij het NIMH omgezet naar een inventarisnummer (doos/dossiernummmer 459/3 werd inventarisnummer 459003).

Zowel het NA als het NIMH heeft een inventaris op de collectie ‘online’ staan. In het geval van het NIMH is dat de inventaris zoals die in de jaren ’80 is opgemaakt. Deze is echter niet foutloos en kent bovendien de onhandigheid dat de (commandant)namen er niet in zijn verwerkt. Dat laatste geldt overigens ook voor de NA-inventaris, ook hier geen ingang ‘op naam’. Vanaf 2013 is daarom binnen het NIMH gewerkt aan een nieuwe inventaris, waarbij is teruggekeerd naar de oude indeling op organisatiestructuur met inbegrip van de namen van de opstellers van verslagen en berichten.235 _{Deze nieuwe inventaris zal op termijn de huidige} online-inventaris gaan vervangen. Apart punt van aandacht daarbij is wel dat het voorkomen van namen in de inventaris weliswaar zeer behulpzaam is omdat het een extra zoekingang biedt, maar niet altijd de gehele lading van de dossiers dekt. Het komt regelmatig voor dat in een dossier meerdere verslagen zitten, ook van auteurs (meestal anderen die binnen hetzelfde regiment dienden) wier naam niet in de inventaris voorkomt.

De nummering van de collectie begint in de NIMH-inventaris niet met 0 maar met 442001. Dat heeft alles te maken met de ambitie van het Stafwerk zoals die in eerste aanleg in 1941 was geformuleerd. De krijgsgeschiedschrijving zou in die plannen aanvangen in 1922 en doorlopen tot en met de bevrijding. De collectie Gevechtsverslagen, hoezeer ook volumineus, bestreek daarin maar een beperkt tijdvak, namelijk mei 1940, het beoogde deel III van het Stafwerk. Dat is ook goed te zien in de papieren ‘indeling van de groepen’, het werkarchief van de sectie krijgsgeschiedenis en haar navolgers die in de jaren ’50 moet zijn opgemaakt. Daarin is de collectie Gevechtsverslagen, die dan nog geen ‘collectie’ heet, maar

‘gevechtsberichten’, gewoon een van de groepen documenten met een plaatsingscode. Wel heeft in de papieren inventarisboeken op dit onderzoeksarchief, die bij het NIMH berustten en zoals eerder aangegeven dateren van eind jaren ’40 - begin jaren ’50, de inventaris van de collectie Gevechtsverslagen twee eigen, aparte inventarisboeken gekregen.